Habilidades de comunicación en el trabajo|¿Cómo informar de forma clara y ordenada?
1-?Seleccione el tema del informe
Priorice los asuntos a informar y elija el método de comunicación y el momento adecuado según cada asunto a informar.
(1) Se debe dar prioridad a los asuntos urgentes más importantes. Para casos graves y urgentes, puede comunicarse directamente con el líder en persona para su confirmación, o puede presentarse rápidamente para su confirmación a través de WeChat, DingTalk, teléfono, etc.
(2) Para asuntos importantes pero no tan urgentes que no se pueden explicar claramente en una o dos oraciones, se recomienda programar una cita con el líder y concertar un período de tiempo separado para una comunicación en profundidad. Por ejemplo, puede decir: "Jefe, ¿qué período de tiempo le conviene más en la segunda mitad de esta semana? Me gustaría informarle el plan de trabajo de este año, que se espera que demore aproximadamente media hora".
(3) No es complicado. Para asuntos de urgencia ordinaria, puede informarlos simultáneamente en WeChat y DingTalk, o puede reunirse directamente con el líder y hablar directamente si existe una oportunidad adecuada. Por ejemplo, la empresa organiza una competición deportiva y usted quiere recomendar a un determinado subordinado para que participe. Simplemente hable brevemente sobre cosas tan pequeñas y no tenga que informarlas de manera formal.
Puedes anotar las cosas que quieres reportar, comparar estas situaciones y ver en qué forma y prioridades. A continuación, comenzaré con los asuntos que deben comunicarse al líder individualmente y explicaré cómo debemos preparar el informe en este caso.
2-? Preparar el contenido del informe
El contenido del informe debe prepararse en base a su informe.
Podemos dividir el proyecto en tres etapas: antes de que comience el proyecto, durante el proyecto y después de que finalice el proyecto.
(1) Antes de iniciar el proyecto: Presentar el plan de trabajo.
Para informar el plan de desarrollo del proyecto al líder antes de su lanzamiento oficial, se puede utilizar el marco clásico 5W2H.
Qué: ¿Qué tipo de trabajo es este?
Por qué: ¿Por qué haces esto? ¿Cuál es la razón?
Cuándo: ¿Cuándo piensas empezar y cuándo esperas terminar?
Ubicación: ¿Por qué ciudad empezar? ¿Por dónde empezar?
QUIÉN: Líder del proyecto y participantes, división del trabajo
Cómo: Cómo hacerlo específicamente y resolver el problema.
Cuánto: planificación presupuestaria
(2) El proyecto está en marcha:
Este se divide en dos situaciones: buen progreso y problemas.
a.Cuando el proyecto avance sin problemas, se informará de acuerdo con el ritmo establecido. Puede utilizar las siguientes palabras para informar el progreso:
Con respecto a xxx, nuestro progreso de trabajo actual. es xxx, que se ha completado xxx y xxx. El siguiente paso es completar xxx y xxx. De acuerdo con el avance actual del trabajo, se puede completar antes de la fecha DDL establecida.
b. Cuando el proyecto encuentra problemas, el líder debe decidir el siguiente paso.
En primer lugar, no entre en pánico cuando encuentre problemas. Mucha gente le planteará directamente el problema al líder: "Líder, ¿qué dificultades se encuentran ahora en este proyecto y luego lo dejarán en paz?" Todo lo maneja tu líder. ¿Cómo demuestras tu valor? En el lugar de trabajo, no seas un bebé gigante. Aprender a resolver problemas es una habilidad importante. Puede analizar con calma cómo ocurrió el problema, qué soluciones están disponibles ahora y luego dejar que el líder tome la decisión. Informe siempre las soluciones y esté preparado.
Podemos seguir la siguiente lógica en el informe:
¿En qué etapa avanza actualmente el proyecto?
b. ¿Qué problemas y desafíos existen ahora?
c. Mi análisis o pensamiento sobre este tema
d.
-Tengo la siguiente solución para esta situación.
——Considere de manera integral la posibilidad de implementación, precio, tiempo y otros factores, clasifique los planes, comenzando con el plan más razonable.
-Explicar las ventajas y desventajas de cada opción.
e, dame una decisión preliminar
Desde la perspectiva de xx, recomendaría el plan x. ¿Crees que está bien?
En tercer lugar, informar del final del proyecto.
Una vez completado el proyecto, puede informar los resultados del proyecto general y utilizar la regla de estrellas comúnmente utilizada en las entrevistas.
Contexto situacional: ¿En qué contexto y situación?
Tarea: ¿Qué planes hemos hecho y qué objetivos necesitamos alcanzar?
Acción: ¿Qué acciones tomamos para lograr nuestros objetivos?
Resultados: ¿Qué logros se han alcanzado y cuáles son los logros destacados?
3-?Agregue algunos aspectos destacados:
Cuando informamos de acuerdo con el marco anterior, el líder pensará que su pensamiento es claro, el contenido está completo y los puntos clave son claro. Ya es un buen informe. (Aplausos)
Si se exige más a sí mismo, espera dejar una impresión profunda y distintiva en sus líderes. También puede agregar las siguientes habilidades:
(1)? Hacer un buen uso de los datos
Al informar sobre el rendimiento, puede utilizar datos para describir "un aumento significativo en el monto de conversión de ventas". como nuevos clientes La cantidad aumentó un xx% año tras año, el precio unitario aumentó un xx% año tras año, la cantidad de conversión de nuevos clientes aumentó varias veces año tras año, la tasa de recompra de antiguos clientes aumentó un XX% interanual, y el monto de la contribución de los clientes antiguos aumentó un XX% interanual.
(2)? Presentar un punto de vista atractivo
Puedes utilizar el método de "práctica específica + valor laboral". Por ejemplo, debe informar a su liderazgo sobre su plan de campaña de marketing para el próximo trimestre. Podría decir: "Planeo organizar un evento con 5 clubes de emprendedores externos en el segundo trimestre para triplicar el número de nuevos usuarios alcanzados por las campañas de marketing el próximo trimestre en comparación con el primer trimestre. Ponga en primer lugar los objetivos y el valor esperados, que despiertan el interés de sus líderes". su próximo informe.
Cómo extraer valor para la empresa del trabajo diario, puede consultar el lema "Cómo ahorrar rápidamente" en JD.COM. ¿Hay más ingresos por un medio u otro? ¿Es más rápido? ¿Los resultados son mejores? ¿Ahorrará tiempo, esfuerzo y dinero?
Finalmente, antes de informar, imagine qué temas pueden preocupar al líder, prepare las respuestas con anticipación y venga preparado.
Bien, eso es todo sobre cómo reportar el trabajo. Se recomienda enviar las colecciones favoritas de todos con anticipación y revisarlas antes del próximo informe. Si tienes algo más que quieras saber, puedes dejarme un mensaje en el área de comentarios~