¿Qué cualidades debe poseer una secretaria?
Introducción a las cualidades que debe poseer una secretaria.
En primer lugar, la calidad profesional de la secretaria
La calidad profesional de la secretaria se refleja en algunos requisitos de capacidad estrechamente relacionados con el trabajo secretarial. Debido a que el contenido del trabajo de secretaría es rico y diverso, también existen muchos requisitos para las habilidades de las secretarias. Según la clasificación del trabajo de secretaría, estos requisitos se pueden dividir a grandes rasgos en tres tipos: tipo de servicio, tipo escrito y tipo técnico. Presentaremos estas tres habilidades por separado.
(1) Capacidad para hacer cosas
“El departamento de secretaría es una oficina, la función básica de una secretaria es hacer cosas y la capacidad para hacer cosas es una habilidad importante para el trabajo de secretaria” [2]. "Capacidad para hacer cosas" es como la llamamos a menudo. De hecho, se compone de muchas habilidades, que incluyen principalmente los siguientes aspectos.
1. Capacidades de investigación y de investigación. “La investigación por encuesta se refiere a personas que realizan investigaciones sobre el terreno para explorar la verdad, la esencia y los patrones de desarrollo de cosas objetivas” [③]. La investigación es una de las tareas importantes de una secretaria. Debes ser un buen asistente y asesor del líder, proporcionar una base para que la organización de liderazgo tome decisiones y formule políticas, redacte informes, procese documentos oficiales, maneje cartas y visitas, maneje proyectos de ley y propuestas, y debe hacer un buen trabajo. en la investigación y la investigación. A estos efectos, el secretario deberá dominar los procedimientos, métodos y medios de investigación e investigación, así como capacidad para manejar el material de investigación.
2. Capacidad de comprender y comprender. Para tener una alta capacidad de comprensión, la clave es escuchar rápidamente, oír con claridad y recordar bien. Para ello, se necesita atención concentrada, respuestas sensibles, comprensión profunda, memoria sólida y gusto delicado.
3. Capacidad de expresión oral. Este es un requisito especial para las secretarias. Poder hablar es una ciencia y la base del éxito o del fracaso. Para poder hablar hay que hacer al menos tres cosas: hablar con claridad; expresar con precisión y comprender el arte de hablar; Los dos primeros son básicos y la tercera piedra requiere que incluya atracción, persuasión, etiqueta, cortesía, etc. , lo que requiere que lo dominemos desde lo más superficial a lo más profundo.
4. Adaptabilidad. Las cosas en el mundo cambian y se desarrollan constantemente, y los planes y planes de las personas para hacer las cosas a menudo son poco realistas o incluso muy diferentes, a veces cambian repentinamente, alterando por completo los planes y planes originales; En este caso, el personal debe tener confianza, tomar decisiones rápidamente, cambiar un caso de otro, mantener los principios sin cambios y manejar la situación con flexibilidad para lograr el propósito esperado.
5. Habilidades comunicativas. Lidiar con las relaciones interpersonales es una ciencia y las habilidades de comunicación son un factor importante para lidiar con las relaciones interpersonales. Si una secretaria es buena en comunicación, está familiarizada entre sí, es fácil acercarse a ella y es fácil confiar en ella, entonces la tasa de éxito será mayor. “Las habilidades comunicativas se reflejan principalmente en la coordinación del trabajo y la buena relación con los líderes, y estos dos aspectos son muy importantes para el desarrollo de las secretarias” [4], por lo que aprender el arte de la comunicación y mejorar las habilidades comunicativas no son insignificantes.
Hay otras habilidades. En definitiva, la capacidad para el trabajo es un reflejo del nivel integral de una persona.
(2) Gran capacidad de procesamiento de textos
La capacidad de procesamiento de textos es la habilidad básica de una secretaria. Las secretarias se ocupan de las palabras casi todo el día. La gente suele considerarlas como "eruditas".
“La capacidad de procesamiento de textos del secretario no es sólo una cuestión de capacidad de escritura, sino también de un alto nivel de teoría política, un rico conocimiento científico y cultural e información práctica, y una gran capacidad para analizar y comprender problemas. , y la escritura fluida es también una capacidad integral” [5].
La formación y mejora de la capacidad de procesamiento de textos de una secretaria requiere no sólo esfuerzos integrales, sino también una práctica de escritura diligente, repetida y a largo plazo. Sólo asimilando aún más los conocimientos de escritura relevantes y obteniendo información en la práctica de la escritura se puede equilibrar la escritura. La clave para mejorar tus habilidades de procesamiento de textos es escribir más y practicar más.
(3) Dominar las habilidades de los equipos de ofimática.
Sobre las cualidades que debe poseer una secretaria “Con el desarrollo de los tiempos, la tecnología moderna se ha utilizado ampliamente en las oficinas y muchas tareas de oficina se están automatizando cada vez más, por lo que las secretarias también deben dominar equipos de ofimática. Sólo así podremos completar nuestro trabajo”[6].
Estas tecnologías incluyen principalmente: tecnología de microcomputadoras, tecnología de mecanografía, tecnología de copia, tecnología de microfilmes, tecnología de fotografía, tecnología de audio y video, tecnología de taquigrafía, tecnología de caligrafía, tecnología de edición y tecnología de revisión. En las condiciones actuales, las principales habilidades que debe dominar una secretaria son: saber utilizar procesadores de texto, ordenadores, teléfonos multifunción, fotocopiadoras, faxes, etc. , pero también es necesario comprender su estructura simple y dominar los métodos de mantenimiento. Además, aprenda a utilizar computadoras para redactar y revisar documentos, así como técnicas de microfilmación y recuperación de información de archivo. Las secretarias no solo deben aprender operaciones de hardware, sino también programación de software, convirtiéndose en generalistas que comprenden tanto los negocios de secretaría como la tecnología informática. Por un lado, el equipo de secretaría debe contar con un grupo de expertos técnicos profesionales, por otro lado, todo el personal debe dominar los medios técnicos utilizados en su trabajo.
En segundo lugar, la calidad intelectual
La calidad profesional depende del nivel y la fuerza de la inteligencia, que es la base de la capacidad profesional. Por tanto, la calidad profesional de una secretaria está íntimamente relacionada con su calidad intelectual.
Las cualidades inteligentes incluyen cinco aspectos: estructura del conocimiento, capacidad de pensamiento, capacidad de improvisación, capacidad de memoria y capacidad de introspección.
(1) Estructura de conocimientos sólida
Las secretarias se dedican a escribir durante mucho tiempo, lo que les exige tener una estructura de conocimientos sólida como base para su buena escritura y pensamiento rápido. . La estructura de conocimientos que debe poseer un secretario incluye principalmente: política internacional, política interna, historia y cultura, conocimiento nacional, ciencia lógica, métodos de liderazgo, principios del centralismo democrático, ciencia de la toma de decisiones, etc. Además, la experiencia laboral y la experiencia social también son conocimientos y conocimientos importantes para el desarrollo de la inteligencia y los talentos. Esto no requiere que las secretarias estudien intensivamente todas las materias, sino sólo que tengan conocimientos generales. Necesitan conocer muchos conocimientos importantes para poder hacer un buen trabajo como secretarias. Esta estructura de conocimiento perfecta requiere que las secretarias continúen aprendiendo y acumulando en su vida diaria para completarla.
(2) Capacidad de pensamiento
El nivel de inteligencia de una persona está determinado por el grado de desarrollo de la capacidad de pensamiento. Por tanto, el desarrollo de la capacidad de pensamiento debería atraer especialmente la atención de las secretarias. Desde la perspectiva del trabajo de secretaría, este tipo de capacidad de pensamiento incluye principalmente: capacidad de expresión del lenguaje, capacidad lógica, capacidad de pensamiento crítico, capacidad cognitiva, capacidad de comprensión, etc.
1. Capacidad de expresión del lenguaje. El lenguaje es una herramienta para expresar pensamientos y comunicarse, y es absolutamente inseparable del pensamiento. Incluso se puede decir que sin pensamiento no habría lenguaje, y sin lenguaje no habría expresión de los resultados del pensamiento. Cuanto más profundo y complejo sea el pensamiento, más lenguaje se necesitará para expresarlo correctamente, más rico será el vocabulario, más fuerte será la capacidad de expresión del lenguaje y más fuerte será la capacidad de expresar el pensamiento. Una secretaria no solo tiene que tratar constantemente con psíquicos, sino también con varias personas comunes y corrientes. La capacidad de pensamiento insuficiente y la baja capacidad de expresión del lenguaje afectarán el desarrollo de la inteligencia.
2. Capacidad lógica, capacidad de pensamiento y capacidad cognitiva. Estos aspectos son las habilidades y elementos básicos del pensamiento. El secretario debe fortalecer el entrenamiento en estos tres aspectos para mejorar su capacidad de pensamiento, de modo que pueda utilizar hábilmente el pensamiento lógico para distinguir y comprender los fenómenos y la esencia de las cosas, lo que le permitirá ejercitar su inteligencia.
3. Capacidad de comprensión. Incluye la capacidad de escuchar y reflexionar, que es una inteligencia esencial para una secretaria. Los superiores deben comprender las intenciones y disposiciones del trabajo, así como los informes y solicitudes de instrucciones de abajo. Las secretarias deben tener tacto y precisión para implementar correctamente sus intenciones y mejorar la eficiencia del trabajo.
(3) La capacidad de adaptarse a los cambios en las circunstancias. Inteligencia que responde rápidamente a las situaciones, tiene pensamiento rápido, procesamiento tranquilo y mecanismo flexible”[⑦]. Está respaldado por el conocimiento, la experiencia y el poder de pensamiento, y está estrechamente relacionado con la calidad psicológica, la inteligencia conductual y el estado mental. Éstas, en primer lugar, deben basarse en el desarrollo del pensamiento y, en segundo lugar, deben aprenderse y ejercitarse en el trabajo práctico. El trabajo de secretaría es rico y complejo, y una secretaria que carece de la capacidad de adaptarse a los cambios no le irá bien. En caso de una emergencia, el secretario generalmente lo sabe primero y luego informa al *** para dar instrucciones para el rescate y el trabajo de seguimiento. Después de recibir información sobre tales emergencias, el personal de secretaría debe seguir de cerca la crisis, comprender la situación del incidente e informar a los líderes con prontitud y precisión.
Capacidad de memoria
Una buena memoria es una habilidad básica necesaria para una secretaria. Para facilitar el trabajo, las secretarias deben ser buenas para reconocer y recordar personas y tomar notas.
Esto requiere que las secretarias memoricen la información de memoria y la manejen con facilidad. Además de dominar métodos y conocimientos, memorizar a las personas se basa principalmente en el trabajo duro y el pensamiento.
(5) Capacidad de introspección
La capacidad de introspección también se llama capacidad de reflexión. Significa que una persona puede revisar sus palabras y acciones en cualquier momento, resumir su experiencia exitosa y sus lecciones de fracaso. , y descubrir sus propias carencias y deficiencias. Las personas que hacen introspección con frecuencia pueden desarrollar fácilmente su inteligencia y aumentar sus talentos. Las secretarias son trabajadoras mentales, en la mayoría de los casos tienen que confiar en su propia inteligencia para completar diversas tareas, y su trabajo es servir al liderazgo y al gobierno, lo que requiere hacer las cosas de manera apropiada y adecuada, por lo que deben reflexionar constantemente sobre sus palabras. y acciones. Dejemos que la inteligencia y los talentos crezcan a través de una revisión continua.
En tercer lugar, la calidad psicológica
La calidad psicológica de una secretaria está estrechamente relacionada con hacer un buen trabajo. En términos generales, las buenas cualidades psicológicas que debe poseer una secretaria incluyen los siguientes aspectos.
(1) Voluntad fuerte
La voluntad es la actividad psicológica que determina conscientemente el propósito y controla las acciones para lograr el propósito predeterminado. La voluntad tiene cualidades positivas como la conciencia, la tenacidad, la decisión y la perseverancia; también tiene cualidades negativas como la ceguera, la vulnerabilidad, la flexibilidad y la terquedad. Al fijar objetivos y aceptar tareas, el personal de secretaría debe ejercitar y cultivar la perseverancia, mejorar la conciencia y superar la ceguera cuando se encuentre con dificultades y contratiempos, debe perseverar y avanzar con valentía, y no ser débil de voluntad ni darse por vencido a medio camino; en situaciones complejas, para ayudar a los líderes a manejar problemas, tener más ideas y confianza, informar problemas de manera oportuna y corregir errores de manera oportuna.
(2) Personalidad tranquila
La personalidad es la suma de características psicológicas relativamente estables expresadas en las actitudes y comportamientos de las personas. Como "administrador interno", el secretario siempre debe preocuparse por su propio trabajo, el colectivo y las masas, y no puede ser indiferente al colectivo. Debe hacer todo lo posible por llevarse bien con las masas y vivir en armonía con ellas, y no debe ser distante ni excéntrico. Los introvertidos deberían ver condiciones más favorables en el trabajo, mejorar su superación personal, su confianza en sí mismos y su amor propio, y hacer todo lo posible para completar las tareas. En términos generales, los requisitos de personalidad de una secretaria son: de mente abierta, de voluntad fuerte, ágil, humorística, amigable y cooperativa.
(3) Emociones estables
Las emociones son los estados psicológicos emocionales de las personas. La emoción del secretario es la experiencia interna del secretario de si las cosas objetivas satisfacen sus necesidades. Las excelentes secretarias deben cultivar conscientemente sus propias buenas cualidades emocionales, captar claramente su estado emocional, mantener una mentalidad estable y ser capaces de afrontar los problemas con calma, calma, rapidez y decisión. Es necesario fortalecer el cultivo del sentimiento, tener un noble sentido de la moral, un sano sentido de la belleza y un elevado sentido de la razón.
Interés por la Adaptación
El interés es la conciencia que las personas tienen de algo o su tendencia a realizar determinadas actividades, que es lo que la gente suele llamar hobbies. El interés también es una tendencia psicológica con emociones positivas que se forma y desarrolla en la práctica social y también puede cambiarse en el tiempo social. Cuando una persona está interesada en algo, siempre se concentra, tiende a concentrarse en algo y tiene ciertos sentimientos al respecto. Una excelente secretaria debe cultivar conscientemente su interés por el trabajo y dedicarse a él con cien veces más energía y entusiasmo. Cultivar buenos intereses puede permitirles tener una experiencia emocional positiva placentera y emocionante en el trabajo, mejorar conscientemente su calidad profesional y completar las tareas laborales de manera eficiente.
En cuarto lugar, la calidad de la ética profesional
La ética profesional son códigos de conducta que se originan en la naturaleza de la profesión y tienen características profesionales. La ética profesional es la vida de la profesión. La ética profesional de las secretarias se refleja principalmente en los siguientes aspectos.
(1) "El personal de todos los ámbitos de la vida que es leal a sus deberes y los desempeña conscientemente debe ser leal a sus deberes, amar su trabajo y estar dedicado a su trabajo. Esta es una norma importante de ética profesional" [8]. Como secretario, ser leal a sus deberes significa ser leal al puesto específico de secretario, desempeñar conscientemente los deberes de un secretario y ayudar concienzudamente a los líderes a completar diversas tareas. Debe tener un fuerte sentido de profesionalismo y responsabilidad, y no debe estar fuera de lugar, ser egoísta ni descuidar sus deberes.
(2) Sea concienzudo y sea un héroe anónimo Ser concienzudo y dispuesto a ser un héroe anónimo requiere que las secretarias trabajen duro y trabajen duro sin quejarse. La naturaleza del trabajo del secretario determina que su labor sea principalmente práctica.
Para llevar a cabo actividades en torno al trabajo de los líderes, se requiere que los líderes puedan acudir cuando se les solicite, que tengan los pies en la tierra, que trabajen de manera concreta e intensa, que estén estrechamente conectados con la realidad y las masas, que no se preocupen por ganancias y pérdidas personales, y tener espíritu de trabajo duro e incluso de compromiso.
(3) Humildad, imparcialidad, entusiasmo en el servicio, modestia y prudencia deben ser las virtudes que debe poseer un secretario. Las secretarias no deben ser arrogantes ni moralistas sólo porque trabajan junto a los líderes. Deben discutir el trabajo con varios departamentos funcionales en pie de igualdad, escuchar opiniones con mente abierta, ser buenos coordinando conflictos y lograr una buena coordinación del trabajo. Haz las cosas por encima del tablero. Los secretarios deben tratar a los líderes y a las masas por igual, actuar con imparcialidad y tratarse entre sí por igual. No seas diferente de persona a persona y no hagas cosas como la primera. Sólo las secretarias justas y rectas pueden tener una mentalidad amplia y estar llenas de vitalidad y vitalidad en su trabajo. Servicio cálido. Los secretarios deben considerar el servicio a los líderes, a los departamentos funcionales y a las masas como su deber sagrado y comprender plenamente el importante papel de su trabajo.
(4) Obedecer las leyes y disciplinas, ser honesto y honesto y no buscar ganancias personales en el poder en nombre del liderazgo son garantías importantes para las actividades profesionales normales de un secretario. El cumplimiento de las leyes y reglamentos significa que las secretarias deben respetar las disciplinas profesionales y las leyes y reglamentos relacionados con las actividades profesionales. La integridad es una manifestación importante de los nobles sentimientos morales en las actividades profesionales y es la cualidad ideológica y moral y el código de conducta que deben poseer las secretarias. Requiere que las secretarias se adhieran a los principios en sus actividades profesionales y no utilicen sus puestos para buscar beneficios personales bajo la apariencia de liderazgo, y mucho menos pedirles que me den algunos "beneficios". beneficio de "intercambio equivalente". Debemos anteponer los intereses generales del país, del pueblo y de las unidades, hacer contribuciones conscientes, no dejarnos llevar por la fama y la fortuna, y utilizar nuestras propias acciones prácticas para resistir y oponernos a las tendencias nocivas.
(5) Cumplir promesas y guardar secretos. El personal de secretaría debe respetar su credibilidad, lo que significa que debe respetar su credibilidad, ser puntual, cumplir su palabra y ser coherente en sus palabras y hechos. Cumpla con el tiempo, el líder debe informar al secretario y el secretario no puede llegar tarde. Para reuniones o charlas concertadas por el propio secretario, éste deberá llegar con antelación y hacer todos los preparativos. Los secretarios deben cumplir estrictamente sus compromisos, hacer todo lo posible para hacer lo que prometieron y explicar las razones de antemano cuando encuentren contratiempos para que sean convincentes. Estrictamente confidencial. “Una de las características distintivas de las secretarias es que tienen más secretos” [9]. Por lo tanto, las secretarias deben tener la ética profesional de guardar estrictamente los secretos y fortalecer conscientemente el concepto de confidencialidad.
Estas cualidades son algunas cualidades básicas que debe poseer una secretaria, pero no son suficientes para convertirse en una buena secretaria. Esta es la cualidad básica para convertirse en una secretaria calificada. Debido al profesionalismo y la complejidad del trabajo de secretaría, el trabajo de secretaría tiene una fuerte calidad artística en las operaciones reales, lo que requiere que los profesionales resuman y aprendan continuamente en la práctica para poder hacer realmente un buen trabajo.
¿Qué cualidades debe poseer una secretaria?
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★Cualidades políticas que debe poseer un secretario.
Una breve discusión sobre las cualidades que debe poseer una secretaria
★Introducción a las cualidades profesionales de una secretaria
★Describe brevemente las habilidades que necesita una secretaria .
★Cualidades básicas de una secretaria de oficina
★¿Qué incluye el conocimiento y la alfabetización de una secretaria?
★Hablamos de la calidad profesional de las secretarias