¿Quién conoce los procedimientos de recepción y estándares de servicio del departamento de planificación y regulación turística?

Flujo de trabajo de la agencia de viajes

1. Cotización:

Organice la ruta de acuerdo con la consulta de la otra parte y proporcione la información de precio correspondiente (cotización) en el " Formulario de cotización";

p>

2. Inicio de sesión del plan:

Después de recibir el plan anticipado por escrito de la organización del grupo, inicie sesión con el número del grupo, el número de personas y la nacionalidad. , llegada/salida (coche), hora y otra información relevante en la tabla de dinámica de equipo del mes. Si la otra parte hace un pronóstico verbal, debemos solicitarle a la otra parte que vuelva a emitir el plan por escrito, o sellar nuestra confirmación con el sello comercial especial de la otra parte y firmarlo por la persona que lo maneja, y enviarlo de regreso como confirmación;

3. Elaborar una tabla dinámica del equipo:

Preparar un plan de recepción, incluyendo el número de personas, número de acompañantes, vuelos de llegada/salida (coches), horario, hoteles de alojamiento, restaurantes, atracciones turísticas, agencias de viajes locales, hora y lugar de recogida, Otros requisitos especiales se registran uno por uno en la "Tabla Dinámica del Equipo";

4. > Enviar planes a todas las unidades relevantes e implementarlos uno por uno.

1. Uso de la habitación: Según el número de personas y requisitos del equipo, enviar por fax el "Plan de Reserva de Casa" al hotel acordado u hotel designado y solicitar confirmación por escrito a la otra parte. Si hay un cambio en el número de personas, realice un "Cambio" de manera oportuna y envíelo por fax al hotel acordado o al hotel designado, y solicite a la otra parte una confirmación por escrito si el hotel no puede acomodarlo; , deberá notificarlo inmediatamente a la agencia organizadora y adaptarse a un hotel del mismo nivel después de la aprobación.

2. Uso del coche: Concertar el uso del coche según el número de personas y necesidades, enviar por fax el "Plan de Reserva de Coches" a la flota acordada y solicitar confirmación por escrito a la otra parte. En caso de cambios, realice un "Cambio" de manera oportuna, envíelo a la flota acordada por fax y solicite confirmación por escrito a la otra parte.

3. Comida: En función del número de personas del grupo y requisitos, enviar un "Plan de pedido de comidas" al restaurante acordado mediante notificación por fax o teléfono. En caso de cambios, realizar un “Cambio” oportunamente, enviarlo por fax al restaurante contratado y solicitar confirmación por escrito a la otra parte.

4. Agencia de viajes: Enviar por fax el "Aviso de Recepción del Equipo" a la agencia de viajes acordada y solicitar confirmación por escrito a la otra parte. En caso de cambios, realice un "Cambio" de manera oportuna, envíelo a la agencia de destino acordada por fax y solicite confirmación por escrito a la otra parte.

5. Transporte de regreso: implemente y verifique cuidadosamente el plan, emita un "Aviso de reserva de boletos" al personal de venta de boletos, indique el número de grupo, número de personas, vuelo (número de tren), tiempo de uso del boleto, tipo de billete y cantidad de billete, y firmado por la persona que lo gestiona. Si hay algún cambio, notifique al personal de venta de boletos de inmediato.

5. Confirmación del Plan:

Después de completar cada implementación (o al mismo tiempo), prepare una "Carta de Confirmación" de recepción, séllela con un sello de confirmación y envíela. a la organización del grupo por fax y confirmar que la organización del grupo lo recibió.

6. Elaboración de estimaciones presupuestarias:

Preparar la “Hoja de Estimación Presupuestaria” del equipo. Indique los gastos de bolsillo y los fines. Envíelo al gerente del departamento de finanzas para su revisión, complete el "Formulario de préstamo" y envíelo junto con el "Estimado de presupuesto" al gerente del departamento para su revisión y firma. Después de informar al gerente general para su firma, recójalo. del Departamento de Finanzas con el préstamo "Estimación de Presupuesto", "Plan de Recepción" y "Boleta de Préstamo".

7. Emitir el plan:

Preparar el “Plan de Recepción” y anexos. Estará firmado por el personal de planificación y ajuste y sellado con un sello especial para el plan del equipo. Avisar al guía turístico para que recoja el plano y los anexos. Los archivos adjuntos incluyen: una lista de nombres, un formulario de liquidación de la empresa con un sello operativo proporcionado a la unidad del acuerdo, un "Informe de acompañamiento" completado por el guía turístico, un "Formulario de comentarios de calidad" completado por los turistas (completamente acompañados), efectivo debe pagarse en efectivo, etc. La tarifa debe contarse en persona y firmarse por el guía turístico.

8. Prepare la liquidación:

Rellene el "Formulario de liquidación del equipo" de la empresa y sellelo con el sello financiero especial de la empresa después de su revisión. Envíe por fax el formulario de liquidación a la agencia organizadora antes de que llegue el equipo para cobrar el pago.

9. Reembolso:

Una vez finalizado el viaje grupal, se notifica al guía turístico para que se presente oportunamente al departamento con el “Plan de Recepción”, “Informe de Acompañamiento”. , "Formulario de comentarios de calidad", recibo original, etc. Cálculo y ajuste de cuentas del informe del personal. El personal de planificación y ajuste revisará en detalle el "Informe de acompañamiento" completado por el guía turístico y lo utilizará como base para completar el "Formulario de resumen de gastos del viaje" y el "Formulario de cuenta final", y los enviará al gerente del departamento. para revisión y firma, y ​​luego enviarlos al Departamento de Finanzas para revisión y firma por el Gerente del Departamento de Finanzas, firmados por el gerente general, e informar al departamento de finanzas.

10. Contabilidad:

El departamento registrará oportunamente los fondos relevantes relacionados con las unidades del acuerdo del grupo en la "Lista detallada de transacciones de gastos del equipo" para su verificación.

11. Archivado:

Organiza la información original del grupo, y registra y archiva la información del equipo del mes al final de cada mes para consulta