Cómo los analistas pueden mejorar la eficiencia de su trabajo

Introducción al autor

@花花

Ha trabajado en Meituan, Tencent y Toutiao como analista de datos.

Hemos realizado decenas de miles de millones de evaluaciones de recursos, creciendo y aprendiendo con todos.

¿Alguna vez has conocido a un jefe tan importante a tu alrededor? No importa lo ocupado que esté en el trabajo, siempre puede insistir en leer un libro cada semana e insistir en actualizar los artículos en las plataformas relevantes. Como gente corriente, no podemos evitar suspirar: el jefe es realmente excelente. De hecho, además de suspirar, también podemos intentar gestionar bien nuestro tiempo, mejorar nuestra eficiencia y acercarnos poco a poco a los grandes. Como analistas, nuestro estado laboral diario puede ser reunirnos, tomar números y redactar informes. Si somos analistas que nos ocupamos de negocios, es posible que dediquemos la mayor parte de nuestro tiempo a hacer números.

01 Clasificación de tareas y planificación de prioridades

Saca una hoja de papel y enumera las cosas más importantes que tienes que hacer este mes, y divídelas en las tareas de la semana. Anota las tareas en cuáles haremos ese día. No es necesario priorizarlas, solo escribe lo que te viene a la mente. Puedes utilizar cuadernos de papel (yo personalmente prefiero anotar con papel y bolígrafo, y puedes grabarlos y añadirlos en cualquier momento), o blocs de notas online, Evernote y otras herramientas para facilitar la gestión de tareas. Después de ordenar las tareas, priorice las tareas: importante y urgente, importante y no urgente, urgente y no importante, no urgente y no importante.

El primer cuadrante es importante y urgente. Se recomienda que el 20% del tiempo se realice de forma inmediata. Por ejemplo, tu jefe de repente te pide que desmanteles un determinado cambio, lo que te pone ansioso, o es un informe de análisis que debe entregarse inmediatamente ese día. Este tipo de cosas tiene una fecha límite muy urgente. Sin embargo, muchas veces las cosas importantes y urgentes surgen de la procrastinación de cosas importantes pero no urgentes, lo que hace que este tipo de presión se imponga a nosotros mismos. Si más del 50% de los asuntos importantes y urgentes del día lo son, entonces toda la persona estará en un estado muy tenso, lo cual está bien a corto plazo, pero a largo plazo, es fácil que las personas caigan en un estado. de colapso.

El segundo cuadrante es importante pero no urgente. Se recomienda dedicar el 70% del tiempo y tener un plan para hacerlo. Por ejemplo, el próximo mes necesitamos completar un inventario de oportunidades en la dirección de crecimiento de una determinada categoría vertical. Es importante y valioso, pero no urgente en este momento, pero es la inversión de tiempo que vale la pena. Aunque estas cosas pueden no parecer urgentes, si no les prestas atención ahora, se convertirán en cosas importantes y urgentes en cualquier momento.

En el tercer cuadrante, urgente y no importante, se recomienda el 10% de las veces. Por ejemplo, celebrar una reunión temporal (no organizada por mí, sino solo una fiesta de sincronización), si hay muchas cosas de este tipo, también nos ocupará. Por ser urgente, debemos renunciar a las cosas importantes pero no urgentes que estamos haciendo en el segundo cuadrante, lo que alterará nuestro ritmo de trabajo. Muchas veces incluso lo clasificamos como el primer cuadrante, pero de hecho, después de un análisis cuidadoso. , no es importante, sólo hay que contarles los resultados. No es necesario dedicar media hora o una hora a asistir a toda la reunión.

El cuarto cuadrante no es importante, no es urgente y no es recomendable perder tiempo. Como llamadas de ventas, reuniones irrelevantes, etc. No debes invertir demasiada energía en este cuadrante, y trata de no hacerlo si puedes.

Si las fuentes de demanda en el trabajo son relativamente temporales y no se pueden planificar una semana o el día antes del trabajo, entonces programe las cosas habituales que deben hacerse primero y reserve tiempo para comunicar nuevas demandas. Cuando surgen nuevos requisitos, es necesario comunicarse completamente y alinearse con el lado comercial, comprender completamente los antecedentes de los requisitos, identificar si son requisitos espurios y si es necesario agregarlos a la lista de tareas. (No todas las partes empresariales piensan con claridad cuando hacen demandas. Si no las presionamos a la inversa, las demandas fácilmente se repetirán varias veces más adelante). En definitiva, el plan debe basarse en tu ritmo de trabajo real, y lo que más te convenga es lo mejor.

02 Concéntrate en completar cada lista de tareas de manera eficiente

Suponiendo que las cosas en la lista de tareas son requisitos que no se pueden eliminar y las hemos priorizado, luego comienza a concentrarte en completar cada una. lista de tareas de manera eficiente. Lo que hay que tener en cuenta aquí es que si algunas tareas son proyectos relativamente grandes que requieren varios días para completarse, entonces puede intentar dividir las tareas grandes en subtareas una por una. Por ejemplo, al realizar una investigación industrial sobre la categoría de cangrejos de río, la dividiremos en los siguientes pasos: 1. Clasificar los canales de investigación de la industria relevantes; 2. Recopilar información de varios canales; 3. Clasificar y resumir la información recopilada; un informe.

En el proceso de completar tareas, a muchas personas les gusta hacer esto y aquello durante un tiempo, y pueden levantar sus teléfonos móviles y navegar durante una hora y luego irse. El resultado de no concentrarse es. que la eficiencia es muy baja. El enfoque más recomendado es estimar el tiempo requerido antes de comenzar y luego calcular el tiempo real consumido durante la finalización de la tarea. Puede usar el temporizador que viene con su teléfono o aTimeLogger, un software especializado que registra los gastos de tiempo, pero no lo hace. Es más recomendable que las aplicaciones con el método de trabajo Pomodoro (un Pomodoro: estudie durante 25 minutos y descanse 5 minutos), como las listas de enfoque y las listas de tareas pendientes, naturalmente centrarán su atención cuando inicie un Pomodoro. Si algo más te interrumpe repentinamente mientras estás haciendo algo, se recomienda anotar primero el asunto improvisado, pero no interrumpir el asunto en curso (a menos que sea muy, muy urgente). Cuando completa una tarea, puede hacer clic para tacharla en la lista de tareas.

03 Revisar el consumo de tiempo de las tareas

Realice revisiones periódicas basadas en su propia lista de tareas y consumo de tiempo (como se mencionó anteriormente, muchos software tienen funciones de revisión), es posible que descubrí que en realidad Tenía mucho menos tiempo para trabajar de lo que pensaba. Al mismo tiempo, observe en qué tipo de cosas dedica más tiempo todos los días, por qué hay cosas más urgentes, si existen métodos de optimización, por qué una determinada tarea consume más tiempo del planeado, etc., lo que le ayudará Optimice su propio Plan y controle con mayor precisión el tiempo que lleva completar un determinado tipo de tarea. Creo firmemente que el sol nunca se agotará de un solo golpe, y los méritos acabarán acabando en el mar.

04 Otros consejos

Cuando se trata de gestión del tiempo, la comprensión y el ritmo de cada uno son definitivamente diferentes. Mi método preferido ahora es resumir y priorizar las tareas con papel y lápiz. La APLICACIÓN desmantela tareas + Lista de tareas pendientes La APLICACIÓN registra la finalización de cada tarea + revisión semanal. Además de la gestión de tareas basada en procesos anterior, también hay algunas sugerencias para todos:

Convierta cosas repetitivas en pancartas y productos: si se trata de un cierto tipo de problema que se encuentra con frecuencia, como cambios en un determinado indicador Análisis, luego complete el marco de análisis que se puede resumir y desmontar, y conviértalo en un producto. A corto plazo, puede llevar algún tiempo resumir y promover la productización, pero a largo plazo, la productización es muy rentable.

Gestión de documentos: Zhou Weiwei puede organizar las carpetas de la computadora y saber claramente dónde colocar las cosas. Al menos cuando alguien te pida algo, sabrás dónde encontrarlo en 5 segundos y podrás encontrarlo. dentro de 30 segundos.

Tu 1 hora es valiosa: Valora tu tiempo, ten la conciencia de que cada minuto de tu tiempo es valioso, reconoce y acepta que tu 1 hora es valiosa y cree que no perderás demasiado el tiempo. hacer cosas sin sentido.

Identifique su momento más eficiente: encuentre su momento más eficiente y haga cosas difíciles durante el tiempo eficiente. Si es el momento eficiente para hacer cosas que no usan su cerebro, ¿es un poco derrochador?

Pruebe el subproceso múltiple: puede escuchar algunos libros y noticias mientras viaja o corre para ampliar sus conocimientos.

Mejora la capacidad antiinterferencias: si el entorno circundante es demasiado ruidoso, es mejor si la mente aún puede calmarse. Pero si no puedes calmarte, puedes usar auriculares con cancelación de ruido y usarlos. Métodos físicos de reducción de ruido para descubrirlo. Un ambiente tranquilo mejora tu concentración.

Aprenda a gestionar las emociones: cuando se trata de reuniones de negocios, es posible que se encuentre con personas con las que es difícil comunicarse. Trate de concentrarse en la tarea en sí. Ponerlo en manos de las personas puede afectar fácilmente las emociones y, por lo tanto, la eficiencia del trabajo. . Saber que cumplir tus objetivos es lo más importante.

Haz las restas adecuadas: Hay muchas cosas que se pueden hacer o no hacer. Debes saber renunciar a algunas y concentrarte en hacer cosas importantes. Al fin y al cabo, la energía humana no siempre es limitada. Recoge las semillas de sésamo y desecha la materia de sandías.

05 libros relacionados recomendados

"Una vida extraña": puedes aprender el método de estadística del tiempo de Lyubishev. Él insistió en escribir su propia lista de tiempo todos los días y también hizo diferentes usos del tiempo. Lista detallada clasificada, todos los días, cada fin de semana, cada mes, cada trimestre, cada año, resumirá su tiempo dedicado y calculará cuánto tiempo efectivo dedica al trabajo.

"Siete hábitos de las personas altamente efectivas": Habla de los 7 principios laborales de ser proactivo, comenzar con el fin en mente, poner primero lo primero, pensar en ganar-ganar, conocer a tus enemigos y a ti mismo, integrando sinergias y actualizando constantemente Buenos hábitos que importan a las personas.

"Insights": Hay muchos buenos conceptos en el libro y también se menciona que la eficiencia no depende de cuánto trabajo se inicia, sino de cuánto se completa. Muchas cosas que parece que tenemos que hacer en realidad no son tan importantes una vez que las averiguamos.

"Trata el tiempo como un amigo": hablar sobre la gestión del tiempo desde una perspectiva mental puede desencadenar tu propio pensamiento.

“Mejorando: Cómo convertirse en una gran persona”: El autor propone una forma más efectiva de superarse, utilizando esfuerzos sostenidos y precisos para alcanzar mayores posibilidades.

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