¿Cuáles son algunos consejos comunes de etiqueta para las invitaciones?
En el sector privado, las invitaciones a veces se denominan invitaciones o invitaciones. Desde la perspectiva de la comunicación, la invitación es esencialmente un acuerdo bidireccional. Cuando una parte invita a otra parte o persona a su residencia u otros lugares para una cita o para participar en ciertas actividades, no puede actuar basándose en sus propias ilusiones y debe obtener el consentimiento y la cooperación de la parte invitada. Como invitadores, no podemos evitarlo, creando problemas de la nada, causándonos problemas a nosotros mismos, causando problemas a los demás y siendo aburridos. Como invitado, debe responder con anticipación según sus intereses y deseos. Ya sea usted quien invita o el invitado, debe tratar la invitación como una cita de negocios formal y nunca tomarla a la ligera.
Para la parte que invita, emitir una invitación es como emitir un aviso muy ceremonial. Debe ser cortés y obtener una buena respuesta de la parte invitada, y debe ser coherente con sus respectivas identidades y la relación actual. entre las dos partes.
Generalmente las invitaciones son formales o informales. Las invitaciones formales no sólo deben prestar atención a la etiqueta, sino también tratar de ser recordadas por los invitados, por eso suelen ser por escrito. Las invitaciones informales, generalmente expresadas verbalmente, son relativamente informales.
Las invitaciones formales incluyen formularios específicos como invitaciones, cartas, faxes, telegramas, notas, etc., y son adecuadas para interacciones comerciales formales. Las invitaciones informales incluyen invitaciones cara a cara, invitaciones de clientes e invitaciones telefónicas. Principalmente adecuado para contactos informales entre empresarios. La primera puede denominarse colectivamente invitación escrita y la segunda, invitación verbal.
De acuerdo con las reglas de etiqueta comercial, en interacciones comerciales más formales, las invitaciones formales deben ser la forma principal de invitación. Por eso es necesario presentarlo en detalle.
Entre las formas de invitaciones formales, las invitaciones son el nivel más alto y las más utilizadas por la gente de negocios. Todos los eventos y ceremonias a gran escala cuidadosamente organizados y organizados, como banquetes, bailes, conmemoraciones, celebraciones, conferencias de prensa, ceremonias de inauguración de unidades, etc. , el uso de invitaciones para invitar invitados solo se considerará proporcional a su clase.
Una invitación, también conocida como invitación, generalmente consta de un texto y un sobre. Ya sea que compre un producto impreso en la calle o lo haga usted mismo, existen reglas a seguir en cuanto a formato y texto.
La mayoría de los papeles utilizados para el texto de las invitaciones son relativamente delicados. Está hecho de papel grueso doblado por la mitad. Tomemos como ejemplo las invitaciones horizontales. Después de doblar por la mitad, el lado exterior izquierdo es principalmente la portada y el lado interior derecho es donde está escrito el texto. La portada suele ser roja y tiene la leyenda "Invitación". El interior de la invitación puede ser rojo u otros colores. Sin embargo, se prohíbe el uso de amarillo y negro, que generalmente no están permitidos. Al escribir texto a mano en invitaciones, use un bolígrafo o pincel y elija tinta o tinta negra y azul. Las tintas brillantes como el rojo, el violeta, el verde y el amarillo no son adecuadas.
En la actualidad, las invitaciones utilizadas en la comunicación empresarial son básicamente invitaciones horizontales. Se escribe horizontalmente, de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Además, hay una invitación vertical. Su estilo se escribe verticalmente de arriba a abajo y de derecha a izquierda. Como forma de cultura tradicional china, las invitaciones permanentes se utilizan principalmente para la comunicación y el entretenimiento folclórico tradicional. Por eso se omite aquí.
A la hora de redactar una carta de invitación, normalmente es necesario incluir la forma, hora, ubicación, requisitos, información de contacto e invitante del evento.
La presentación del texto descriptivo de la invitación está prevista para la tarde del día 6 de mayo de 2008. En este momento, se llevará a cabo una recepción en el Crystal Hall del Golden Horse Hotel en Qiancheng para celebrar el sexto aniversario del establecimiento de Wuhuan Group Company. Por favor contáctenos en ese momento. La esquina inferior izquierda de la invitación está marcada con la palabra "memo" para recordar a los invitados que no la olviden en ese momento. A nivel internacional, esta es la norma. Cuando los occidentales marcan "Memo", suelen utilizar la abreviatura francesa "P.M." con el mismo significado.
Preste atención al ensayo de muestra anterior. Es posible que encuentre que el nombre del invitado no está firmado al final del ensayo de muestra, sino en el medio del ensayo de muestra. De hecho, también se permite quedarse al final e indicar la fecha de la invitación.
Además, el "nombre" del invitado no aparecerá en el texto, porque el nombre suele estar escrito en el sobre. Está bien si "te tomas la molestia" de escribirlo nuevamente en el artículo. En el texto, la palabra "invitación" puede estar presente o no.
Los nombres del invitado y del invitante se indican respectivamente en el texto de la carta de invitación. Esta es una carta de invitación Estimado Sr. Jiang Qin:
En la tarde de junio. 6 a las 19, señorita Li Juan, la recibiré en Deda West Teahouse, No. 8, Beijing Road, esta ciudad.
Sinceramente te invito a visitar Zhou Shuping. Las invitaciones utilizadas en intercambios de divisas deben estar escritas en inglés. Al escribir, utilice todas las letras mayúsculas, sin párrafos, sin puntuación y utilice la tercera persona. Esta es su rutina.
En el sobre de la invitación se debe escribir de forma clara y correcta el nombre del invitado. Esto es para mostrar respeto por la otra parte y garantizar la entrega a tiempo.
Una invitación enviada a otras personas en forma de carta se llama carta de invitación. En comparación con las invitaciones, las invitaciones por carta son más informales, por lo que se utilizan principalmente entre conocidos.
La carta utilizada para invitar a otras personas debe basarse en la invitación, pero su redacción no debe ser demasiado restrictiva. Sus requisitos básicos son ser conciso, descriptivo y amigable al mismo tiempo. Si es posible, debe estar impreso y firmado por la persona que invita. Una carta de invitación más formal a veces se denomina carta de invitación o carta de invitación.
El archivo adjunto es un modelo de carta de invitación. Estimado responsable de la empresa Aohai:
"La Feria Civil de Nuevos Productos y Nuevas Tecnologías de Beijing de 1999 se llevará a cabo en el Centro Internacional de Exposiciones de Beijing del 8 al 28 de mayo de este año. Su empresa puede registrarse para la exposición.
El período de inscripción es del 1 al 20 de marzo. El lugar de inscripción es el número 10, Huayuan B Road. El comité organizador lo invita sinceramente a contactarnos:
Invitación del 16 de febrero de 2008. El marco y el estilo de la carta no deben ser demasiado elaborados. El sobre está escrito básicamente de la misma forma que una carta.
Una invitación por fax se refiere a una invitación enviada por fax. al invitado en términos de formato y escritura, es similar a una invitación por carta, pero debido a que utiliza equipos de comunicación modernos, es más rápido de transmitir y es menos probable que se pierda. Además, hay una invitación por correo electrónico. Básicamente similar a un fax.
Una invitación por telegrama consiste en enviar una invitación al invitado en forma de mensaje especial. Tanto las invitaciones por telegrama como las invitaciones por carta requieren calidez, amabilidad, sinceridad y una redacción adecuada. requieren mayor precisión y simplicidad. Esto viene determinado por la forma del propio telegrama.
Las invitaciones telegráficas se utilizan a menudo para invitar a invitados de otros lugares.
En algunos casos, también los empresarios. Usar invitaciones de notas al hacer contactos personales, es decir, escribir la invitación en una hoja de papel y luego dejarla o pedirle a alguien que se la lleve al invitado en forma de invitación escrita, es lo más informal, pero por eso. , a menudo hace que los invitados se sientan amigables y naturales.
El contenido de la nota de invitación es escribir algo hasta que esté escrito con claridad.
En términos generales, la nota utilizada para invitar a otros, ya sea que se la deje a la otra persona o se la lleve a la otra persona, debe guardarse en un sobre y enviarse juntos, de modo que la invitación llegue "desnuda".
En circunstancias normales, no importa qué tipo de invitación por escrito les dé a los demás, generalmente debe llegar a la otra parte al menos con una semana de anticipación para permitir que la otra parte esté preparada”, tomando el. La sorpresa de la otra parte no solo le da a la otra parte la sensación de verse obligada a someterse, sino que también muestra una gran falta de respeto hacia la otra parte.
La demostración del Sr. Liu de invitar a otros con una nota:
Por la presente estoy de acuerdo con Yang Lin, director del Grupo Yuanda, en tener un almuerzo de trabajo en el Hotel Sichuan a las 12 del mediodía el próximo viernes
Por favor, venga
Si tiene alguna pregunta. Invitación escrita de Yang Qingqing para quedarse el día 2 del mes pasado. Solo se emitirá si la parte que invita lo considera necesario después de una cuidadosa consideración. Por lo tanto, en las interacciones comerciales, el personal comercial debe manejar las invitaciones escritas de cualquier unidad o individuo en el momento oportuno. Y de manera correcta, independientemente de si puede aceptar la invitación de la otra parte, debe seguir las reglas de etiqueta, tratar al que invita con cortesía y dar una respuesta clara y cortés: ser invitado o rechazarlo. En una invitación formal en forma de notificación escrita, los empresarios deben creer que quien invita sinceramente espera poder aceptar la invitación. Lo que la otra parte valora puede ser la reputación y el estatus de nuestra empresa, la identidad e influencia del que invita, la buena relación entre la otra parte y nuestra empresa, y la buena relación entre la otra parte y el que invita, o ellos Espero aprovechar esta oportunidad para mejorar y desarrollar las dos partes. La relación entre una organización o un individuo... de todos modos, la invitación de la otra parte hacia nosotros, especialmente una invitación formal por escrito, es básicamente una señal de respeto y amistad para nosotros. "Es de mala educación venir y no ir", así que responda positivamente cuando reciba una invitación.
El primer paso para responder positivamente es responderle al invitante lo antes posible si puedes aceptar su invitación.
En vista de invitar a más de una parte al mismo tiempo, para que la parte invitante tenga conocimiento de la fecha iniciada por él y evitar el fracaso, cualquier parte invitada debe informar a la otra parte de su decisión lo antes posible. lo antes posible después de recibir la invitación por escrito, independientemente de La parte que invita no tiene reglas sobre quién puede responder, solo por cortesía.
De hecho, para comprender la reacción del invitado a la invitación, muchos invitantes tienen requisitos para el invitado al emitir una invitación por escrito y deben responder si la otra parte puede asistir.
Generalmente, disposiciones similares suelen aparecer en la redacción de invitaciones escritas. Por ejemplo, pida a los invitados que "avisen si van a venir", "respondan si pueden asistir", "esperamos su respuesta", etc.
A veces, para garantizar que el invitado proporcione con precisión información relevante al invitante, se debe proporcionar al invitado la información de contacto específica del invitado en detalle en la parte inferior izquierda del texto escrito de la invitación. Suelen incluir: número de teléfono de contacto, número de fax, número de télex, número de correo electrónico (sitio web), código postal, registro de telégrafo, número de buscapersonas, ubicación de contacto y dirección postal, etc. No es necesario enumerar estos contenidos uno por uno, puede elegir entre ellos según la situación específica. Sin embargo, en principio es indispensable un número de teléfono para contacto o consulta.
Según la práctica internacional, algunas invitaciones formales utilizadas en negocios, especialmente las cartas de invitación, suelen expresarse en frases especiales y abreviaturas en inglés o francés al redactar el texto.
Por ejemplo, "Toremind" significa "nota". Se utiliza en invitaciones escritas para recordarle al invitado que preste atención.
"R.S.V.P" significa "Independientemente de si está presente o no, se espera su respuesta".
"Lo siento" significa "por favor responde si no puedes asistir".
Al escribir, estas palabras extranjeras y abreviaturas generalmente deben escribirse en la esquina inferior izquierda del texto. Algunos empresarios considerados suelen adjuntar una "tarjeta de respuesta" especial cuando envían una invitación por escrito para que puedan entender a los invitados. No hay nada arriba excepto "aceptar invitación" y "no puedo aceptar". De esta manera, cuando el invitado responde, solo necesita realizar una "selección múltiple" entre los dos elementos anteriores, marcar uno de ellos o borrar uno de ellos y luego enviarlo de regreso al invitado.
No recibir una "tarjeta de respuesta" al recibir una invitación por escrito no significa que no sea necesaria una respuesta. La respuesta es sí, sólo tienes que hacerlo tú mismo.
Las respuestas a las invitaciones escritas suelen adoptar la forma de cartas. En la etiqueta empresarial, esto se llama respuesta. Básicamente, la respuesta debe escribirse en persona para demostrar que se la toma en serio. Si imprime su respuesta, al menos debería firmarla usted mismo.
Todas las respuestas, ya sea de aceptación o rechazo, deberán recibirse dentro de los tres días siguientes a la recepción de la invitación por escrito, cuanto antes mejor.
Al escribir una respuesta, debes mostrar respeto y amabilidad hacia quien invita, y dar una respuesta clara a la pregunta clave de si puedes aceptar la invitación. No evites la realidad y hagas que la gente se sienta "difícil de entender". Si se niega, simplemente exponga sus motivos.
El formato concreto de la respuesta puede referirse a la invitación escrita emitida por quien invita. En términos de persona, tono, redacción, título, etc. , lo cual no es de mala educación.
Una presentación con una carta de invitación: el Sr. Wu Liexing, presidente y director general de Zhongdao Company, se siente muy honrado de aceptar la invitación del Sr. Yuan, presidente de Chenggong Film and Television Advertising Company, y se llevará a cabo a las 9:00 am del 20 de octubre de 65438. 00 asistieron a tiempo a la ceremonia de inauguración de Chenggong Film and Television Advertising Company.
Te deseo mucha suerte con tu negocio.
Al escribir el aviso de adjudicación de la oferta, repita la hora y el lugar correspondientes para "verificar" con el invitado. No es necesario que haga esto al escribir una carta de rechazo.
Después de responder para informar al invitante de su decisión de aceptar la invitación, no podrá levantarse en ese momento. Este "cambio de opinión" temporal traerá muchos problemas al que invita.
Debe haber buenas razones para rechazar una invitación. Enfermedad, viaje de negocios, cita previa, etc. Se puede utilizar. Al rechazar una invitación, no olvide agradecer a quien lo invitó o desearle mucho éxito en la organización del evento.
Adjunto se encuentra una respuesta rechazando la invitación a la manifestación Estimado Sr. Wang Youjia:
Lamento informarle que mañana por la noche volaré a Frankfurt, Alemania, para mantener conversaciones de negocios, así que. No puedo aceptar su invitación para asistir a la fiesta del té del Festival de Primavera de su empresa en el Hotel Portman.
Por favor, perdóname, gracias.
En principio, el invitado debe aceptar los requisitos del puesto especificados en la invitación escrita y "actuar de acuerdo con las reglas".