Libro de planificación de conferencias

Modelo de carta de planificación de reunión (1)

Recientemente, participé en la planificación de una serie de actividades del "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China". Como planificador principal y supervisor ejecutivo de este proyecto, creo profundamente que para llevar a cabo con éxito un evento de conferencia a gran escala, todo el personal y los participantes deben tener claro el propósito y la importancia del evento. Por lo tanto, he refinado repetidamente el tema de la actividad, el propósito de la actividad, el propósito de la actividad y los objetivos de la actividad de esta reunión, y ahora los comparto de la siguiente manera:

Tema de la actividad:

Título principal: " Serie de actividades "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China"

Subtítulo: Conferencia especial "Abrazar la era saludable" y ceremonia de lanzamiento del "Proyecto de ayuda"

Banner: ¿Cumplir los deseos de las personas? Cumplir los sueños humanos

¿El cariño siempre está ahí? La ayuda está en todas partes

Reducir la carga de las familias en todo el mundo y hacer que las personas sean felices y saludables

Propósito de la actividad:

Para familias de todo el mundo Reduzca la carga y haga que las personas de todo el mundo sean felices y saludables.

Propósito de la actividad:

Permitir que los sistemas de salud y planificación familiar en todos los niveles comprendan plenamente el "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China" y comprendan su publicidad y servicios únicos, a fin de eliminar la desconfianza de la gente hacia el "Proyecto de Ayuda"” y el miedo a los elevados gastos médicos. Establecer una imagen de marca de servicio a la causa de la salud de la población de "la atención siempre está ahí, la asistencia está en todas partes", promoviendo así el avance integral del "proyecto de ayuda".

Objetivos de la actividad:

1. Número de participantes: 200 personas (teniendo en cuenta factores como el efecto general del evento, gastos, número de asistentes, creación de ambiente en el lugar). , etc., el límite es 200 personas La escala es ideal).

2. Ganancias esperadas: Las unidades y los individuos participantes vienen aquí con placer y regresan satisfechos.

3. Dar forma a la imagen: Utilizar diversos productos y servicios para que las personas beneficiarias recuerden el “proyecto de ayuda” y establezcan una imagen de marca fuerte.

4. Comunicación de la marca: forme un plan de comunicación de marca maduro para optimizar y copiar continuamente.

Para controlar los riesgos y mejorar el efecto de la reunión, realicé diseños precisos para el proceso de la reunión, la gestión in situ y la distribución del lugar, etc., para que de ahora en adelante todos, todos los días, todo, e incluso el encuentro. Cada persona, cada cosa, cada minuto. Por ejemplo:

¿Hora? Importa

07:00 Inventario e inventario del estado de preparación de varios artículos.

07:10 Determinar los invitados que pueden asistir a la reunión, establecer una base de datos representativa e imprimir formularios.

07:20 El personal relevante trajo diversos artículos y partió del comité organizador.

　07:50 Llegar al recinto y comenzar a instalarse fuera del recinto.

　08:30 Comience a configurar el lugar y a depurar varios equipos y redes.

09:10 El diseño del lugar está completo y el personal relevante está en espera.

　09:20 Representantes comenzaron a congregarse en la entrada del recinto, esperando entrar.

El ingreso comienza a las 09:30, se dispone de etiqueta, revisión de boletos, acompañantes, anfitriones, representantes, expertos, líderes, etc.

　09:50 Reproducir vídeo

　09:55-10:00 Sonido entre bastidores

　10:00-10:05 Palabras de apertura

10:05-10:07 Nada más entrar el líder de la escolta se reproduce la "Marcha Radetzky"

10:07-10:20 El líder pronuncia un discurso

10:20 Flores

　10:20-10:22 La "música de salida" se reproducirá tan pronto como salga el líder de la guardia

　10:22-10:25 Anfitrión

　10:25-10:27 ¿Entra el segundo líder de la guardia? Toca "Radetzky March"

10:27-10:35 El líder 2 habla

10:35 Flores

10:35-10:37 El segundo líder de la guardia sale y toca "música de salida"

10:37-11:10 Discurso de experto: "Abrazar lo saludable Era"

11:10-11 : 30 Demostración de productos

　11:30-11:40 Los representantes de los pilotos reciben obsequios y los líderes otorgan placas/placas

11:40-12:00 Representantes de los destinatarios pronuncian discursos (4 personas)

　12:00-12:05 Los líderes salen y tocan "música posterior a la reunión"

　12:05 -12:15 Representantes asisten al almuerzo banquete

　12:15-12:20 Líder del Comité Organizador: Brindis

12:20-13:30 Almuerzo banquete/área de demostración de productos y experiencia inicio de actividades de la zona

13:30-14:00 Despedida de los invitados

14:00 Limpieza del lugar

Ejemplo de carta de planificación de reunión (2)

1. Antecedentes de la reunión

En los últimos años En 2017, la demanda anual del mercado de snacks de mi país superó los 100 mil millones de yuanes. El tamaño del mercado está creciendo a un ritmo geométrico y el mercado de consumo. También está creciendo rápidamente. Según los estudios de mercado, la tasa de crecimiento anual ronda el 25%. Solo hay más de 100.000 empresas de snacks registradas. Estos datos muestran que las empresas de snacks de mi país tendrán un enorme mercado de consumo en el futuro. En este sentido, llevamos a cabo una reunión de intercambio sobre las operaciones de la cadena de snacks de China.

Organizador: Shanghai Convention and Exhibition Co., Ltd. (Huashan Road)

Coorganizador: China Snack Food Chain Brand Association

Medios: China People's Daily, cctv, Shanghai News TV, Sina, Tencent

Hora: 23-26 de octubre, **

Lugar de reunión: Shanghai Shangri-La (No. 33, Fucheng Road, Pudong New District, Shanghai)

2. Participantes

Moderador de la reunión: Responsable de Shanghai Convention and Exhibition Co., Ltd. ***

Invitado: Ni Kaixin, presidente de la Asociación de marcas de la cadena de snacks de China

¿Presidente del sindicato de snacks de Taiwán, Liu Yuanqing?

¿Presidente de la junta directiva de Hong Kong Tingjia? ¿Grupo Internacional? Wang Zhenkai

Participantes: Lai Yifen, Baiweilin, Tingjia, Yi Jiaren, Zushangke, Jiujiuya, Bestore, Huaweiheng, Mrs. Yao, Adai Xianpin, Ouweiduo, Youbaijia, Tianwoyijia, Weiyoute, Dongjiapuzi, Yiweier. , Little Greedy Frog, Bixiuke... representantes de 50 empresas.

3. Ubicación del alojamiento de los participantes

Edificio Purple Gold

4. Disposición de las mesas

5. > 1. Todos los participantes se registrarán en el Hotel Shangri-La de Shanghai de 8 a. m. a 5 p. m. el 23 de octubre. ( ) Después de registrarse, todos los participantes pueden moverse libremente.

2. La reunión se llevará a cabo del 24 al 25 de octubre.

3. Se realizará una cena a las 18:00 horas el día 25 de octubre.

4. Actividades libres en la mañana del 26 de octubre. Disposición de regreso a las 14 horas.

6. Tema de la reunión

24 de octubre:

(1) Reunión plenaria: Anunciar el inicio oficial de la reunión. (Presidente de la Asociación de Operaciones de Cadenas de Snacks de China: Ni Kaixin pronunció un discurso)

(2) Reunión de debate 1: "Abriendo un nuevo mundo de operaciones en cadena"

(3) Reunión de debate 2: "Delicioso, asequible y saludable”

25 de octubre:

(1) Reunión de debate 3: “Mejorar el conocimiento de la marca y abrir mercados internacionales”

(2) Sesión Plenaria 2: Resumen de la reunión. (El registrador de la reunión anuncia el resumen de la reunión)

VII. Cena

Disfrute del espectáculo de canto y danza (18:35-19:10)

¿Ni Kaixin, la marca invitada de la cadena de snacks china, pronunció un discurso (19:10-19:30)

Reconoció a los participantes destacados (19:30-19:50)

Anunciado el final de la cena (19:50-20:00)

8. Distribución del lugar

2 mostradores de check-in: dispuestos en la puerta

5 letreros: proporcionados por el hotel (uno de ellos se coloca en la entrada del hotel, dos se colocan en la entrada del salón de conferencias y dos en la entrada del restaurante)

Colocación de mesas y sillas de conferencia:

Conferencia: prepare una disposición estilo escritorio, prepare un proyector, una pantalla y dos micrófonos de pie.

Conversatorio: Formato mesa redonda, 5 micrófonos inalámbricos.

Impresión de antecedentes de la conferencia: Conferencia de intercambio de operaciones de la cadena de snacks de China en el otoño de **.

Carteles de promoción del congreso: Deberán existir carteles y carteles promocionales de la reunión de intercambio en la entrada del hotel, edificio del congreso y comedores.

8. Otros asuntos relacionados

1. Fuente de financiación: el 80% lo invierten las empresas de los participantes y el 20% está patrocinado por la China Snack Food Management Association.

2. Transporte: Shanghai Pudong Shangri-La Hotel está a unos 35 minutos del aeropuerto de Shanghai Hongqiao y a unos 50 minutos del aeropuerto internacional de Pudong. Está equipado con un autobús de lujo para recoger y dejar en el hotel (. la empresa expositora despachará a la persona de recogida, y los boletos aéreos de los participantes, es responsabilidad de su propia empresa notificar a la empresa expositora oportunamente el embarque y hora estimada de llegada).

3. Invitación y entretenimiento de los medios: La empresa expositora es responsable de la invitación y el entretenimiento, y reembolsa los gastos de transporte, alojamiento y alimentación de los medios.

4. Instalaciones comerciales: servicio de encuadernación, Acceso gratuito a Internet inalámbrico y de banda ancha, servicio de paquetería express y servicio de fax, servicio de impresión láser, proyector LCD, proyector de diapositivas, impresora y escáner, servicio de traducción, interpretación, servicio de fotocopias.

9. Organización y división del trabajo

Liderazgo del grupo

Líder del equipo: ***? Responsable del liderazgo general y mando general de esta reunión, coordinando y supervisar a todas las partes El trabajo del grupo de trabajo;

Líder adjunto del equipo: *** es responsable de ayudar al líder del equipo y resolver emergencias de manera oportuna

Miembros: * *, *** son responsables de todos los registros; *** y *** son responsables de los arreglos de alojamiento y transporte; *** y *** son responsables del lugar y el escenario; son responsables de la seguridad durante la reunión.

Responsabilidades laborales y del grupo

Líder del equipo:

Miembros:

Tareas laborales:

1. Completar la implementación del plan del evento.

2. Responsable de asistir y supervisar a la empresa de publicidad para completar el diseño del sitio de la reunión y la eliminación del sitio después de la reunión.

3. Responsable de la preparación de las actuaciones de la fiesta, la elaboración de tarjetas de invitación para la cena, solicitud de honorarios y distribución de obsequios.

4. Responsable del diseño del logo del congreso.

5. Responsable de realizar obsequios para los asistentes.

6. Responsable del rodaje, fotografía y grabación de todo el proceso.

Notas

1. Cada grupo de personal debe seguir estrictamente los requisitos de progreso del plan de trabajo preparatorio.

2. El que invita a los participantes debe verificar la lista de participantes y su información de identidad de manera oportuna.

3. La ropa y las invitaciones de los participantes deben enviarse por correo a tiempo y se debe preparar cierta ropa de repuesto.

4. Durante la reunión, el personal deberá vestir uniformemente y portar distintivos laborales.

5. Durante la reunión, el personal de la empresa deberá llegar al lugar con antelación y no se les permitirá llegar tarde, salir temprano o ausentarse sin excusa.

6. Razones para elegir el Hotel Purple Tower de Pudong Shangri-La.