¿Qué materiales se necesitan para el reembolso del hotel?
Procedimiento de reembolso de gastos de alojamiento
1. Los gastos de alojamiento para viajeros de negocios se reembolsan según el bono de importe fijo y el reembolso se calcula en función del número real de días de estancia.
2. No se reembolsarán los gastos de alojamiento a los viajeros de negocios que sean recibidos en la unidad de acogida o se alojen en casas de familiares y amigos.
3. En principio, las normas de reembolso de los gastos de alojamiento de los viajeros de negocios se ajustarán a las normas prescritas. En caso de entrevistas con medios de comunicación, reuniones con funcionarios del gobierno local y celebridades, o circunstancias comerciales especiales que afecten la imagen general de la empresa, se puede realizar un reembolso verdadero con el permiso del líder a cargo.
4. Los estándares de alojamiento generalmente se refieren a cada habitación por día. Si dos personas del mismo sexo viajan al mismo tiempo, se les reembolsará según el estándar de una habitación. Si está en un viaje de negocios de nivel vicepresidente o superior, puede vivir solo.
Normas de reembolso de gastos de los empleados
1. Cualquier forma de solicitud y gasto, incluida la solicitud de bienes y equipos, gastos de viaje, gastos de autobús, gastos de comunicación, etc. , se debe obtener la aprobación por escrito de la persona responsable de acuerdo con las disposiciones de la "Autoridad de Auditoría de Presupuesto y Gastos" antes de que ocurra el incidente.
2. El personal de reembolso deberá obtener un comprobante original completo, auténtico y legal (el nombre de la unidad de facturación debe ser correcto), y el personal de reembolso deberá pegarlo cuidadosamente en un depósito adhesivo de tamaño A4. recibo Los de naturaleza similar deben permanecer juntos. El "Boleta de Pago" y el "Formulario de Solicitud de Reembolso de Gastos y Gastos de Viaje" se completan en detalle según el tiempo de transacción del comprobante original y están numerados para referencia futura. Los pagos generalmente se realizan a las cuentas de los empleados mediante cheque, transferencia y remesa. El pago sólo se puede realizar después de la aprobación del personal autorizado y la revisión del Departamento de Finanzas.
3. El reembolso se basa en "semanas" y se adjuntan los comprobantes correspondientes. Los vales no deben permanecer pegados durante varias semanas, de lo contrario el departamento de contabilidad devolverá los documentos. Los gastos incurridos en el mes en curso se reembolsarán en el mes en curso en la medida de lo posible y a más tardar el mes siguiente al mes en curso. Si está vencido, deberá ser aprobado por escrito por el gerente general, de lo contrario no se reembolsará al departamento de finanzas.
4. Si hay error en el llenado o cálculo del reembolso, la empresa solo restará pero no sumará. Si no se escribe el decimal y el total, se descontará el 20% del total del reembolso; Se descontará el 50% de la diferencia por el error total.
5. Normas de firma:
① Todo empleado firma cualquier comprobante para expresar su total acuerdo con los conceptos y montos contenidos en el comprobante, y ha cumplido con sus responsabilidades de declaración honesta o cuidadosa. revisar.
②Todas las firmas deben estar fechadas al mismo tiempo. Si no hay fecha, en caso de disputa, el empleado sin fecha soportará las consecuencias más adversas.
6. Los resultados de la revisión financiera deben manejarse de la siguiente manera:
① Devolver el formulario de reembolso (indicar el motivo de la devolución).
②Pague después de excluir algunos montos no calificados, irrazonables e incompletos (con motivos de exclusión).
(3) Solicitar al personal de reembolso que proporcione explicaciones adicionales o documentos necesarios.
(4) Cajero de pago (remesa).
7. Remitir los reembolsos a los empleados una vez por semana, pero no el último viernes de cada mes.
8. Después de que se envíen los reembolsos semanales de los empleados, se enviará por correo electrónico un formulario de variación al jefe del departamento y a la secretaria o asistente. Si los empleados tienen alguna pregunta, pueden consultar a las secretarias o asistentes de todos los departamentos.
9. Antes del proceso de reembolso, si todos los documentos están incompletos, deberá completar los trámites antes de ingresar al proceso de reembolso.
Base Legal
Aviso de la Dirección General del Ministerio de Hacienda, de la Dirección General de la Administración Tributaria del Estado y de la Dirección General de la Dirección General de Administración Central sobre la regulación de la gestión de gastos de viaje y alimentación y gastos de transporte local.
En primer lugar, los viajeros de negocios de las unidades centrales (en adelante, viajeros de negocios) recibirán subsidios de alimentación de acuerdo con la normativa durante sus viajes de negocios. Excepto en el caso de una comida de trabajo concertada por la unidad de acogida según normativa por necesidades laborales, los gastos de comida correrán por tu cuenta. Los viajeros de negocios que necesiten la unidad de recepción para ayudar a organizar las comidas deben informar a los estándares de control con anticipación y pagar la tarifa de la comida al proveedor.
Si existe un estándar de cobro externo para cenar en el comedor interno de la empresa, los viajeros de negocios pagarán de acuerdo con el estándar; si no hay un estándar de cobro externo, el desayuno se pagará al 20% de la comida diaria. estándar de subsidio, y el almuerzo y la cena se pagarán de acuerdo con la asignación de comida diaria. Se paga el 40% del estándar de subsidio. Al cenar en hoteles, restaurantes y otras unidades de servicios de catering, se deben pagar las tarifas correspondientes de acuerdo con los estándares de cobro de la unidad de servicios de catering.
2. Los gastos de transporte de los viajeros de negocios durante el viaje de negocios se basarán en las regulaciones locales. Si la unidad de recepción ayuda a proporcionar transporte y tiene un estándar de cobro, los viajeros de negocios deberán pagar de acuerdo con el estándar, hasta un estándar de tarifa de transporte diario; si no hay un estándar de cobro, cada persona deberá pagar el 50% del transporte local diario; Tarifa estándar cada medio día.
3. La unidad anfitriona ayudará a organizar las comidas y proporcionará el transporte. Los viajeros de negocios deben obtener las correspondientes notas de liquidación de gastos de la institución administrativa o facturas de impuestos y otros comprobantes, que deben conservarse para referencia personal y no se utilizarán como tal. una base para el reembolso.
4. La unidad anfitriona debe cobrar los gastos relacionados con viajes de negocios de acuerdo con las regulaciones y emitir notas de liquidación o facturas de impuestos para las instituciones administrativas de manera oportuna si es realmente imposible emitir los comprobantes anteriores; Se pueden emitir otros recibos. Fortalezca la gestión de tarifas, complete el registro del libro mayor comercial e incorpórelo a la contabilidad unificada. Las tarifas cobradas se pueden utilizar como fondos imputados para gastos relacionados o procesamiento de ingresos.
5. Todas las localidades y departamentos deben instar a las unidades de recepción a mejorar aún más el sistema de gestión interna de acuerdo con el espíritu de los ocho reglamentos centrales y los reglamentos pertinentes sobre la gestión de recepción oficial de las agencias gubernamentales y del partido, establecidos de manera razonable. estándares de cobro, y seguir las instrucciones notificadas por los viajeros de negocios. Controlar los estándares y ayudar con los arreglos de comidas.
6. Cada localidad deberá formular normas de gestión para los gastos de alimentación y transporte para viajes de negocios en la ciudad en función de la situación real de la región. Las unidades centrales podrán formular regulaciones operativas específicas para el pago y reembolso de gastos de alimentación en viajes de negocios y gastos de transporte local de acuerdo con los requisitos de este aviso.