¿Cómo preparar las instalaciones de la sala VIP?
En primer lugar, la sala de conferencias está lista para montar el escenario
Pasos del proceso
Calibración
Preparar equipo
Preparar diversos utensilios y equipos necesarios según los requisitos del pedido.
Determinar el tipo de plataforma
Determinar el tipo de mesa para la reunión en función del número de personas y requisitos del pedido.
Mesa
1. Disponer las mesas y sillas de manera que queden equidistantes y simétricas, con las vistas frontal y lateral en línea recta; 2. Servir mantel. El mantel debe estar limpio y plano, con las costuras elevadas apuntando hacia arriba y ubicadas en la línea central de la mesa. El podio debe estar rodeado por un faldón o las esquinas de la mesa.
3. Coloque el platillo o posavasos en el lado superior derecho de la costura convexa cortada, coloque la taza de té en la pila de almohadillas (posavasos), con el asa de la taza en un ángulo de 45 grados hacia la derecha ( si coloca papel y bolígrafo, es necesario colocar el papel a 1 cm del borde inferior de la mesa, mirando hacia el respaldo de la silla, con la punta del bolígrafo hacia arriba en un ángulo de 45 grados). Logotipo del hotel en papel. En este momento, el borde superior y el borde derecho de la cuchilla cortadora de papel se colocan en el lado superior derecho del papel, dispuestos de forma ordenada y en línea recta.
Colocar otros equipos
Colocar el equipo requerido según los requerimientos del cliente, depurarlo y colgar el banner.
Compruebe
Compruebe si el tipo de formulario cumple con los requisitos; si la encimera está limpia y ordenada; si varios utensilios están limpios y si están colocados completamente y cumplen con los requisitos;
2. Servicios del recinto principal
Pasos del proceso
Calibración
Preparación/A punto de comenzar a trabajar
1 .Media hora antes de que comience la reunión, prepare las bebidas pertinentes y agua hervida según los requisitos del pedido;
2 Abra la puerta de la sala de conferencias y ajuste la temperatura ambiente (verano: 22-24 grados, invierno: 18-24 grados);
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3. Encargar el equipamiento previsto para la reunión, incluidos equipos de iluminación, sonido y audiovisuales.
4. Colocar el cartel en el lugar designado según la solicitud del huésped.
Servicio de Conferencias
1.15 Antes de que los invitados estén listos y después de la reunión, el camarero se parará en la puerta de la sala de conferencias o en el lugar designado para despedir a los invitados. En invierno, tome la iniciativa de sacar sillas y colgar ropa para los invitados;
2. Ayudar al organizador a verificar y recordar a los invitados que conserven sus pertenencias en todo momento para evitar pérdidas;
3 Antes de que los invitados se sienten, prepare agua para el té, coloque una toalla pequeña (el toallero está a 1 cm del borde inferior del platillo) y preste atención al orden de servicio: los invitados primero, las damas primero, los caballeros. primero, de izquierda a derecha. Reponga agua cada 20 minutos, reponga el podio cada 15 minutos y designe a una persona dedicada para servir; para reuniones grandes, vierta agua desde la primera fila y una persona sea responsable de una línea o área para evitar pasar el podio repetidamente; /p>
4. Al verter agua de un termo, asegúrese de sostener la olla con la mano izquierda y sostenerla contra su pecho con la mano derecha. Debe caminar con paso firme, caminar con ligereza y sus movimientos deben ser coordinados cuando vierta agua desde detrás de la mesa, sostenga la tapa de la taza con el dedo medio y anular de su mano derecha, levante el asa de la taza con el pulgar y el índice; , dé un paso atrás, manténgase alejado de los invitados y llene la taza entre un 70% y un 80% de su capacidad. Después de servir, coloque el té en su lugar original, cubra la taza, sonría, extienda la mano para hacer una señal o diga "té por favor" y luego continúe con el siguiente lugar;
Al verter agua del mesa de conferencias, use ambas manos La acción es la contraria. 6. Todo debe estar listo 5 minutos antes del inicio oficial de la reunión (la situación específica se puede controlar de manera flexible
7 Cuando hay un descanso en medio de la reunión, el camarero debe despejar). la mesa a tiempo;
8. Durante la reunión, no abandone su puesto y tome medidas correctivas con prontitud cuando encuentre problemas;
9. toalla pequeña o fruta, se debe tener una postura al servir la comida.
Limpiar el lugar
1. Después de la reunión, el camarero debe revisar cuidadosamente el lugar para ver si los invitados han olvidado artículos y documentos, si el equipo de la sala de conferencias está dañado. o perdido, y puede recoger rápidamente los artículos y documentos. Devolver o entregar los artículos a los invitados e informar cualquier problema de inmediato.
2. las mesas y sillas pueden restaurarse a su forma original y colocarse ordenadamente;
3. Inspección minuciosa Verifique si existen riesgos de humo dentro y fuera del lugar, desconecte el suministro eléctrico, cierre las puertas y ventanas, y completar el formulario del diario de servicio;
4. Tomar la iniciativa de contactar a la persona a cargo del organizador para obtener asesoramiento y mantener una buena relación de servicio.
3. Montaje de la ceremonia de firma (negociación)
Pasos del proceso
Calibración
Determinar el tipo de plataforma
De acuerdo con los requisitos del pedido y el número de personas, determine el tamaño y la ubicación del mostrador de firma de pedidos y deje el espacio correspondiente detrás del mostrador de firma de pedidos.
Mesa
1. La mesa de firma se cubre con un mantel limpio y plano con un faldón alrededor.
2. mesa de firmas. La mejor ubicación frente a los invitados;
3. Configure el número correspondiente de mesas y sillas según los requisitos de los invitados;
4. el escritorio de firmas;
5. Coloque otros equipos (micrófono, pancarta, etc.) según sea necesario.
Procedimiento de servicio
1. vasos, papel oral, bandejas, etc. Orden en función del número de personas y solicitudes en la mesa del bar.
2. Después de que los invitados firmen, el camarero entregará inmediatamente las bebidas a todos los invitados en una bandeja, y los invitados principales serán atendidos por una persona dedicada.
3. Los invitados brindan, inmediatamente deberán utilizar una bandeja para entregar las bebidas. Quitar la copa de vino vacía.
Cuarto, el servicio del lugar de la conferencia
Excepto que las mesas y sillas están dispuestas en fila, los procedimientos y estándares de servicio son los mismos que los del lugar.
Verbo (abreviatura de verbo) Servicio de sala VIP
Pasos del proceso
Calibración
Disposición del lugar
1 .Coloque el sofá y la mesa de café en secuencia. La mesa de café debe ubicarse en el medio del sofá, mirando en línea recta;
2. para mirar a los invitados en el mejor ángulo;
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3. Coloca las tazas de té de la misma manera que en el lugar principal;
4. en el centro de la mesa de centro, y las cerillas debajo del cenicero, con una distancia entre centros de 1 cm y el emblema hacia arriba;
5. Apila una toalla pequeña sin olor y con humedad adecuada sobre el toallero, colóquelo en el toallero y colóquelo en el lado izquierdo de la taza de té.
Servicios del lugar de la conferencia
1. El trabajo de preparación es el mismo que el del lugar;
2. El personal de servicio de sala VIP debe llegar con 30 minutos de anticipación;
3. Los VIP deben ser guiados por una persona dedicada que sea responsable de operar el ascensor y brindar servicios especiales;
4. El té en la taza de té debe enjuagarse 15 minutos en avance en la sala VIP, y es recomendable verter agua hirviendo hasta que el té esté sumergido;
5 El personal de servicio se para en la puerta de la sala VIP para recibir a los VIP y les sirve té y bebidas. y toallas pequeñas después de que los VIP se sienten. La temperatura de la toalla pequeña debe ser adecuada y no debe sentirse caliente;
6. Preste atención al cambiar el cenicero, y no debe haber más de dos colillas en el cenicero;
7. Cuando el VIP se levante, debe ser conducido cortésmente al lugar principal, y los VIP con dificultades de movilidad deben tomar la iniciativa para apoyarlo;
8. camine al frente por el lado derecho y mantenga una distancia de 1,5 metros de los VIP. En caso de giro, deberá detenerse y señalar la dirección a la persona importante.
Limpiar el lugar
1. Limpiar la sala VIP inmediatamente y prepararla para un uso secundario.
2 Cerrar la puerta para garantizar la seguridad del lugar. Sala VIP;
3. Si hay artículos almacenados por los invitados en la sala VIP, se les debe recordar que los guarden temporalmente;
4.
Verbo intransitivo servicio de cafetería de conferencias
Pasos del proceso
Calibración
Preparación/a punto de comenzar a trabajar
1 .Preparar todos los utensilios necesarios según el número de personas que realicen el pedido. Incluyendo tazas de café, cucharas de café, almohadones, azucareros, jarras de leche, estufas, medicamentos orales, manteles, faldas y clips para refrigerios;
2 Determine la ubicación de la mesa de refrigerios de acuerdo con los requisitos del pedido y Número de personas y requisitos.
3. Primero extiende el mantel y ponte la falda.
4. Coloca cada juego de tazas de café ordenadamente en un lado de la barra de café; > 5. Limpie la estufa y colóquela del otro lado;
6. Las tazas de dulces, las jarras de leche y las boquillas deben colocarse cuidadosamente entre la taza de café y la estufa de café;
7. Coloque la bandeja de refrigerios en un lugar limpio, hermoso y de fácil acceso para los invitados.
8 Verifique si la encimera está limpia y ordenada, y si todos los suministros y utensilios están limpios; y completos, y si cumplen con los estándares.
Trabajo de servicio
1. Primero llene los azucareros y las jarras de leche con azúcar para hacer leche evaporada; caliente el café recién hecho en la estufa.
2. Tomar la iniciativa de servir café para los invitados;
3. Asegurar la frescura y el calor del café.
4. leche, etc En cualquier momento;
5. Retirar las tazas de café utilizadas por los invitados en cualquier momento y mantener limpias las encimeras.
7. Servicio de bebidas
Pasos del proceso
Calibración
Preparación/a punto de comenzar a trabajar
Colocar el bebidas Colóquelas en una bandeja para servir con tazas a juego.
Servicio de bebidas
1. Párese a 0,5 m a la derecha del huésped y avance en el sentido de las agujas del reloj, primero las mujeres y primero los hombres.
2. la mano izquierda sostenga la bandeja para servir, saque la taza de la bandeja con la mano derecha y coloque la taza en el lado derecho del invitado directamente encima del invitado.
3. debes darle una señal al invitado. Por favor, perdóneme, señor/señora. Esta es tu bebida.
4. Toma la bebida de la bandeja con la mano derecha y vierte la bebida en tres cuartos de la taza desde el lado derecho del invitado.
5. Beba al invitado, la velocidad no debe ser demasiado alta, la marca de la bebida debe mirar al invitado y la boca de la botella no debe mirar al invitado que se sirve;
6. entre la boca de la botella y el vaso de agua debe haber aproximadamente 1 cm;
7. Poner el contenido restante en la botella. La botella o lata de la bebida se coloca en la parte superior derecha del vaso;
8. Utilizar honoríficos al servir bebidas. .
Atiende a los invitados mientras bebes.
1. Agregar bebidas a los invitados de manera oportuna.
Cuando solo quede un tercio de la bebida en la taza del invitado, el camarero debe preguntarle de inmediato si él o ella necesita agregar más bebidas.
3. Retirar los vasos vacíos a los invitados en el momento oportuno.
Adjunto: Proceso de recepción de la reunión
1. Preparación previa a la reunión
1. El organizador de la reunión requiere la impresión del aviso de inscripción a la reunión.
2. Después de definir la información requerida para la reunión, toda la información de la reunión debe estar lista dos días antes del registro de la reunión.
3. Antes de registrarse para la conferencia, coloque los materiales, bolígrafos, instrucciones de registro, rutas de inspección y material de oficina en la bolsa de documentos de acuerdo con el número de participantes con anticipación.
4. Prepare los elementos necesarios para la recepción de la conferencia (formulario de registro de la conferencia, formulario de resumen de gastos de hotel, pedido de comidas en el hotel, formulario de alojamiento en el hotel, formulario de registro, formulario de reserva de boleto de regreso, comprobante de pago). día antes de la inscripción a la conferencia, formulario de notificación (confirmación) de liquidación, formulario de procedimiento de entrega de boleto aéreo, orden de tarea, bono de reembolso, formulario de registro de ruta de inspección, formulario de informe de recepción de la conferencia, boleto de vehículo, formulario de liquidación de la conferencia, lista de asegurados y cambios). Además, se necesitan suministros culturales (bolsas de boletos, bolsas de documentos, recibos, detectores de moneda, computadoras, impresoras, bandas elásticas, clips, grapadoras, papel carbón, borradores, calculadoras, señales de alto, etc.) para la recepción y aceptación de reuniones; fondos de reserva de la conferencia.
5. Organizar el trabajo de recogida del representante con antelación (arreglo del vehículo, envío del personal de recogida).
2. Coordinación necesaria con el hotel (informe previo a la reunión)
1. Haga descripciones de las habitaciones y las señales de tráfico para el grupo de la conferencia, exigiendo a los delegados de la conferencia que encuentren al grupo de la conferencia de manera conveniente y sencilla. rápidamente y comuníquese con ellos. El hotel confirma los números de la sala de reuniones y de las salas de reuniones del grupo. Informar a la centralita y centralita del hotel el nombre de esta reunión y el número de sala del grupo de conferencia.
2. Después de llegar al hotel, el organizador de la conferencia debe determinar de inmediato los procedimientos y precauciones de recepción pertinentes con el organizador de la conferencia. Ayude a los organizadores de conferencias y a los hoteles a determinar el horario de clase, la ubicación y los requisitos de la sala de conferencias, confirme si se utilizan proyectores multimedia y pausas para el café: número de personas, hora y ubicación de las comidas diarias, contenido de los carteles de la conferencia y etiquetas de agua, y otros requisitos.
3. Negociar con el hotel el método de check-in para los delegados de la conferencia, colgar carteles de la conferencia con anticipación de acuerdo con el tiempo requerido por el organizador de la conferencia y colocar carteles de agua en el lobby.
Tres. Durante la reunión:
1. Comuníquese con la Oficina de Información de Aviación Civil de manera oportuna para confirmar la hora exacta de llegada del vuelo y organizar el personal y los vehículos de recogida.
2. Contacta con el personal de recogida en cualquier momento y gestiona la habitación y las llaves con antelación.
3. Disponer las habitaciones de forma razonable y tratar de evitar la apariencia de habitaciones individuales naturales (hombres solteros y mujeres solteras). Si esto sucede, intente persuadir al invitado para que solicite una sala privada y notifique al organizador de la reunión de inmediato.
4. El día de la inscripción a la conferencia, comuníquese de inmediato con el personal de recogida del aeropuerto y el organizador de la conferencia, e informe al hotel la cantidad de comensales de manera oportuna para que el hotel pueda preparar las comidas y Evite la situación en la que los delegados de la conferencia no puedan comer.
5. Después de que los delegados de la conferencia lleguen al hotel, primero deben registrarse, luego pagar la tarifa, distribuir los materiales de la conferencia, organizar las habitaciones y preguntar a los invitados sobre su estado de regreso (el boleto de regreso es para determinar//si participar en el segundo recorrido); el recepcionista de la conferencia pide a los invitados que permanezcan en la habitación el menor tiempo posible.
6. Al cobrar, si un invitado solicita un descuento o una reducción de tarifa, debe hacer todo lo posible para explicar la situación, comunicarse con el organizador de la conferencia de manera oportuna e implementar las opiniones del organizador de la reunión después de consultar con él. el organizador de la conferencia.
7. Durante el proceso de inscripción a la conferencia, es necesario comunicarse con el organizador de la conferencia y el personal de recogida en el aeropuerto a tiempo para confirmar el número final de llegadas y aumentar o disminuir las habitaciones de hotel de manera oportuna. evitar problemas innecesarios.
8. Después de informar, todo el efectivo recaudado debe contarse y entregarse a la agencia de viajes o al organizador de la conferencia para su custodia.
9. Después del informe, el organizador de la conferencia debe conocer con prontitud y precisión el número de llegadas, el estado de los pagos y el personal de inspección.
10. Después de informar, notifique de inmediato al hotel el número diario de comensales durante la conferencia. Si el número de comensales disminuye o aumenta temporalmente, notifique al restaurante con 4-5 horas de anticipación. Después de cada comida, el personal del servicio de conferencias debe verificar el número de invitados con el personal del servicio del hotel, completar la declaración de cena del hotel y hacer que ambas partes la firmen y aprueben. Al cenar, los representantes deben comprender constantemente la calidad y el sabor de los platos para poder negociar con el hotel de manera oportuna.
11 En caso de salida anticipada o salida normal durante la conferencia, se debe notificar a la recepción del hotel y al departamento de ventas a tiempo para evitar pérdidas innecesarias de tarifas de habitación. El personal del servicio de conferencias por la noche debe verificar el uso de la habitación ese día en la recepción y completar el "Formulario de uso de la habitación del hotel", que debe ser firmado y aprobado por ambas partes.
12. Después del informe, se debe notificar al despachador la cantidad de turistas, las rutas y el estado de regreso de los huéspedes esa noche, de manera oportuna, para que pueda organizar automóviles, guías turísticos y reservar boletos de tren para grupos. y billetes de avión.
13. Al reservar boletos durante la conferencia, debe comprender la situación de los boletos aéreos y la venta de boletos con anticipación e informar a los invitados, quienes elegirán o recomendarán los vuelos correspondientes en función de la investigación. Las cotizaciones de trenes y rutas especiales turísticas y de entretenimiento se deben consultar antes de cotizar. Al reservar boletos aéreos, explique a los huéspedes que los descuentos pueden cambiar en cualquier momento durante la temporada alta de turismo, así que asegúrese de confirmar con anticipación. Al reservar billetes de tren, debe explicar a los huéspedes que es la temporada alta de turismo y que los billetes de tren son muy ajustados y no se pueden garantizar.
14. Al organizar una reunión grande, los invitados deben dividirse en grupos con el número de recibo el día antes de la inspección (o según la opinión del organizador de la reunión) y el número de grupo (número de automóvil/ personal) deben enviarse 30 minutos antes de que los invitados suban al autobús. La lista/lista de provincia/número de recibo) se colocan en la parte delantera del automóvil para que el anfitrión de la conferencia pueda abordar el autobús de acuerdo con el número de automóvil asignado. Antes de que los delegados de la conferencia tomen el autobús, se le indicará al guía turístico que ayude a verificar el número de pasajeros con recibos o tarjetas de delegado.
15. Durante el período de inspección de la conferencia, el personal de recepción de la conferencia debe hacer reservaciones para el viaje de regreso de los delegados de la conferencia y notificar de inmediato al departamento de planificación y programación de la agencia de viajes para evitar retrasar el itinerario de los delegados de la conferencia. .
16. Durante la inspección de la conferencia, el personal de recepción de la conferencia debe contar el número de personas inspeccionadas ese día con el guía turístico todas las mañanas y consultar con el organizador de la conferencia e informar al guía turístico sobre los arreglos de inspección para turistas especiales, para que el guía turístico pueda organizar razonablemente el tiempo durante la inspección. Evite retrasar el horario de los delegados de la conferencia.
17. Un día antes del final de la reunión, complete todos los formularios de la reunión (no se permiten modificaciones), prepare todos los recibos de consumo y formularios de registro, y llegue a un acuerdo con el organizador de la reunión. (Los gastos pagados por el organizador de la conferencia incluyen: tarifa de habitación, tarifa de comida, tarifa de alquiler de la sala de conferencias, tarifa de alquiler del proyector, tarifa de impresión del aviso de inscripción y material de estudio, tarifa de impresión de la libreta de direcciones, material de oficina para el representante de la conferencia, tarifa de inspección, etc.).
18. El día antes de que finalice la inspección de la conferencia, el personal de recepción de la conferencia debe organizar el personal y los vehículos con anticipación para enviar a los delegados de la conferencia a la estación según el estado de la reserva de los boletos de regreso de los delegados de la conferencia.
19. Después de la reunión, el personal de recepción de la reunión debe organizar y archivar rápidamente los materiales y formularios de la reunión, e informar el fondo de reserva de la reunión.
20. Confirmar el importe del consumo final con el hotel y comunicarlo a la agencia de viajes para su liquidación.