Programa C que requiere sistema de bienvenida electrónico.
■Presupuesto
El presupuesto para congresos y exposiciones no es un concepto. En términos generales, el presupuesto de la conferencia incluye los siguientes aspectos:
1 Costos de transporte
Los costos de transporte se pueden dividir en:
(1) Desde el lugar de celebración. Salida Costos de transporte hasta el punto de encuentro, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y costos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el alojamiento.
(2) Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, transporte desde el club al lugar del comedor, transporte desde el club al intercambio de negocios. lugar de celebración, Transporte para visitas de negocios y otros transportes programados que puedan utilizar los asistentes.
(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, tarifas de transporte de barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos.
2. Costos de la sala/sala de conferencias
Específicamente, se pueden desglosar en:
(1), alquiler del lugar de la conferencia; en términos generales, el alquiler. del recinto ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarras, bolígrafos con base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , es posible que se requiera un presupuesto adicional cuando sea necesario instalar líneas de discurso fuera del atril.
(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y equipos de video. , etc. . Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (normalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.
(3) Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, esta parte de la tarifa está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.
(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de la conferencia buscan apoyo de estas industrias individualmente, los costos pueden ser más altos que las tasas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.
Para estos soportes de servicio separados, el organizador debe indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado.
3. Tarifas de alojamiento
El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son el precio completo, mientras que algunos de los precios requieren un adicional. tasas gubernamentales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Encuentre un proveedor de servicios de exhibición profesional y, por lo general, podrá obtener mejores descuentos.
Las tarifas normales de alojamiento no solo están relacionadas con el nivel de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavado y vestido, minibar. bebidas, lavandería única, etc. Internet, suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.
4. Gastos de catering
Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.
(1), Desayuno
El desayuno suele ser tipo buffet. Por supuesto, también se puede cenar alrededor de la mesa, y la tarifa se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta las particularidades de las cenas de conferencias y la preparación de las materias primas, el número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a llegar a un acuerdo en función del número real de comensales; en su lugar, las tarifas se cobran en función del número de personas reservadas).
(2) Almuerzo y almuerzo
El almuerzo y el almuerzo son básicamente cenas, que pueden ser en forma de número presupuesto-buffet o mesa presupuesto-mesa envolvente. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.
(3) Bebidas y cargos por servicios
Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al organizador que te traiga bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al nivel de consumo básico.
(4) Pausa para el té en el lugar
Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks.
(5)Recepción/baile de la amistad
De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de la amistad puede ser más complicado que un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto.
Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para una recepción/baile, desde el diseño hasta el lugar y el soporte del programa:
Equipo audiovisual
A menos que se celebre al aire libre. El coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:
●El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.
●El transporte, la instalación, la depuración de los equipos y el control de las tarifas de soporte técnico pueden estar a cargo de los proveedores de servicios de exhibición.
●Fuente de sonido: principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer el suyo o confiarlo a un agente.
c. Actores y programas
Por lo general, se puede calcular en función del número de veces que se selecciona el programa; el monto del presupuesto suele estar relacionado positivamente con la dificultad del programa y el número de participantes. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter.
d.Otros: snacks, frutas y vino mixto
5. Gastos varios
Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición. , incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios ceremoniales, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, orientación en traducción, vehículos comerciales temporales, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el presupuesto de una exposición y el presupuesto de una conferencia?
El presupuesto de la exposición y el presupuesto del congreso tienen similitudes y diferencias:
Los mismos lugares: alojamiento, restauración, gastos de inspección de empresas (si existe un plan de inspección).
Fuera del sitio: alquiler del lugar de exhibición, diseño de la exhibición, transporte y almacenamiento de la exhibición, pequeña conferencia de prensa o recepción.
Alquiler del recinto ferial: Si la exposición se realiza en un recinto ferial fijo, el presupuesto de alquiler del recinto ferial se suele calcular por stand. El área del stand estándar internacional suele ser de 3mX3m, y la altura de la partición es de entre 2,3m y 2,5m. Las instalaciones estándar incluyen focos, sillas, mesas de datos y fuentes de alimentación. Los propietarios de salas de exposiciones suelen alquilar el siguiente equipamiento: stands de exposición, equipos audiovisuales, equipos multimedia, artículos de decoración, pequeñas herramientas de manipulación, etc.
Si la exposición se realiza en otros lugares públicos (como plazas o estadios municipales, etc.). ), es difícil predecir el presupuesto para el alquiler del lugar: normalmente es negociable y se calcula diariamente. El precio está relacionado con la concentración de personas en el lugar y el tiempo de exposición (si es un día festivo importante, etc.). ). ).
■Invitación
No importa qué tipo de conferencia o exposición, el organizador ciertamente espera que asistan las personas adecuadas (clientes). Como anfitrión, la forma en que invitas es muy importante. Generalmente, una invitación incluye tres procedimientos: divulgación de información, procesamiento de recibo y notificación de confirmación.
Divulgación de información: automedios, existen varios formularios, material impreso (incluidas cartas de invitación, documentos organizativos, avisos de reuniones), correos electrónicos, anuncios en medios impresos, anuncios en medios electrónicos, etc. Por lo general, la divulgación de información incluye tema, hora, ubicación (provisional o candidata), agenda principal y arreglos, tarifas y estándares, etc. Algunos también incluyen un plan de conferencia (exposición), que puede permitir a los participantes comprender la importancia de participar en la conferencia y sus expectativas para la exposición.
Respuesta de recibo - Para el organizador, el recibo de respuesta es uno de los indicadores del éxito de la actividad de planificación de la exposición. Después de recibir el recibo, generalmente es necesario realizar estadísticas (antes de eso, es importante recordar que el diseño del recibo debe ser razonable y completo e incluir la siguiente información: número claro de personas, puesto, sexo, contacto información, hora estimada de llegada, requisitos de bienvenida, etc.), confirmar la validez del recibo (generalmente marcado por si se ha pagado la tarifa de la conferencia) y lo siguiente que debe hacer es la asignación de recursos, principalmente la disposición de los stands y el hotel. alojamiento. Los recibos pueden adoptar muchas formas: fax, carta, correo electrónico, recibo en línea o llamada telefónica. Cabe señalar que si la temática de la exposición lo permite, se tendrán en cuenta los requerimientos especiales de los expositores, tales como familiares, acompañantes, requerimientos de atención médica, agentes de transporte, hábitos alimentarios, requerimientos de alojamiento, etc. , debe ser considerado. Si los recibos son claros, será de gran ayuda para la organización ordenada de la exposición.
Notificación de confirmación: si la tarifa de la reunión ha sido confirmada o puede confirmarse por otros medios, se puede enviar una notificación de confirmación. Al mismo tiempo, se debe publicar la ubicación exacta, la hora, la agenda, los procedimientos de registro y las precauciones para la exposición.
■Registro y arreglos de check-in
Si se trata de una pequeña reunión de negocios, el check-in es relativamente simple, solo una lista de registro. Pero si se trata de una conferencia o exposición grande, registrarse puede ser un asunto complicado.
A menudo, el registro de reuniones está asociado con los arreglos de alojamiento. Si el proceso de registro para una conferencia grande no es confuso, se necesitan los procedimientos y preparativos necesarios: estadísticas de recibos, comprobantes de registro, asistentes de orientación, números exactos de habitaciones y números de habitaciones en el hotel, tablas de asignación de habitaciones, llaves, indicando el nombre de la persona que se hospeda y la habitación. Un sobre pequeño con el número (generalmente proporcionado por el hotel), instrucciones de ruta relativamente obvias para hospedarse en el hotel, instrucciones de la conferencia (exposición) y cronograma detallado de la conferencia (exposición). Si es posible, intente iniciar sesión por computadora. En circunstancias normales, no debe haber menos de 6 personas en el servicio de check-in; las horas de trabajo deben asignarse razonablemente de acuerdo con la hora de llegada de los expositores.
Si los artículos de entrega están diseñados con antelación, será de gran ayuda para el check-in y el check-in.
■Organizaciones de catering
En términos generales, las exposiciones no organizan catering (excepto para invitados especiales o clientes importantes), y las conferencias generalmente organizan catering. Generalmente hay dos tipos de arreglos para cenar: buffet o mesa. Las categorías incluyen colecciones chinas, occidentales y musulmanas.
La organización unificada de las reuniones de catering es muy importante para el control de costes. Los buffets generalmente se pueden controlar mediante la emisión de cupones de comida (muchos hoteles tienen requisitos mínimos para el número de personas que cenan en los buffets y se pueden formular con anticipación las etiquetas de las comidas y los menús, y se pueden distinguir estrictamente los representantes oficiales, los acompañantes y los familiares). Si tienes requisitos especiales, puedes negociar con el restaurante. Los arreglos para cenar estilo mesa son más complejos, especialmente en reuniones más grandes. Las cuestiones que deben considerarse al organizar las comidas alrededor de la mesa incluyen: horario de comida, número de personas por mesa, boletos de comida, disposición de las personas en la misma mesa, personas con hábitos alimentarios especiales, tipos de bebidas y pago. Cabe recordar que durante las inspecciones previas a la reunión se debe prestar atención a la higiene del restaurante y del menaje para no causar problemas de higiene a los comensales. Si los comensales no pueden reunirse a tiempo para cenar, puedes utilizar una mesa con suficiente gente para garantizar los derechos e intereses de los comensales.
■Fiesta social/cóctel
Las fiestas de comunicación/cóctel generalmente requieren una planificación cuidadosa. El objetivo de la recepción es fortalecer la relación entre el público y los clientes, por eso el ambiente es importante.
Las fiestas sociales/cócteles suelen celebrarse en lugares relativamente cerrados y distintivos. Los enlaces involucrados son: banda (o sonido, fuente de sonido), programa y actores, lista de programación, bebidas, frutas, snacks, comida para barbacoa, utilería, equipo para barbacoa, maestro de ceremonias, transporte, pronóstico del tiempo, segundo plano, técnico electricista, personal de seguridad. , bailarines temporales, fuegos artificiales, chefs, personal de servicio, etc.
Enfoque: lugar, programa, maestro de ceremonias, seguridad, proceso de servicio.
Debido a los diferentes tamaños y propósitos de los cócteles, no existe un modelo de cóctel estándar completo. Sólo podemos aprender de algunos ejemplos de cócteles que se han celebrado.
■Conferencia de prensa
Los formatos de rueda de prensa incluyen ruedas de prensa, ruedas de prensa, cócteles, etc. En general, la recepción fue relativamente libre e informal y el ambiente relativamente relajado. Se puede celebrar solo o de otras formas. Por ejemplo, algunas personas organizan un cóctel o una fiesta de té después del cóctel. Las conferencias de prensa son generalmente temáticas y presentan "respuestas a las preguntas de los periodistas". Además, las conferencias de prensa pueden estar a cargo del jefe de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa.
Elementos de la conferencia de prensa:
●Propósito
●Público objetivo para la divulgación de información
●Objetos invitados
●Escala de la reunión
Los asuntos involucrados en la conferencia de prensa son similares y generalmente incluyen las siguientes partes:
1. Planificación del evento y determinación del tema
. 2. Planificación del proyecto y organización de la agenda
3. Preparación del material
4. Invitación, comunicación y confirmación de los participantes
5.
6. Exhibición del producto, demostración y divulgación de información
7. Control de la atmósfera en el sitio
1. Aclarar los objetivos a alcanzar y el tipo de reunión. , para determinar sus especificaciones, dirección y estilo básico.
En general, las conferencias de prensa se pueden dividir en las siguientes categorías, y el estilo básicamente sigue las siguientes rutinas:
1. Seriedad política
2. Productos de tecnología de alto nivel: formales pero animados.
3. Las categorías agrícolas son amigables y respetuosas con el medio ambiente
4. Categoría cultural: sentido de la cultura y la historia
5.
6. Entretenimiento: animado y vanguardista
7. Productos de moda: clásicos con sabor a la época.
8. Artesanía: clásica, antigua
9. Otras categorías: estilos correspondientes
2. Establezca un comité preparatorio, organice el personal relevante y determine la organización. y personal Asegurar.
Una rueda de prensa involucra todos los aspectos, y todo el trabajo está interconectado, interrelacionado y entrecruzado. Debe ser coordinado y multifacético al mismo tiempo. Es extremadamente difícil lograrlo por uno solo.
Principios para establecer una organización: Primero, el "principio profesional", es decir, las personas profesionales hacen cosas profesionales y conocen bien a las personas. Por ejemplo, el departamento de marketing es el departamento homólogo para la comunicación con los distribuidores. Entre ellos, la comunicación entre expertos y funcionarios generalmente requiere que se presenten el responsable de relaciones públicas y los ejecutivos corporativos, y no existen otros grupos. La difusión de noticias y la preparación de materiales son competencia profesional del personal del departamento de relaciones públicas, por lo que no existe un grupo separado para la difusión de noticias, el segundo es el "principio de equilibrio", que significa agrupar según eventos; y la carga de trabajo de cada grupo está relativamente equilibrada; el tercero es el principio de "división del trabajo", es decir, la división del trabajo debe ser clara y las responsabilidades deben ser claras para evitar el fenómeno de la referencia mutua. Además, la división del trabajo y la cooperación horizontal entre subordinados debe ser clara; el cuarto es el "principio plano". En las actividades a gran escala, generalmente existen estructuras "piramidales" de múltiples niveles, pero en las actividades de tamaño mediano, sí. No es apropiado tener múltiples niveles para garantizar la flexibilidad y no demasiadas personas, capaces y eficientes. Quinto, "principios del sistema". Aunque es una organización temporal, una vez que se une a la organización, su personal estará sujeto a las normas y reglamentos.
En las ruedas de prensa suelen participar varios departamentos. Por lo general, los altos directivos y vicepresidentes responsables de una empresa u organización formarán parte del comité organizador. La alta dirección de la empresa, incluso los máximos dirigentes, pronunciarán algunos discursos y declaraciones.
A lo largo del evento, el trabajo de los departamentos relevantes puede entrar en conflicto con su trabajo diario en el tiempo, por lo que es importante ganarse la comprensión y el apoyo de cada departamento.
Organizar una rueda de prensa requiere mucha energía y tiempo. Si es posible, se debe invitar a una empresa profesional a actuar como agente.
En tercer lugar, determinar el tiempo, el proceso y la gestión de objetivos, y proporcionar retroalimentación y ajustes.
El control del tiempo se expresa generalmente en forma de programación (cuenta atrás). Asegúrese de organizar su tiempo sabiamente y deje margen de maniobra. En términos generales, el tiempo y el progreso anteriores deben organizarse estrechamente para garantizar que haya tiempo para ajustes y mejoras posteriores.
Toda la actividad es un proyecto sistemático, y la gestión de procesos se refiere a la interconexión, coordinación, cooperación y combinación orgánica de los distintos contenidos de trabajo de la actividad. Por ejemplo, para un evento, solo cuando se determina el tema y el significado se puede determinar la agenda y las especificaciones. Solo cuando se determina la escala y las especificaciones se puede determinar el número de asistentes. El lugar se puede organizar en el sitio. La gestión de procesos permite al coordinador general tener una comprensión clara de todas las partes de toda la actividad, y es fácil descubrir los puntos clave, los puntos clave y las dificultades del trabajo, que generalmente están representados por un diagrama de bloques del programa.
En cuarto lugar, planificación del evento, determine el tema del evento.
La planificación de eventos incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Planificación de la agenda de la reunión. La mayoría de las conferencias de prensa incluyen discursos, borradores de lecturas y demostraciones de rutina. De hecho, aunque la rueda de prensa es una reunión formal, puede ser más animada, especialmente la apertura de la reunión.
A la hora de organizar la agenda de la reunión, debemos prestar atención a la compacidad y la coherencia. Desde un punto de vista práctico, generalmente es adecuada una o dos horas. Especialmente el tiempo de uso de la palabra, el número de palabras en el discurso debe controlarse hasta el punto de aclarar el problema, ni demasiado largo ni demasiado corto. En funcionamiento real, es más apropiado entre 15 y 20 minutos.
2. Planificación del tema El tema de la conferencia se puede adoptar de muchas maneras. Es muy común que las palabras "XXX Conferencia" aparezcan directamente en el tema, y algunos temas son muy extensos. A continuación se muestran las preguntas y también hay combinaciones de las dos.
Además, de acuerdo con las regulaciones de los departamentos pertinentes de la Administración Estatal de Prensa y Publicaciones, cualquier conferencia de prensa con la palabra "noticias" en el tema debe ser aprobada por la Administración Estatal de Prensa y Publicaciones. En términos generales, en la práctica, muchas empresas omitirán la palabra "noticias" y utilizarán otros nombres.
Determinar los participantes es una tarea muy importante y también es un factor variable. Sus cambios afectarán las especificaciones y la escala de toda la reunión y, por lo tanto, afectarán a todos los factores de la reunión. Por ejemplo, la asistencia y ausencia de personas importantes pueden afectar las especificaciones, o el lugar de la reunión o parte de la reunión se llevará a cabo en el aeropuerto o en la sala VIP, o el horario puede ajustarse según su conveniencia. Por lo tanto, este es el "punto clave" del control general del trabajo coordinado y se debe centrar la atención en él.
En la selección de participantes debemos atender al principio de necesidades de contenido editorial y seleccionar personas con fuerte relevancia para participar. En general, los funcionarios eligen a personas que hablan con más peso, mientras que los expertos eligen a personas consumadas o famosas en este campo.
Los reporteros son la parte más importante de una rueda de prensa. En términos generales, primero haga una lista de las personas a invitar, envíe la carta de invitación con una semana de anticipación y luego haga una llamada telefónica para confirmar. Las noticias de última hora se pueden producir mediante llamadas telefónicas y faxes. Después de la implementación, realice estadísticas de clasificación.
Verbo (abreviatura de verbo) para formular planes de actividades y planes de operación específicos.
El plan de planificación de eventos es un texto estratégico y táctico que orienta todo el evento y se utiliza para planificar el evento. Generalmente, lo proporcionan los miembros principales de la conferencia.
El plan de operación específico lo utilizan las empresas o para ayudar a las agencias de relaciones públicas a guiar las operaciones específicas de todo el evento. Generalmente es bastante detallado, hasta cada paso de cada persona, e incluso hasta el final. contenido de la insignia, y el tiempo se reduce al minuto. El personal de la reunión general tiene una copia.
6. Los comunicados de prensa y los materiales relacionados proporcionados a los medios generalmente se presentan en forma de bolsas publicitarias o bolsas para documentos, debidamente organizadas y colocadas en orden, y luego distribuidas a los medios de comunicación antes de la conferencia de prensa. el orden es:
1. Agenda de la reunión
2. Comunicado de prensa
3. Discurso
4. p >
5. Imágenes relacionadas
6. Recuerdos (o cupones de recuerdo)
7. Tarjeta de presentación del responsable de las noticias corporativas (para futuras entrevistas después de la noticia). se publica, y para contacto después de que se publique la noticia)
El comunicado de prensa incluye los siguientes contenidos:
1. El número de palabras es pequeño, generalmente de 1000 palabras, y se puede publicar rápidamente. Algunos medios lo publicaron menos de una hora después de la rueda de prensa.
2. Es extenso y rico en contenido, generalmente con análisis en profundidad e informes enfocados. Se pueden elaborar problemas como la incapacidad de explicar claramente el contexto del mensaje. Generalmente, una noticia es suficiente, pero el boletín puede proporcionar varias noticias desde diferentes ángulos, o también puede expresarse respondiendo a las preguntas de los periodistas.
3. Material de referencia.
4. Información de la imagen.
La información anterior generalmente se proporciona en forma escrita y también se puede adjuntar en forma de CD de computadora, disquetes, etc.
5. Discurso importante. Discursos útiles para periodistas. Por ejemplo, discursos de los máximos dirigentes de la empresa, responsables de tecnología y marketing, etc. Y algunos discursos representativos de interés periodístico también se pueden incluir en la información del reportero, pero el estándar es facilitar la presentación del reportero.
6. Folleto de la empresa u organización.
7. Materiales sobre personas importantes y celebridades asistentes a la reunión.
7. Selección de tiempo, implementación del lugar y distribución del lugar.
El timing es un arte en la planificación de noticias. Diferentes tiempos de liberación tienen diferentes efectos.
Las ruedas de prensa corporativas en ocasiones tienen que evitar grandes eventos y conferencias. Por ejemplo, durante las "Dos Sesiones", el espacio es reducido, la mayoría de los reporteros tienen planes y no se puede garantizar el tiempo. En ocasiones es necesario acercarse a determinadas oportunidades, como cuando la correlación es alta, para aprovechar la situación.
Además, en cuanto al tiempo, la gente suele elegir días fáciles de recordar, como las fiestas, y conviene evitar algunos días tabú a principios y finales de enero. Si es sábado, domingo u otros festivos, puedes considerar la tarde.
A la hora de seleccionar un sitio, generalmente se consideran los siguientes puntos:
Primero, el gusto y el estilo.
El recinto puede ser exterior o interior, pero el interior es lo más habitual. Porque la combinación en todos los aspectos es mejor.
Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas. A juzgar por esta rueda de prensa, todavía está bien elegir cinco o cuatro estrellas.
Además, también se pueden realizar reuniones informales en lugares de veraneo y otros lugares, o realizar productos cercanos a la naturaleza y la salud.
Los hoteles también tienen diferentes estilos y diferentes posicionamientos, por lo que la elección del estilo del hotel debe ser acorde con el contenido de la reunión.
La segunda es la economía práctica.
¿Cuántas personas tiene capacidad para esta sala de conferencias? ¿Qué tan grande es el podio? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Manga, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados? ¿Se proporciona alojamiento, vino, comida y bebidas? ¿El precio es razonable? Se debe tener en cuenta si hay un desperdicio de espacio, etc.
En tercer lugar, es conveniente.
¿Está cerca de los principales medios de comunicación y personas importantes, con transporte conveniente y estacionamiento conveniente?
El diseño del sitio incluye:
1. El tablero de antecedentes temáticos tiene el tema y la fecha de la conferencia, y algunos escribirán la ciudad anfitriona. Los colores y fuentes son hermosos y elegantes, y los colores pueden basarse en el VI corporativo.
2. La distribución periférica del hotel, como pancartas, pancartas verticales, bolas flotantes, puertas arqueadas, etc. , varía de hotel a hotel, algunos lo permiten y otros no.
3. Colocación de asientos.
Ubicación: Generalmente, las ruedas de prensa se colocan en la tribuna, con escritorios colocados debajo, y algunas reuniones informales y de discusión se ubican en mesas redondas. Preste atención para determinar el personal en la tribuna. Sin embargo, muchas reuniones actualmente utilizan una tribuna con solo sillas y asientos para hablar, con los invitados sentados en la primera fila de abajo.
Principio de colocación: "Los que están en posiciones más altas deben estar al frente y en el medio, y los de tu lado deben estar al costado y detrás".
Presta atención a reservas de asientos. Generalmente habrá algunos asientos sin mesas en la parte de atrás.
4. El equipo relevante debe depurarse repetidamente antes de la conferencia para garantizar que no haya fallas.
5. Check-in y bienvenida: Generalmente, hay carteles de bienvenida con orientación e instrucciones en el lobby, entrada del ascensor y esquinas. La mayoría de los hoteles cuentan con este servicio. Dé la bienvenida a la anfitriona con anticipación. En una reunión general, se pide a los asistentes que dejen sus tarjetas de presentación y preparen una casilla "Por favor, dame tu tarjeta de presentación".
8. Control in situ.
El control in situ forma parte de la adaptabilidad general del coordinador. De hecho, un buen coordinador hará el trabajo primero: primero, evitar la aparición de variables. Por ejemplo, entrena un poco en horarios habituales y haz algunos ensayos de antemano. Desde un punto de vista práctico, los cambios repentinos de escena a menudo se deben a una mala comunicación, mala consideración y negligencia en la etiqueta. La atención debe centrarse en estos aspectos; en segundo lugar, preparar planes alternativos con antelación; en tercer lugar, centrarse en la acumulación de capacidades de procesamiento flexibles in situ.
Los funcionarios y distribuidores entrantes deben acompañarse y comunicarse entre sí, y los reporteros entrantes deben ser tratados por igual. Cierta información no puede revelarse al Medio A, pero debe mantenerse confidencial para el Medio B. Las noticias extraídas por los reporteros en. La persona generalmente no es adecuada. Dígaselo a los demás.
En cuanto al control del ambiente, el coordinador general está en el "centro de gravedad" del equilibrio, el ambiente es relajado y animado, y el estado de ánimo de los participantes será confortable. Otro factor importante es el hosting. Sería mejor si lo alojara yo mismo, pero suele estar demasiado ocupado. Por lo tanto, durante la conferencia de prensa, es necesario organizar algunas cosas con anticipación y comunicarse completamente con el anfitrión con anticipación para que tenga una comprensión general y una comprensión del estilo de toda la conferencia.
En el proceso de demostración y explicación del producto, se pueden utilizar algunos medios tecnológicos modernos, combinados con diagramas esquemáticos bien realizados, gráficos tridimensionales, vídeos, diapositivas, etc. , para ayudar a los participantes a comprender.
Al responder las preguntas de los periodistas, generalmente un encuestado será responsable de responder. Si es necesario, si hay cuestiones profesionales involucradas, otras personas ayudarán.
En China, la mayoría de los periodistas no hacen preguntas difíciles y, a veces, incluso las preguntas bien intencionadas rara vez se hacen, ya que a menudo resultan demasiado emocionantes. De hecho, las preguntas pueden reflejar la amplitud y profundidad de la comprensión y comprensión del contenido de la reunión por parte del periodista. Son los puntos controvertidos, los puntos clave, las dificultades y los "puntos" planteados por los periodistas desde el punto de vista del público los que son más propicios para la difusión.
Antes de la conferencia de prensa, se preparará y acordará de antemano el esquema del memorando de preguntas y respuestas del periodista, especialmente los interrogadores principales y auxiliares.
Durante la conferencia de prensa, debe responder cuidadosamente a las preguntas de los periodistas, detener cortésmente las preguntas irrelevantes o largas y hablar directa y cortésmente sobre cuestiones relacionadas con la confidencialidad corporativa. En términos generales, los periodistas comprenden y los demás responden cortésmente. Un enfoque de "sin comentarios" sería inapropiado. Para preguntas complejas que requieren muchas explicaciones, simplemente responda primero los puntos clave e invítelos a discutirlos más adelante en la reunión.
Toda la reunión debe tener una conclusión formal. Si está previsto que la rueda de prensa finalice antes de la cena o el almuerzo, deberá realizarse una recepción o banquete buffet, etc. Al final de la reunión, el moderador anunciará la hora y el lugar.
Después de la rueda de prensa y antes del banquete se suelen concertar entrevistas más en profundidad en la sala VIP.
■Seminarios
Las reuniones de seminario suelen ser muy profesionales y cuentan con un número reducido de asistentes. A menos que sea una discusión estándar de la industria, generalmente no excederá 100. El punto clave para un taller de este tipo es la elección del lugar y la ubicación.
Lugar de reunión: además del lugar principal general, generalmente se requieren algunas sociedades pequeñas para las discusiones grupales. Además del anfitrión, la distribución del lugar principal debe reflejar el espíritu de igualdad y cada asiento debe tener un micrófono, a menos que el número de personas sea inferior a 15.
En cuanto a la ubicación, generalmente se elige un lugar relativamente cerrado, tranquilo y confidencial, preferiblemente un club con un hermoso ambiente suburbano; debe cumplir con los requisitos de entretenimiento nocturno, cultivo del espíritu de equipo, cambios de escena y transporte relativamente conveniente.
■Conferencias de formación
Las jornadas de formación también son conferencias profesionales, generalmente organizadas por empresas o departamentos de educación. Además de la naturaleza de la discusión, se trata más bien de intercambio de habilidades y transferencia de conocimientos, por lo que el lugar de capacitación tiene requisitos relativamente altos: además de los lugares cerrados generales, también debe haber varias instalaciones o lugares de capacitación de expansión, si las condiciones lo permiten. Hay lugares de ocio y relajación de gran calidad. Elementos esenciales de una sesión de formación: lugar, instalaciones de formación y formadores.
■Reunión comunitaria
Las reuniones sociales suelen ser puras reuniones y a menudo requieren la publicación de algunas declaraciones o resoluciones y otros materiales escritos. Por ello, las reuniones del club suelen coincidir con las ruedas de prensa. Las instalaciones de votación, la clasificación de los miembros en el sitio y el control del lugar son claves para organizar dichas reuniones. Al hacer un presupuesto, considere los gastos de los medios de comunicación, incluidas las invitaciones a los periodistas, el transporte, el alojamiento, los arreglos de catering, etc.
■Bienestar Público/Foro Técnico
La mayoría de estas reuniones serán reuniones públicas, y una serie de capítulos serán una característica de este tipo de reuniones. Por eso la elección del lugar de encuentro es muy importante. El requisito básico es que el lugar principal se pueda dividir o adjuntar a lugares más pequeños, y los requisitos para las instalaciones de conferencias también son muy altos: es posible que se requiera interpretación simultánea, recepción de medios, multimedia, transmisión de video en vivo, lugares de debate, etc. Además, si el lugar donde se celebra la conferencia no puede cumplir con varios de los requisitos de la sucursal, entonces el transporte a la conferencia se convierte en una consideración clave.
■Reunión de intercambio de pedidos
Este tipo de reunión es en realidad una exposición, por lo que los requisitos para el lugar son bastante especiales. El lugar ideal debería ser una sala de exposiciones o un centro de exposiciones exclusivo, y un club de negocios o un lugar similar es perfecto. Si se trata de una reunión de intercambio de pedidos pequeña, se puede realizar en un gran hotel de negocios. Los puntos clave en la organización o representación de dichas reuniones son: selección del lugar, control del lugar y diseño de la exposición.
■Pausa para el café
Las pausas para el café pueden no ser necesarias para reuniones generales a gran escala, pero para reuniones pequeñas y medianas, especialmente reuniones de alto nivel de empresas u organizaciones, el café Los descansos son muy importantes. Una pausa para el café se define como una pequeña y sencilla merienda para descansar y ajustar el ambiente entre reuniones. Por supuesto, las bebidas proporcionadas no se limitan necesariamente al té chino, y los refrigerios no se limitan necesariamente a los refrigerios chinos.
Por lo general, la preparación del café incluye requisitos como snacks, bebidas, decoración, servicios y horarios de apertura del café. Generalmente, puedes cambiar a diferentes combinaciones de bebidas y snacks en diferentes momentos. En términos generales, las pausas para el té se dividen en estilo chino y estilo occidental. Las bebidas chinas incluyen agua mineral, agua hervida, té verde, té perfumado, té negro, té con leche, té de frutas, bebidas enlatadas y bebidas alcohólicas ligeras. Los refrigerios generalmente incluyen pasteles variados, galletas, alimentos en bolsas, frutas de temporada, platos de frutas elegantes, etc. Las bebidas para la pausa del té al estilo occidental generalmente incluyen varios cafés, agua mineral, bebidas bajas en alcohol, bebidas enlatadas, té negro, té de frutas, leche, jugo, etc. Los refrigerios incluyen pasteles, postres variados, tartas, frutas, platos de frutas elegantes y algunos pasteles chinos.
■Traducción
Algunas personas pueden pensar que la traducción es solo un micrófono y una herramienta, por lo que la organización de la traducción de la conferencia es tan simple como otros accesorios, simplemente "adquisición". De hecho, la traducción es una herramienta, pero el traductor es una herramienta especial, una persona con una forma de pensar, responsable de la transmisión de ideas (a veces el lubricante o el amortiguador de los puntos muertos en las negociaciones). Por lo tanto, la traducción, especialmente la traducción ad hoc, merece una seria consideración.
Muchos de los llamados traductores no son generalistas (en otras palabras, es posible que ni siquiera tengan conceptos en otros campos excepto los que el traductor ya domina), y las reuniones a menudo involucran muchos términos profesionales, que son Por lo general, es una palabra o combinación muy poco común, por lo que es necesario comunicarla con anticipación. Además, debe indicarle al traductor la velocidad normal de conversación. Si es posible, puede darle al traductor los datos de la imagen anterior para que se familiarice con ellos y se lo haga saber.
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