Métodos de gestión y almacenamiento de archivos del personal de la empresa

La siguiente información se reproduce como referencia

Sistema de gestión de archivos de la empresa

Artículo 1 Departamento de Gestión

1. es el fichero El departamento de gestión creará un puesto especial de gestión del fichero, del que será responsable exclusivamente una persona.

2. Una vez cerrado el documento, el personal de archivos archivará el manuscrito original y el departamento de manipulación conservará las copias según las necesidades reales. Si es un caso especial debido a necesidades de procesamiento comercial, el manuscrito debe ser conservado por el departamento de manejo. Debe conservarse adecuadamente con el consentimiento del gerente de departamento del centro de atención al cliente. El centro de atención al cliente debe conservar una copia para su archivo. Después de su uso, el manuscrito aún debe enviarse al centro de atención al cliente para su archivo y archivo.

Segunda recogida de documentos

Al cerrar y trasladar documentos para su archivo se deben seguir los siguientes principios:

1. El documento está completo. Si hay alguna falta, se debe rastrear y devolver inmediatamente.

2. Si los documentos son retirados y depositados, deberán estar firmados por el jefe de departamento del centro de atención al cliente y el responsable del fichero.

3. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos. Si hay alguna omisión, se debe devolver al departamento de procesamiento para su reemplazo.

4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente.

Artículo 3: Organización de los documentos

Después de hacer clic para recibir los documentos, estos deben organizarse de la siguiente manera:

1. Los documentos escritos deben encuadernarse en el lado derecho. Los documentos escritos horizontalmente en chino o en idiomas extranjeros deben encuadernarse en el lado izquierdo.

2. Los documentos y accesorios encuadernados en el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados en el lado izquierdo deben estar alineados con la esquina superior izquierda y clavados firmemente.

3. Si el documento está arrugado, dañado, desigual, etc., primero se debe reparar, cortar y doblar para que quede limpio y uniforme.

Artículo 4 Clasificación de archivos

1. La clasificación de archivos debe basarse en factores como el contenido del caso, la organización del departamento, los proyectos comerciales, etc., y debe clasificarse en tres niveles: departamento. , categoría mayor y categoría pequeña. Primero, se distinguen por departamento, luego se dividen en varias categorías principales según la naturaleza del caso y luego se dividen en varias subcategorías secuencialmente dentro de la misma categoría.

2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si los tres niveles del párrafo anterior resultaran insuficientes por tratarse de un gran número de casos, se podrá añadir un cuarto nivel de "subcategorías" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, también puede utilizar sólo el nivel dos de "departamento" y "categoría principal" o "categoría pequeña".

3. Los casos de la misma "categoría pequeña" (o subcategoría) deben encuadernarse en una carpeta. Si hay muchos casos y una carpeta no es suficiente, se dividirán en dos o más. Binding y agregue un número de "volumen" después de la subcategoría (o subcategoría) para facilitar la referencia.

4. Se debe establecer un "índice" en la página interior de la portada de cada carpeta. Al archivar los casos, se deben numerar y registrar en orden y, en principio, cada caso. tener un número de "tabla de contenido".

5. El número de expediente se representa de la siguiente manera: A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2 es el código del departamento de manejo, B1B2

es el número de categoría principal y C1C2 es el. número de categoría menor. D1 es el volumen del archivo y E1E2 es el directorio del archivo.

Artículo 5 Nombre y número de archivo

1. Cada nivel de clasificación de archivo debe recibir un nombre. El nombre debe ser conciso y, en principio, debe ser conciso. para expresar completamente la naturaleza del contenido del archivo, y debe ser claro dentro de un cierto alcance, no debe ser general o vago.

2. Los números de las clasificaciones, volúmenes y catálogos de todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados se determinará en función del número de casos y de su crecimiento.

3. Después de determinar los nombres de todos los niveles de clasificación de archivos, se debe compilar una "tabla de numeración de clasificación de archivos", es decir, los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos se deben organizar en una cierto orden para una fácil referencia.

4. Se deben reservar una serie de espacios en los números de clasificación de archivos en cada nivel para prepararse para futuras incorporaciones cuando la organización se expanda o el negocio se vuelva más complejo. 5. Una vez que se determinan los nombres y números representativos de cada nivel de clasificación de archivos, no deben modificarse arbitrariamente. Si las modificaciones son realmente necesarias, deben discutirse cuidadosamente con anticipación y debe elaborarse una tabla comparativa de los números de clasificación de archivos antiguos y nuevos. elaborado para evitar confusiones.

Artículo 6 Numeración de Expedientes

1. Si el caso es un caso nuevo, la categoría del caso y su volumen y secuencia de directorio deben determinarse con base en la "Tabla de Numeración de Clasificación de Expedientes". " Indique el número de archivo.

2. Si el expediente puede atribuirse a un expediente anterior, deberá comprobarse el número de expediente del expediente anterior y numerarse con el mismo número.

3. El principio de numeración de expedientes es un caso por caso. Cuando un caso describe varias cosas o un caso se clasifica en múltiples categorías, se debe determinar primero la categoría principal y se debe asignar el número de expediente.

4. Los números de archivo deben ordenarse de izquierda a derecha. Para los casos encuadernados a la derecha, el número de archivo debe completarse en la esquina superior izquierda de la página del caso. /p>

esquina superior derecha.

Artículo 7 Archivado y limpieza de archivos

1. Los documentos archivados deben encuadernarse en carpetas de hojas sueltas de categorías relevantes en orden de números de directorio, y se debe utilizar "ver" según sea necesario. "Papel de salida" indica el número de catálogo para facilitar la lectura.

2. La parte posterior de la carpeta debe estar marcada con el número de clasificación y el nombre de los casos contenidos en la carpeta para facilitar la verificación del archivo.

Artículo 8 Período de retención

A menos que lo especifiquen los decretos gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa, el período de retención de los documentos se regirá por las siguientes disposiciones:

1. Reserva Permanente: (1) Estatutos Sociales; (2) Lista de Accionistas; (3) Normas Organizativas y de Servicio; (4) Aprobación del Gobierno; Documentos; (7) Certificados de título de bienes inmuebles y otros certificados de deuda; (8) Planos de diseño de ingeniería (9) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse permanentemente;

2. Conservación por 10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios; (4) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse por 10 años; años.

3. Conservación por cinco años: (1) Contratos vencidos o rescindidos; (2) Otros documentos aprobados para ser conservados por cinco años.

4. Almacenamiento por un año: no es necesario un almacenamiento prolongado una vez cerrado el estuche.

5. Las normas serán almacenadas permanentemente por el departamento de gestión normativa, y el departamento usuario las conservará mientras estén vigentes.

Artículo 9 Limpieza de archivos

1. El personal de administración de archivos debe limpiar los estantes de archivos en todo momento para mantenerlos limpios y evitar que los insectos se pudran. Durante el reemplazo anual, se limpiará una vez de acuerdo con la reglamentación. Si el período de almacenamiento ha expirado, se podrá destruir antes de la destrucción, se registrará y se presentará al gerente general para su aprobación. a la autoridad competente, y la fecha de destrucción se indicará en la columna de notas del catálogo. 2. Entre los documentos cuyo período de almacenamiento haya vencido, si se verifica que algunos aún tienen valor de referencia de conservación, el personal de gestión del archivo deberá anotar la quinta página del "Formulario de Registro para la Recepción (Emisión) de Documentos" sobre los documentos retenidos y escribir el quinta página

Indicar la fecha de destrucción parcial.