Cómo dividir el trabajo del supervisor de revisión diaria, de revisión nocturna y de auditoría del hotel
(1) Preparación para la auditoría nocturna antes de la clase
Antes del turno, debe comprender la situación de entrega del trabajo de auditoría diario, verificar si la impresora y la computadora son normales y marque cada casilla de auditoría de la casilla de auditoría. Los comprobantes de pago y facturas en el punto comercial están clasificados e incluyen principalmente tres partes:
1.
2. Los restaurantes que pagan vales y facturas son: Restaurante Dongyuan y Restaurante Xiyuan.
3. Comprobantes de pago y anexos para otros departamentos: piscinas, piscinas sanitarias, boleras, cafeterías, salas de billar, salas de tenis de mesa, saunas, establecimientos de ocio, salas de espectáculos y centros de negocios.
(2) Flujo de trabajo de auditoría nocturna
1 Verifique el comprobante de pago del cajero y compruébelo con el informe de la computadora: los auditores deben verificar si los diversos detalles del comprobante de pago son consistentes con el informe de la computadora. Si se han modificado datos, el cajero deberá explicar el motivo. Si la caja registradora no tiene comprobante de pago, debe verificar si los datos del archivo adjunto coinciden con el comprobante de pago completado por el cajero.
2. Imprima el "Informe de registro de huéspedes de hoy" y, según el informe de registro, verifique si el precio ingresado para cada habitación registrada hoy coincide con el precio de la reserva de la habitación. formulario y si los procedimientos de la sala de descuento están completos. Si hay errores, se debe notificar inmediatamente al personal de recepción para que realice ajustes y la situación se debe escribir en el informe de revisión nocturna para su revisión diaria.
3. Imprima el "Informe de desembolso de la cuenta desequilibrada de hoy", revise los motivos del desequilibrio de la cuenta y confirme la persona responsable.
4. Imprima la “Declaración de Ajuste de Hoy” para revisar los motivos del ajuste. El responsable debe firmar el formulario de ajuste.
5. Comprueba si la transferencia en cada punto de carga es correcta: Comprueba la firma del huésped en la factura de cada transferencia (parte no liquidada) con la firma del huésped en el formulario de apertura de la habitación y en los registros informáticos para comprobar si son correctas. son iguales. Si la firma es diferente, recuérdeselo al cajero al realizar el check out; si va a la habitación equivocada, ajústela inmediatamente.
6. Imprima el "Informe de huéspedes que realizan salidas hoy" (consulte el precio de la habitación para medio día el mismo día).
7. Mantenimiento de los datos de la auditoría nocturna: copie los datos del día en el disco "C" o "D" para prepararse para el buen progreso de la auditoría nocturna.
8. Ingrese las estadísticas de los datos de la revisión nocturna: el equipo comercial revisará (imprimirá el informe final del turno general en el sitio comercial), completará el informe previo a la revisión, completará el pago automático, revisará el informe contable dos veces, y emitir el juicio final.
9. Clasificación de datos.
10. Emitir el informe de revisión nocturna:
1. Elaborar el “Informe XXX Día Hábil del Hotel”.
B. Prepare un "Informe de salida de cuenta sin saldo de hoy" y un "Informe de ajuste de hoy".
C. Complete el "Informe de revisión nocturna": registre todo lo que sucedió durante la revisión nocturna, indique claramente qué necesita asistencia de revisión diaria y complételo con cuidado.
11. Fin del turno: Una vez finalizado todo el trabajo, organizar y enviar los materiales a la oficina de revisión diaria.
(3) Flujo de trabajo de revisión diaria
1. Manejar los problemas que quedaron de la noche y ser responsable de implementar el aviso.
Después de recibir el "Informe de revisión nocturna" todos los días, los problemas restantes deben tratarse de manera oportuna, completar el formulario de notificación de revisión de manera oportuna y notificar al responsable del departamento donde se encuentra; Se ubica la persona responsable, y será responsable de la implementación de la solución, y luego escribir en el formulario de notificación Escriba la solución en la primera copia y archive el número de nota al final. Después de hacer estadísticas al final del mes, escriba las opiniones de manejo e infórmelas al gerente financiero para su manejo.
2. Cancelación de facturas: después de recibir el estado de cuenta del cajero, verifique si las facturas pagadas están completas y luego anótelas en la lista de verificación de facturas de acuerdo con el número de factura. Si faltan números y los procedimientos de ajuste para documentos inválidos no están estandarizados, se debe redactar un informe de revisión nocturna y enviarlo para revisión diaria.
3. Consulta el informe de pago de recepción y el informe personal del cajero.
La factura de cargo de habitación es una factura impresa por el cajero en la recepción para los huéspedes del hotel, que refleja el alquiler, los gastos de comida y otros gastos cobrados a los huéspedes. La lista de cajeros en el mostrador de caja es una tabla resumen que refleja las cuentas del inquilino (incluido efectivo, tarjetas de crédito, cheques, divisas y cuentas de transferencia) cobradas a los invitados ese día.
4. Verifique la factura del restaurante:
1) Preste atención al verificar la factura del restaurante; use la lista adjunta para verificar la factura y use la lista de facturas de la computadora para verificar cada artículo; en el menú. Si hay alguna discrepancia, pídale al cajero que averigüe el motivo y se encargue de ello. Si se modifica la lista adjunta, la persona que la modificó deberá explicar el motivo de la modificación en la lista, la cual deberá ser firmada por el personal directivo de la oficina, y el cajero deberá desempeñar un papel de supervisión.
2) Verifique el formulario de conciliación comercial: verifique si los datos completados en el formulario coinciden con los datos del documento adjunto enviado por el cajero, y verifique si los datos completados por el cajero coinciden con los datos completados por otro personal relevante en la sala son consistentes. Si hay alguna discrepancia, averigüe inmediatamente el motivo con el cajero y trátelo de manera oportuna para garantizar el reflejo correcto de los ingresos comerciales.
3) Los procedimientos de descuento deben estar completos: Si utiliza una tarjeta de descuento del hotel, el número de la tarjeta y la firma del huésped deben indicarse en la factura; si el personal de la administración del hotel otorga un descuento al huésped, la administración; Se debe anotar la firma del personal y el descuento. Al verificar, el auditor debe prestar atención a si el descuento otorgado por el cajero es correcto. Si es incorrecto, debe informar al cajero la situación y solucionarlo a tiempo.
4) Si la recepción gratuita cumple con los estándares: los gerentes de todos los niveles reciben boletos gratis en el hotel y la autoridad de firma debe compararse con la tabla de autoridad de los gerentes de todos los niveles. Compruebe si los gerentes de todos los niveles firman el recibo dentro de su autoridad. Si la recepción excede el estándar, deberán realizar los trámites de inmediato o informarlo al gerente financiero para su procesamiento.
5. Consultar los comprobantes de pago y facturas de otros departamentos;
Cajeros de otros departamentos (incluyendo piscinas, boleras, salas de ajedrez y naipes, salas de billar, centros de negocios, cafeterías). tiendas, etc.) El comprobante de pago debe completarse con base en el recibo de caja una vez finalizado el negocio. El monto del comprobante de pago debe ser consistente con el monto total de la factura adjunta.
1) Verificación y gestión de notas de cargo: Las notas de cargo deben usarse en el orden numérico. Los auditores cancelarán las notas de cargo presentadas por cada departamento una por una en el "Formulario de Uso de Facturas". al número. Si se descubre un uso no codificado, se debe verificar el motivo con el usuario de la factura y se le debe instar a hacerlo de manera oportuna. El formulario de cancelación debe estar firmado por el capataz o superior.
2) Verifique el comprobante de pago del centro de negocios: verifique la exactitud del monto de cada elemento de cargo en la lista de cargos y recopile periódicamente datos de la máquina en el centro de negocios para garantizar que las cuentas estén coherente.
6.Verificar los informes comerciales realizados por los auditores nocturnos:
Responsable de verificar la exactitud de los informes realizados por los auditores nocturnos. Si hay un error en el cálculo de los datos, se debe corregir inmediatamente y el personal de revisión nocturna debe rendir cuentas.
7. El día del supervisor de auditoría, el auditor debe ir con frecuencia a cada sitio comercial para realizar inspecciones:
Verificar si los cajeros y otros operadores en la sala operan de acuerdo con el estándar. procedimientos y si los gastos comerciales se reflejan verazmente. Si el efectivo se entrega verazmente. Si se descubre que un cajero u otro operador no opera de acuerdo con las especificaciones, debe hacer correcciones de inmediato e informar la situación y manejar las opiniones al gerente del departamento, al gerente financiero y al departamento de inspección de calidad de manera oportuna para prevenir la situación. vuelva a suceder y garantizar que el hotel no sufra pérdidas.
8. Vinculación de informes:
Encuadernación por orden de fecha de los registros de operaciones de caja, comprobantes de pago de cada punto de recarga y facturas originales de cada punto de recarga, y archivarlos. Anota en la portada las fechas de inicio y finalización.
(4) Flujo de trabajo del procesamiento contable
1. Preparar las citaciones de ingresos comerciales diarias
La base para preparar las citaciones de ingresos es el informe de resumen de ventas diario y la prueba. cálculo del balance.
El método de elaboración del comprobante de ingresos es:
Débito: Cuentas por cobrar-cuenta de cliente
Cuentas por cobrar-cuenta de calle-detalles
Cuentas por Cobrar - Equipo
Depósitos Bancarios
Crédito: Ingresos Operativos
Cuentas por Pagar - Factura Telefónica
2 , Cuenta de Calle y de Invitado tabla de estadísticas de distribución de cuentas
La cuenta de calle y la cuenta de invitado incluyen cuentas de banquetes de otras unidades, cuentas personales de empleados, tarjetas de descuento y facturas que deben devolverse pero que no han sido reembolsadas, etc.
Los auditores de ingresos tienen que completar los formularios de estadísticas de cuentas de clientes y del libro mayor todos los días y distribuirlos. Esté preparado para registrar los cargos de cada cuenta de manera oportuna. Haga un informe todos los meses y prepárese para completar el libro mayor y el formulario de resumen de la cuenta del cliente al final del mes.
3. Limpiar las cuentas de los clientes después de las cuentas por cobrar.
Después de recibir el aviso recordatorio del hotel, el huésped debe liquidar la cuenta por cobrar con el hotel dentro de los 30 días. Cuando el huésped realiza el pago, el hotel deberá emitir un recibo oficial y entregárselo al huésped como comprobante de liquidación. El auditor de ingresos realizará el procesamiento contable todos los días en función del contenido del pago y el monto realizado por los huéspedes: antes de preparar los comprobantes contables, primero averigüe el número de cuenta de la empresa, el número de referencia de la cuenta y el contenido del pago, y complételos en el registro diario de ingresos en efectivo. forma.
4. Cobro de cuentas por cobrar superiores a 60 días.
Según el registro del informe de cuentas por cobrar mensual y el contenido del informe de análisis de cuentas. Se instará nuevamente a todos los clientes cuyas cuentas por cobrar se encuentren en suspenso por más de 60 días. Antes de reclamar el pago, primero comprenda el contenido específico de las cuentas impagas e informe la situación al director financiero. El gerente financiero emite una carta recordatorio y la envía al huésped junto con una copia del aviso de pago; responde rápidamente a las preguntas planteadas por el huésped, negocia soluciones y elimina los obstáculos a las cuentas por cobrar lo antes posible.
5. Responsable de ingresar los documentos contables preparados al sistema informático financiero.