¿Cómo realizar bien un congreso académico?
Los asuntos involucrados en la realización de una conferencia académica se han mencionado anteriormente. Esta sección habla principalmente de los procedimientos operativos específicos de cada asunto.
(1) Presupuesto e implementación de la conferencia
Los gastos de la conferencia incluyen principalmente tarifas de alquiler de salas de conferencias, tarifas de comidas de la conferencia, tarifas de alquiler de automóviles (autobuses lanzadera, autobuses lanzadera) y participantes. Subsidio de alojamiento, tarifa de publicación de actas de la conferencia, tarifa de impresión del material de la conferencia, bolsa de documentos, tarifa de consulta de expertos invitados, tarifa de fotografía, tarifa de diseño de la pared del fondo del lugar, tarifa de impresión de tarjetas representativas, tarifa de pausa para el té de frutas, premio al trabajo juvenil destacado, etc.
Los ingresos de la conferencia incluyen principalmente las tasas de inscripción, que generalmente rondan los 1.000 yuanes por persona, y las tasas de inscripción de posgrado se reducen a la mitad. El número de participantes pagados no representa el número de participantes, pero generalmente es del 70 al 80 % del número de participantes. Los representantes invitados y los participantes de la unidad no pagan tarifas de inscripción.
Las principales fuentes de fondos de la conferencia son: en un caso, la parte de organización general de la universidad, la parte de patrocinio de la unidad cooperativa, la parte de la conferencia y la parte de patrocinio de las empresas participantes; en otro caso, se proporciona por separado a la escuela (o unidad grande). Solicitar fondos de la conferencia; otra situación es gastarlo de fondos especiales, como fondos disciplinarios y fondos del equipo; Por ejemplo, actualmente todas las escuelas tienen presupuestos para la celebración de conferencias en los fondos de construcción para disciplinas distintivas y ventajosas, y algunos equipos de innovación científica y tecnológica y centros de innovación colaborativa también tienen presupuestos para la celebración de conferencias académicas.
Si los fondos para la conferencia están garantizados, entonces pídale al director del comité especial que solicite ser anfitrión de la conferencia académica. Algunos de ellos postularon verbalmente y otros postularon para la próxima conferencia en la ceremonia de clausura de la conferencia académica. Si es sincero al organizar la conferencia, no será difícil presentar su solicitud con éxito.
(2) Disposición del lugar de la reunión
Uno de los propósitos de celebrar una reunión es promover la escuela, por lo que lo más apropiado es organizar el lugar principal de la reunión en el salón de conferencias de la escuela. y biblioteca. En la actualidad, cabe decir que la mayoría de las universidades cuentan con centros de conferencias académicas, que deberían poder cumplir con los requisitos de algunas conferencias de tamaño mediano. Si no se cumplen las condiciones o la escala es demasiado grande, solo podemos considerar organizar el alojamiento y las sucursales de la conferencia en hoteles fuera del campus. Sin embargo, se recomienda que la ceremonia de apertura de la conferencia se organice en el campus para facilitarlo. los delegados tengan un impacto intuitivo y una comprensión de la escuela. Es mejor organizar la ceremonia de clausura en un hotel, porque no quedan muchos representantes al final de la reunión y muchos representantes están a punto de regresar después de la reunión, por lo que es mucho más conveniente organizar la ceremonia de clausura en un hotel.
Es más apropiado elegir un hotel fuera del campus de cuatro o casi cinco estrellas porque dicho hotel es espacioso, cómodo, limpio, con un servicio considerado y el precio está dentro del estándar de pago. de los delegados.
(3) Organización y organización del trabajo de las reuniones
Para facilitar la coordinación de las reuniones de trabajo, se deben crear una serie de grupos de trabajo. Cada grupo de trabajo debe estar dirigido por. un profesor joven y equipado con un número de estudiantes de posgrado.
Secretario General de la Conferencia: Totalmente responsable de la organización de la conferencia, organizando y presidiendo las ceremonias de apertura y clausura de la conferencia, preparando discursos para los líderes relevantes y responsable del manejo de emergencia de la conferencia. asuntos relacionados. Responsable de pagar los honorarios de los expertos de los ponentes invitados. Responsable de la gestión de fondos relacionados.
Grupo de Desarrollo de Pautas de Conferencias: Responsable de organizar guías y horarios de conferencias, determinar la clasificación y el orden de los informes académicos y determinar el anfitrión de los informes académicos.
Grupo de Aceptación y Publicación de Papeles: Responsable de recolectar artículos, clasificar e imprimir colecciones de artículos, contactar asuntos editoriales y organizar la selección de artículos jóvenes destacados.
Equipo de transporte/estación de recogida de la conferencia: responsable de ponerse en contacto con las empresas de alquiler de coches para alquilar coches, organizar la recogida y devolución desde el aeropuerto y las estaciones de tren de alta velocidad, organizar transbordadores de coches para que los participantes y desde el hotel y la sede principal, y organizar a los estudiantes graduados para que guíen a los participantes en el viaje.
Equipo de Alojamiento/Catering: Responsable de organizar el alojamiento para los participantes, buffets, disposición de asientos para las cenas de recepción y otros asuntos relacionados.
Equipo de diseño del lugar: responsable de hacer la pared de fondo del lugar principal, organizar las salas de conferencias del hotel, suministros para la pausa para el café y otros asuntos relacionados, organizar las computadoras de la sala de conferencias, redacción de PPT, resaltadores, etc.
Grupo de Materiales de Conferencia: Responsable de la compra de documentos de conferencia, impresión de materiales de conferencia, producción e impresión de credenciales representativas, credenciales de trabajo y ropa de trabajo.
Grupo de registro de conferencias: reciba recibos de registro de conferencias, coordine los arreglos de registro, organice el pago de tarifas de registro y facturas para los participantes, prepare avisos de conferencias sellados, reembolse a los participantes y prepare libretas de direcciones de conferencias.
Grupo de Etiqueta de Conferencias: Responsable de organizar actividades ceremoniales como la ceremonia de bienvenida en la sede principal y secundaria, y la ceremonia de premiación de trabajos juveniles destacados.
Equipo de fotografía de la conferencia: Responsable de contactar a la empresa de fotografía para organizar la fotografía de la conferencia y su distribución, y responsable del trabajo de fotografía en el lugar.