Métodos de gestión del libro mayor de contratos
Métodos para la gestión de libros de contabilidad, estadísticas y archivos de contratos
1. Gestión de contratos
El artículo 1 tiene como objetivo garantizar que la información del libro de contabilidad de contratos sea completa y unificar y estandarizar los diversos aspectos de la empresa. Estas medidas están especialmente formuladas para la gestión de contratos similares.
Artículo 2 Para cualquier contrato firmado en nombre de la empresa, el personal de gestión de contratos establecerá un libro de contabilidad de acuerdo con estas Medidas y lo presentará ante el Departamento Jurídico y de Relaciones Públicas.
Artículo 3 El personal de gestión de contratos son las personas de contacto y enlace legal para la firma del contrato, y son responsables del registro del libro de contratos, la recopilación y almacenamiento de datos, etc.
Artículo 4 El personal de gestión de contratos debe establecer un libro de contabilidad de contratos dentro de los tres días posteriores a la firma y entrada en vigor del contrato, realizar la presentación y revisión de los contratos importantes y ayudar al Departamento Legal a orientar e inspeccionar el trabajo de gestión de contratos.
Artículo 5 El libro de contabilidad del contrato se presentará en formato de tabla. Se completará un contrato en un formulario y se establecerá un archivo. Artículo 6 El libro de contabilidad debe incluir el siguiente contenido:
(1) Nombre del contrato;
(2) Objeto del contrato
(3) Contenido del contrato (; Incluyendo el objeto, cantidad, precio o remuneración, período de ejecución, lugar y método, responsabilidad por incumplimiento del contrato, método de resolución de disputas y otras cuestiones que deben señalarse
(4) Estado de ejecución del contrato); (si hay incumplimiento de contrato, disputas, litigios, etc. y el tiempo para la finalización de la ejecución del contrato
(5) Información adjunta al contrato
(6); ) Otros contenidos importantes que deben registrarse.
Artículo 7 El libro de contabilidad deberá ir acompañado de la siguiente información:
1. Original o copia del contrato
2. La "Empresa" de la otra parte; Licencia Comercial de Persona Jurídica" y calificaciones Copias de certificados de calificaciones y otros materiales;
3. Certificado de identidad del representante legal de la otra parte, poder y certificado de identidad del agente;
4. Contrato complementario, actas de reuniones, correspondencia;
5. Información importante relevante.
Artículo 8 El personal de gestión del libro mayor de contratos tiene derecho a revisar el contrato y los materiales adjuntos. Si se encuentran problemas como inconsistencias de procedimiento, contenido incorrecto o información incompleta, deben solicitarlo de inmediato a la persona que firmó el contrato. contrato para tomar medidas para corregir o complementar la información para garantizar que la celebración y ejecución del contrato sean legales y efectivas.
Artículo 9 Para utilizar o tomar prestada información del libro mayor de contratos, los procedimientos de uso o préstamo deben completarse. El usuario o prestatario debe conservar adecuadamente la información del contrato y no dañarla ni perderla, y mucho menos alterarla o reemplazarla sin. autorización; el proceso se completa Después de eso, la información del contrato utilizada o prestada debe devolverse al administrador de la cuenta del contrato de manera oportuna. Si la violación de lo dispuesto en el párrafo anterior causa consecuencias adversas para la empresa, los responsables correspondientes deberán rendir cuentas.
Artículo 10 Las presentes Medidas serán formuladas e interpretadas por el Ministerio de Justicia y se aplicarán a partir de la fecha de su promulgación.
2. Gestión Estadística
Capítulo 1 Principios Generales
Artículo 1 Con el fin de adaptarse a las necesidades de desarrollo empresarial de la empresa, fortalecer y mejorar aún más la gestión nivel de la unidad, y estandarizar continuamente el trabajo de gestión empresarial y establecer un sistema de trabajo de estadísticas por contrato.
Este sistema se establece de acuerdo con el espíritu de las leyes y regulaciones estadísticas nacionales y en conjunto con los requisitos documentales relevantes de la empresa.
Artículo 2 Los requisitos básicos para el trabajo estadístico son: garantizar la autoridad, exactitud y puntualidad de la información del contrato, y el trabajo estadístico debe servir a la gestión y desarrollo de la empresa.
Artículo 3 Los datos estadísticos deben reportarse con veracidad de acuerdo con las disposiciones de la Ley de Estadística y el sistema estadístico. Información falsa, ocultación de informes, negativa a informar, presentación tardía y falsificación o manipulación de datos estadísticos. no están permitidos.
Artículo 4 El liderazgo y la supervisión del trabajo estadístico deben fortalecerse en los siguientes aspectos:
(1) Dirigir y apoyar a las agencias estadísticas, a los estadísticos y a otro personal relevante en la implementación de las estadísticas. leyes, reglamentos y sistemas estadísticos, completar las tareas de trabajo estadístico de manera precisa y oportuna, y fortalecer la modernización del trabajo estadístico.
(2) Absorber y organizar a los estadísticos para que participen en la operación y gestión empresarial y presten servicios y servicios; función supervisora de las estadísticas;
(3) Garantizar eficazmente el personal, las condiciones de trabajo y los horarios de trabajo necesarios para el trabajo estadístico.
Capítulo 2 Agencias estadísticas y estadísticos
Artículo 5 Se deben establecer estadísticos a tiempo completo o parcial en el departamento financiero para establecer y mejorar la red estadística interna de la empresa.
Artículo 6 Las principales responsabilidades del organismo estadístico o del responsable de las estadísticas son:
(1) Organizar y coordinar el trabajo estadístico de la unidad, completar las tareas de investigación estadística. de cada departamento, recopilar y organizar, proporcionar información estadística
(2) Realizar análisis estadísticos y supervisión estadística de la producción y operación de la unidad
(3) Gestionar los cuestionarios estadísticos de la unidad; y establecer y mejorar el sistema de cuentas estadísticas, y establecer y mejorar el sistema de registro original junto con las instituciones o el personal pertinentes.
Artículo 7 Los estadísticos deben estudiar concienzudamente las leyes y reglamentos estadísticos, implementar estrictamente los sistemas estadísticos; estudiar diligentemente los negocios estadísticos, dominar las habilidades de trabajo estadístico, estar familiarizados con el significado y los métodos contables de varios indicadores estadísticos e informar de acuerdo con Procedimientos estandarizados. Envío de estadísticas.
3. Gestión y presentación de informes de datos estadísticos
Artículo 11 Los informes estadísticos, las cifras y la información requeridos por el departamento de estadística del gobierno y otros departamentos relevantes de la empresa deben presentarse a tiempo. Los datos deben ser presentados luego de ser revisados, firmados o sellados por el líder de la unidad o el encargado de estadística. Las estadísticas financieras relevantes serán proporcionadas por instituciones de contabilidad financiera o personal contable, y serán revisadas, firmadas o selladas por el responsable de la contabilidad financiera.
Artículo 12 Los estados estadísticos y la información de los estados financieros deben ser verdaderos y confiables, y el rango de calibre y los resultados contables de los mismos indicadores deben ser consistentes.
IV. Responsabilidades legales pertinentes
Artículo 13 Las declaraciones e información que presenten las empresas al departamento de estadística del gobierno deberán cumplir estrictamente con las normas pertinentes de la Oficina Nacional de Estadísticas y de la Dirección Provincial. de Estadísticas, y debe ser presentado por los departamentos correspondientes. Después de la verificación y aprobación del gerente general, el informe se informará de manera uniforme. Si se impone alguna sanción por violación de leyes y reglamentos, la persona responsable correspondiente será considerada responsable, y. la persona responsable correspondiente será considerada responsable dependiendo de las circunstancias.
(1) Cualquier persona que viole cualquiera de las siguientes normas será amonestada y el personal correspondiente será responsable:
1. Informes falsos u ocultación de datos estadísticos. /p >
2. Falsificar o alterar datos estadísticos;
3. Negarse a informar o informar tarde repetidamente sobre datos estadísticos.
(2) De acuerdo con las regulaciones de la Oficina Nacional de Estadísticas, los datos estadísticos reportados por una empresa sin registros originales relevantes, declaraciones internas, libros de contabilidad estadísticos y otras bases contables se tratarán como datos estadísticos falsificados.
(3) De acuerdo con las regulaciones de la Oficina Nacional de Estadísticas, si una empresa retrasa la presentación de datos estadísticos más de tres veces en un año estadístico, será sancionada como presentación tardía múltiple de datos estadísticos.
(4) Si los líderes empresariales modifican datos estadísticos, fabrican datos falsos por su cuenta, o obligan o instruyen a agencias estadísticas o estadísticos a alterar datos estadísticos o fabricar datos falsos, la empresa deberá notificar a la empresa las críticas. y recomendar a los departamentos pertinentes (Unidad) será sancionado en consecuencia.
(5) Si los líderes empresariales toman represalias contra los estadísticos que se niegan o se resisten a manipular datos estadísticos, fabrican datos falsos, informan falsamente u ocultan datos estadísticos, el personal relevante será responsable según las circunstancias.
(6) Si los estadísticos de la empresa participan en la manipulación de datos estadísticos o en la fabricación de datos falsos, la empresa notificará a la empresa de las críticas y recomendará a los departamentos pertinentes que impongan las sanciones correspondientes.
(7) Las multas por infracción de la Ley de Estadística correrán a cargo de los responsables correspondientes.
V. Gestión de archivos
Con el fin de estandarizar aún más la gestión de documentos de contratos, mejorar el nivel de gestión de contratos y lograr gradualmente la estandarización, institucionalización y cientificización del trabajo de gestión de contratos de la empresa, Este sistema está especialmente formulado.
1. Los expedientes contractuales a los que se refiere este sistema son diversos acuerdos y textos contractuales formados por la empresa en sus operaciones comerciales (excluidos los contratos laborales).
2. Principios de la gestión de archivos de contratos
1. Los archivos de contratos están centralizados y unificados administrados por el departamento de finanzas de la empresa para garantizar la integridad, la integridad y el uso eficaz de los archivos.
2. El Departamento de Finanzas debe designar una persona dedicada que será responsable de la planificación, coordinación, organización, clasificación y custodia generales de todos los documentos contractuales de la empresa, y que será responsable de supervisar y guiar el contrato. gestión de cada departamento.
3. El departamento que necesita celebrar varios acuerdos y documentos de desempeño en nombre de la empresa es el departamento de ejecución del contrato. El departamento de ejecución debe designar al contratista de acuerdo con las necesidades del proyecto del contrato. Durante el período de prueba, los empleados que no estén autorizados por el gerente general no podrán ser anfitriones.
3. Métodos de gestión de documentos contractuales
1. Los documentos contractuales se clasifican y numeran según el nombre del departamento combinado con la fecha, el año y el mes de la firma.
2. Reglas de numeración del contrato: la primera letra del nombre del departamento de la empresa - el año y mes de la firma del contrato (seis dígitos) - el número de secuencia (tres dígitos). Ejemplo: TGB-201102-001 (Contrato nº 1 del Departamento de Promoción en febrero de 2011)
3. La gestión de contratos implementa un sistema que combina la revisión y la refrendación por parte del departamento de promoción y los departamentos pertinentes. es responsable de la celebración y ejecución del contrato. Asumir la plena responsabilidad de todo el proceso. El jefe del departamento de empresa es el primer responsable y el empresario es el responsable directo. La oficina del gerente general y el departamento de revisión y refrendación tendrán las responsabilidades correspondientes si deben emitir opiniones relevantes pero no lo hacen.
4. Todos los departamentos pertinentes y la dirección general supervisarán y auditarán todo el proceso de celebración, ejecución, modificación y resolución del contrato de acuerdo con sus funciones.
5. Todos los departamentos funcionales dentro de la empresa no pueden hacer ofertas, asumir compromisos, firmar contratos o realizar documentos escritos en su propio nombre.
6. El departamento de ejecución de contratos y el departamento de finanzas deben establecer libros de contabilidad de contratos respectivamente e implementar un sistema de seguimiento del desempeño y responsabilidad de presentación de informes. El desempeño del contrato y los datos originales deben ser conservados por el departamento de finanzas, y únicamente por el departamento de ejecución. Conserva fotocopias.
7. Los documentos del contrato guardados deben limpiarse y revisarse una vez al año. Si hay alguna pérdida o daño, se debe identificar la causa, tratarla de manera oportuna y llamar al personal correspondiente. responsable de los contratos que se han ejecutado durante más de dos años (incluido este número) El acuerdo de contrato completo será examinado y archivado por el Departamento de Finanzas.
8. El Departamento de Finanzas debe fortalecer el trabajo estadístico sobre los archivos de contratos y preparar una lista estadística de contratos basada en registros originales para llevar a cabo eficazmente la consulta y utilización de los documentos del contrato.
9. Los empleados de cada departamento pueden consultar los documentos del contrato en el Departamento de Finanzas. Si necesitan pedirlos prestados para necesidades laborales, deben registrarse y luego pasar por los procedimientos de préstamo pertinentes en el Departamento de Finanzas y prestar. ellos como fotocopias. El contrato original no podrá prestarse sin circunstancias especiales.
10. Las condiciones de almacenamiento de los documentos del contrato incluyen prevención de incendios, a prueba de humedad, prevención de plagas y otras medidas para garantizar la seguridad de los documentos del contrato.
11. Los prestatarios no pueden alterar, falsificar o romper los materiales de archivo del contrato. Los infractores serán castigados según las circunstancias.
12. El nivel de confidencialidad del documento del contrato es confidencial. Nadie podrá divulgar el contrato al público sin autorización. Los infractores serán sancionados según las circunstancias.