Luego, el personal revisó los archivos, rollo por rollo y página por página. Registre el contenido faltante, el contenido omitido, los números de página invertidos y los valiosos archivos dañados, y transfiéralos a la agencia de almacenamiento de archivos para su manejo adecuado. Los archivos que no están desvinculados y que afectarán el trabajo de escaneo deben estar desvinculados. Al quitar la encuadernación, se debe tener cuidado para proteger el documento contra daños. Después de quitar la encuadernación, los documentos originales deben ordenarse y sujetarse para evitar que se deshagan. Para documentos con una larga historia, mala calidad del papel y apertura incómoda, puede utilizar un escáner de margen cero para escanearlos. (4) Distinga entre documentos escaneados y no escaneados. Según sea necesario, separe los documentos escaneados y no escaneados en el mismo documento y elimine los documentos irrelevantes y duplicados. (5) La calidad del papel en hojas sueltas está relacionada con la elección del escáner y el efecto de escaneo. Por lo tanto, los archivos que estén muy dañados, arrugados o con escritura ilegible deben registrarse por separado. Por ejemplo, los documentos doblados se pueden planchar; el papel contaminado, el polvo flotante, la suciedad o el moho se pueden quitar suavemente con un cepillo suave en un ambiente ventilado y los documentos dañados deben repararse; (6) Registro de presentación: entregue los documentos originales ordenados al escáner, prepare y complete el formulario de registro para el procesamiento digital de documentos en papel y registre en detalle el número de página inicial y el número de página de cada documento después de la clasificación. (7) Una vez completado el trabajo de encuadernación, restauración y escaneo de devolución, los archivos desmantelados deben volver a encuadernarse de acuerdo con los requisitos de almacenamiento de archivos. Al restaurar la encuadernación, preste atención a mantener el orden de los documentos sin cambios, garantizando la seguridad, la precisión y la ausencia de omisiones. Reemplace los rodillos y cajas gravemente dañados. La encuadernadora estampará un sello especial y un sello digital especial en los documentos encuadernados. Una vez finalizado el procesamiento digital y la reencuadernación de los documentos, se debe realizar un inventario. Una vez que el inventario sea correcto, devuélvalo al departamento de gestión de archivos y siga los procedimientos de devolución de archivos. 2. Escaneo de archivos (1) La elección del dispositivo de escaneo depende del tamaño del formato del archivo (A4, A3, A0, etc.). Elija un escáner con las especificaciones correspondientes. Los documentos de gran formato se pueden escanear con un escáner de gran formato, luego escanear con un dispositivo de conversión de película a digital después de microfilmarlos, y se puede utilizar la unión de imágenes después de escanear documentos de pequeño formato. Los documentos con papel en malas condiciones, demasiado fino, demasiado blando o demasiado grueso, así como documentos con páginas multicolores, se pueden escanear con un escáner plano normal. Los documentos A4 y A3 con papel en buenas condiciones se pueden escanear con escáneres de alta velocidad para mejorar la eficiencia del trabajo. Los archivos que no sean aptos para descomprimir se pueden escanear con un escáner de borde cero. (2) Selección del modo de color de escaneo Generalmente hay dos modos de color de escaneo: uno es escanear para formar una imagen binaria en blanco y negro. Este tipo de imagen sólo tiene dos niveles de blanco y negro, sin escala de grises de transición. Se caracteriza por un blanco y negro claro, una escritura clara y una capacidad de archivo pequeña. Es adecuado para escanear archivos de texto o gráficos con escritura y líneas claras. El segundo es escanear para formar una imagen estática de tono continuo. Estas imágenes se dividen en imágenes en escala de grises e imágenes en color. Las imágenes en escala de grises se componen de diferentes tonos de gris, desde el negro más oscuro hasta el blanco más claro. La escala de grises representa la gradación de una imagen de claro a oscuro, también conocida como escala de color. Cuanto mayor sea la escala de grises, más ricos serán los niveles y mayor será la capacidad del archivo. El modo gris es adecuado para escanear fotografías y archivos de imágenes en blanco y negro. El nivel de color debe seleccionarse moderadamente, siempre que no afecte la calidad de la imagen. El número de colores en un modo de color representa la gama de colores. Cuantos más colores, más vívida y realista será la imagen y mayor será el tamaño del archivo. Del mismo modo, la elección de los números de color debe ser moderada, no más es mejor. El modo de color es adecuado para escanear documentos o archivos de fotografías en color con títulos y sellos en rojo en las páginas. Los archivos que deben conservarse permanentemente o durante mucho tiempo, o transferirse a los Archivos Nacionales, generalmente deben escanearse en modo color. (3) Resolución de escaneo La selección de los parámetros de resolución de escaneo se basa en principio en la claridad e integridad de la imagen escaneada y no afectará la utilización de la imagen. Al escanear archivos en modo binario, escala de grises y color en blanco y negro, generalmente se recomienda que la resolución sea mayor o igual a 200 ppp. En circunstancias especiales, como texto pequeño, texto denso y poca claridad. La resolución se puede aumentar adecuadamente. Para documentos que requieren reconocimiento de caracteres chinos OCR, se recomienda que la resolución de escaneo sea de 300 ppp. (4) Procesamiento de reconocimiento óptico de caracteres En la actualidad, la tecnología OCR está bastante madura. Generalmente, los escáneres tienen su propio software OCR, que también es muy conveniente de usar. Sin embargo, la precisión del reconocimiento del OCR suele ser insatisfactoria, lo que afecta el efecto de recuperación. Corregir manualmente errores tipográficos en los manuscritos es engorroso. Por lo tanto, mejorar la tasa de reconocimiento de OCR es una cuestión importante en la digitalización de archivos.