Cómo gestionar facturas y documentos de hotel
Negocio de compras
Entrega a fábrica
1 Cuando el proveedor habitual entrega la mercancía a la fábrica, el guardia de seguridad notifica al gerente del almacén para que firme. el recibo y el formulario de entrada al almacén están por duplicado. El gerente del almacén es responsable de clasificar las porciones.
2. Al recibir la mercancía fuera del horario habitual, el guardia de seguridad será responsable de firmar, y el proveedor registrará el fabricante, los materiales y otra información detallada en el libro de registro. El almacén proporcionará una confirmación de firma adicional. durante la entrega.
3. El responsable del almacén deberá firmar y comprobar el envío urgente, y realizar copia del recibo para asegurar el número de serie.
4. Finanzas y compras reciben la mercancía tres veces al día, registran el recibo en el libro de registro del almacén y firman para confirmarlo.
5. El Departamento de Finanzas maneja las cuentas de manera oportuna mediante la firma de órdenes de entrega y confirma la información con la gerencia de adquisiciones y almacenamiento en etapas.
Entrega a la fábrica de procesamiento
1. El proveedor entrega los productos directamente a la fábrica de procesamiento, la fábrica de procesamiento firma la recepción y el gerente del almacén de la fábrica firma antes de que se pueda realizar la liquidación. .
2. El encargado del almacén de la empresa es responsable de coordinar con la planta de procesamiento, clasificar los documentos de envío de la empresa y devolverlos al departamento de finanzas de manera oportuna.
3. El departamento de finanzas debe ingresar y verificar documentos y confirmar información desconocida con control de compras y materiales.
Los materiales electrónicos se envían a la fábrica
1. El gerente del almacén verifica los materiales electrónicos esperados de acuerdo con la notificación electrónica de material esperado y prepara los documentos en función de la cantidad real, registrando el Código de mercancías en detalle, pedidos y otra información.
2. El Departamento de Finanzas recibe las facturas a tiempo todos los días, las ingresa al sistema y las verifica.
Los materiales electrónicos se entregan directamente a las plantas de procesamiento.
1. Los materiales electrónicos se envían directamente a la fábrica de procesamiento, firmados por el administrador del almacén en la fábrica, y los documentos se producen de acuerdo con la lista de materiales especiales.
2. El almacén de la fábrica organiza los documentos y los envía a las finanzas de la empresa para su verificación e ingreso. Los documentos financieros se dividen en silos electrónicos.
3. Con base en la información general de los materiales electrónicos, verificar la información financiera con el comprador.
Devoluciones de proveedores
1. IQC y el departamento de posventa de la empresa van a la planta de procesamiento todas las semanas para limpiar los materiales devueltos, manejar el estado con claridad y contar las cantidades.
2. El encargado del almacén cuenta los objetos físicos de acuerdo con el formulario de devolución de la fábrica procesadora, maneja los procedimientos de almacenamiento según el estado y envía el formulario de devolución al departamento de finanzas.
3. El facturador genera sistemáticamente una orden de devolución basada en la orden de devolución, que es confirmada por el gerente de almacén y enviada al departamento de compras, IQC y al gerente de almacén.
4. El IQC de los materiales estructurales/de embalaje debe notificarse de inmediato al proveedor correspondiente para su confirmación, y los materiales electrónicos deben devolverse a la fábrica o desecharse después de la venta.
5. Para obtener información sobre materiales entrantes defectuosos confirmados por el proveedor, el almacén debe notificar al encargado del pedido que haga cinco copias de la información detallada.
6. El jefe de almacén es responsable de hacer cuatro copias del recibo ese día y enviarlo al personal de compras, IQC, finanzas y almacén.
Cosas a tener en cuenta
1. Para los documentos faltantes, la persona de contacto directo debe hacer copias para asegurarse de que cada departamento relevante tenga una copia.
2. Para los documentos de entrega que no cumplan con los requisitos, el comprador negociará con el proveedor para realizar cambios. Aquellos que no realicen cambios después de múltiples comunicaciones serán multados.
3. Para los documentos impresos, el creador de documentos los clasifica según el grado de urgencia y el contable puede ayudar a ingresar la información del documento.
4. Cada enlace es responsable de los documentos que maneja y conserva la información de la firma para su consulta en el siguiente enlace.
5. Si el ingeniero recibe materiales/herramientas/tableros directamente de la fábrica, debe devolverlos al Departamento de Finanzas lo antes posible.
6. Cualquier información anormal debe informarse a la persona a cargo de manera oportuna.
Negocio de producción
Producción normal
1. El control de materiales debe desarrollar planes de producción basados en las condiciones de compra y venta.
2. De acuerdo con las instrucciones de control de materiales y la lista de materiales completa, el encargado de realizar el pedido produce sistemáticamente pedidos de anidamiento/órdenes de reemplazo y completa la información como fundición, modelo, color, etc.
3. El Departamento de Gestión de Propiedades revisa la factura de producción y confirma las características y cantidades de los materiales clave.
4. El jefe de almacén prepara y distribuye los materiales de acuerdo con los documentos aprobados y verifica la información relevante.
5. El conductor debe ser responsable de la entrega de materiales y documentos entre la fábrica y la planta de procesamiento para garantizar que el empleado del almacén de la fábrica reciba todos los documentos. Cualquier discrepancia entre la documentación y los materiales recibidos se informará inmediatamente a Control de Materiales.
6. El encargado del almacén de la fábrica limpia los documentos todos los días y envía los documentos compilados ese día al departamento de finanzas. El conductor firma la lista de materiales para su confirmación.
7. El conductor envía el recibo de la planta de procesamiento al contable financiero. El contable financiero revisará los datos del sistema según el recibo y los entregará al control de materiales el mismo día.
Proceso de retrabajo
1. La evaluación posventa y el control de calidad emitirán un formulario de solicitud de retrabajo, que será aprobado por el contador de ventas financieras, el supervisor de control de materiales, el supervisor de producción y el de calidad. supervisor de control y supervisor financiero. En circunstancias especiales, entrarán en vigor tres de los últimos cuatro artículos.
2. El albarán de entrega de reelaboración de producto terminado del emisor se conservará en cinco ejemplares en el almacén de producto terminado, y el resto será firmado por la planta procesadora y devuelto al Departamento de Control de Materiales y Finanzas.
3. Una vez aprobada la solicitud de producción y el control de material, el facturador prepara el material de retrabajo y siempre está en el número de orden de retrabajo.
4. El contable del almacén de productos terminados rastrea el progreso y el estado del retrabajo de control de materiales hasta que se completa el retrabajo.
5. El almacén de retrabajo debe tener etiquetas de retrabajo específicas, y el contable del almacén de producto terminado debe verificar la cantidad y los detalles del almacenamiento diario con el control de materiales.
6. Otros procesos documentales se gestionan según el proceso documental de producción.
Cosas a tener en cuenta
1. El siguiente paso en la circulación de los documentos de producción requiere la firma de la otra parte para confirmar la persona a cargo de los documentos. Si un enlace se rompe, el último enlace firmado puede ser responsable del enlace siguiente.
2. Los documentos no revisados se borran una vez por semana y se confirman en función de las firmas de cada enlace y el estado de revisión en el sistema. Finalmente, los documentos no aprobados sólo podrán permanecer en el almacén.
3. Para la información de cambio de material/sustitución temporal, el control de materiales y la gestión del almacén proporcionarán retroalimentación oportuna después del descubrimiento, y el creador del documento cambiará el archivo y la información del sistema para garantizar la precisión y eficacia de la información.
4. Para los materiales emitidos desde el almacén, el administrador del almacén deberá devolver los documentos a la empresa en un plazo de dos días. El supervisor/asistente de producción puede ser responsable de la solicitud de licencia del empleado del almacén, y el supervisor de producción de la empresa es responsable del seguimiento de los documentos.
Negocio de suministros turísticos
1. El proveedor entrega la mercancía al cliente, el jefe de almacén firma el recibo y el Departamento de Finanzas y el Departamento de Compras reciben los documentos.
2. Se debe notificar al departamento de control de materiales en el momento de la compra para organizar la producción de los materiales suministrados por el cliente.
3. El preparador de documentos prepara los documentos de acuerdo con las instrucciones de control de materiales y el control de materiales revisa los documentos.
4. El conductor entrega los materiales del almacén a la planta de procesamiento.
5. En circunstancias normales, el conductor debe devolver los documentos el mismo día y el contable los recogerá, dividirá y se encargará de la contabilidad.
Cosas a tener en cuenta
1. La gestión del almacén puede proporcionar el estado de llegada correspondiente y la información de control de materiales suministrados por el cliente según la experiencia.
2. El emisor de la factura debe comprender el proceso productivo del suministro del cliente para evitar errores.
Otros
1. Si el certificado se pierde (según la señal de circulación) cinco veces, la persona responsable será multada con diez yuanes cada vez y el conductor será multado con cincuenta yuanes. yuanes si se pierde. Si se pierde más de cinco veces, el número de artículos perdidos se duplicará y se impondrá una multa de diez yuanes por un día de retraso. Si el responsable mejora bien y no pierde su certificado en el plazo de un mes, podrá volver a imponer la multa. Las reglas son la base para garantizar las operaciones comerciales, formando así buenos hábitos de trabajo y un sentido de responsabilidad.
2. En caso de circunstancias especiales, como cortes de energía, fallas del sistema, etc., el creador del boleto puede generar el boleto manualmente. Una vez eliminada la situación especial, el sistema completará el boleto.
3. Otros negocios pendientes se operan de acuerdo con procesos comerciales similares, y puede consultar el control financiero y de materiales.
4. Todas las empresas anteriores están bajo supervisión administrativa y cualquier problema puede informarse al departamento responsable lo antes posible. Si no se puede resolver, puedes reclamar al departamento administrativo y coordinar con él para resolver el asunto.