Medidas de gestión de archivos de la empresa

Sistema de gestión de archivos

1. El creador del archivo organizará varios archivos de acuerdo con los requisitos de archivo, los vinculará de acuerdo con las regulaciones pertinentes y los transferirá a la sala de archivos para su almacenamiento unificado.

2. La escritura de texto en varios archivos debe realizarse con tinta azul-negra o negra, y está prohibido escribir con otros bolígrafos.

3. Generalmente no se prestan archivos. Cuando es necesario tomar prestados archivos para trabajar, se deben tomar prestados en la sala de archivos de acuerdo con los requisitos pertinentes.

4. Los archivos deben conservarse de forma segura, inspeccionarse periódicamente y crear activamente condiciones de almacenamiento de archivos para evitar robos, incendios, humedad, polvo y pérdida de confidencialidad, y mantener una ventilación regular.

5. Está estrictamente prohibido fumar, almacenar artículos inflamables y explosivos y el uso de aparatos eléctricos en la sala de archivos.

Sistema de estadísticas archivísticas

1. Realizar un buen trabajo estadístico sobre la organización y composición del personal de los archivos.

2. Registrar la transferencia y recepción de archivos con prontitud y precisión para garantizar que las cuentas sean consistentes.

3. Realizar estadísticas sobre los tipos de expedientes, materiales, equipos y equipos almacenados en la sala de archivos.

4. Haga estadísticas sobre la utilización de archivos y sus efectos.

5. Tenga una persona dedicada y responsable de las estadísticas de archivos, complete los informes de estadísticas de archivos según sea necesario y asegúrese de que sean rápidos, veraces y precisos.

Información ampliada:

Las empresas deberán preparar el alcance de presentación de documentos y materiales. El alcance del archivo de documentos y materiales corporativos incluye principalmente los siguientes aspectos:

1. Hay dibujos y documentos técnicos de diseño de productos, tecnología y herramientas, así como diversos documentos y materiales generados durante la inspección de materias primas, el proceso de producción de productos y la programación de producción.

2. Operación y ventas. Existen diversos registros, documentos, contratos, convenios y otros documentos y materiales de toma de decisiones comerciales corporativas y gestión de distribución, información económica de mercado, documentos y materiales formados en trabajos de publicidad y atención al usuario, etc.

3. Equipos e instrumentos. Existen planos y documentos técnicos de equipos e instrumentos, documentos y materiales técnicos y documentales durante la instalación, puesta en servicio y aceptación de equipos e instrumentos, registros de operación y mantenimiento de equipos e instrumentos, documentos y materiales para mejora, modificación y desguace de equipos, etc. .

4. Gestión técnica. Existen diversos documentos y materiales formados en la gestión de la gestión de la calidad, introducción de tecnología, transformación y estándares tecnológicos, medición, energía, protección ambiental, información científica y tecnológica, archivos científicos y tecnológicos, etc.

5. Estadísticas de planificación. Hay varios planes, informes estadísticos y diversos documentos y materiales formados durante las actividades de gestión de planes y análisis estadístico.

6. Suministro de materiales. Existen diversos documentos y materiales formados en materiales, adquisición de materias primas, almacenamiento de inventario, gestión de suministros y herramientas.

7. Salarios laborales. Hay varios documentos y materiales formados durante las cuotas, la asignación de personal y mano de obra, los salarios laborales, la protección laboral y otros trabajos.

8. Gestión financiera. Existen diversos libros de cuentas, extractos, comprobantes y documentos en la gestión financiera.

9. Educación y formación. Existen documentos y materiales didácticos para la educación y formación técnica de cuadros y empleados.

10. Trabajo de partido, gobierno, sindicato y liga. Hay diversos documentos y materiales en los asuntos y organización del partido, publicidad, personal y trabajo de seguridad de la empresa, así como diversos documentos y materiales en el trabajo administrativo de la empresa, *** trabajo de la Liga Juvenil y trabajo sindical, etc.

11. La investigación científica y tecnológica y la construcción de ingeniería se llevarán a cabo de acuerdo con las regulaciones pertinentes.

12. Otros aspectos.

Tiempo de archivo

1. Para la producción de pruebas de productos, investigación de proyectos, proyectos de infraestructura u otros proyectos técnicos, una vez completada o finalizada la tarea, los documentos y materiales que deben a archivarse debe organizarse en una unidad de almacenamiento; después de la revisión y aprobación por parte del líder del proyecto, archívelo en el departamento de archivos.

2. Dentro del primer semestre del segundo año, los documentos y materiales que deban archivarse deberán organizarse en unidades de almacenamiento. Los documentos y materiales que deban archivarse deberán ser revisados ​​y aprobados por los jefes de área. cada departamento funcional y enviado al departamento de archivos.

Clasificación de archivos

1. De acuerdo con las regulaciones de numeración de clasificación de archivos del estado y los departamentos pertinentes, prepare el método de numeración de clasificación de archivos empresariales.

2. Los números de clasificación deben seguir las reglas de formación de los materiales documentales y deben ser fáciles de almacenar y utilizar.

3. La producción empresarial, la tecnología y otros documentos administrativos deben clasificarse en producción, investigación científica, infraestructura, equipos y otras categorías con números unificados según el contenido de sus documentos.

4. Los métodos de clasificación comúnmente utilizados son:

(1) Clasificación por modelo de producto

(2) Clasificación por modelo de equipo

(3) Clasificados por temas de investigación científica;

(4) Clasificados por proyectos de ingeniería

(5) Clasificados por naturaleza profesional

(6); ) Clasificados por estructura organizacional;

(7) Clasificados por tiempo.

Material de referencia: Enciclopedia Baidu - Medidas de gestión de archivos empresariales