Consejos para redactar documentos oficiales

Acerca de las habilidades de redacción de documentos oficiales 1

El significado de los documentos oficiales

Documentos oficiales - documentos oficiales. Se refiere a diversos materiales escritos o documentos, completos en estilo y sistemáticos en contenido, formados por agencias, grupos, empresas e instituciones en el manejo de diversos asuntos.

Características de los documentos oficiales

1. Tiene un marcado carácter político.

2. Hay un autor legal. Un autor legal es una organización constituida de conformidad con la ley y capaz de ejercer derechos y asumir obligaciones en nombre propio.

3. Tiene autoridad legal y formato específico. Como portavoz de la agencia, los documentos oficiales pueden hablar en nombre de la agencia y representar la autoridad legal de la agencia emisora. Por tanto, el formato de los documentos oficiales debe estar unificado y no se puede hacer a su manera.

4. Tiene efecto práctico.

El papel de los documentos oficiales

1. Tiene la función de cargar, distribuir e intercambiar información.

2. Tiene la función de base de trabajo y bono.

3. Tiene la función de publicidad y educación.

4. Tiene la función normativa de estipular el comportamiento de las personas.

Formato de los documentos oficiales

El formato de los documentos oficiales generalmente incluye: título, principal agencia remitente, texto principal, anexos, agencia emisora ​​(o sello de agencia), hora de emisión, unidad de copia , documento Encabezado de página, número de documento, nivel de confidencialidad, urgencia, rango de lectura, etc. Acerca de las habilidades de redacción de documentos oficiales 2

Propósito de la capacitación: permitir que los alumnos comprendan las características básicas y el formato general de los documentos oficiales, dominen los métodos de escritura comunes y rápidos y sus cambios, y mejoren su capacidad de redacción en los documentos oficiales diarios. .

Contenidos formativos:

1. El concepto de documentos oficiales

2. Clasificación de los documentos oficiales diarios

3. Los pasos y Pasos para redactar documentos oficiales Métodos

4. Documentos electrónicos

5. Ejemplos de documentos oficiales

6. duración: 6 horas

.Método de formación: Explicación de ensayos modelo en francés y apreciación de ejercicios de simulación

.Contenido del libro de texto:

Introducción

Con el rápido avance de la ciencia y la tecnología y la competencia económica cada vez más feroz, hoy en día, a medida que la sociedad humana avanza rápidamente hacia la era de la información, los documentos oficiales desempeñan un papel cada vez más importante a la hora de proporcionar liderazgo, manejar asuntos oficiales, comunicar información y contactar asuntos. La escritura también se está liberando del viejo modelo y gradualmente se está volviendo científica, estandarizada e institucionalizada.

¿Qué es un documento oficial?

El llamado documento oficial es la abreviatura de documento oficial. Es un material escrito elaborado en un formato prescrito por agencias estatales para manejar asuntos oficiales durante el proceso de gestión administrativa. Los tipos de documentos oficiales incluyen principalmente: órdenes, mociones, decisiones, anuncios, avisos, notificaciones, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, dictámenes, cartas y actas de reuniones.

En todo tipo de empresas, los documentos oficiales a los que se hace referencia son generalmente documentos comerciales, que se dividen principalmente en informes de presentación, solicitudes de instrucciones, actas de reuniones, puntos clave de los planes de trabajo, presentaciones de empresas y productos, cartas. , discursos e informes de viabilidad, resumen de trabajo, informe de investigación de mercado, explicación, etc.

Pasos y métodos para redactar documentos oficiales

Los pasos y métodos para redactar documentos oficiales son generalmente similares a la forma de redactar artículos generales, pero debido a que los documentos oficiales son diferentes en naturaleza, función y requisitos de redacción, también hay algunas cuestiones que requieren especial atención al redactar.

Los documentos oficiales generalmente se redactan de acuerdo con los siguientes pasos:

1. Aclarar el propósito del documento

Cualquier documento oficial se redacta en función de las necesidades reales. de la obra. Por lo tanto, antes de escribir, primero se debe aclarar el propósito del documento, es decir, el tema y propósito del documento, incluyendo los siguientes contenidos:

1. Por ejemplo, para mejorar el trabajo relacionado, ¿cuál es la situación actual? Qué problemas existen, cómo resolverlos y qué necesita ayuda para otras solicitudes, solicite a la autoridad superior que responda o resuelva el problema, etc.

2. Según el contenido del documento, ¿qué idioma se utilizará? Por ejemplo, al informar sobre el estado del trabajo, si se debe escribir un informe especial o un informe sobre cuestiones reflejadas en las comunicaciones de los subordinados, si se debe escribir una instrucción o una carta de respuesta, o un aviso prescrito, etc.

3. Aclarar el alcance de los objetos de envío y lectura de documentos. Por ejemplo, si informar el trabajo a los superiores, o promover e introducir la experiencia en las unidades relevantes, si leer a los líderes y al personal del departamento relevante, o transmitirlo a todo el personal;

4. Aclarar los requisitos específicos para la expedición de documentos. Por ejemplo, si requiere que la otra parte comprenda o responda, si debe ser implementado por la agencia receptora, o si debe implementarse como referencia, estudiarse como referencia y solicitar opiniones, etc.

En resumen, el método de publicación de un documento debe estar claramente definido, qué temas trata principalmente y qué propósito específico quiere lograr. Sólo cuando tenga una comprensión clara de estos temas podrá comenzar. redacción.

2. Recopile información relevante y realice investigaciones e investigaciones

Una vez que el propósito y el tema del artículo estén claros, puede recopilar materiales y realizar ciertas investigaciones e investigaciones sobre este tema. Por supuesto, esto también debe basarse en En circunstancias específicas, este paso de trabajo no es necesario para cada documento oficial redactado. Por ejemplo, al escribir un breve aviso o anuncio, en términos generales, no es necesario recopilar materiales ni realizar una investigación. Después de aclarar el propósito del artículo, puede comenzar a escribir con un poco de reflexión. Sin embargo, para cuestiones más complejas, se requieren análisis e inducción específicos, como formular documentos extensos, formular planes de trabajo, realizar resúmenes de trabajo, redactar reglas, reglamentos y redactar instrucciones de trabajo, etc., que a menudo requieren la recopilación de materiales y materiales relevantes; Elaboración de instrucciones de trabajo. Investigación adicional y trabajos de investigación.

¿Cómo recopilar materiales y realizar investigaciones para redactar documentos oficiales? El primero es recopilar y leer materiales escritos relevantes; el segundo es recopilar materiales prácticos. Por ejemplo, para redactar el plan de trabajo anual del departamento, primero debe revisar el plan de trabajo y el resumen de trabajo del año pasado, así como consultar planes de trabajo similares de empresas avanzadas, etc. También debe estudiar la situación que enfrenta el departamento. este año y las tareas y exigencias centrales de los superiores este año esperan.

En resumen, recopilar materiales e investigar e investigar es un proceso de preparación, con el fin de dominar una gran cantidad de materiales para comprender todos los aspectos del problema, y ​​luego dar un salto en la comprensión a través del análisis. y pensando.

3. Elaborar un esquema y ordenar la estructura.

A partir de la recopilación de materiales, redactar un esquema de escritura. El esquema es el contenido principal del documento a escribir. Describe su marco principal para que antes de comenzar oficialmente a escribir, todo el artículo pueda estar completamente organizado y bien pensado, de modo que la redacción avance sin problemas y se evite la repetición. todo lo posible.

Los detalles del esquema se pueden determinar según las circunstancias específicas del documento, los hábitos personales y la competencia escrita. Para un documento que no es largo, puede organizar de forma aproximada la estructura del documento. Qué preguntas deben escribirse primero y qué preguntas deben escribirse en secuencia. Se puede dividir en varios niveles de significado, etc. Los documentos más largos e importantes a menudo requieren un esquema más detallado, que incluya cómo se divide el documento en varias partes, cada parte se divide en varias preguntas, los títulos y puntos clave de cada pregunta grande y pequeña, y qué materiales específicos utilizar. etc. El esquema no necesita mucho texto y no es necesario dar más detalles. Por supuesto, excepto los esquemas que deben discutirse colectivamente o enviarse a los líderes para su revisión.

Escribir un esquema es un proceso de concepción muy importante. Los puntos básicos del documento se pueden reunir junto con el personal relevante para la discusión, investigación y revisión colectiva, de modo que el esquema se pueda mejorar cada vez más. Los documentos escritos conjuntamente por dos o más personas deben trabajar juntos para estudiar el esquema de redacción para evitar duplicaciones, desconexión o conflictos.

4. Redactar y escribir el texto principal.

Una vez organizada la estructura, debes seguir el orden indicado en los requisitos, comenzar con claridad, ceñirte al tema y escribir el texto principal. texto. Presta atención a dos puntos a la hora de escribir:

1. Tener un punto de vista claro y utilizar materiales adecuados. Es decir, los puntos de vista deben usarse para controlar los materiales y los materiales deben servir a los puntos de vista. Los materiales utilizados deben poder ilustrar el problema y los materiales y puntos de vista deben estar unificados.

Al escribir, debes prestar atención a aclarar tu punto de vista y el lenguaje no debe ser vago, ambiguo, poco claro o engañoso.

Si el punto de vista no es claro, no lo será. Algunos documentos solo hablan de opiniones sin materiales reales, lo que hará que la gente se sienta abstracta y vacía, sin fundamento y difícil de convencer. Simplemente enumerar los materiales sin un punto de vista claro hará que la gente se confunda acerca del problema a explicar y el propósito del documento, especialmente el informe de situación y la introducción del informe de trabajo.

2. Las frases deben ser concisas y la explicación debe ser clara. Al redactar un documento, se debe intentar ahorrar palabras, acortar la extensión, ser conciso y fluido, y prestar atención a las cuestiones claras que se explican.

5. Revisa repetidamente y revisa cuidadosamente.

Después de escribir el primer borrador, revísalo cuidadosamente. Escribir artículos requiere esfuerzo. Desde la antigüedad, los buenos artículos se revisan repetidamente, y lo mismo ocurre con los documentos escritos, especialmente los documentos importantes, que a menudo requieren varios borradores antes de ser aprobados.

1. Respecto a la modificación del tema. Compruebe si el tema es claro, si la discusión del tema está enfocada y si la exploración del tema es profunda.

2. Respecto a la modificación de opiniones. Al revisar documentos oficiales, se debe considerar si las opiniones son correctas y si hay algún problema con la expresión.

3. Respecto a la modificación de materiales. Los materiales son la base de los documentos. Si tienes un punto de vista correcto, debes expresarlo a través de materiales apropiados.

4. Respecto a modificaciones estructurales. Modificar la estructura del documento, incluidas revisiones de la estructura general del documento, para que el texto completo sea más riguroso.

5. Respecto al perfeccionamiento del lenguaje. El objetivo principal es corregir frases erróneas, palabras irregulares y signos de puntuación.

El trabajo de revisión debe realizarse con seriedad y cuidado, y se debe tener suficiente paciencia y espíritu de excelencia.

Varios documentos comerciales de uso común

Solicitud de instrucciones

Una solicitud de instrucciones es un documento de aprobación utilizado por los subordinados para solicitar decisiones, instrucciones o aprobaciones de los superiores.

Características de las solicitudes de instrucciones

1. Pertinencia. Solo los asuntos importantes que no pueden decidirse dentro del alcance de la autoridad de la unidad, como decisiones importantes, decisiones importantes, arreglos de personal y otras cuestiones, así como nuevos problemas, nuevas situaciones o dificultades insuperables encontradas en el trabajo, se pueden utilizar en el formulario. de "solicitud de instrucciones". Solicitar a los superiores instrucciones, decisiones, respuestas y aprobaciones. Por lo tanto, "pedir instrucciones" es un objetivo muy específico.

2. Aparecen en lotes. Las solicitudes de instrucciones son documentos dirigidos hacia arriba, y los líderes superiores deben dar una respuesta clara de "aprobación" a las solicitudes de instrucciones enviadas, independientemente de si están de acuerdo o no.

3. Las solicitudes de instrucciones deben realizarse en una carta. Generalmente, solo una persona debe escribir la solicitud. Incluso si es necesario enviarla a otros líderes al mismo tiempo, solo se puede enviar en forma de copia.

4. Oportunidad. Una solicitud de instrucciones es un documento oficial que busca instrucciones y aprobación de una unidad superior sobre las situaciones y problemas que surgen en el trabajo actual de la unidad. Si se puede emitir a tiempo, el problema se resolverá oportunamente.

Clasificación de las solicitudes de instrucciones

Según su contenido y naturaleza, las solicitudes de instrucciones se dividen en los siguientes tres tipos:

1. Solicitudes de instrucciones indicativas .

2. Solicitud de aprobación.

3. Solicitud de instrucciones de reenvío.

La estructura, contenido y forma de redacción de la solicitud de instrucciones

La solicitud de instrucciones consta de tres partes: el encabezado, el cuerpo y la cola. El formato, el contenido y la redacción. El método de cada parte es el siguiente:

1. La primera parte. Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.

1. Generalmente hay dos formas de escribir el título de una solicitud de instrucciones: una se compone del nombre de la agencia emisora, el tema y el tipo de idioma. Como "La solicitud de instrucciones del grupo *** sobre ********" y otras se componen de cosas y géneros, como "La solicitud de instrucciones del grupo *** sobre *******"; *"

　2 , dirigido por Wen. Cada solicitud de instrucciones solo puede ser escrita por un supervisor y no se permiten múltiples solicitudes de instrucciones.

2. La estructura del texto generalmente consta de un inicio, un cuerpo principal y una conclusión.

1. El comienzo. Explique principalmente los motivos para solicitar instrucciones.

2. Describe principalmente los asuntos solicitados. Es una solicitud específica a la autoridad superior. El contenido de esta parte debe ser sencillo y corresponde solicitar una sola cosa.

3.

Comience un nuevo párrafo, con expresiones idiomáticas como "Sí o no, apruebe", "Sí o no, apruebe", "La solicitud de instrucciones anterior, apruebe", "La solicitud de instrucciones anterior, apruebe" o "Si la solicitud anterior no es inapropiada, apruébela". Todos los departamentos la implementarán".

3. La cola, su estructura principal es la firma y el tiempo de escritura.

Cuestiones a las que se debe prestar atención al solicitar instrucciones

1. El principio de un artículo, un asunto.

2. Los materiales deben ser veraces y no inventar la situación para obtener la aprobación del liderazgo.

3. Los motivos son suficientes y los asuntos solicitados son claros.

4. Utiliza un tono sencillo y sincero para atraer la atención de los superiores.

Informe

Un informe es un documento descriptivo ascendente en el que los subordinados informan de su trabajo, reflejan situaciones, exponen opiniones o sugerencias y responden a consultas de sus superiores.

"Informe" es un estilo descriptivo. Al escribir, debe utilizar materiales reales como contenido principal y una narrativa resumida como principal método de expresión. "Informe" es un tipo de texto ascendente en documentos administrativos. El propósito de escribir un "informe" es permitir que los superiores comprendan la situación de la unidad, comprendan el estado laboral y los requisitos de la unidad, para que los líderes superiores puedan brindar apoyo oportuno. y resolver problemas para la agencia superior, proporcionar una base para organizar el trabajo o tomar una determinada decisión. “Lo de abajo y lo de arriba” es el objetivo de la elaboración y emisión de informes. Por lo tanto, se requiere que el contenido del informe se centre principalmente en presentar hechos, reflejar objetivamente la situación específica y no utilizar demasiadas discusiones y explicaciones. La expresión debe ser principalmente general y el tono debe ser discreto y modesto, y así es. No es adecuado utilizar lenguaje de mando.

Características del informe:

1. El objetivo del informe es informar del trabajo, situación, sugerencias, respuestas, etc. No lo hace directamente

solicitar a la autoridad superior. Responde las preguntas del informe directamente, por lo que no hay solicitud de instrucciones. Esta es una de las diferencias importantes entre esta y la solicitud de instrucciones.

2. Generalmente no se incluyen sugerencias u opiniones en el informe. Si realmente es necesario implementar las sugerencias u opiniones expresadas en el informe en un determinado campo o en determinados departamentos, se puede recomendar que la autoridad superior las transfiera a los departamentos correspondientes para su implementación. se emitirá como adjunto al documento de transferencia, y su autoridad depende de O adjunto a la agencia de transporte.

En tercer lugar, el contenido del informe no tiene el requisito de "un documento, una cosa" como "solicitud de instrucciones". Puede informar de manera integral varias cosas en un documento oficial, y la estructura jerárquica sí lo es. relativamente complejo.

4. Los informes se utilizan ampliamente para retroalimentación de información de subordinados a superiores, y son una forma importante de comunicación vertical entre agencias superiores y subordinadas. Informar el trabajo, reflejar los problemas y hacer sugerencias a los superiores de manera oportuna también es un sistema de trabajo que las agencias de nivel inferior deben implementar.

Tipos de informes

En términos de tipo y contenido, los informes incluyen principalmente: informes de informes, informes de respuesta, informes de presentación e informes de trabajo de rutina.

Cómo redactar

La estructura de un informe generalmente consta de título, resumen, texto, firma y tiempo de redacción. A continuación se muestran varias formas de redactar informes.

1. Informes de informes

Los informes de informes son principalmente informes de subordinados a superiores que informan sobre su trabajo y reflejan la situación. Generalmente se dividen en dos categorías:

1. Este tipo de informe es un informe escrito a los superiores sobre la situación general del trabajo de la unidad cuando llega a una determinada etapa. El contenido generalmente incluye avances laborales, logros o problemas, experiencias o lecciones aprendidas y opiniones o sugerencias para trabajos futuros. Las características de este tipo de informes son completas, resumidas y concisas.

2. Informes especiales. Este tipo de informe es un informe escrito a un superior sobre un determinado problema en un determinado trabajo.

2. Informe de respuesta

Este tipo de informe es un informe escrito en respuesta a preguntas o ciertos requisitos planteados por los superiores o la gerencia. Este tipo de informe requiere responder a lo que se pregunta y no involucra preguntas o situaciones distintas a la consulta.

3. Informes de informes

Los informes de informes son utilizados principalmente por los subordinados para enviar documentos y objetos a los superiores.

Generalmente, son una o dos oraciones que describen la base o el propósito de presentar documentos u objetos y asuntos relacionados con los documentos u objetos.

IV. Informes de trabajo de rutina

Los informes de trabajo de rutina son informes redactados por los subordinados a los superiores con regularidad debido a las necesidades laborales. Por ejemplo, informes financieros, informes de gastos, etc.

Anuncios

Los anuncios son documentos oficiales que se utilizan para anunciar asuntos importantes interna y externamente.

Cómo redactar un anuncio

Un anuncio es un documento oficial serio y solemne. Su contenido es relativamente sencillo, su extensión es breve, su expresión es sencilla y su lenguaje es conciso. y animado.

1. Título.

Existen tres tipos de títulos de anuncios: uno es el título completo, incluyendo la agencia emisora, el tema y el tipo de idioma; el segundo es la agencia emisora ​​y el tipo de idioma, que son los más utilizados; en las agencias gubernamentales algunas sólo tienen el tipo de texto, como "Anuncio", bajo el título, a veces se puede numerar por separado según el anuncio.

2. Texto principal

El texto principal generalmente consta de la idea principal y la explicación.

La idea principal está dividida en párrafos separados, y el contenido principal de este anuncio se resume en una breve frase.

Explicar el fundamento del anuncio y los asuntos a comunicar. El final suele concluir con "Por la presente anuncio".

3. Firma y fecha

La fecha del anuncio en ocasiones se marca debajo del título, o también se puede anotar al final del anuncio. Además de indicar la unidad emisora, la firma de anuncios importantes también debe indicar el lugar donde se emite el documento.

Acta de reunión

El acta de reunión es un documento documental que deja constancia y transmite el estado de la reunión y los asuntos acordados. Se utiliza para reuniones importantes, como reuniones de trabajo, simposios y seminarios realizados por diversas agencias, empresas e instituciones.

Las actas de la reunión reflejan de manera integral el espíritu de la reunión al registrar la situación básica de la reunión, los resultados de la reunión y los asuntos acordados en la reunión, de modo que los participantes puedan tener una comprensión unificada y transmitir de manera integral y veraz. la base para el trabajo de la organización después de la reunión. Al mismo tiempo, las "actas de reuniones" se pueden redactar en múltiples direcciones y tienen la función de informar, emitir y comunicarse con unidades del mismo nivel.

Cómo redactar actas de reuniones

Las actas de reuniones generalmente constan de tres partes: un encabezado, un cuerpo y un final. Los requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:

1. La primera parte. El elemento principal de esta sección es el título. La primera parte de algunas actas de reuniones también incluye el tiempo de redacción y otros elementos. El título del acta de la reunión suele consistir en el nombre de la reunión y el idioma. Como por ejemplo "****Empresa****** Acta de reunión".

2. Texto. La estructura del cuerpo principal del acta de reunión consta de un prefacio y un cuerpo principal.

1. Primero, resuma el nombre, hora, ubicación, anfitrión, agenda principal, participantes, formato de la reunión y principales resultados de la reunión.

2. Es el contenido central de los secretos de la reunión. Registra principalmente la situación y los resultados de la reunión. Al escribir, debe prestar atención a centrarse de cerca en el tema central y expresar con precisión el espíritu básico de la reunión, especialmente las decisiones y resoluciones adoptadas. por la reunión. Los temas controvertidos y las diferentes opiniones en la reunión deben reflejarse con sinceridad.

3. Incluyendo firma y tiempo de escritura.

Documentos oficiales electrónicos

Con el desarrollo de Internet, el modelo tradicional de oficina está experimentando cambios revolucionarios al revisar los documentos oficiales a través del correo electrónico. Sin embargo, actualmente existe una escasez de documentos oficiales en línea. implementación en China. Con el software oficial de revisión de documentos, los documentos se pueden copiar y manipular fácilmente, y el estilo de oficina de la empresa no puede ser verdaderamente sin papel.

Cómo redactar documentos oficiales electrónicos

Los documentos oficiales electrónicos se componen principalmente de temas, asuntos o anexos.

1. Unidad/persona receptora

2. Unidad/persona copiada

3. Asunto. Equivale al título del documento oficial, como "Solicitud de instrucciones sobre ***" e "Informe sobre ***".

4. Importa.

El contenido principal del documento oficial, incluido el propósito del documento, asuntos, etc. (de acuerdo con el método diario de colaboración de documentos oficiales), si se proporcionan documentos o informes relevantes, etc., se pueden enviar como archivos adjuntos (indicado). .

5. Firma la firma. Firma y hora de redacción.

El procedimiento de presentación se presenta preferentemente al líder directo.