¿Cuál es el formato estándar para redactar documentos oficiales?

Formato de los documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales

Documentos oficiales, el nombre completo de los documentos oficiales, se refiere a organismos administrativos, grupos sociales y empresas e instituciones producidos en actividades administrativas o actividades oficiales. , en estricto apego a la Es un soporte con la función de transmitir información y registrar de acuerdo con los procedimientos legales vigentes y formatos estandarizados. ¿Qué es un documento oficial? Desde la antigüedad ha habido muchas definiciones, con diferentes opiniones y opiniones. Según su entendimiento, los documentos oficiales son el producto y la herramienta de las actividades oficiales. Son documentos escritos por el gobierno y utilizados en asuntos oficiales. En otras palabras, los documentos oficiales son documentos que diversos tipos de agencias estatales, grupos sociales, empresas e instituciones de todos los niveles tienen una efectividad específica y amplios usos en el manejo de las actividades oficiales. Pueden trascender las limitaciones de tiempo y espacio y proporcionar la información necesaria para. gestión nacional. La tramitación de documentos oficiales es el proceso general que rodea la formación y eficacia de los documentos oficiales. Involucra a todo tipo de personal en todos los niveles de las agencias estatales y organizaciones sociales. Comprender las características y connotaciones de los documentos oficiales es un requisito previo para redactar buenos documentos oficiales. El alcance de los documentos oficiales amplios incluye diversos documentos, telegramas, declaraciones, documentos de reuniones, materiales de encuestas, actas, formularios de registro, etc. de agencias, grupos, empresas e instituciones. El ámbito de aplicación de los documentos oficiales en sentido estricto incluye los documentos oficiales generales y los documentos oficiales especiales.

Características

En primer lugar, el productor del documento oficial es una organización establecida de conformidad con la ley. En segundo lugar, los documentos oficiales tienen una eficacia específica y se utilizan para gestionar asuntos oficiales. Los documentos oficiales tienen una eficacia e influencia específicas otorgadas por los organismos administrativos. En tercer lugar, los documentos oficiales tienen una estructura y un formato estandarizados. Varios tipos de documentos oficiales tienen formatos claramente definidos, en lugar de depender principalmente de varios formatos "convencionales" como los documentos privados. La principal característica que distingue a los documentos oficiales de otros artículos es que los documentos oficiales son documentos con validez legal y formato estandarizado. Los documentos oficiales, también conocidos como documentos oficiales, son registros de información con forma estandarizada y efecto legal que se forman y utilizan directamente en actividades sociales. Sus características únicas que los distinguen de los libros, información, materiales y otras cosas son: ① Producidos y emitidos por. el autor legal; ② Tener efecto de ejecución legal real; ③ Tener forma estándar; ④ Realizar procedimientos legales.

Rol

Primero, liderazgo y orientación. En segundo lugar, el papel del comportamiento y las normas. En tercer lugar, el papel de la publicidad y la educación. Cuarto, el papel del contacto y la notificación. Quinto, el papel de la base y el bono.

Nivel secreto

Según el nivel de confidencialidad, los documentos oficiales se pueden dividir en documentos oficiales ultrasecretos (documentos ultrasecretos), documentos oficiales confidenciales (documentos confidenciales) y documentos oficiales secretos. (documentos secretos), y documentos oficiales internos (documentos internos), documentos oficiales internos (documentos nacionales), documentos públicos (documentos públicos). Los documentos ultrasecretos se refieren a documentos oficiales cuyo contenido incluye los secretos de estado más importantes y cuya filtración causaría daños particularmente graves a la seguridad y los intereses del país. Los documentos confidenciales se refieren a documentos oficiales cuyo contenido involucra importantes secretos de estado, cuya divulgación causaría graves daños a la seguridad y los intereses del país. Los documentos secretos se refieren a documentos oficiales cuyo contenido involucra secretos generales de estado y cuya divulgación dañará la seguridad y los intereses del país. Las partes internas se refieren a documentos oficiales cuyo contenido no involucra secretos de estado, pero que no son adecuados para la divulgación pública y se limitan al funcionamiento interno de agencias y unidades gubernamentales. Los documentos nacionales se refieren a documentos oficiales cuyo contenido no implica secretos de estado pero que no se publican en el extranjero y sólo se publican a nivel nacional. Los documentos públicos se refieren a documentos oficiales cuyo contenido no implica secretos de estado y pueden hacerse públicos directamente en el país y en el extranjero.

Categorías

Las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales" implementadas en 2001 estipulan los tipos de "documentos oficiales" de la siguiente manera: Artículo 9 Los principales tipos de documentos oficiales de las agencias administrativas incluyen:

(1) Las órdenes (órdenes) se aplican para promulgar regulaciones y reglas administrativas de acuerdo con las leyes pertinentes; anunciar la implementación de importantes medidas administrativas obligatorias y recompensar a las unidades y al personal relevantes;

(2) Las decisiones son adecuadas para hacer arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, recompensar y castigar a las unidades y al personal relevantes, y cambiar o revocar decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior.

(3) Anuncio Aplicable para anunciar asuntos importantes o asuntos estatutarios en el país y en el extranjero.

(4) Los anuncios son adecuados para anunciar asuntos que todas las partes relevantes de la sociedad deben cumplir o dar a conocer.

(5) Las notificaciones se aplican al envío de documentos oficiales de agencias de nivel inferior, al envío de documentos oficiales de agencias de nivel superior y agencias no afiliadas a ellas, a la transmisión de asuntos que las agencias de nivel inferior deben manejar y deben ser conocidos o implementados por las unidades pertinentes, y nombrar y destituir personal.

(6) Los informes son adecuados para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir espíritus o situaciones importantes.

(7) Proyectos de ley: Aplicables a asuntos presentados para deliberación por los gobiernos populares de todos los niveles al Congreso Popular del mismo nivel o al Comité Permanente del Congreso Popular de conformidad con los procedimientos legales.

(8) Los informes son adecuados para informar el trabajo a agencias de nivel superior, reflejar la situación y responder a consultas de agencias de nivel superior.

(9) Solicitud de instrucciones es adecuado para solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores.

(10) Respuesta Aplicable a las respuestas a solicitudes de instrucciones de organismos de nivel inferior.

(11) Las opiniones son adecuadas para proponer opiniones y soluciones a cuestiones importantes.

(12) Las cartas son adecuadas para negociar trabajos entre agencias que no están afiliadas entre sí, hacer y responder preguntas, solicitar aprobación y responder a asuntos de aprobación.

(13) Las actas de las reuniones son adecuadas para registrar y comunicar el estado de la reunión y los asuntos acordados.

Formato de Documentos Oficiales de Agencias Administrativas Nacionales

Esta norma es una revisión del GB/T 9704-1988 de acuerdo con las disposiciones pertinentes de las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales". de Organismos Administrativos Nacionales” emitido por la Dirección General del Consejo de Estado. Esta norma se revisa de la siguiente manera en relación con GB/T 9704-1988:

(1) El nombre estándar original "Formato de documentos oficiales de agencias estatales" se cambia a "Formato de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales". ";

(2) Eliminar la parte introductoria de la norma original;

(3) Eliminar algunas explicaciones narrativas en la norma original que son irrelevantes para las disposiciones sobre el formato del documento oficial;

(4) Actualización del documento oficial El tamaño del formato del papel se ha ajustado en gran medida, utilizando el papel A4 estándar internacional como tamaño de papel y se han eliminado las instrucciones correspondientes para el papel nacional de 16 pulgadas

(5) Los márgenes del papel oficial El tamaño se ha ajustado mucho

(6) No hay campo de identificación, pero la descripción está en el orden de cada elemento de las tres partes del documento. documento oficial: encabezado, cuerpo e impresión;

(7) Aumentó los principales indicadores técnicos del papel de documento oficial

(8) Aumento de los requisitos de impresión y encuadernación

(9) Aumentó el número de líneas de texto por página y el número de líneas por página y las fuentes y tamaños de fuente de varios elementos.

(10) Los estilos de documento principales. han sido añadidos.

La terminología utilizada en los documentos oficiales en esta norma es consistente con la terminología contenida en las “Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales”.

Esta norma es la primera revisión.

Esta norma es propuesta por la Oficina General del Consejo de Estado.

Esta norma fue redactada por: Centro de Investigación de Estándares de China, Secretaría de la Oficina General del Consejo de Estado.

1 Alcance

Esta norma especifica los requisitos generales de papel, los requisitos de impresión, el orden de los elementos en los documentos oficiales y las reglas de marcado para los documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales.

Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia.

El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y ser implementado de conformidad con la normativa pertinente.

2 Normas referenciadas

Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen disposiciones de la presente norma al ser citadas en la presente norma. Al momento de publicación de esta norma, las versiones indicadas eran válidas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.

GB 148-1977 Dimensiones de formato del papel de impresión, escritura y dibujo

3 Definiciones Esta norma adopta las siguientes definiciones.

3.1 Word

Identifica la unidad de longitud de distancia horizontal en documentos oficiales. Un carácter se refiere al espacio ocupado por un carácter chino.

3.2 Línea línea

Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de los caracteres No. 3 más 7/8 veces la altura de los caracteres No. 3 como línea de referencia.

4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel de copia con una base de papel de 60 g/m2 ~ 80 g/m2.

La blancura del papel es 85%~90%, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85% y el valor de pH es 7,5~9,5.

5 Formato y tamaño de diseño del papel para documentos oficiales

5.1 Tamaño del formato del papel para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales adopta el papel tipo A4 especificado en GB/T 148 El tamaño del formato del producto terminado es: 210 mm × 297 mm. Para conocer la desviación de tamaño permitida, consulte GB/T 148.

5.2 Márgenes de la página del documento oficial y tamaño central

El encabezado del papel del documento oficial (borde blanco superior) es: 37 mm ± 1 mm

Encuadernación en papel del documento oficial (la izquierda margen blanco) es: 28 mm ± 1 mm

El tamaño central es: 156 mm × 225 mm (sin incluir los números de página)

6 No se especifica el color de las imágenes y el texto en el documento oficial El color del texto es negro.

7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión y encuadernación

7.1 Especificaciones de composición tipográfica El texto principal utiliza caracteres de imitación de la canción número 3. Generalmente, hay 22 líneas en cada lado y 28 caracteres en cada uno. línea.

7.2 Requisitos de fabricación de planchas: el diseño debe estar limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm.

7.3 Requisitos de impresión La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto.

7.4 Requisitos de encuadernación Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro de este documento oficial no se caerán y la parte posterior será plana y no vacía. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 del recorrido hacia arriba y hacia abajo del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el lomo del libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las patas de los clavos son planas y firmes no se pueden grapar sin apretar; El error de tamaño del producto cortado es de ±1 mm, las cuatro esquinas están a 90° y no hay rastrojos ni defectos.

8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo y pie de imprenta. Todos los elementos colocados sobre la línea posterior roja (el mismo ancho que el centro de la página, es decir, 156 mm) en la página de inicio del documento oficial se denominan colectivamente todos los elementos ubicados debajo de la línea posterior roja (exclusivo) y entre el tema; las palabras (exclusivas) se denominan colectivamente cuerpo principal. Todos los elementos debajo del título de materia se denominan colectivamente impresiones.

8.1 Encabezado

8.1.1 Número de serie de copia de documento oficial

El número de serie de copia de documento oficial es el número secuencial de cada documento oficial cuando se realizan varias copias del mismo. documento se imprimen. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice números arábigos para marcar la primera línea en la esquina superior izquierda del centro de la página.

8.1.2 Nivel secreto y período de confidencialidad

Si necesita marcar el nivel secreto, utilice tipografía en negrita tamaño 3 y márquelo en la esquina superior derecha de la página en la página. primera línea del centro, con un espacio entre las dos palabras de 1 palabra si es necesario marcar tanto el nivel de confidencialidad como el período de confidencialidad, use negrita tamaño 3, y la marca de la cuadrícula superior debe estar en la primera línea del centro. esquina superior derecha de la página. El nivel secreto y el período de confidencialidad deben estar separados por "★".

8.1.3 Urgencia

Si necesita indicar el grado de urgencia, utilice fuentes en negrita tamaño 3, marque la línea superior en la esquina superior derecha de la página y deje 1 línea en blanco entre las dos palabras si necesita marcar tanto el nivel de confidencialidad como el nivel de urgencia al mismo tiempo, el cuadro superior para el nivel secreto está marcado en la primera línea en la esquina superior derecha de la página y en la parte superior; El cuadro para el nivel de emergencia se encuentra en la segunda línea en la esquina superior derecha de la página.

8.1.4 Identificación del organismo emisor

Consiste en el nombre completo o abreviatura estandarizada del organismo emisor seguido de "documento" para algunos documentos oficiales específicos, sólo el completo; Se puede marcar el nombre o la abreviatura estandarizada de la agencia emisora. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para documentos oficiales notificados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora ​​hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm.

Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora ​​utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora ​​basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero el tamaño máximo no puede ser igual o mayor que 22 mm × 15 mm.

Al publicar conjuntamente el documento, el nombre de la agencia patrocinadora debe colocarse primero y la palabra "documento" debe colocarse a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta en el medio desde arriba. hacia abajo; si hay demasiadas agencias de publicación conjunta, el texto principal debe mostrarse en la página del documento oficial.

8.1.5 Número de emisión El número de emisión está formado por el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Debe haber 2 líneas en blanco debajo del logotipo de la autoridad emisora, con la fuente de imitación Song No. 3, dispuestas en el centro, el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con el nombre completo y adjuntarse; entre corchetes hexagonales "[ ]"; no se deben incluir dígitos ficticios en el número de serie (es decir, 1 no está numerado como 001), no agregue la palabra "número".

Imprime una línea inversa roja del mismo ancho que el centro de la placa 4 mm por debajo de la marca de texto.

8.1.6 Emisor El documento oficial presentado deberá estar marcado con el nombre del emisor, dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento emitido es una palabra a la izquierda y el nombre del emisor es una palabra a la derecha. El emisor está en la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre del documento. El emisor está en letra cursiva número 3 después de los dos puntos.

Si hay varios emisores, el nombre del emisor del patrocinador se coloca en la primera línea y los nombres de otros emisores se enumeran en el orden de la agencia emisora ​​comenzando desde la segunda línea debajo del nombre de emisor del patrocinador Mueva la línea roja inversa hacia abajo de modo que el número de emisión y el nombre del último emisor estén en la misma línea y la distancia entre la línea roja inversa y el nombre del último emisor sea de 4 mm.

8.2 Cuerpo principal

8.2.1 El título del documento oficial debe tener 2 líneas vacías debajo del subrayado rojo, con el subíndice No. 2 en fuente Song y se puede dividir en una o más líneas y dispuestas en el centro; al regresar, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado.

8.2.2 Agencia de envío principal: hay una línea en blanco debajo del título y el cuadro superior izquierdo está marcado con la fuente de canción de imitación número 3, y el cuadro superior todavía se usa al regresar a la línea. ; el nombre de la última agencia principal de envío va seguido de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.

8.2.3 El texto principal del documento oficial deberá colocarse en la línea siguiente al nombre de la agencia emisora ​​principal, dejándose 2 caracteres en blanco en cada párrafo, y en el cuadro superior de la declaración línea. No se pueden devolver números ni años.

8.2.4 Archivos adjuntos Si hay archivos adjuntos en el documento oficial, utilice la fuente de imitación número 3 de la canción número 2 en el margen izquierdo de la siguiente línea para identificar "Adjunto", seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. Si el archivo adjunto tiene un número de serie, utilice números arábigos (como "Adjunto: 1. ×××××"); no se agregarán signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial, y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la primera fila en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, el número de serie debe ser. marcado; el número de serie y el nombre del archivo adjunto deben ser consistentes. Si el archivo adjunto y el texto principal del documento oficial no se pueden unir, el número de serie del documento oficial debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto y el archivo adjunto (o número de serie) debe estar marcado después de él.

8.2.5 Hora escrita Utilice caracteres chinos para marcar el año, mes y día; escriba "cero" como "○"; consulte 8.2.6 para conocer la ubicación de la hora escrita.

8.2.6 Marca de validez de documento oficial

8.2.6.1 Sello de emisión único Los documentos oficiales emitidos por una sola agencia no tienen en la firma el nombre de la agencia emisora, solo indican el momento de escribir. Deben quedar 4 palabras en blanco a la derecha de la fecha escrita; el sello debe estar entre 2 mm y 4 mm por encima del texto, recto y centrado, con la fecha escrita presionada hacia abajo. Cuando no hay texto en el arco inferior del sello, se utiliza el método del arco inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en el momento escrito cuando hay texto en el arco inferior del sello, el método de conjunto medio; se utiliza, es decir, la línea central del sello se presiona en el tiempo escrito.

8.2.6.2 Sello de escritura conjunta Cuando se requieran dos sellos para escritura conjunta, se deberá separar el tiempo de escritura, dejando 7 caracteres en blanco a izquierda y derecha, deberá quedar al frente el sello de la agencia patrocinadora; ; los dos sellos deben estar igualados al tiempo de escritura, el sello está en rojo. Sólo se puede utilizar el mismo método de sellado para garantizar que los sellos queden ordenados. Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes entre sí y la distancia entre ellos no supera los 3 mm. Cuando un documento conjunto requiera más de tres sellos, para evitar que aparezcan sellos en blanco, se deberá colocar el nombre de cada organismo emisor (se podrán utilizar abreviaturas) entre el momento de su emisión y el texto. El sello de la organización patrocinadora está al frente, y cada fila puede tener un máximo de 3 sellos, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos más en la última fila, deben ser; estar dispuestos en el medio; los sellos no deben cruzarse ni ser tangentes entre sí, y deben colocarse en la última fila. Hay dos palabras en el espacio derecho debajo del sello para indicar el momento de la escritura.

8.2.6.3 Circunstancias especiales indican que cuando el espacio en blanco restante después de la composición tipográfica del documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre palabras para garantizar que el sello y el El texto principal está en el mismo lado. Utilice el método de marcar "Esta página no tiene texto" para resolver el problema.

8.2.7 Notas Si hay notas en el documento oficial, use fuentes de imitación de estilo Song de tamaño 3, espacie fuentes de tamaño 2 a la izquierda y agregue paréntesis para indicar la línea al lado del momento de la escritura.

Edición 8.3

8.3.1 Encabezados de materia

Los "encabezados de materia" están marcados en negrita tamaño 3, colocados en la columna superior izquierda, seguidos de un texto completo. -dos puntos de ancho para los títulos. La pequeña marca número 3 está escrita en fuente Song; hay un espacio entre los títulos.

8.3.2 Si existe una copia al carbón en el documento oficial, se debe colocar en la línea debajo del título del asunto; la palabra "CC" en el espacio izquierdo debe marcarse con la imitación No. 3. Los caracteres de la dinastía Song, seguidos de dos puntos de ancho completo; al regresar a la línea, deben ir seguidos de dos puntos. Alinear las autoridades Cc y poner un punto después de la última autoridad Cc. Si la agencia de envío principal se mueve bajo el encabezamiento de materia, el método de identificación es el mismo que el de la agencia de copia.

8.3.3 Autoridad de emisión y hora de emisión. Se encuentra debajo de la organización CC (si no hay una organización CC, está debajo del título de asunto) y ocupa una línea que utiliza la fuente de imitación Song número 3; . Se deja una palabra en blanco para la autoridad emisora ​​y una palabra en blanco para el momento de impresión y emisión. El tiempo de impresión y emisión se basará en la fecha en que se imprima el documento oficial y estará marcado con números arábigos.

8.3.4 Antilínea en la impresión Añade una antilínea debajo de cada elemento de la impresión, con el mismo ancho que el centro de la impresión.

8.3.5 Posición de la impresión La impresión debe colocarse en la última página del documento, y el último elemento de la impresión debe colocarse en la última línea.

9 números de página están marcados con números arábigos N° 4 de medio ancho en blanco, colocados una línea debajo del borde inferior del centro de la página. Una línea N° 4 se coloca a la izquierda y a la derecha. de los dígitos. La línea está a 7 mm del borde inferior del centro de la placa. Los números de página simple deben tener una palabra a la derecha, los números de página doble deben tener una palabra a la izquierda. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a la página en blanco no tienen números de página.

10 Si se requiere una tabla en un documento oficial, para un formulario en papel A4 horizontal, el número de página debe colocarse en el lado izquierdo de la tabla horizontal, el número de página única debe colocarse en la parte inferior. esquina izquierda de la tabla, y el número de página doble debe colocarse en la parte inferior de la tabla. En la esquina superior izquierda, el encabezado del número de una sola página está en el lado de la abertura de costura y el encabezado del número de página doble está. en el lado de la muesca. Si un documento oficial debe ir acompañado de un formulario en papel A3, y cuando la última página es un formulario en papel A3, la tercera y cuarta portada (que se pueden colocar por separado, pero sin números de página) estarán en blanco. El formulario en papel delante de la tercera portada no debe adjuntarse a la última página del documento (cuarta portada).

11 Formato específico de los documentos oficiales

11.1 En formato carta, la distancia entre el borde superior del nombre del organismo emisor y el borde superior de la página es de 30mm. se recomienda utilizar fuentes Song de escritura pequeña, y el tamaño de fuente lo determina la agencia emisora. Hay una línea civil y militar de 4 mm debajo del nombre completo de la autoridad emisora ​​(gruesa en la parte superior y delgada en la parte inferior) y una línea. Línea civil y militar (delgada en la parte superior y gruesa en la parte inferior) a 20 mm del borde inferior de la página. Ambas líneas tienen una longitud de 170 mm. Hay 28 caracteres en el centro de cada línea. El nombre de la agencia emisora ​​y la doble línea están impresos en rojo. El método de identificación de cada elemento entre las dos líneas se explica a partir de los elementos correspondientes de esta norma.

11.2 Formato del comando El logotipo del comando consta del nombre de la agencia emisora ​​seguido de "orden" u "orden", con un subíndice rojo en fuente Song, y el tamaño de fuente lo determina la agencia emisora. El borde superior de la marca de comando está a 20 mm del borde superior del centro de la placa. Hay 2 líneas en blanco en el borde inferior para marcar el número de pedido. La siguiente línea del texto está en blanco con 4 palabras a la derecha para identificar la firma del emisor. Hay 2 palabras en blanco en el sello de firma. Se identificará el título del emisor de forma conjunta; la orden u orden emitida deberá identificarse con el nombre completo. Hay dos palabras en el espacio derecho debajo de la firma del emisor para indicar el momento en que se redactó el documento. El método para identificar a la autoridad que distribuye es el mismo que el de la autoridad que copia. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

11.3 Formato del acta de la reunión La marca del acta de la reunión consta de “×××××Acta de la reunión”. La posición del logotipo es la misma que la de 8.1.4, con pequeñas marcas rojas en fuente Song, y el tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora. Las actas de las reuniones no serán selladas. Otros elementos se explican a partir de los elementos relevantes de esta norma.

Reglas de redacción

Para garantizar que los documentos oficiales se entreguen con rapidez y precisión y evitar una redacción desordenada, los artículos 13 y 14 de las "Medidas" señalan: "La redacción debe ser realmente necesario y centrarse en la eficacia. La relación de escritura se determina en función de la afiliación y el alcance de la autoridad. "Las reglas de escritura específicas son: (1) Reglas de escritura descendentes ① Cada departamento gubernamental puede escribir entre sí y con los departamentos comerciales relevantes. del gobierno de nivel inferior según la autoridad del departamento; excepto para el trabajo de negociación formal, hacer y responder preguntas y revisar y aprobar asuntos, generalmente no se permite enviar documentos formales al siguiente nivel de gobierno. ②Los departamentos no emitirán documentos separados sobre temas relevantes sin consenso mediante consultas. Si el documento se redacta sin autorización, la autoridad superior ordenará su corrección o revocación.

③ Cuando una agencia de nivel superior escribe un documento a una agencia de nivel inferior bajo doble liderazgo, se debe enviar una copia a la otra agencia de nivel superior cuando sea necesario. ④ Los documentos importantes enviados a agencias de nivel inferior o al sistema deben copiarse a la agencia directamente superior al mismo tiempo. (2) Reglas para redactar documentos ① La "solicitud de instrucciones" debe ser un texto y una cosa, generalmente solo debe escribirse en una agencia principal. Si es necesario enviarla a otras agencias al mismo tiempo; en forma de copia al carbón, pero no debe copiarse a las agencias subordinadas. ②El "informe" no debe contener solicitudes de instrucciones. ③ Generalmente, no está permitido solicitar instrucciones e informes más allá del nivel. ④ Salvo los asuntos directamente asignados por el responsable del organismo de nivel superior, no podrán presentarse "solicitudes", "opiniones" e "informes" al responsable del organismo de nivel superior en nombre de la agencia. ⑤ Cuando una agencia bajo liderazgo dual presenta un documento a la agencia superior, debe indicar la agencia de envío principal y la agencia de copia. (3) Reglas para la redacción conjunta ① Los gobiernos del mismo nivel, los departamentos gubernamentales del mismo nivel, los departamentos gubernamentales de nivel superior y los gobiernos de nivel inferior pueden redactar proyectos conjuntamente ② El gobierno y los comités del partido y las agencias militares del mismo nivel; pueden redactar borradores de forma conjunta; ③ los departamentos gubernamentales y las organizaciones del partido correspondientes y las agencias militares pueden redactar documentos de forma conjunta; ④ los departamentos de gobierno, las organizaciones populares del mismo nivel y las instituciones públicas con funciones administrativas también pueden redactar documentos de forma conjunta; (4) Otras reglas de redacción ① Los asuntos que caen dentro del alcance de la autoridad del departamento serán escritos por el propio departamento o en conjunto. El texto conjunto debería identificar claramente el departamento patrocinador. Los asuntos que están sujetos a la aprobación del gobierno también pueden ser redactados por departamentos con la aprobación del gobierno, y la aprobación del gobierno se anotará en el documento. ② Los problemas específicos dentro del alcance de la autoridad del departamento competente deben informarse directamente al departamento competente para su manejo.