Sistema de gestión de oficina

En primer lugar debemos confirmar las responsabilidades laborales de la oficina y determinar el sistema de gestión acorde a las responsabilidades laborales.

Aquí tienes como referencia el sistema de gestión administrativa y de oficina de una pequeña empresa.

1. Sistema de Responsabilidad Laboral del Director de Oficina

(1) Deberes

1. Responsable de supervisar e inspeccionar las políticas de los departamentos administrativos y las instrucciones de los superiores. sobre el partido y el país Y la implementación de las resoluciones de la reunión de la oficina del director de la fábrica, de la reunión de asuntos de la fábrica y de la decisión del director de la fábrica.

2. Organizar periódicamente la recopilación, el análisis y la síntesis de todos los aspectos de la producción y administración de toda la fábrica, realizar de manera proactiva investigaciones y resúmenes de experiencias típicas, informar y solicitar instrucciones al director de la fábrica de manera oportuna. manera e informar periódicamente por escrito a sus superiores.

3. De acuerdo con las instrucciones del director de la fábrica, ser responsable de organizar las reuniones de trabajo organizadas por el director de la fábrica y organizar los asuntos de las reuniones.

4. Responsable de redactar planes de trabajo integrales, resúmenes e informes de trabajo autorizados por el director de la fábrica, y servir proactivamente como un buen consultor del director de la fábrica.

5.Organizar la redacción de los documentos de fábrica (responsable de la revisión de los documentos redactados por cada departamento funcional en nombre de la fábrica), hacer un buen trabajo en la numeración, impresión y emisión de documentos en toda la fábrica. documentos, así como el archivo, archivo y archivo de documentos administrativos.

6. Organizar el sello de fábrica, el uso y custodia de las cartas de presentación, el envío y recepción de correspondencia y la recogida y distribución de diarios y publicaciones periódicas, y recopilar oportunamente los acontecimientos importantes de la fábrica.

7. Junto con la Oficina del Partido, será responsable de coordinar y organizar diversas reuniones que involucren a líderes de múltiples departamentos.

8.Organizar la recepción de invitados y la gestión de coches.

9. Proporcionar orientación sobre tráfico telefónico y mantenimiento de líneas.

10. De acuerdo con los requisitos de las políticas y objetivos del director de fábrica, preparar oportunamente las políticas y objetivos del departamento y organizar las inspecciones, el diagnóstico y la implementación. 11. Responsable de la asignación y ajuste de los edificios de oficinas públicas en toda la fábrica y la formulación y gestión de estándares de suministros y aparatos de oficina, e inspeccionar y supervisar la estandarización de los suministros y aparatos de oficina y el trabajo de oficina civilizado de cada departamento.

12. Responsable de completar diversas tareas asignadas temporalmente por el director de la fábrica.

(2) Autoridad

1. Tener derecho a solicitar la información y la información necesarias a todos los departamentos de la fábrica.

2. Tener derecho a inspeccionar y supervisar la implementación de las resoluciones de las reuniones de fábrica y de las instrucciones del director de fábrica.

3. Tener derecho a instar a todos los departamentos a completar las tareas asignadas por las autoridades superiores en tiempo y forma.

4. Tener derecho a instar a todos los departamentos a completar el archivo y archivo de documentos y materiales de manera oportuna.

5. Tener derecho a coordinar la relación laboral entre varios departamentos según las instrucciones del director de fábrica.

6. Tener derecho a disponer el uso de los coches de despacho.

7. Tener derecho a revisar y corregir los documentos redactados por cada departamento en nombre de la fábrica.

8. El derecho a negarse a imprimir y distribuir documentos y materiales que no cumplan con normas superiores, o sean de baja calidad o ineficaces.

9. Tener el poder de equilibrar o agilizar de manera integral las reuniones que requieran la participación de líderes de múltiples departamentos.

10. Tener derecho a asignar y adecuar el espacio de oficinas de acuerdo con las instrucciones del director de la fábrica, e inspeccionar y supervisar la normalización de los materiales y aparatos de oficina.

(3) Responsabilidades

1. Responsable de no informar oportunamente al director de la fábrica sobre situaciones anormales en el trabajo de administración de producción, lo que resulta en grandes pérdidas.

2. Ser responsable de las consecuencias graves causadas por errores en la redacción del departamento de fábrica y la información incorrecta recopilada y compilada.

3. Responsable del manejo laxo de documentos y documentos confidenciales, resultando en pérdida o daño de la confidencialidad, fuga o extravío.

4. Responsable del retraso en la entrega de documentos oficiales, cartas, periódicos y telegramas, o de la ocurrencia de pérdida o falta de comunicación, que afecte el trabajo.

5. Ser responsable de las consecuencias adversas causadas por una gestión laxa de sellos y cartas de presentación y un uso inadecuado.

6. Responsable del impacto negativo causado por la mala calidad del trabajo del servicio.

7. Ser responsable de los accidentes de equipo, personales, de tránsito y de incendio que ocurran en los puestos de esta oficina.

8. Responsable de no preparar las políticas y objetivos de la oficina de manera oportuna de acuerdo con los objetivos de política de la fábrica y de no inspeccionarlos, diagnosticarlos e implementarlos de manera oportuna.

9. El subdirector asiste al director en su trabajo y es responsable del trabajo que éste le asigne.

II. Sistema de gestión de asuntos administrativos para las pequeñas y medianas empresas

(1) Principios generales

El artículo 1 tiene como objetivo fortalecer la gestión de los asuntos administrativos de la empresa y Ordenar las relaciones internas de la empresa. Estas normas están especialmente formuladas para estandarizar e institucionalizar las diversas gestiones y mejorar la eficiencia del trabajo.

Artículo 2 Los asuntos administrativos a que se refiere este reglamento incluyen la gestión de archivos, la gestión de sellos, la gestión de impresión de documentos oficiales, la gestión de material de oficina y protección laboral, la gestión de almacenes, la gestión de distribución de periódicos y publicaciones periódicas, etc.

(2) Gestión de ficheros

Ámbito de presentación del artículo 3:

Planificación de la empresa, plan anual, datos estadísticos, ciencia y tecnología, auditoría financiera, salarios laborales , condiciones de operación, expedientes de personal, actas de reuniones, resoluciones, decisiones, cartas de nombramiento, convenios, contratos, planes de proyectos, anuncios, avisos y otros documentos con valor de referencia.

Artículo 4: Se debe designar a una persona dedicada para que sea responsable de la gestión de archivos, y se deben definir claramente las responsabilidades para garantizar que los datos y documentos originales estén completos y los archivos confidenciales deben estar seguros.

Artículo 5 Préstamo y Solicitud de Archivos:

1. El gerente general, el subgerente general y el director de la gerencia general pueden tomar prestado archivos no confidenciales a través del personal de administración de archivos. , enviar archivos directamente;

2. Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestados archivos, debe obtener la aprobación del subdirector general a cargo y seguir los procedimientos de préstamo;

3. Los archivos prestados deben cuidarse y mantenerse ordenados. Está estrictamente prohibido alterarlos, prestar atención a la seguridad y la confidencialidad, y está estrictamente prohibido reproducirlos, copiarlos, prestarlos o perderlos sin autorización. copia para el trabajo, todos los archivos confidenciales deben ser extractos y copiados con la aprobación del gerente general. Generalmente, la oficina del gerente general tiene motivos de archivo internos. Los extractos y las reproducciones sólo se pueden realizar con la aprobación del Director.

Artículo 6 Destrucción de Archivos:

1. Ninguna organización o individuo tiene derecho a destruir los archivos de la empresa sin permiso;

2. Cuando sea necesario destruir, todos los archivos confidenciales deberán destruirse con la aprobación del gerente general. Los archivos internos generales deben destruirse con la aprobación del director de la oficina de la empresa.

3. Archivos de la empresa destruidos con aprobación. Los archiveros deben completar y preparar cuidadosamente una lista de destrucción, y una persona dedicada supervisará la destrucción.

(3) Gestión del sello

Artículo 7 El sello de la empresa será conservado por el director de la oficina del gerente general.

Artículo 8 El uso del sello de la empresa deberá ser firmado y aprobado por el subdirector general responsable antes de que el responsable del sello pueda colocar el sello. El responsable directo será responsable de las consecuencias. de violar esta disposición.

Artículo 9. Todas las cartas de presentación, explicaciones y cualesquiera documentos oficiales emitidos por la empresa que deban llevar un sello deberán registrarse con un número unificado para su consulta y archivo.

Artículo 10 La empresa por lo general no permite la expedición de cartas de presentación en blanco. Si es necesario expedir un certificado por necesidades laborales u otras circunstancias especiales, éste deberá ser firmado y aprobado por el diputado general. gerente a cargo antes de que pueda ser emitida. Cuando regrese del trabajo, debe informar el propósito de su carta de presentación a la empresa y cualquier carta no utilizada debe devolverse.

Artículo 11 El aprobador será responsable de cualquier situación inesperada que se produzca después del sellado.

(4) Gestión de la impresión de documentos oficiales

Artículo 12 La dirección general es responsable de la impresión de los documentos oficiales de la empresa.

Artículo 13. Los documentos oficiales u otros materiales impresos por cada departamento deberán ser firmados por el responsable del departamento y presentados al departamento de informática para su impresión, y los cargos se basarán en el precio.

Artículo 14 Todos los documentos oficiales impresos y los documentos de los distintos departamentos y oficinas de la empresa deben realizarse por triplicado y presentarse en la oficina del gerente general para su mantenimiento.

(5) Gestión de material de oficina y protección laboral

Artículo 15 Compra y distribución de material de oficina:

1. Antes de finalizar cada mes, todo. departamentos y oficinas La persona a cargo presenta el plan de suministros de oficina requerido por el departamento a la oficina del gerente general;

2. La oficina del gerente general designa una persona dedicada a preparar el plan y el presupuesto mensual de suministros de oficina; Con la aprobación del subdirector general, él es responsable de los suministros de oficina. Los suministros se compran y distribuyen a varios departamentos y oficinas de manera planificada de acuerdo con las necesidades reales del trabajo. Debe estar firmado por el director del departamento;

3. Además de la ración normal de material de oficina, si se necesitan otros suministros, deberán ser aprobados por el director de la oficina del gerente general; /p>

4. La oficina es responsable de proporcionar suministros de oficina para el personal recién contratado de la empresa de acuerdo con la lista y la lista de suministros proporcionada por el jefe del departamento para garantizar el trabajo normal del personal recién contratado;

5. El personal responsable de la compra y distribución de suministros de oficina debe garantizar que los suministros de oficina estén completos, en la variedad adecuada, en cantidad suficiente y de alta calidad, con un inventario razonable, gastos adecuados y un buen almacenamiento de suministros;

6. El personal responsable de la compra y distribución de material de oficina deberá establecer libros de contabilidad, completar los trámites de entrada y salida del almacén.

La persona que recibe la mercancía debe firmar al salir del almacén;

7. La gestión del material de oficina debe ser civilizada, limpia, prestar atención a la seguridad, prevención de incendios, antirrobo y seguir estrictamente las normas y reglamentos. No se permite la entrada al almacén a personas que no sean parte del personal.

Artículo 16 Compra y distribución de suministros de protección laboral:

La distribución de suministros de protección laboral será comprada y distribuida uniformemente por la oficina del gerente general en función de las necesidades laborales reales de cada departamento. y oficina.

(6) Gestión de Almacén

Artículo 17 Se deberán establecer tarjetas de cuenta para el almacenamiento de materiales en el almacén según clasificación, variedad, especificación y modelo.

Artículo 18 Los artículos adquiridos por el personal de compras deberán ir acompañados de certificados de conformidad y recibos de almacén. Al recoger las facturas, deberán contar personalmente el número y comprobar si el embalaje está intacto. Si se encuentran daños, deben abrirse inmediatamente. Verifique la cantidad de paquetes. Si se descubre que los productos físicos no coinciden con la cantidad y las especificaciones del recibo de almacén, el encargado del almacén debe informarlo al repartidor y notificarlo al correspondiente. persona responsable.

Artículo 19 Una vez introducidos los materiales en el almacén, se deberá cumplimentar la ficha de cuenta del día.

Artículo 20: Implementar estrictamente los procedimientos de entrada y salida del almacén. Los materiales deben completarse en el formulario de salida del almacén y solo pueden enviarse después de la aprobación del director de la oficina de la empresa.

Artículo 21 Por lo general, no se permite el préstamo de materiales del almacén. En circunstancias especiales, el director general o el subdirector general deben aprobar los procedimientos de préstamo.

Artículo 22: Administrar estrictamente la información de facturación. Todos los libros de cuentas y facturas deben completarse de manera ordenada, clara y calculada con precisión, y no se permite ninguna manipulación.

Artículo 23 Está estrictamente prohibido fumar en el almacén y se prohíbe la entrada de personal irrelevante. El almacén debe estar equipado con instalaciones contra incendios para evitar incendios, robos y humedad.

(7) Gestión de la distribución de periódicos y publicaciones periódicas y postales

Artículo 24 El personal de gestión de periódicos y publicaciones periódicas deberá elaborar planes y presupuestos de suscripción a periódicos y publicaciones periódicas de acuerdo con los requisitos de la empresa cada seis meses. y será responsable de gestionar los procedimientos de suscripción pertinentes.

Artículo 25 El personal de gestión de periódicos y publicaciones periódicas es responsable de recuperar diarios y publicaciones periódicas, procesarlos, clasificarlos, registrarlos y enviarlos a los departamentos correspondientes, respectivamente. Una vez que los departamentos pertinentes lo manejen, se devolverá a la oficina dentro de una semana y el personal de administración del periódico lo conservará y archivará para referencia futura.

Artículo 26 Nadie podrá apropiarse a voluntad de periódicos y publicaciones periódicas para otros fines, si es necesario disponer de ellos, deberá ser aprobado por el director de la gerencia general.

(8) Disposiciones complementarias

Artículo 27 La oficina de la empresa es responsable del envío de cartas y correos electrónicos a los distintos departamentos y oficinas.

(1) Las cartas personales deben pagarse por su cuenta, colocar suficientes sellos y entregarlas en la oficina o enviarlas usted mismo a la oficina de correos.

(2) Todas las cartas y correos oficiales no serán sellados, y serán registrados, sellados y enviados por el despachador.

(3) Controlar todo tipo de cartas certificadas para; fines oficiales Si se requiere registro, este debe ser aprobado por el director de cada departamento y solo podrá enviarse por correo después del registro en la oficina del gerente general.

Artículo 28 Si existieran materias no resueltas en este reglamento o si algunas cláusulas no se ajustaran a las necesidades de trabajo a medida que se desarrolla la empresa, cada departamento podrá presentar dictámenes de modificación a la dirección general para su estudio y aprobación por parte de la gerente general.

Artículo 29 El derecho de interpretación del presente reglamento corresponde a la Gerencia General.

Artículo 30 El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su expedición.