Sistema de gestión de suministros hoteleros
Los materiales del hotel incluyen materias primas, materiales y suministros alimentarios, piezas de tela, materiales de mantenimiento de ingeniería, consumibles de bajo valor en almacenes, etc. Fortalecer la gestión de materiales del hotel es una forma importante de reducir los costos operativos y mejorar los beneficios económicos del hotel.
1. Las principales tareas de la gestión de materiales:
(1) Garantizar el funcionamiento normal de las operaciones del hotel y promover la mejora del nivel de gestión y el desarrollo empresarial; > (2) Sobre la premisa de garantizar la calidad de los servicios hoteleros, hacer un buen trabajo en la adquisición razonable y el uso racional de materiales, fortalecer la gestión de almacenamiento, tapar lagunas y reducir costos.
2. Principios básicos de la gestión de materiales:
Se planifica el suministro, se fundamenta el plan, se fijan las reservas y los consumos y la gestión es sistemática. Implementar métodos de control clasificados de A, B y C, hacer reservas razonables, planificar compras, suministrar según cuotas, lidiar activamente con materiales lentos y excedentes, reducir las reservas de materiales y acelerar la rotación de capital.
3. Método de contabilidad de materiales:
(1) Principio de fijación de precios. Generalmente, los precios de los materiales emitidos se valoran utilizando el método de promedio ponderado. Una vez confirmado, no se puede cambiar a voluntad.
(2) Los materiales entrantes se calcularán en detalle según variedades y especificaciones para lograr un equilibrio entre el despacho diario y el despacho de diez días. Los materiales que no se almacenan en el almacén deben contabilizarse como "cancelación".
El empleado del almacén debe llevar las cuentas de manera oportuna, resumir los materiales emitidos por el departamento de recepción y preparar dos copias del informe de recepción, recepción y almacenamiento de materiales. Después de verificar que el estado de cuenta es correcto, se conservará una copia y la otra copia se enviará al Departamento de Finanzas y Contabilidad junto con el recibo y el formulario de solicitud de compra.
(3) El Departamento de Contabilidad Financiera debe fortalecer la orientación sobre el trabajo contable de los almacenes y almacenes de productos básicos, resolver problemas contables difíciles de manera oportuna y revisar las cuentas del almacén todos los meses para garantizar que las cuentas de materiales estén completas. , preciso y oportuno.
4. Planificación de la gestión de materiales:
(1) El plan de adquisición de materiales es la base principal para organizar el suministro de materiales. El plan de adquisición de materiales debe prepararse sobre la base del plan de negocios integral del hotel, la cuota de consumo de materiales, la cuota de reserva de materiales y el contrato de pedido bajo la premisa de comprender la situación del mercado y teniendo plenamente en cuenta los requisitos razonables del departamento usuario.
(2) Los planes de adquisición de materiales se dividen en planes anuales, planes trimestrales y planes mensuales. El plan anual es la base principal para orientar el suministro de material durante todo el año. El plan trimestral es un desglose del plan anual y se utiliza para aclarar la dirección del trabajo de adquisición y suministro de materiales trimestrales. El plan mensual es el plan específico de implementación y ajuste para la adquisición de materiales y se elabora de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión presupuestaria.
(3) La adquisición de suministros urgentes fuera del plan se resolverá mediante planes complementarios y restricciones de compra en función del tamaño del volumen de compra. Los planes complementarios deben declararse en cualquier momento.
(4) El plan de adquisición de materiales debe incluir el nombre, la especificación, la unidad, el inventario final, el consumo mensual o la cuota de reserva, la cantidad de compra, el precio unitario estimado, los fondos de compra estimados y otros elementos. El plan de adquisiciones se elabora por triplicado, después de la aprobación por parte del director financiero y el gerente general, se envía una copia al departamento de contabilidad financiera, una copia al departamento de auditoría y una copia al departamento de compras.
5. Trabajo básico de gestión de materiales:
(1) Cuota de consumo de materiales: la cuota de consumo de materiales es una base importante para la preparación e implementación de planes de adquisición de materiales y debe cumplir con requisitos razonables y requisitos avanzados.
(2) Cuota de reserva de material: La cuota de reserva de material es gestionada por el Departamento de Finanzas y Contabilidad. El Departamento de Contabilidad Financiera formula la cuota del fondo de consumo de materiales y la cuota del fondo de reserva de materiales en función de la cuota de consumo de materiales y las ajusta trimestralmente.
(3) Todos los materiales del hotel son adquiridos por el departamento de compras (excepto los productos del departamento del centro comercial). El departamento de compras debe comprender la situación del mercado, comparar productos con tres empresas de acuerdo con el principio de "alta calidad y bajo precio" y comprar los mejores productos. En las mismas condiciones, la primera prioridad debe ser dentro y fuera de la ciudad. Si el departamento de usuario tiene requisitos técnicos especiales, puede enviar personas a comprar junto con el comprador o el departamento de usuario, pero el departamento de compras debe manejar los procedimientos de reembolso de almacenamiento y recolección de materiales.
(4) Si necesita ordenar materiales, debe firmar un contrato de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de contratos del hotel y sellarlo con una carta de autorización legal y sello de contrato de los representantes legales o agentes de ambas partes.
(5) Una vez adquiridos los materiales, el comprador completará los materiales de almacenamiento. Los documentos de recibo están por cuadriplicado.
Una vez que los materiales se entregan y aceptan en el almacén, la persona a cargo los firma respectivamente. El departamento de compras conserva una copia (copia del talón) y el gerente a cargo del almacén firma una copia (copia del aviso de pago). gestión del departamento de administración de propiedades de costos y se envía al auditor general para su revisión. Los materiales no planificados se informan al director financiero y al gerente general para su firma y luego se envían al departamento de contabilidad financiera para su pago, y se dejan dos copias en el almacén. El custodio registra, recibe, envía, almacena y registra una copia (copia de almacén).
Los materiales que no hayan sido almacenados deberán cumplimentarse en el formulario de almacenamiento de materiales. Los recibos se realizan por triplicado. Después del envío, la aceptación y la recepción, el departamento de compras conservará una copia (la copia del talón), y el gerente del departamento receptor firmará la otra copia (la copia de la notificación de pago) y la enviará al departamento de contabilidad financiera para su verificación. Los proyectos no planificados deben informarse al director financiero y al gerente general para su firma antes de enviarlos al Departamento de Finanzas y Contabilidad para su pago.
(6) El Departamento de Contabilidad Financiera supervisa la implementación del sistema de adquisiciones, revisa las facturas originales, los documentos de pago y los recibos de materiales de acuerdo con las regulaciones financieras y realiza el pago después de verificar el plan de adquisiciones.
(7) Todos los materiales comprados deben ser aceptados antes de poder almacenarlos o recogerlos. Los materiales comprados no calificados no se almacenarán ni recogerán para su uso, y las herramientas de medición utilizadas para la aceptación deberán cumplir con los requisitos del sistema de gestión de mediciones.
(8) El empleado de materiales es responsable de la aceptación de los materiales comprados y el departamento de compras es totalmente responsable de la calidad de los materiales comprados durante todo el proceso de adquisición.
El encargado del almacén tiene derecho a rechazar la entrada al almacén de materiales no aceptados o no calificados.
(9) Los materiales deben aceptarse oportunamente después de llegar a la tienda, y el tiempo de espera para el almacenamiento debe acortarse tanto como sea posible, de modo que cuando se descubran errores y problemas de calidad, el Departamento de Finanzas y el Departamento de Contabilidad puede ser notificado de manera oportuna para rechazar el pago, y el Departamento de Compras puede reclamar una compensación a la otra parte. Los alimentos frescos, los artículos peligrosos y los objetos de valor deben inspeccionarse a su llegada.
La variedad, especificaciones, calidad, cantidad y embalaje de los materiales inspeccionados deben ser consistentes con los comprobantes, recibos y recibos de materiales adjuntos. Las materias primas alimentarias envasadas deben estar marcadas con el nombre, dirección, marca registrada, fecha de producción, vida útil, estándares de calidad y especificaciones de envasado de la empresa productora.
(10) Informar los materiales no calificados al jefe del departamento y al departamento de compras de manera oportuna, y manejar la situación de manera oportuna.
Si la calidad no es la adecuada y no se ha realizado el pago, se deberá devolver el producto. Si se ha pagado el producto, se deberá solicitar una compensación al proveedor. Si existe contrato de suministro, la otra parte también estará obligada a indemnizar según la responsabilidad por incumplimiento estipulada en el contrato.
Si el nivel de calidad baja pero aún puedes utilizar el hotel (siempre que la calidad del servicio del hotel no se vea afectada), deberás devolver el producto o precio según la calidad que corresponda.
Si hay escasez o daño, las razones deben identificarse y tratarse por separado:
Cuando el suministro del proveedor es insuficiente, el departamento de compras debe negociar con otras unidades para. compensarlo o notificar al departamento de contabilidad financiera Reducir el pago por el déficit;
Si el medio de transporte se daña o se pierde, si está asegurado, se hará un reclamo a la compañía de seguros;
c. La pérdida o daño del inventario en el almacén está dentro del rango normal, el "Informe de pérdidas y desbordamiento" debe completarse y cancelarse con la aprobación del jefe del departamento;
D. Si la escasez o el daño son causados por la negligencia de los empleados del hotel, se debe completar un informe de pérdidas y ganancias para explicar la situación y el personal relevante debe asumir la responsabilidad.
(11) Después de que los materiales pasen la inspección de aceptación, el custodio los firmará de acuerdo con las regulaciones y pasará por los procedimientos de registro de almacenamiento (registro del libro mayor de compras, tarjeta de material, tarjeta de material).
(12) El almacén general de todo tipo de materiales de la tienda está gestionado por el Departamento de Gestión de Costes y Bienes. Sin embargo, de acuerdo con las necesidades comerciales reales y con el consentimiento del Departamento de Planificación Financiera, cada departamento comercial puede establecer un almacén secundario, que estará centralizado por el almacén principal y administrado por cada departamento. Los custodios del almacén son responsables de la custodia, mantenimiento, supervisión e inspección de los materiales bajo su control, implementan estrictamente las regulaciones sobre la recepción, recolección, devolución y administración de materiales e implementan estrictamente el sistema de responsabilidad laboral.
(13) Los custodios del almacén deben estar familiarizados con los requisitos de almacenamiento de diversos tipos de materiales y lograr "dos cosas" (tener responsabilidades laborales y cuotas de reserva) y "tres modernizaciones" (el entorno del almacén esté limpio y los materiales se apilan de manera sistemática) Sistematización, envío y recepción de materiales), "tres coincidencias" (cuentas, tarjetas y artículos son consistentes), "posicionamiento numérico unificado" (disposición según números unificados)
(14) Los gerentes de almacén deben comprender los materiales del inventario. La vida útil está garantizada y los envíos se organizan de acuerdo con el principio de primero en entrar, primero en salir para evitar lentitud y deterioro.
(15) El hotel ha establecido un equipo de evaluación de la calidad de la materia prima alimentaria, compuesto por chefs experimentados, inspectores de alimentos y custodios de almacén.
Todos los alimentos almacenados más allá del tiempo prescrito y las materias primas alimentarias que deban declararse dañadas deben ser evaluados por el equipo de evaluación de la calidad de las materias primas alimentarias antes de que puedan procesarse.
(16) El almacén realiza su propio inventario una vez al mes, el almacén frigorífico se limpia periódicamente, los almacenes de cereales del segundo y tercer nivel realizan inventarios diarios, el Departamento de Gestión de Costos y Propiedades realiza inspecciones al azar y auditorías de materiales de inventario todos los meses, y el Departamento de Contabilidad Financiera organiza anualmente un inventario de almacén completo. Una vez completado el inventario, los informes de pérdida y ganancia de inventario deben completarse de manera oportuna, explicar los motivos y manejarlos de manera clasificada de acuerdo con las disposiciones de la autoridad de aprobación.
Reportar oportunamente los materiales lentos y excedentes encontrados en el inventario y organizarlos y tratarlos activamente.
(17) Si los bienes y materiales del hotel se pierden por exceso de capacidad o pérdida, daño o deterioro, desastres naturales, etc., se debe identificar oportunamente la causa, distinguir responsabilidades, diferentes situaciones. debe distinguirse, y el manejo debe ser tratado de acuerdo con las siguientes disposiciones:
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1. Las pérdidas que sean de monto normal se incluirán en los gastos de gestión del período actual <. /p>
b. Los daños causados por accidentes serán indemnizados total o parcialmente por el culpable, según el grado de responsabilidad. La parte que debe cancelarse se incluirá en la tarifa de gestión después de ser aprobada de acuerdo con la autoridad de aprobación prescrita;
C. Pérdidas extraordinarias causadas por desastres naturales, etc. , después de la aprobación de acuerdo con la autoridad de aprobación prescrita, su pérdida neta (es decir, el monto después de deducir la compensación del seguro y el valor residual del valor en libros) se incluirá como gastos no operativos;
d, pérdidas causados por accidentes y desastres naturales, etc. , manejado de acuerdo con las normas pertinentes de la empresa superior y los propietarios del hotel.
e.Cuando los activos circulantes sean excedentes, se deben identificar las razones para reducir los costos de gestión. Ningún departamento o individuo podrá ocultarlo, compensar pérdidas y pérdidas, ni utilizarlo para otros fines.
(18) Se requiere aplicación de material. La lista de solicitud de materiales debe estar firmada por el jefe del departamento u otro personal con la autoridad de aprobación correspondiente, y los procedimientos deben estar completos antes de que el custodio pueda emitir los materiales. El departamento de recolección debe designar una persona dedicada a recolectar materiales.
Cuando el empleado del almacén distribuye materiales, debe seguir estrictamente el nombre, las especificaciones y la cantidad completada en el formulario de solicitud de compra, y completar la cantidad de envío real en el formulario de solicitud de compra de acuerdo con la cantidad de envío real. . A menos que existan circunstancias especiales, la cantidad real del envío no excederá la cantidad aplicada.
Recoger la mercancía por triplicado. Después de recibir los materiales, se devolverá una copia al departamento de recepción, se dejará una copia en el almacén y se entregará al contador de materiales para su publicación, y se enviará una copia al departamento de contabilidad financiera para su procesamiento contable.
(19) Los bienes (herramientas) que han sido ajustados de viejos a nuevos solo se pueden recoger cuando el formulario de desecho y la lista de recolección estén completos. Las herramientas que son conservadas y utilizadas por individuos también deben tener herramientas. tarjetas Debido al desarrollo del negocio, las piezas que deben agregarse deben ser firmadas por el jefe del departamento y el gerente del departamento de administración de costos y propiedades antes de que puedan ser recogidas.
(20) Si el departamento receptor devuelve la mercancía debido al incumplimiento de la calidad y las especificaciones, se debe completar el formulario de solicitud de letra roja y se deben indicar los motivos de las devoluciones después de ser contrarrestado. -firmado por el responsable del departamento de recepción y el responsable de los departamentos de gestión de costes y bienes.
Si las especificaciones y cantidades no coinciden durante el proceso de entrega, deberán ser reemplazadas a tiempo. Los materiales devueltos deben volver a inspeccionarse y los materiales calificados se pueden almacenar.
(21) Debe reforzarse la gestión de los artículos devueltos para reducir pérdidas innecesarias. Necesidades diarias, materias primas alimentarias, etc. , que enumera la vida útil, debe tener prioridad para evitar retrasos en los retrasos.
(22) Los materiales utilizados en proyectos y construcción de capital se pueden gestionar de acuerdo con los requisitos de este sistema, de modo que los objetos físicos, los libros de contabilidad y los propósitos se separen para garantizar la autenticidad de la contabilidad de materiales.
Sistema de gestión de consumibles de bajo valor
Los consumibles de bajo valor tienen las características de gran cantidad, variedad y diferente vida útil. Por lo tanto, la buena gestión y el uso de consumibles de bajo valor también es una parte importante de la gestión.
1. Según las últimas regulaciones, los materiales artificiales con un valor unitario inferior a 2.000 yuanes y una vida útil corta entran en el ámbito de los consumibles de bajo valor.
2. Clasificación de consumibles de bajo valor:
Según la situación específica del hotel, los consumibles de bajo valor del hotel se pueden dividir en las siguientes categorías:
Clase grande, clase pequeña y clase pequeña
(1) Ropa de cama de fieltro de lana
Edredón de plumas
Almohada (sin funda de almohada)
Otros se clasifican según especificaciones.
Clasificación según especificaciones
(2) Ropa de cama
Colcha
Toallas de lavado
Paños para restaurantes
Varias fundas para cortinas
La ropa de trabajo está registrada según variedades y especificaciones.
Clasificación según especificaciones
Registro según variedades y especificaciones
Registro según variedades y especificaciones
Registro según variedades y especificaciones
Registro por variedad y especificación
(3) Utensilios y vajillas metálicas
Vidrio
Cerámica
Menaje de cocina mediante registro de variedades y especificaciones.
Registro por variedad y especificación
Registro por variedad y especificación
Registro por variedad y especificación
(4) Categoría y cantidad de herramienta y escala
Herramientas de uso común
Herramientas personales
Las herramientas de cálculo se registran por tipo y especificación.
Registro por variedad y especificación
Registro por variedad y especificación
(5) Otros se refiere a otros consumibles de bajo valor no incluidos en la gama anterior.
3. Bajo el liderazgo del director general y el director financiero del hotel, la gestión de los consumibles de bajo valor es centralizada y jerárquica, y se implementa el método de "quién los utiliza se gestiona y utiliza de forma eficaz".
(1) El Departamento de Gestión de Propiedades de Costos es un departamento de gestión profesional de consumibles de bajo valor y es responsable de la gestión diaria de los consumibles de bajo valor.
a.Responsable del almacenamiento y contabilidad de consumibles de bajo valor en almacén.
b. Responsable de establecer un sistema de gestión de consumibles de bajo valor en uso.
c.Establecer una cuenta auxiliar de consumibles de bajo valor en uso y realizar inspecciones y verificaciones periódicas en varios departamentos.
(2) El guardarropa se encarga de la gestión diaria de la ropa de cama, ropa de trabajo y tejidos.
A. Proporcionar estilos y tejidos alternativos de ropa de cama, ropa de trabajo y tejidos utilizados en el hotel para la toma de decisiones de cada departamento usuario y de la dirección general.
b. Responsable de reciclar ropa de cama y telas usadas al taller de lavandería para su lavado, y suministrar ropa de cama y telas que cumplan con los requisitos de uso en función de la cantidad reciclada. Responsable de lavar y recoger la ropa de trabajo de los empleados.
c. reparar esporádicamente la ropa de cama, paños y ropa de trabajo en uso, y producir una pequeña cantidad de ropa de cama, paños y ropa de trabajo.
d.De acuerdo con los requisitos del "Sistema de Gestión de Materiales" y el "Sistema de Gestión de Cuotas", manejar los procedimientos de desguace y reciclaje de ropa de cama y telas durante su uso.
e.Registrar la recepción y entrega de ropa de cama y tejidos en uso según normativa, y realizar un seguimiento del estado de la ropa de cama y tejidos en uso.
(3) El departamento de restauración es el responsable de la gestión diaria del menaje en uso.
a. Elaborar plan de consumo anual de utensilios y vajillas del hotel.
b.Desarrollar un sistema de responsabilidad para el almacenamiento de utensilios y vajillas en uso.
c.De acuerdo con los requisitos del "Sistema de Gestión de Materiales" y el "Sistema de Gestión de Cuotas", manejar los procedimientos de desguace y reciclaje de utensilios y vajillas; manejar los procedimientos de declaración de artículos perdidos para paños específicos de restaurantes.
d. Con la aprobación del departamento financiero, el departamento comercial puede establecer un almacén secundario y, en consecuencia, establecer un libro de contabilidad de utensilios y vajillas en uso para monitorear la dinámica de uso y consumo.
(4) El departamento de limpieza es responsable de la gestión diaria de los consumibles de bajo valor en cada área.
a. Elaborar un plan de consumo anual de consumibles de bajo valor en las habitaciones.
b. Desarrollar un sistema de responsabilidad por el uso y almacenamiento de consumibles de bajo valor.
c.De acuerdo con los requisitos del "Sistema de Gestión de Materiales" y el "Sistema de Gestión de Cuotas", gestionar los procedimientos de desguace y reutilización de consumibles de bajo valor en uso en cada distrito, y gestionar la declaración de defectos. Procedimientos para ropa de cama y tejidos.
d. De acuerdo con la normativa, establecer cuentas detalladas secundarias y terciarias de los consumibles de bajo valor en uso para comprender el uso y consumo de los consumibles de bajo valor.
(5) El Departamento de Ingeniería es responsable de la gestión diaria de las herramientas personales y públicas.
a. Establecer un libro de contabilidad de las herramientas en uso y realizar un seguimiento de la dinámica de uso de las herramientas en uso.
B. Deseche las herramientas antiguas reemplazadas y realice los procedimientos de aprobación para herramientas nuevas.
(6) Cada departamento es responsable de la gestión de los consumibles de bajo valor en su propio departamento.
a. Elaborar un plan de consumo de consumibles de bajo valor.
b.Establecer una cuenta detallada de los consumibles de bajo valor en uso.
c. Realizar labores de gestión diaria como el almacenamiento de consumibles de bajo valor según el “Sistema de Gestión de Materiales”.
4. El desguace de consumibles de bajo valor debe ser completado primero por el departamento usuario, firmado por el director o gerente del departamento usuario y reportado a la Oficina del Director Financiero y Gerente General para su aprobación. . Los objetos físicos de los artículos desechados deben entregarse al departamento de gestión de costos y propiedades para su procesamiento unificado después de la aceptación.
5. La recogida y uso de consumibles de bajo valor debe gestionarse de acuerdo con el sistema de gestión de materiales. Generalmente, se implementa el método viejo por nuevo. Los procedimientos de desecho deben completarse antes de su uso. Se deben obtener consumibles nuevos de bajo valor con el formulario de desecho y la lista de recolección de materiales. Si cae dentro del alcance del aumento de precios o la gestión de cuotas, primero debe ser aprobado por el administrador de la propiedad del Departamento de Gestión de Costos y Propiedades.
6. Transferencia interna de consumibles de bajo valor:
Si se transfieren consumibles de bajo valor en uso dentro de un departamento, el personal de administración de propiedades del departamento correspondiente es responsable de manejarlos. procedimientos de registro de transferencias.
7. Cuando los consumibles de bajo valor en uso se transfieren entre departamentos, el personal de administración de propiedades de los departamentos que se transfieren y transfieren debe completar el formulario de transferencia de propiedad y manejarlo con los administradores de propiedad del costo y la propiedad. departamentos de gestión. Procedimientos de registro de traspasos.
8. La asignación externa de consumibles de escaso valor será gestionada por el Departamento de Finanzas y Contabilidad. Para la asignación externa de consumibles de bajo valor en uso, el departamento usuario deberá presentar una solicitud y enviarla al director financiero y al gerente general para su aprobación antes de confiar al departamento de finanzas su manejo. Ningún departamento usuario tiene derecho a asignar directamente los consumibles de bajo valor en uso.
La asignación externa de consumibles de bajo valor dentro del alcance de "productos exclusivamente controlados" debe informarse al director financiero y al director general para su aprobación paso a paso.
9. La amortización de consumibles de bajo valor adopta el método de amortización única.