Reglamento de gestión de archivos empresariales
La gestión de archivos también se denomina trabajo de archivos. Es el término general para las diversas tareas comerciales de la oficina de archivos que administra directamente las entidades de archivo y la información de archivo y brinda servicios de utilización. Las siguientes son las regulaciones de administración de archivos corporativos que he recopilado para usted. !
Reglamento de Gestión de Archivos Corporativos
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Artículo 1: Este reglamento está especialmente formulado para mejorar la gestión de archivos de la empresa, proteger y utilizar eficazmente los archivos. , y salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la empresa.
Artículo 2 Los archivos a que se refiere este reglamento se refieren a los registros de los asuntos pasados y presentes de la empresa que están formados directamente por los departamentos y empleados de la empresa en todos los niveles de negocios, operaciones, gestión corporativa, relaciones públicas. y otras actividades registros históricos en diversas formas, como textos diversos, cuadros, libros de cuentas, comprobantes, estados de cuenta, información técnica, discos de computadora, audio y video, películas, objetos honoríficos, certificados, etc.
Artículo 3 La empresa, sus departamentos y sus empleados tienen la obligación de proteger los ficheros.
Artículo 4: El trabajo de los archivos se realizará bajo un liderazgo unificado, basado en los principios de almacenamiento y revisión jerárquicos, y se gestionará en red.
Capítulo 2 Organización de archivos y sus responsabilidades
Artículo 5 Cada departamento de la empresa designará personal dedicado para ser responsable de la gestión de archivos (es decir, empleados de datos).
Artículo 6 El trabajo de archivos está bajo el liderazgo unificado del director general de la empresa, y la oficina es responsable de recibir, recopilar, clasificar, configurar archivos y mantener los archivos conservados por la oficina especificada en el Anexo. 2 y velar por su utilización y supervisar el trabajo de archivo de todas las partes para departamentos, filiales, sociedades anónimas y empresas conjuntas.
Artículo 7 La oficina debe mejorar gradualmente el sistema de archivos, garantizar la seguridad y el uso conveniente de los archivos, adoptar medios científicos y realizar gradualmente la modernización de la gestión de archivos.
Capítulo 3 Gestión de archivos
Artículo 8 Método de organización:
1. Método: centrarse en las características del problema, configurar volúmenes pequeños, un volumen para. cada asunto.
2. Pasos:
A. Recopilar
Archivos de documentos: El volumen del año anterior se establece en el año actual, y el volumen del actual. El año está preestablecido. Archivos empresariales de ciencia y tecnología: se establecen los volúmenes de proyectos completados y los datos de proyectos sin terminar se organizan en volúmenes.
B. Organizar según clasificación y tiempo de establecimiento.
C. Clasificación Clasificar según el siguiente método de clasificación
D. Establecimiento del archivo Distinguir entre diferentes valores y determinar el período de almacenamiento: permanente, largo plazo, corto plazo.
Artículo 9 Gestión de Procesos:
1. Expedientes bajo custodia de la empresa: Los encargados de datos de cada departamento de la empresa y sus filiales deberán realizar un buen trabajo en la documentación previa de los mismos. Documentos diarios Una vez finalizado el evento o antes del día diez del primer mes de cada trimestre, se recopilan en un volumen los documentos prepresentados que deben presentarse en el trimestre anterior y se entregan a la oficina para su custodia. uno puede apropiarse de él para sí mismo.
2. Archivos bajo custodia departamental: recopilados en un volumen y presentados en la oficina antes del día diez del primer mes de cada trimestre. Cada custodio jerárquico deberá presentar el catálogo general de archivos y materiales predocumentados. Antes del día diez de febrero de cada año. Presentar el catálogo a la oficina.
Artículo 10 Supervisión: La oficina realizará inspecciones periódicas o irregulares con base en el catálogo general de expedientes y el catálogo de materiales predocumentados reportados por cada departamento para supervisar la gestión de expedientes de cada departamento y departamento. Trabajar.
Artículo 11 Destrucción: Se debe informar al gerente general para su aprobación. Al destruir, más de dos personas deben ser responsables de supervisar la destrucción y firmar la lista.
Artículo 12 Clasificación y numeración de los expedientes de la empresa: El encargado del tratamiento designado deberá operar de acuerdo con los requisitos de clasificación y numeración de los expedientes pertinentes, previa capacitación de la oficina.
Artículo 13 Los diversos contratos económicos celebrados externamente en la empresa se tramitarán de conformidad con el "Reglamento de Gestión de Contratos".
Artículo 14 Préstamo: Si la empresa necesita pedir prestados documentos, se debe completar el formulario de referencia del archivo. Los empleados no pueden llevarse documentos y materiales importantes relacionados con la empresa a voluntad si los necesitan. Para sacar documentos debido al trabajo, deben solicitar la revisión del archivo. Los procedimientos de préstamo deben ser aprobados por la oficina antes de ser retirados y devueltos inmediatamente después de su uso. Los lectores deben conservar los archivos prestados correctamente y no se les permite copiar, reemplazar, alterar, desfigurar, subrayar, etc. sin permiso, y no deben colocarlos al azar para evitar pérdidas.
Artículo 15: Revisión jerárquica: La empresa tiene el derecho absoluto de formular clasificaciones de revisión específicas.
Capítulo 4 Sistema de copia de seguridad de archivos
Artículo 16 Se debe realizar una copia de seguridad de todos los documentos valiosos, declaraciones, registros comerciales, etc. de la empresa.
Artículo 17 Todos los departamentos deben hacer todo lo posible para utilizar computadoras para la gestión y trabajar para facilitar el procesamiento digital y la preservación de los datos comerciales. La información y ficheros almacenados en el ordenador se gestionarán según las “Medidas de Gestión Informática”.
Artículo 18 Los discos de respaldo y los discos de origen deben almacenarse por separado, y los discos de respaldo de la empresa deben mantenerse fuera de la empresa.
Capítulo 5 Regulaciones de Tratamiento
Artículo 19 Si ocurre alguno de los siguientes actos, se otorgará una deducción salarial de 50 a 500 yuanes dependiendo de la gravedad del caso. constituye delito, se perseguirá la responsabilidad penal conforme a la ley:
1. Dañar, perder o destruir archivos corporativos sin autorización
2.
3. Alteración o falsificación de archivos
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4. Responsables de archivos que no informan oportunamente la presentación o tienen una mala gestión
5. Quienes tomen prestado, saquen o chequen más allá del nivel sin seguir los procedimientos (los responsables del expediente serán sancionados en la misma forma)
Capítulo Sexto Responsabilidades
Artículo 21 Este sistema se aplica a todos los empleados y departamentos de Weifan Company.
Artículo 22 El departamento responsable de la supervisión de este sistema es la oficina de la empresa
El primer responsable es el responsable de información designado por cada departamento
; La segunda persona a cargo es el oficial de información. El director del departamento del empleado.
Regulaciones de gestión de datos comerciales
Con el fin de mejorar el nivel de gestión de archivos de la empresa y fortalecer aún más la estandarización y estandarización del archivo de datos comerciales, de acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular de China" y "Medidas para la Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China", formulan estas normas.
1. Responsabilidad del archivo de datos comerciales
El departamento comercial integral es responsable de formular estándares de gestión de datos comerciales, guiar, inspeccionar y capacitar el trabajo de archivo de datos de cada departamento comercial. El departamento es responsable de cada recopilación, clasificación, almacenamiento, identificación, estadísticas y provisión de utilización de información comercial profesional y específica. Los proyectos completados serán archivados por el departamento comercial y entregados a la oficina para su almacenamiento unificado dentro del tiempo especificado. Los consumibles, como las cajas enrollables (clips), los asigna uniformemente la oficina y el departamento comercial los solicita.
2. Requisitos para los documentos archivados
1. El contenido de los documentos archivados debe ser verdadero y exacto.
2. Los materiales documentales archivados deben cumplir con los requisitos de producción del documento, incluyendo título, firma, hora (año, mes, día), sello, texto y anexos, la versión final y forma de emisión del documento oficial. , comunicación de superiores y empresa. El formulario, la solicitud de instrucciones y aprobación, así como el conjunto especial de materiales deben estar completos.
3. Los documentos archivados deben ser de buena calidad, estar escritos con claridad y letra clara.
4. La escritura a mano de documentos archivados debe satisfacer las necesidades de almacenamiento a largo plazo y debe escribirse o producirse con tinta azul negra o carbón o tinta de alta calidad. Está estrictamente prohibido desvanecerse. Tales como: bolígrafo, lápiz, papel carbón, tinta azul (roja) pura y otros materiales de escritura.
5. El formato de papel de los materiales de documentos archivados debe cumplir con los requisitos. Generalmente, los materiales de documentos deben ser papel A4 cuando sea necesario, pero el archivo debe doblarse al tamaño de papel A4. .
3. Requisitos de disposición
1. Título del expediente
El título del expediente debe ser conciso y preciso, y poder resumir los Contenidos y componentes de los documentos del expediente.
El formato de composición del título del expediente del caso:
(1) Nombre estándar + tipo de negocio
(2) Número de paquete de transferencia + tipo de negocio
(3) Tiempo + tipo de negocio
2. Clasificación de archivos dentro del volumen
(1) Directorio de archivos comprimidos
El directorio de archivos comprimidos contiene los archivos dentro del volumen. Una tabla que documenta títulos y otras características, y fija el orden en que se organizan los documentos.
(2)Archivos archivados
Los archivos archivados en un volumen generalmente se organizan en orden de importancia o tiempo.
Los documentos inseparables deben estar ordenados, es decir, el documento original está al frente, el adjunto al reverso; la aprobación e instrucciones al frente, la solicitud y el informe al reverso; el documento formal está en el frente, el formulario de emisión está en la parte posterior; la llegada del superior está escrita en el frente, el contrato está en la parte posterior, los materiales escritos están en el frente y los dibujos están en la parte posterior; . Los borradores revisados de documentos importantes se organizan en secuencia después del borrador final.
(3) Formulario de preparación de examen
El formulario de preparación de examen es un documento que explica los defectos, modificaciones, ampliaciones, quitas y destrucciones de los materiales del presente expediente.
3. Encuadernación de expedientes
(1) Caja de volumen
El largo y ancho de la caja de volumen (clip) son 315 mm y 235 mm, y el El espesor se puede determinar según las necesidades. Configure el calibre en 30 mm, 40 mm o 50 mm.
Los elementos de portada del cuadro (carpeta) del expediente deben incluir: título del expediente, unidad de compilación, tiempo de compilación, período de almacenamiento, nivel de confidencialidad y declarante del expediente.
(2) Encuadernación de expedientes
Antes de encuadernar los expedientes, se deben retirar los objetos metálicos (grapas, alfileres, etc.) de los documentos del expediente
Los documentos no están Las líneas de encuadernación restantes deben parchearse y recortarse, las dañadas deben pegarse bien y las más grandes deben doblarse cuidadosamente
Tome el directorio de archivos archivados y los materiales archivados; desde la parte inferior izquierda y utilice una remachadora para unirlos firmemente, prestando atención a no invertir, no esparcir páginas, no presionar palabras.
4. Grabación de archivos electrónicos
Una vez finalizado el archivado, la versión electrónica del expediente del caso debe grabarse en un soporte duradero, como un CD de una sola escritura. La etiqueta del CD debe indicar el año y el título del expediente del caso, y colocarlos juntos en la caja del volumen (clip).
Disposiciones sobre la Gestión de Expedientes Comerciales de las Empresas Financieras
Capítulo 1 Disposiciones Generales
El artículo 1 tiene por objeto regular la gestión de los expedientes comerciales de las empresas financieras. a la "República Popular China y a la República Popular China" La Ley de Archivos Nacionales, la Ley de Bancos Comerciales de la República Popular China, la Ley de Seguros de la República Popular China, la Ley de Valores de la República Popular China y otras leyes pertinentes se formulan sobre la base del trabajo comercial real de las empresas financieras.
Artículo 2 El término "archivos comerciales de empresas financieras", como se menciona en este reglamento, se refiere a los diversos soportes que forman las empresas financieras en el manejo de negocios financieros y actividades de servicios tales como finanzas monetarias, mercados de capital, seguros y fideicomisos y tienen valor de conservación en forma de registro. Artículo 3 Estas regulaciones se aplican a las siguientes instituciones financieras establecidas de conformidad con la ley dentro del territorio de la República Popular China:
(1) Bancos de política, bancos comerciales, bancos cooperativos rurales, cooperativas de crédito urbano, cooperativa de crédito rural.
(2) Sociedades de valores, sociedades de futuros, sociedades administradoras de fondos y sus filiales constituidas de conformidad con la ley para dedicarse a actividades de gestión de activos.
(3) Sociedades de grupos aseguradores (holding), compañías de seguros, sociedades de gestión de activos de seguros e intermediarios profesionales de seguros.
(4) Sociedades fiduciarias, sociedades de gestión de activos financieros, sociedades financieras de grupos empresariales, sociedades de arrendamiento financiero, sociedades de financiación al consumo, sociedades de financiación de automóviles y sociedades de corretaje de divisas.
(5) Sociedades dedicadas al negocio cambiario, al negocio de pagos y compensación y al negocio de venta de fondos.
(6) Otras empresas autorizadas que realicen actividades comerciales financieras.
Artículo 4 Los expedientes comerciales de las empresas financieras son muy importantes para salvaguardar los intereses de las empresas y clientes financieros, proteger los derechos de los consumidores, prevenir y controlar los riesgos financieros, combatir los delitos económicos, garantizar la seguridad económica nacional y promover la economía y la sociedad. desarrollo.Es una parte importante de los archivos empresariales financieros y la base de la gestión empresarial. Debe ser una gestión centralizada y unificada por parte del departamento de archivos empresariales.
Artículo 5 Los departamentos administrativos de archivos de todos los niveles son responsables de la orientación, supervisión e inspección de los archivos comerciales de las empresas financieras de acuerdo con sus funciones, las agencias de supervisión y gestión de empresas financieras de todos los niveles y sus enviados; Las oficinas son responsables de la gestión de los archivos comerciales de las empresas financieras. Incorporarse al sistema y proceso de supervisión y gestión de las empresas financieras y ser supervisadas al mismo tiempo que las empresas.
Artículo 6 El departamento de archivos o el departamento de gestión de archivos de una empresa financiera (en lo sucesivo denominados colectivamente "departamento de archivos") es responsable de la planificación, supervisión, orientación e inspección generales del trabajo de archivos comerciales de la empresa. Todos los departamentos comerciales relevantes cooperan con el departamento de archivos Organización e implementación del departamento. Los departamentos de archivos de cada sucursal de una empresa financiera son responsables de la gestión de los archivos comerciales de la sucursal y de supervisar, orientar e inspeccionar los archivos comerciales de las sucursales afiliadas.
Artículo 7 Las empresas financieras deberán establecer y mejorar un sistema unificado de gestión de archivos para documentos y materiales comerciales incluir la formación, acumulación, clasificación y archivo de documentos y materiales comerciales en los procesos de trabajo comercial e incluirlos en el trabajo comercial; o planes de proyecto, incluidos en el alcance de responsabilidades del departamento comercial y el sistema de responsabilidad laboral del personal comercial, incluidos en el sistema de evaluación empresarial y el sistema de recompensas y castigos, para garantizar el archivo completo de los documentos y materiales comerciales.
Artículo 8 Las empresas financieras establecerán y mejorarán sistemas relevantes para el almacenamiento, utilización, identificación y destrucción de archivos comerciales para garantizar la autenticidad, integridad, eficacia y seguridad de los archivos comerciales y cumplir con los requisitos de la empresa. para evidencia, responsabilidad e información, preservación de la historia y otros aspectos de las necesidades.
Artículo 9 Las empresas financieras establecerán un sistema de responsabilidad por el trabajo de archivo e impondrán las sanciones correspondientes a quienes no archiven de acuerdo con las regulaciones o causen daños, pérdida o filtración de archivos.
Artículo 10 El personal de gestión de archivos comerciales de las empresas financieras deberá tener los conocimientos y habilidades profesionales correspondientes en materia de archivos y recibir capacitación comercial regular.
Capítulo 2 Disposición y archivo de documentos comerciales
Artículo 11 Las empresas financieras deberán cumplir con las leyes, reglamentos administrativos, normas y reglamentos del departamento de gestión y supervisión financiera del Consejo de Estado y el departamento administrativo de archivos, de acuerdo con los requisitos de los documentos normativos, combinados con el flujo de trabajo comercial, formular el alcance de archivo de los documentos y materiales comerciales de la empresa y el período de retención de los archivos comerciales cuando el alcance comercial o el flujo de trabajo cambian, deben revisarse y mejorado de manera oportuna.
La determinación del alcance del archivo y el período de almacenamiento debe cumplir con los requisitos reglamentarios del estado para las actividades financieras y la necesidad de salvaguardar los intereses corporativos y los derechos de los clientes, el período de almacenamiento de los archivos comerciales no será más corto que el período de almacenamiento; claramente estipulado en las leyes y regulaciones pertinentes; El período de almacenamiento de archivos comerciales electrónicos no será más corto que el período de almacenamiento de archivos en papel similares.
Artículo 12 El departamento de archivos de las empresas financieras estudiará y determinará el archivo de documentos y materiales comerciales de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes de acuerdo con los principios de seguir las reglas para la formación de documentos y materiales. mantener la conexión orgánica entre documentos y materiales, y facilitar el almacenamiento, la búsqueda y la utilización. Organizar y clasificar métodos de numeración, formular estándares relevantes y mantenerlos relativamente estables.
Artículo 13 El departamento comercial de una empresa financiera deberá, de acuerdo con las regulaciones pertinentes, organizar y archivar los documentos y materiales que deben archivarse según sea necesario y transferirlos al departamento de archivos de la empresa para su gestión centralizada. periódicamente y gestionar los procedimientos de presentación y entrega. El plazo específico de presentación podrá determinarse de acuerdo con las características del trabajo empresarial, salvo que el Estado especifique lo contrario, no deberá exceder a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente.
Artículo 14 Los documentos y materiales de las empresas financieras generalmente se archivan en una sola copia. Para documentos y materiales más importantes o de uso frecuente, el número de copias puede aumentarse adecuadamente.
Artículo 15 Para los documentos y materiales comerciales que pertenecen a la administración empresarial, los originales se almacenarán en archivos de administración y las copias se pueden almacenar en archivos comerciales relevantes y se marcarán con números de referencia mutuos.
Artículo 16 Las empresas financieras llevarán registros de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
Artículo 17 Si se archivan simultáneamente documentos en papel y electrónicos, el contenido del documento, las explicaciones y descripciones relevantes deben ser consistentes. Los archivos comerciales que se encuentran únicamente en forma de soporte electrónico deben cumplir con las regulaciones nacionales sobre documentos electrónicos; Archivística e Implantación de normativas y estándares para la gestión de archivos electrónicos.
Artículo 18 Cuando una empresa financiera construye un sistema de información comercial, el departamento de archivos participará. El departamento de archivos propondrá los requisitos pertinentes para la gestión del archivo de documentos electrónicos para garantizar que los documentos electrónicos formados puedan archivarse y que los documentos electrónicos generados puedan ser archivados. Los documentos electrónicos después del archivo cumplen con los requisitos de gestión de registros electrónicos.
Artículo 19 Cuando se cambien los puestos del personal empresarial, los documentos y materiales para el trabajo empresarial del que son responsables deben transferirse oportunamente y los archivos prestados y no pagados deben limpiarse.
Artículo 20 Si una empresa financiera nacional invertida y establecida de conformidad con la ley tiene una institución en el extranjero, deberá establecer un sistema de gestión de archivos comerciales para la institución en el extranjero.
Capítulo 3 Gestión de archivos comerciales
Artículo 21 Las empresas financieras estarán equipadas con equipos y almacenes de almacenamiento de archivos comerciales que cumplan con los requisitos para la protección de archivos y la gestión de seguridad, y garantizarán instalaciones de almacenamiento y equipo de operación normal.
Artículo 22 Las empresas financieras almacenarán y administrarán de forma segura los archivos comerciales electrónicos de acuerdo con los requisitos pertinentes, garantizarán la autenticidad, integridad, seguridad y disponibilidad de los archivos comerciales electrónicos y llevarán a cabo una gestión heterogénea de archivos comerciales importantes. -Copia de seguridad del sitio para garantizar la seguridad de los archivos comerciales. Las empresas financieras tienen la responsabilidad final de la seguridad de la información de los archivos.
Artículo 23 Si una empresa financiera subcontrata la gestión de archivos comerciales, deberá revisar estrictamente las capacidades y calificaciones de seguridad de la información del contratista. Al firmar un contrato, se deben aclarar las responsabilidades y los términos acordados con respecto a la custodia segura de los archivos, la confidencialidad de la información y el suministro y utilización para garantizar la seguridad y la utilización de los archivos comerciales.
Está estrictamente prohibido subcontratar o confiar a cualquier agencia intermediaria social la custodia de archivos comerciales que involucren secretos de estado.
Artículo 24: El departamento de archivos de las empresas financieras hará un buen trabajo en el trabajo estadístico de la gestión de archivos comerciales y la investigación y utilización de datos estadísticos para garantizar la integridad, precisión y continuidad de los datos estadísticos.
Artículo 25 Las empresas financieras establecerán un sistema de información de gestión de archivos comerciales y mejorarán gradualmente el nivel de gestión de los archivos comerciales electrónicos. Las funciones del sistema de información de gestión de archivos empresariales deberán cumplir con la normativa nacional pertinente.
Capítulo 4 Utilización, evaluación y eliminación de archivos comerciales
Artículo 26 Las empresas financieras deberán preparar herramientas de recuperación de archivos comerciales para facilitar la recuperación e consulta de archivos comerciales.
Artículo 27 Las empresas financieras registrarán el acceso y uso de los archivos comerciales y realizarán procedimientos de aprobación para su uso fuera de la autoridad.
Artículo 28: Los departamentos de archivos de empresas financieras deben llevar a cabo activamente la prestación y utilización de servicios de archivos comerciales, fortalecer la compilación, investigación y desarrollo de archivos comerciales y satisfacer las necesidades de las actividades comerciales financieras corporativas y el trabajo de gestión. .
Las empresas financieras deben proporcionar archivos comerciales verdaderos y precisos para que los departamentos de supervisión comercial y los departamentos judiciales pertinentes realicen tareas oficiales de conformidad con la ley.
Artículo 29 Las empresas financieras establecerán un equipo de evaluación de archivos compuesto por líderes, departamentos de archivos y personal del departamento comercial para realizar evaluaciones de los archivos comerciales vencidos de acuerdo con las regulaciones pertinentes y formar informes de evaluación de los archivos comerciales vencidos que se hayan perdido; su valor de conservación sólo podrá ser destruido previa aprobación y firma del responsable de la empresa. La destrucción de archivos debe realizarse en un lugar designado y supervisada por una persona designada. Los archivos destruidos deben registrarse y almacenarse permanentemente junto con el informe de tasación. No se destruirán los expedientes comerciales que hayan expirado pero que tengan reclamos y deudas pendientes u otros asuntos no resueltos. Los archivos comerciales con un importante valor de conservación para el país y la sociedad deben conservarse durante un período prolongado.
Artículo 30 Si una empresa financiera cambia o termina por diversas razones, los expedientes comerciales se eliminarán adecuadamente de acuerdo con las normas nacionales pertinentes.
Artículo 31 Sin el permiso del departamento administrativo de archivos, las empresas financieras no podrán sacar del país archivos comerciales que involucren secretos de estado de ninguna manera o forma.