Cómo gestionar las adquisiciones hoteleras
Normativa de Gestión de Compras Hoteleras
El primer principio básico
1. Ser honesto y autodisciplinado, seleccionar estrictamente a los proveedores, evaluar y seleccionar proveedores para asegurar su calidad. y manejar bien los asuntos de la relación con los proveedores, no aceptar obsequios, obsequios y banquetes de los proveedores;
2 Cumplir estrictamente con el proceso estándar de adquisiciones, actuar de acuerdo con el proceso, poder comprar los artículos requeridos en un oportunamente con alta calidad y cantidad, y satisfacer las necesidades de la empresa. Minimizar los costos de adquisición sobre la base de la calidad;
4. Sin planificación e informes para su aprobación, no se permite ninguna compra, excepto compras de emergencia, que se realizarán de acuerdo con los requisitos del proceso de gestión de compras de emergencia.
5. * * * se comprarán juntos en la medida de lo posible y se podrán aprobar. Para los artículos, notifique al departamento de solicitudes de compra para solicitar la adquisición y luego cómprelos colectivamente;
6. se comprará a proveedores que se dediquen al negocio o hayan sido confirmados, y los proveedores no deben cambiarse a voluntad;
7 Verificar la calidad de recepción de manera científica, objetiva y cuidadosa;
El segundo principio para determinar proveedores
1. Selección preliminar de proveedores: se requiere una evaluación profunda y detallada Investigación de mercado: identifique más de tres proveedores representativos en la ciudad donde se encuentra y realice una investigación exhaustiva. Durante el proceso de investigación es necesario centrarse en la fortaleza, especialización, oferta, precio y calidad del proveedor, así como en su situación actual de suministro.
2. Proveedores de prueba: busque dos proveedores de productos similares al mismo tiempo e intente compararlos en términos de calidad, precio y servicio.
3. Determinar el proveedor: Sobre la base de dos meses de uso, un equipo de inspección compuesto por el director general, el director general adjunto, el personal financiero, los chefs y el personal de compras votarán para determinar el proveedor en la forma de votación democrática.
4. Firmar un contrato de suministro: Luego de determinar el proveedor, el gerente general firma un contrato de suministro con el proveedor, y el período del contrato no excederá de un año. Contrato de suministro por triplicado: uno para el proveedor; otro para el departamento financiero; uno para el jefe de almacén. El contrato debe especificar claramente el tiempo de fijación de precios, el aseguramiento de la calidad del suministro, los requisitos de calidad de los productos, etc.
5. Reemplazo y renovación del proveedor: durante el proceso de cooperación, si el proveedor no cumple con el contrato, el equipo de revisión discutirá y decidirá si reemplazar o renovar el contrato antes de que expire.
El tercer principio de la investigación de mercado
1. El director general, el personal financiero, el personal de compras y los chefs deben realizar estudios de mercado al menos dos veces al mes. Una vez completada la investigación, debe existir un registro de la investigación que indique el investigador, la hora, el lugar y los resultados de la investigación, firmado por todo el personal y presentado al contador para su archivo.
2. La hora y el lugar de la encuesta deben seleccionarse cada 15 días, siendo el período de apertura del mercado mayorista como intervalo de la encuesta. Las encuestas no se pueden realizar el día o el día siguiente después de lluvia, nieve o. condiciones climáticas extremas. . La investigación de mercado debe basarse en el mercado del proveedor.
3. Métodos y procedimientos de investigación. El equipo de investigación debe seguir el principio de las verduras primero, luego los productos frescos, las especias secas, los cereales y aceites y las bebidas. La investigación de un solo producto no debe ser inferior a tres. Se debe respetar el principio de investigación centralizada durante la investigación y se deben implementar métodos como mirar, oler y tocar durante la investigación. Se pueden realizar encuestas de muestreo cuando sea necesario. Es necesario conocer el origen, especificaciones, variedades, fecha de producción, vida útil, etc. Detalles de las mercancías objeto de investigación. Al negociar después de una consulta, recuerde registrar únicamente el precio del comprador.
4. Además de las encuestas in situ, los precios publicados por los periódicos, revistas, TV, etc. Las citas de pares también son un medio y una base para la investigación.
5. Los resultados de la encuesta serán discutidos y adoptados exhaustivamente por el equipo de encuesta en función de los resultados de la encuesta de campo y los resultados de la consulta.
6. Las investigaciones fragmentadas son realizadas por el director general o por encargo de otros (excepto el personal de compras).
Artículo 4 Principios de fijación de precios de adquisiciones
1. Establecer un buscador de precios: compuesto por un chef, un gerente de almacén y un inspector de calidad. Estas tres personas ingresan al mercado dos veces al mes, a principios y mediados de mes, para encontrar precios. Sobre la base de estudios de mercado, los precios se fijan cada medio mes y los precios de compra de artículos esporádicos se realizan de vez en cuando.
2. Procedimiento de fijación de precios: el gerente general y el personal de compras negocian y confirman con los proveedores con base en los resultados de la investigación de mercado. El gerente general y el personal de compras firman y notifican por escrito al gerente de almacén y al director financiero.
3. Principio de gestión de precios: El precio de oferta implementará un sistema de límite de precio máximo. Según los diferentes productos, el rango máximo de precios es el siguiente:
(1) El precio de ejecución de los productos secos, especias, cereales y aceites no será superior al 6% del precio mayorista del mercado.
(2) El precio de los consumibles de baja calidad no será superior al precio medio de venta al público del mercado.
(3) El precio de los artículos dispersos no será superior al precio de venta al público en el mercado.
(4) El precio del pescado, la carne y los productos frescos no será superior al precio mayorista del mercado.
(5) Si el precio medio de las hortalizas es inferior a un yuan, el precio de ejecución no será superior al 15% del precio mayorista del mercado. Si el precio es superior a un yuan, su precio no será superior al 10% del precio mayorista del mercado.
4. Durante el Festival de Primavera, el Día Nacional y otros días festivos, así como en los meses en los que el clima severo dura mucho tiempo, debido a las grandes fluctuaciones en los precios de oferta, el principio de fijación de precios se puede relajar adecuadamente.
Artículo 5 Procedimientos de revisión y adquisiciones
(1) Procedimientos de inspección y compra de consumibles
1 Para la adquisición de artículos recurrentes, los departamentos requeridos informarán. el plan regularmente en un horario fijo cada mes, con tres copias de la orden de compra (una para el comprador, otra para el gerente de almacén y otra para el departamento de finanzas). Indique la variedad, cantidad, especificaciones, etc. Los artículos requeridos se presentarán al Departamento de Compras previa aprobación del Gerente General.
2. Los artículos esporádicos de bajo valor que deben comprarse temporalmente deben ser completados por el departamento requerido y solo pueden procesarse con la aprobación del jefe del departamento.
3. La compra de artículos impares no deberá exceder los dos días. Los artículos que se necesitan con urgencia serán anotados en la orden de compra por el gerente general y comprados dentro de un tiempo limitado.
(2) Procedimientos de compra de platos de compra propia
1. El departamento solicitante de bienes completa la "Lista de artículos comprados" según el inventario y el uso, por triplicado (uno). para el comprador, una copia para el encargado del almacén y una copia para el Departamento de Finanzas), que será firmada por el jefe del departamento y remitida al Departamento de Compras para su procesamiento.
2. El encargado del almacén deberá comprobar el inventario en cualquier momento. Cuando el inventario alcanza el punto mínimo de inventario, el gerente del almacén debe notificar por escrito al personal de compras.
(3) Procedimientos de adquisición y entrega del proveedor:
1. El departamento de compras completa la "Lista de artículos comprados", la cual es firmada por el jefe del departamento, aprobada por el gerente general. y enviado al departamento de compras para su procesamiento.
2. Las bebidas y materiales nuevos deben ser firmados por el gerente general y el personal de compras, y notificados por escrito al gerente de almacén sin completar un formulario de solicitud de compra.
3. Sólo el personal de compras puede notificar al proveedor la entrega por teléfono o por escrito de acuerdo con los requisitos de la solicitud de compra. El resto del personal no podrá notificar al proveedor la entrega sin la aprobación del gerente general.
Artículo 6 Principios para determinar la cantidad de compra
Para mejorar la eficiencia económica, reducir costos y reducir la ocupación de capital, la cantidad de compra diaria debe basarse en los principios de diligencia, ahorro , ventas rápidas y únicas Se determinan los principios de adquisición.
(1) Comprar cantidades de productos frescos, verduras y agua.
1. Estas materias primas se compran a diario y, por lo general, se exige a los proveedores que las entreguen.
2. Antes del final de la actividad de cada día, los departamentos que utilizan las materias primas anteriores propondrán la cantidad de compra para el día siguiente en función del inventario, condiciones comerciales, condiciones de almacenamiento, tiempo de entrega, etc.
(2) Cantidad de compra de artículos del inventario (productos secos, especias, combustible, cereales y aceite, cigarrillos, bebidas, consumibles de bajo valor, etc.). ).
1. La cantidad de compra de este tipo de bienes debe basarse en el inventario mínimo y el inventario máximo, tomando en cuenta factores como el tamaño económico del lote, el ciclo de adquisiciones, la rotación de capital, las condiciones de almacenamiento, etc. El inventario máximo no debe exceder los 15 días y el mínimo no debe ser inferior a un día.
2. Fórmula de cálculo de los límites superior e inferior de inventario:
Inventario mínimo = demanda diaria × número de días de entrega
Inventario máximo = demanda diaria × 15 días
Artículo 7: Principios para la aceptación de mercancías
(1) Estándares de calidad de aceptación:
La aceptación se realizará de acuerdo con los "Estándares de Calidad para Productos Subcontratados" de la empresa. Materiales".
(2) Cantidad estándar para la aceptación:
La aceptación se realizará de acuerdo con la cantidad indicada en el formulario de solicitud de compra recibido por el personal de compras el día. La diferencia de cantidad debe. ser controlado dentro de aproximadamente el 10% de la cantidad de compra.
(3) Personal de aceptación:
El personal de compras, el personal de almacén, el jefe del departamento de recepción y el supervisor * * * cooperarán en la inspección de aceptación.
(4) Hora de aceptación:
Todos los días 9:30 am * *-65438 + 00:00 pm 4:00 pm
(5) Aceptación Procedimiento:
1. El encargado del almacén deberá llenar el “Formulario de Recibo” o “Formulario de Aceptación de Alimentos Frescos” e indicar la cantidad de materiales recibidos. Una vez cumplimentado el formulario de aceptación de recepción de mercancías, será firmado por el comprador, el responsable del departamento de recepción y el encargado del almacén. El recibo o formulario de aceptación firmado debe realizarse por triplicado (una copia para el comprador o proveedor, una copia para el almacenista y una copia para el departamento de finanzas).
2. El departamento usuario tiene derecho a negarse a aceptar materiales (verduras) que no cumplan con los estándares de calidad de los materiales adquiridos y cuya cantidad supere la orden de compra.
Artículo 8 Gestión de Almacén
(1) Responsable de la aceptación, almacenamiento y distribución de las mercancías almacenadas.
(ii) Almacenamiento de mercancías
1. Verificar cuidadosamente la cantidad, calidad y vida útil de la mercancía. Sólo se podrán almacenar aquellos que cumplan los requisitos.
2. Emitir un recibo de almacén.
3. Registre la tarjeta de cuenta a tiempo, haga el número total todos los días e introdúzcalo en la computadora.
(3) Almacenamiento de inventario
1. Haga un uso razonable de las condiciones del almacén y almacene varios tipos de productos en categorías.
2. Primero en entrar, primero en salir para evitar retrasos y deterioro.
3. Configurar un "medidor de flujo lento". Cualquier inventario de más de 100 días debe incluirse en la lista negra e informarse al jefe del departamento.
(4) Gestión de la distribución
1. Directamente a cocina: alimentos frescos, verduras, etc. Aquellos que van directamente a la cocina después de recibir la mercancía son retirados directamente según los estándares de cantidad de la "nota de recibo" firmada por el chef.
2. Los equipos de almacén y cocina deberán cumplimentar el formulario de almacenamiento, que será firmado y aprobado por el chef y entregado a la tienda después de que el gerente de tienda lo firme y apruebe.
Artículo 9 Asuntos de Adquisiciones
1. El personal de adquisiciones debe comprar materiales (verduras) estrictamente de acuerdo con las órdenes de compra, los estándares de calidad de los materiales adquiridos y los principios de fijación de precios relacionados. Durante el proceso de adquisición, si la cantidad y calidad de la adquisición se ven afectadas por cambios en las condiciones del mercado, debe comunicarse con el departamento que utiliza los materiales comprados de manera oportuna y obtener el consentimiento antes de comprar.
2. Durante el proceso de adquisición, al adquirir alimentos y hortalizas frescas, se deberá cumplimentar uno a uno la cantidad, el precio unitario y el importe de los platos adquiridos (elaboración por duplicado, uno para el comprador, y otro para liquidación financiera). Los platos deben apilarse y enviarse por separado para su recogida. Los platos frescos y frágiles deben manipularse con cuidado y evitar apretarlos para no afectar la calidad de los platos. Preste atención a la conservación de la carne enfriada.
3. El departamento de compras está obligado a colaborar activamente en la devolución de materiales (verduras) y en el procesamiento de mercancías excedentes.
4. Las pérdidas anormales que ocurren durante el proceso de adquisición (la diferencia entre la cantidad comprada y la cantidad recibida es demasiado grande) deben enumerarse por separado y explicarse las razones, y reportarse al gerente general para su aprobación antes. siendo reembolsado.
5. Responsabilidades del Departamento de Compras: 1. Establecer registros de proveedores y precios; Establecimiento de modelos de adquisiciones e investigación de mercado; Consulta, comparación de precios, negociación y pedido 4. Control y supervisión del progreso de la entrega; 5. Manejo de calidad y cantidad anormales de mercancías entrantes; clasificación y revisión de pagos de verbos intransitivos; Presentar informe de trabajo de adquisiciones. El informe del trabajo de adquisiciones debe incluir al menos los siguientes requisitos y cuadros de análisis: (1) Categorías y proporciones de bienes comprados este mes; (2) Número de devoluciones este mes debido a una calidad de adquisición no calificada (3) Cantidad suministrada por cada proveedor este; mes y distribución; (4) La diferencia total entre los resultados de la consulta y la negociación y la distribución de la diferencia entre los proveedores (5) La eficiencia de entrega de los proveedores (6) Problemas y sugerencias de mejora para cada proveedor; (8) Comunicarse y coordinarse con varios departamentos para analizar y resolver problemas.
6. Responsabilidades del comprador: los compradores deben cumplir estrictamente con sus responsabilidades e implementar el principio de "comparar compras" al realizar pedidos y compras. Las consultas sobre proveedores deben informarse al liderazgo para su aprobación y no deben usarse de forma privada. Pedido o compra a ciegas. Bajo la premisa de otorgar gran importancia a la calidad, cumplir los contratos, cumplir las promesas y brindar un buen servicio postventa, compramos materiales de bajo precio para lograr alta calidad y bajo precio. Al mismo tiempo, se debe implementar un sistema de responsabilidad para rastrear y manejar los asuntos hasta el final, y no se permitirá ningún atraso o demoras irrazonables en el manejo del trabajo comercial y contable relacionado. Para captar la información sobre productos básicos que cambia rápidamente en la economía de mercado, como cotizaciones de precios, etc., el personal de compras siempre debe aprender conscientemente conocimientos comerciales y mejorar sus habilidades en el trabajo comercial, a fin de garantizar adquisiciones oportunas, de calidad y en cantidad. Siempre debemos implementar políticas y leyes relevantes, cumplir estrictamente con las reglas y regulaciones de la empresa y no incumplir las órdenes y prohibiciones.
En el trabajo de adquisiciones debemos establecer firmemente la idea de ser dueños del país, cumplir con nuestros deberes, ser honestos y autodisciplinados, actuar con imparcialidad y no buscar beneficios personales.