Cómo construir un centro de servicios financieros compartidos

En el proceso de establecimiento de un centro de servicios financieros, lo primero que se debe considerar es la cuestión de la ubicación.

1. Los factores humanos, incluidos los costos laborales, pueden obtener ventajas de costos al comparar los niveles salariales de los empleados en diferentes regiones. La calidad del talento es una garantía importante para que los centros de servicios financieros brinden servicios de calidad.

2. Factores de política, apoyo político del gobierno local para el establecimiento de centros de servicios financieros.

3. Factores ambientales, incluida la infraestructura local y los costos operativos locales.

(2) La estructura organizativa del centro de servicios financieros

El centro de servicios financieros debe tener una estructura organizativa correspondiente para asegurar el desarrollo del negocio.

1. Persona a cargo del Centro de Servicios Financieros: Totalmente responsable del trabajo del Centro de Servicios Financieros, garantizando el funcionamiento seguro y eficiente del Centro de Servicios Financieros y garantizando la puntualidad, precisión e integridad de la información. Información financiera proporcionada a los clientes internos del grupo empresarial.

2. Grupo de Gestión de Servicios: Responsable del establecimiento y optimización continua de los procesos comerciales relevantes del Centro de Servicios Financieros, estableciendo y manteniendo sistemas de información y sistemas y especificaciones de prácticas contables, y verificando la autenticidad de la contabilidad específica. negocios del Grupo de Contabilidad de Servicios Financieros, integridad, cumplimiento y puntualidad de las inspecciones internas.

3. Grupo de gestión de archivos: responsable de organizar la entrega de documentos en papel dentro y fuera del Centro de servicios financieros, todas las revisiones de cumplimiento, excepto los documentos de reembolso de los empleados, y la recopilación de todos los documentos electrónicos y en papel internos y externos. custodia y archivo.

4. Grupo de Cuentas por Pagar: Responsable del trabajo contable del negocio de liquidación de deudas de proveedores, así como de la gestión de auditoría de acuerdos con proveedores y conciliaciones de proveedores.

5. Equipo de Cobranza: Responsable del trabajo contable del negocio de liquidación de cuentas por cobrar de los clientes, así como de la revisión y gestión de los acuerdos con los clientes y las conciliaciones con los clientes.

6. Grupo de Informes del Libro Mayor: Responsable de la contabilidad del negocio del libro mayor y de emitir informes de contabilidad financiera e informes de gestión de forma externa e interna.

7. Grupo de Reembolso: Responsable del trabajo contable del negocio de reembolso de gastos.

8. Grupo de Tributación de Activos: Responsable de la gestión de costos, gestión de activos y contabilidad del negocio tributario.

Para establecer un centro de servicios financieros completo, debe escribir una descripción del trabajo de la persona a cargo del centro de servicios financieros, gestión de servicios, gestión de archivos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, informes del libro mayor, gastos. , impuesto al activo, etc. Aclarar las responsabilidades y división del trabajo de cada puesto y mejorar las capacidades de colaboración mutua.

(3) Gestión de procesos

La combinación de procesos financieros se realiza principalmente a través de la combinación y análisis de los procesos existentes. Luego de estudiar el estado actual del proceso, se diseñó el proceso para el futuro centro de servicios financieros. Para optimizar el proceso de un extremo a otro, es necesario diseñar un diagrama de flujo a nivel de departamento (proceso de tercer nivel). Los procesos de nivel 3 se definen como procesos interdepartamentales y multifuncionales. El proceso de tercer nivel se refina para puestos específicos en el departamento, pero no involucra operaciones específicas de los puestos. Los principales procesos incluyen: compra a pagar, ventas a cobrar, inventario a costo, informe de libro mayor, declaración de impuestos, activos fijos y reembolso de gastos. El proceso de cuarto nivel comienza a centrarse en la división detallada del trabajo dentro del departamento o, en otras palabras, para completar el propósito del proceso superior, es necesario implementar estándares operativos más detallados (también llamados SOP). Cinco o seis niveles de proceso, generalmente lo definimos como el proceso de funciones de software y acciones de operación única.

Al diseñar el proceso del centro de servicios * * * financieros, clasificando el proceso existente, combinado con regulaciones relevantes como estándares de contabilidad corporativa, especificaciones básicas de control interno y pautas de aplicación, y los requisitos para el desarrollo integrado de la gestión y el control del grupo, optimizar continuamente el proceso para cumplir con los requisitos del proceso estándar de servicio financiero * * y finalmente realizar la implementación del proceso.

(4) Soporte del sistema de información

En la plataforma de información integral, sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), sistema de gestión de imágenes, sistema de reembolso de red, pago en línea, conexión directa banco-empresa , etc. Los sistemas y la tecnología son los soportes de sistemas de información más importantes para los centros de servicios financieros. El sistema ERP debe tener las siguientes características: admitir procesos comerciales de extremo a extremo; la automatización de procesos para eliminar las operaciones manuales tanto como sea posible la implementación del sistema puede satisfacer las necesidades de operaciones interregionales para soportar portales de autoservicio y centros de interacción; Facilitar la comunicación con clientes, proveedores, colaboración empresarial con empleados y socios. En la aplicación de servicios financieros, los sistemas de imágenes resuelven principalmente problemas como la circulación física de billetes, la adquisición de vales originales, el procesamiento extraterritorial y la división del trabajo y la eficiencia del procesamiento comercial.

El sistema de reembolso en línea ha cambiado la ineficiencia del reembolso tradicional en papel, ha reducido en gran medida la carga de trabajo básica de las finanzas y ha aportado herramientas prácticas para que los servicios financieros mejoren la eficiencia operativa y reduzcan los costos.