Procedimientos de organización de banquetes grandes
Etiqueta del banquete Discurso del anfitrión del banquete
Menú del banquete en el salón de banquetes Disposición de los asientos del banquete Discurso del banquete
Cómo organizar el banquete actividades:
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Los banquetes, como actividad comercial habitual de la empresa, suelen ser organizados e implementados por la secretaria a petición del jefe. Ya sea una comida sencilla o un gran banquete, el banquete tiene un propósito comercial muy obvio, que refleja el concepto de relaciones públicas de la empresa y también refleja el nivel de etiqueta y las habilidades organizativas de nuestras secretarias. ¿Cómo invitar a alguien? ¿Cómo calcular con cuidado? ¿Cómo cumplir con las normas de etiqueta? ¿Cómo resaltar el efecto? ¿Cómo lograr tus objetivos? ¿Cómo garantizar un progreso fluido? ¿Cómo afrontar las emergencias? No importa si es grande o pequeño, debe planificarse y organizarse cuidadosamente. Si el banquete no tiene éxito, es posible que los invitados no digan nada, pero el jefe seguramente no estará de buen humor. No importa cómo nos demos excusas, la evaluación que nuestro jefe hace de nosotros probablemente se reduzca a dos palabras: incompetentes. Por supuesto, para que las actividades del banquete sean ordenadas, adecuadas y completas, es muy importante realizar los preparativos suficientes con antelación y ejercer un control eficaz durante el proceso. De acuerdo con los procedimientos estándar para banquetes, nuestra secretaria debe elaborar un plan detallado y completo con antelación. Este es un patrón habitual, adquirido a través de la experiencia y resumido a través de la comprensión. Cuando necesitemos realizar un banquete, aparecerá inmediatamente un modelo listo para usar, que nos permitirá ajustarlo según la escala, estándar y contenido del banquete, e integrar rápidamente el plan de preparación correspondiente. Este plan incluye los siguientes aspectos: ●Determinar las especificaciones del banquete: formal o informal, formal o rutinario. ●Determine los estándares del banquete: decida cuánto gastar según la importancia de la otra parte. ●Determine la hora del banquete: los arreglos comerciales oficiales se realizarán durante el día y los arreglos comerciales por la noche. ●Determine el lugar del banquete: teniendo en cuenta la atmósfera, diferentes lugares tienen diferentes efectos. ●Determinar el formato del banquete: ¿té de la mañana o cena; buffet o banquete? ●Determinar los invitados al banquete: tanto el anfitrión como el invitado de honor, así como los invitados acompañantes. ●Determinar el menú: El menú presta atención al color, aroma, combinación razonable de carne y verduras, platos auspiciosos y platos principales de alto valor. Incluso si se trata de una rutina ordinaria, cualquier plato que se pida debe prestar atención a los gustos y tabúes de los invitados o a las costumbres religiosas, como el vegetarianismo en el budismo, los tabúes del cerdo en el Islam, los tabúes de la carne en el hinduismo y los católicos no comen carne en Viernes. El menú para un banquete formal debe ser mecanografiado o escrito por el jefe después de la confirmación y colocado en la mesa del banquete para mostrar seriedad. ●Determinar los asientos: Los asientos son una regla social. El principio de disposición es que los anfitriones masculinos y femeninos se sientan en ambos extremos de la mesa y las sillas, los invitados masculinos y femeninos se sientan separados y el marido y la mujer están separados a la izquierda. , la derecha es superior, la izquierda es masculina y la derecha es arreglo floral. Si la fiesta es informal, siga las instrucciones de la otra persona. El anfitrión se sienta a la izquierda y los invitados a la derecha. Uno es arreglar flores para los invitados y el otro es sentarse por separado. Para banquetes formales, se deben preparar tarjetas con los lugares. La línea de puntos en el medio de la tarjeta está doblada, con nombres escritos en ambos lados, lo que les facilita encontrar y registrar sus asientos, y también que otros sepan sus nombres. La formulación y ejecución del plan son imperfectas. Cuando elaboramos rápidamente un plan en nuestra cabeza, es posible que pasemos por alto algunos detalles importantes. Por lo tanto, para mejorar la precisión y la eficacia, una vez determinada la solución, también debemos utilizar el modelo de árbol de problemas para considerar nuestra solución de forma profesional. Su enfoque es subdividir todos los aspectos involucrados, posibles problemas y asuntos que deben implementarse, y luego clasificarlos y enumerarlos en el árbol de problemas según su naturaleza. Cada rama representa un tipo o aspecto, y cada hoja representa un problema específico. El establecimiento de un árbol de problemas puede ayudarnos a definir con precisión todos los detalles y personas responsables, atrayendo así nuestra atención.
Estos detalles incluyen: ¿Cuántas personas asistieron a la fiesta? ¿Cuál es la proporción entre hombres y mujeres? ¿Quién decide? ¿Se ha determinado la ubicación? ¿Está claro el tiempo de uso? ¿Quién está a cargo? ¿Existen requisitos especiales para el diseño del lugar? ¿Quién pagará las tarifas? ¿Cuándo se debe completar el diseño? ¿Quién verifica y confirma? ¿Todas las mesas tienen carteles para sentarse o aberturas decorativas? Si es necesario, ¿quién lo proporcionará? ¿Quién está a cargo? ¿Quién fija las normas para los banquetes? ¿Quién correrá con el costo? ¿Cómo pagar? ¿Quién es responsable del pago? ¿Quién selecciona y confirma el menú? ¿Vale la pena? ¿Está en consonancia con los hábitos y gustos alimentarios de la otra persona? ¿Existen tabúes? ¿Quién está a cargo? ¿Se han entregado las bebidas? ¿Quién está a cargo? ¿Alguien necesita una dieta y bebidas especiales o incluso cuidados especiales? ¿Quién está a cargo? ¿Se han implementado todas las disposiciones del personal de recepción? ¿Quién lo arregló? ¿Quién es responsable de la gestión? ¿Necesitas algo de música que combine con el estado de ánimo? ¿Quién está a cargo? ¿Necesitas una mesa principal? ¿Cómo arreglarlo? ¿Necesita otras disposiciones de asientos y tarjetas de asientos? ¿Quién es responsable si es necesario? ¿Se han colocado el mostrador de registro y el libro de registro? ¿Quién está a cargo? ¿Quién se encarga de la recepción en puerta? ¿Cuáles son los requisitos? ¿Cuál es el procedimiento? ¿Tiene el jefe algún consejo o requisito especial, como dar un discurso? ¿Hay un cuarto para guardar ropa? ¿Hay personal dedicado a cargo del guardarropa y el baño? ¿Cómo organizar el conductor para los invitados? ¿Quién está a cargo? ¿Dónde están estacionados los vehículos? ¿Cuáles son las normas de acogida para los conductores? Si ocurre un accidente durante el banquete, ¿quién será el responsable de solucionarlo? Por ejemplo, un invitado borracho vomita o se derrama un plato o una bebida al suelo. ¿Quién se ocupará de ellos? ¿Quién es responsable de poner la mesa y preparar todos los elementos necesarios? ¿Quiénes recibirán y acompañarán a los invitados importantes respectivamente? ¿Quién se encarga de limpiar después de la fiesta? El modelo de árbol de problemas es más vívido y todos los detalles implementados se pueden marcar con colores, lo que los hace claros de un vistazo. Por supuesto, estos detalles también se pueden escribir en forma de lista. La primera columna incluye cada proyecto o tarea, la segunda columna incluye la confirmación o finalización de la tarea, la tercera columna son notas o consejos relevantes, la cuarta columna indica la persona responsable y la quinta columna indica el trabajo que debe completarse. Ya sea un árbol de preguntas o una lista, su función es permitirnos tener una idea clara y ordenarla adecuadamente. Debemos prever y anticipar todos los problemas potenciales o posibles y preparar soluciones efectivas antes de que ocurran. Es nuestra responsabilidad garantizar que la fiesta sea un éxito. Este método de preparación también se puede aplicar a otros eventos. Cuando estos detalles se manejan adecuadamente, también se debe dar una confirmación efectiva, es decir, dos días antes del banquete, se puede saber si todo se implementa según lo planeado mediante una llamada telefónica o una reunión ordinaria, verificar el estado de implementación y realizar ajustes de inmediato. y mejorar los cambios temporales. Si es necesario, se debe adoptar un modelo de gestión de proyectos para banquetes importantes. Se debe elaborar una tabla de todos los contenidos de la preparación en forma de cuenta regresiva y se deben definir claramente el límite de tiempo, los requisitos, las personas responsables y el progreso de la finalización. Se debe publicar una lista para que todo el personal relevante pueda comprender claramente y cooperar para garantizar que el evento se desarrolle según lo programado. La forma del banquete se elige según el contenido del banquete. Los banquetes son más adecuados para banquetes ceremoniales, los buffets o cócteles son más grandiosos, adecuados para celebraciones y entretenimiento conmemorativo, y las comidas de trabajo son más adecuadas para discutir asuntos importantes. Las diferentes formas de banquetes tienen prácticas diferentes. El objetivo de un almuerzo de trabajo es hablar sobre el trabajo y podemos hablar mientras comemos. De esta forma informal se pueden servir tres comidas al día. Los almuerzos se utilizan principalmente para el entretenimiento diario. Generalmente se llevan a cabo desde las 12 del mediodía hasta las 2 de la tarde. El lugar, los procedimientos y las especificaciones son relativamente formales. Las fiestas de té suelen celebrarse después de las cuatro de la tarde y se componen principalmente de té y café, además de zumos, etc. , adecuado para celebrar cumpleaños o días festivos, etc. Es una forma popular de banquetes y reuniones en países europeos y americanos. Por ser pequeño, la anfitriona siempre ha sido la anfitriona. Cuando se utiliza para actividades comerciales, la fiesta del té parecerá cálida y elegante, llena de un ambiente familiar. El buffet de la cena buffet es informal y no hay disposición de asientos. Los huéspedes pueden comer lo que quieran y el ambiente es armonioso, lo que facilita la comunicación. Apto para celebraciones de empresa. La recepción suele realizarse de 16 a 20 horas, con variedad de vinos y snacks. La manera de invitar es invitar, y la invitación indica cuándo llegará el momento. Cóctel, también conocido como cóctel, se refiere a varias bebidas mixtas, lo cual es bastante interesante. La característica de la recepción es que no hay asientos. El anfitrión y los invitados pueden moverse a voluntad y entrar y salir libremente. Los picnics se realizan al aire libre, principalmente en forma de comida a la parrilla. Son relajados, animados e interesantes, y son adecuados para el entretenimiento en equipo y las vacaciones de negocios. La cena es la forma más solemne y formal de todos los banquetes. Por lo general, como evento social empresarial importante, se presta atención a la pompa y los procedimientos. El horario suele ser de 6 a 9 pm, y está organizado para una ocasión formal, donde se invita a asistir a las parejas anfitrionas e invitadas. El té de la mañana es una forma sencilla y relajante para que los chinos socialicen en los negocios. En el sur de China, muchos asuntos comerciales suelen resolverse en restaurantes porque es un ambiente informal, no hay presión para hablar y la comunicación es mucho más fácil.
En China, los refrigerios nocturnos se denominan refrigerios nocturnos, que son más informales que el té de la mañana y se utilizan principalmente para conectarse entre sí. Pero en Europa y Estados Unidos, los refrigerios nocturnos son actividades muy formales. Se organizan principalmente después de los conciertos. La comida es rica y se puede comparar con una cena. La gente usa traje y corbata, y está bien vestida. muy grandioso. Para invitaciones formales a banquetes, se deben enviar invitaciones o tarjetas. Esto no es solo una cortesía, sino también un recordatorio y un memorando para el que invita. La invitación debe indicar el nombre del invitante, el nombre del invitado, el título honorífico, la modalidad, hora y lugar del banquete, código de vestimenta o propina, etc. Envíe a Camboya con una o dos semanas de anticipación para que los invitados puedan organizar el tiempo lo antes posible. Para banquetes que requieran disposición de asientos, la invitación debe indicar si el invitado puede asistir. Para banquetes formales, el número de asiento debe indicarse en la invitación. Los banquetes informales generalmente solo requieren saludos verbales y se realizan con el consentimiento expreso de la otra parte. Por supuesto, en un banquete informal no es necesario prestar atención a ningún procedimiento, siempre que ambas partes puedan responderse entre sí. El banquete formal se divide en dar la bienvenida a los invitados, tomar asiento, pronunciar discursos, brindar, cenar y despedir. Dependiendo de las especificaciones del banquete y la importancia de los invitados, si es un banquete social, el jefe, como anfitrión, debe recibir a los invitados en la puerta, como asistentes acompañaremos a los invitados detrás para ayudarlos a socializar. y liderar. En el caso de los banquetes de negocios, el jefe suele recibir a los invitados en el salón de banquetes y nosotros, como anfitriones, nos paramos en la puerta para saludar y saludar a los invitados. Como representante del jefe, el secretario debe desempeñar adecuadamente sus funciones en ocasiones tan importantes y no debe usurpar el papel del maestro y cubrirlo todo. Después de dar la bienvenida a los invitados, estrechen la mano y saluden a los demás. Nosotros u otros compañeros llevaremos a los invitados al salón o les presentaremos directamente a nuestro jefe. Debe haber acomodadores en la sala de descanso para atender a los invitados o charlar con otros anfitriones. Cuando lleguen los invitados principales, serán acompañados por el jefe para saludar y saludar al resto de invitados. Después de que el jefe escolte al invitado de honor al salón de banquetes, él se sentará primero en la mesa principal y todos tomarán asiento uno tras otro. También puede esperar hasta que todos los invitados, excepto los de la mesa principal, estén sentados y el personal de la mesa principal se siente el último. Debería haber una ceremonia al comienzo del banquete. Generalmente el representante del organizador, es decir, nuestra secretaria, actúa como anfitrión para anunciar el banquete en público y presentar a los principales líderes o anfitriones del organizador e invitados. Al organizar un banquete, debes sonreír y comportarte de manera digna. Porque en el banquete, una vez que la gente sepa que somos la secretaria del jefe, nos prestarán especial atención, y todo lo que digamos y hagamos siempre despertará su interés. No sólo debemos ser corteses con todos los invitados, recordar cuidadosamente los nombres de los demás, tratarlos por igual sin importar si se conocen o no y no dejar que nadie quede fuera. También debemos comprender eficazmente la situación general en el lugar, prestar atención a los detalles con calma y ajustar la atmósfera en el campo de principio a fin para satisfacer a todos. Un banquete informal suele comenzar con un brindis y algunas palabras de los representantes del anfitrión y los invitados, mientras que un banquete formal contará con figuras importantes tanto del anfitrión como de los invitados. Según la práctica internacional, después de unas pocas palabras, todos brindan y comen. Después de tres tragos, se organizó un discurso formal. El anfitrión hablará primero, seguido de los invitados. También se pueden organizar discursos improvisados. Después de comer la comida y las frutas, el anfitrión y el invitado de honor se levantaron y abandonaron sus asientos para agradecerse y el banquete terminó. Según las reglas, el final es natural y no es necesario anunciarlo en público. Después del banquete, nuestra primera tarea fue acompañar al jefe a despedir a los invitados uno a uno en la entrada del lugar del banquete. En cuanto a los trabajos de acabado, como la limpieza interna, es necesario hacer arreglos con anticipación para que otros se encarguen de su implementación. Debes evitar el favoritismo obvio al despedir a los invitados, pero aun así debes prestar especial atención a los invitados importantes de principio a fin. Por ejemplo, al elegir la hora del banquete, tenga cuidado de no elegirla durante los días festivos importantes o cuando la otra parte tenga actividades o tabúes importantes. Taiwán no debería elegir el día 13 para los cristianos, y mucho menos el viernes 13, porque ese es el día en que Cristo fue traicionado por Judas. Lo mejor es consultar al huésped con antelación a la hora de determinar la hora. Nunca sigas las costumbres tradicionales y pienses que es sincero y educado informar a los invitados después de confirmar la hora del banquete. Es de mala educación con las personas que están acostumbradas a las convenciones internacionales. Preste atención a si las recetas y los ingredientes proporcionados son apropiados. Por ejemplo, cuando entretenga a los occidentales, no coma varias mascotas ni animales raros y, por supuesto, no utilice platos con el nombre de dichos animales en el menú. Para la mayoría de los huéspedes extranjeros que desean comprender la cultura gastronómica china, probar productos locales y sabores únicos es más atractivo que cualquier plato de alta gama. Además de las verduras, también está el tema de las bebidas. En general, debemos intentar utilizar vino con baja graduación alcohólica, y bebidas espirituosas como Moutai sólo se utilizan en ocasiones especiales. Para los musulmanes, ni siquiera se pueden tomar bebidas que contengan alcohol. Una vez que todo esté listo para el banquete, debe imprimir o imprimir algunas copias o preparar un menú bonito y ordenado (preferiblemente en chino y en idiomas extranjeros) para la comodidad de cada invitado. Para un banquete formal, la práctica internacional tiene los siguientes procedimientos: bienvenida, descanso, banquete abierto, discurso, banquete, descanso y finalmente salida.
Un anfitrión educado debe esperar a los invitados en la entrada del salón de banquetes para darles la bienvenida y preparar un estante y un lugar de almacenamiento para los invitados. Después de que llegan los invitados, el personal de servicio debe quitarles los abrigos y sombreros a los invitados y colocarlos en las perchas, mientras el anfitrión saluda (por ejemplo, estrechando la mano) a los invitados uno por uno. Es mejor que el anfitrión repita estos nombres cuando se reúna con los invitados para mostrar respeto y cortesía. Vale la pena enfatizar que los camareros en varias ocasiones en banquetes formales son generalmente hombres, y el equipo de etiqueta debe usarse con precaución. Los huéspedes recién llegados necesitan un breve descanso. Durante este tiempo, también podrán esperar a otros huéspedes que aún no hayan llegado. Podrás tomar una siesta en el salón o sala de estar. En resumen, no permita que los huéspedes vean al personal de servicio preparar las comidas. En este momento, puedes preparar un poco de té y pañuelos húmedos y secos para frotarte las manos, o indicar a los invitados la ubicación del baño. El anfitrión deberá charlar un rato con los invitados en el salón. Cuando llegue la hora prevista y hayan llegado los invitados principales, se podrá celebrar el banquete. A la hora de celebrar un banquete lo más importante es prestar atención a los asientos de los invitados. Si la tarjeta de asiento se ha colocado con antelación, aún es necesario ocupar un asiento. El orden es que el anfitrión masculino lleve a las invitadas a sentarse primero, y la anfitriona lleve a los invitados masculinos a sentarse al final. El personal de servicio organizará los asientos para los demás huéspedes. Si aún no se han colocado las tarjetas de asiento, se debe guiar a los invitados para que tomen sus asientos de manera ordenada, uno tras otro, uno tras otro. Si tanto el anfitrión como los invitados necesitan hablar en la mesa para expresar algún deseo, pueden empezar a hablar después de sentarse. Es mejor ser breve y asegurarse de aligerar el ambiente con buen humor y cortesía, y aún mejor, ser cálido. Cuando el anfitrión y los invitados están hablando, me guste o no, tengo que esperar pacientemente y en silencio a que terminen de hablar, y luego comer después de que el anfitrión anuncie el comienzo (generalmente un brindis). A veces los discursos se programan en otros momentos, como después de los platos calientes y antes de los dulces. En este momento, todos deben dejar de comer, dejar la vajilla, dejar de hablar con los vecinos y prestar atención a lo que dicen el anfitrión y los invitados. Una vez que el anfitrión y los invitados brindan, todos los invitados deben levantar sus copas para rendir homenaje al anfitrión. Luego chocan sus vasos durante la cena.