¿Cuáles son los problemas en la gestión de costes hoteleros y cómo reducirlos?
¿Cuáles son los problemas en la gestión de costes hoteleros y cómo reducirlos? 1. Mejorar el sistema de gestión del presupuesto de costos es la tarea principal del control de costos hoteleros.
(1) Presupuesto detallado de costos del hotel
En primer lugar, bajo la premisa de establecer un sistema de gestión hotelera sólido, el control del presupuesto de costos es un medio importante para que los hoteles fortalezcan el control de costos. El control presupuestario logra propósitos de control a través de indicadores presupuestarios proyecto por proyecto y fase por fase. El presupuesto de costos operativos es una parte importante del presupuesto del hotel. Los costos operativos del hotel son costos que cada unidad de negocio puede controlar. El departamento comercial puede predecir datos de costos basándose en la experiencia de años anteriores, el plan de marketing del próximo año y las condiciones del mercado, y resumir el presupuesto del próximo año.
Los presupuestos de gastos generales del hotel son elaborados primero por el departamento comercial y presentados al Departamento Financiero para su revisión. Después de muchos estudios y benchmarking, la racionalidad de cada proyecto se resume y equilibra, luego se presenta al director general para su aprobación y finalmente es aprobado por el consejo de administración.
(2) Profundizar en los métodos de análisis y contabilidad de costos
Los hoteles deben verificar constantemente la implementación del presupuesto durante el proceso de implementación del presupuesto como medio para controlar los gastos. La contabilidad de costos ayuda a formular precios de venta razonables para diversos productos hoteleros, proporciona estándares para diversas operaciones y revela las razones de los cambios de costos.
Cada departamento comercial domina los conocimientos básicos de contabilidad de costos en el marco de un presupuesto integral y participa en el trabajo de control de costos del departamento. El departamento financiero divulga los resultados de ejecución reales en función de los datos de costos de cada departamento comercial. El jefe del departamento comparará y analizará la información relevante y el presupuesto uno por uno, descubrirá las razones de las diferencias y realizará más diseños y ajustes al enfoque y dirección del control presupuestario en la siguiente etapa, el Departamento de Finanzas también; debe intervenir en el seguimiento de todos los vínculos comerciales, estipulando: Realizamos estudios de mercado periódicos sobre la cantidad de compra y el costo de las materias primas, mantenemos reuniones de precios de adquisiciones con proveedores de diversos tipos de materiales, realizamos análisis diferenciados de varios datos de costos del mes anterior en los primeros diez días de cada mes, e identificar desviaciones de los estándares de costos de las operaciones y razones principales de gestión y hacer sugerencias de mejora.
(3) Optimizar el mecanismo de evaluación y recompensa
Los resultados de la ejecución presupuestaria deben estar vinculados al sistema de recompensa y castigo formulado por el hotel para aumentar la seriedad del control presupuestario. Por un lado, el hotel realiza evaluaciones estacionales de los proveedores para controlar los cambios razonables en los precios unitarios. Por otro lado, el hotel también realiza evaluaciones periódicas de varios departamentos comerciales, establece desviaciones razonables de los precios de mercado y mejora la responsabilidad y el entusiasmo de los clave. personal en el control de costos.
En segundo lugar, estandarizar la gestión de adquisiciones es un elemento central del control interno.
(1) Diseñar procedimientos de contratación estandarizados y razonables
Los procedimientos de contratación deben ser científicos y razonables, simples y directos, resaltar puntos clave, reducir costos y aumentar la eficiencia, como establecer especificaciones ? ¿Solicitud-aprobación-compra-aceptación-pago? proceso. El procedimiento de adquisición no solo debe reducir los enlaces intermedios, sino también mantener un contacto cercano y una comunicación oportuna con cada proceso comercial para evitar la pérdida y el desperdicio de materias primas y materiales comprados debido a una comunicación inoportuna que afectará el funcionamiento normal del proceso. hotel y reducir la eficiencia.
(B) Definir estándares científicos de adquisición
El hotel debe aclarar los estándares científicos y fijos de adquisición, que no solo pueden reducir los errores de adquisición, sino que también facilitan la búsqueda de las causas y mejoran gestión y, en última instancia, fundamentalmente, poner fin al gasto arbitrario en gastos de compras.
(3) Determinar la cantidad de compra óptima
El personal de control de costos debe fijar los detalles de las compras al por mayor de forma institucionalizada para que los supervisores de almacén y los jefes de departamentos comerciales puedan tomar decisiones de acuerdo con el hotel. operaciones La situación determina periódicamente la cantidad de compra de cada lote y el intervalo de tiempo entre dos compras.
(D) Determine el precio de compra más rentable
Debido a la particularidad de la industria hotelera, el precio de compra de las materias primas requeridas por los hoteles cambiará frecuentemente con los cambios estacionales. El hotel necesita determinar una cantidad de compra razonable para evitar ceguera y aleatoriedad en el proceso de compra. Los hoteles también pueden utilizar la competencia de precios de proveedores para seleccionar proveedores adecuados en función del precio y la calidad para estabilizar los precios.
(5) Controlar estrictamente el proceso de pago.
La aprobación del pago es el último paso en el negocio de adquisiciones. El supervisor responsable del sistema de pago debe revisar estrictamente el comprobante de pago. El proceso debe ser claro y la información debe estar completa. descubierto y resuelto antes de realizar el pago.
En tercer lugar, mejorar el control de inventario es un medio importante para consolidar el proceso de control de costos.
(1) Control de aceptación de materia prima
El control de aceptación de materia prima requiere que los inspectores tengan un fuerte sentido de responsabilidad. La aceptación estricta de las materias primas es un medio eficaz para garantizar que la cantidad, la calidad y el precio de los bienes adquiridos sean coherentes con el plan de compras original. Específicamente, se deben probar tres aspectos:
1. Cantidad de inventario: ¿Cuál debe ser la cantidad de llegada? La cantidad es consistente con el albarán de entrega y la orden de compra.
2. Verificar la calidad: La calidad de los materiales entrantes debe cumplir con los requisitos especificados en las especificaciones de adquisición.
3. Consultar el precio: El precio del albarán de entrega debe ser coherente con el precio de la orden de compra y la cotización del proveedor.
(2) Control de recepción y entrega de materias primas y materiales
El envío es el proceso de liberación de materias primas del inventario del almacén general para su uso por los departamentos comerciales. Controlar el envío de materias primas no solo puede garantizar la integridad de las aprobaciones de control interno, sino también proporcionar bases de entrada precisas e información de origen para el análisis de costos para la contabilidad de costos.
1. Entrega directa
Debido a la particularidad de la industria hotelera, en general, las verduras y frutas frescas, la mayoría de los productos lácteos y otras materias primas alimentarias se estropean fácilmente, por lo que todos se entregan el mismo día. Se compra y se utiliza el mismo día, es una compra directa de materia prima. Aunque en la práctica algunas materias primas alimentarias pueden utilizarse al día siguiente de su aceptación, esto puede simplificar el trabajo de registro y cumplir con el principio de rentabilidad.
2. Volumen total de entrega del almacén
Para las materias primas que no se utilizan inmediatamente para el procesamiento, como materias primas alimentarias y consumibles de bajo valor, el hotel debe comprarlas según lo esperado. demanda Después de pasar la inspección, enviar al almacén principal para su custodia. Cuando el departamento comercial lo necesite, se enviará desde el almacén principal después de la aprobación y se incluirá en el costo.
(3) Control de inventario
El control de inventario es permitir que el inventario ocupe la menor cantidad de dinero, llegue a tiempo y evite la interrupción del negocio. Al mismo tiempo, es necesario garantizar que todos los tipos de cuentas de inventario sean consistentes para evitar situaciones especiales de superávit y déficit de inventario.
En vista de las particularidades del inventario del hotel, especialmente las materias primas alimentarias, el hotel necesita establecer un almacén secundario del departamento comercial fuera del almacén principal, que incluya las materias primas alimentarias almacenadas en el frigorífico y los estantes de la cocina. ; se ha utilizado pero aún no Materias primas alimentarias utilizadas Materias primas alimentarias y condimentos, salsas, bebidas, etc. utilizados en la cocina. En lugares de negocios.
Para fortalecer el control, el personal financiero también debe calcular el valor del inventario del almacén secundario al final de cada mes. Durante el inventario, cada materia prima se cuenta, se cotiza y se incluye en el inventario de alimentos y bebidas. Si un producto ya está semiacabado, puede ser evaluado por el chef.
IV.Control de procesos del servicio de habitaciones y catering
(1) Control del proceso del servicio de habitaciones
El coste de una habitación de hotel consta de tres partes. Uno es el consumo de artículos de bajo valor, incluidos juegos de seis piezas, artículos de papelería, vajillas y ropa de cama. El segundo es el costo laboral del departamento de limpieza, incluidos los salarios de los empleados y las tarifas sociales; en tercer lugar, los costos indirectos deben ser asumidos por el departamento de limpieza, incluido el consumo de energía utilizado por los huéspedes y la depreciación de los activos fijos.
Los hoteles suelen combinar el servicio de limpieza y la recepción en un solo centro de beneficios. Los ingresos provienen de la oficina principal y los costos se incurren en el departamento de limpieza. Por lo tanto, cuando controlamos el presupuesto, debemos centrarnos en controlar estos elementos en el departamento de habitaciones, incluidos: consumo de materiales, consumo de agua y electricidad, costos de mano de obra, consumo de ropa blanca y costos de lavandería exterior.
Al final de cada periodo, el hotel también necesita analizar la diferencia entre el precio real de la habitación y el presupuesto. Las razones de las diferencias generalmente incluyen: (1) cambios en los materiales y en los precios de los materiales; pronósticos inexactos en las tasas de ocupación de huéspedes debido a razones especiales; Los directores de hoteles deben analizar los motivos de las diferencias en función de la situación real y tomar medidas de mejora.
(2) Control del proceso del servicio de catering
El control presupuestario de los costos de catering generalmente adopta el método de control de costos estándar. La determinación del costo diario de los alimentos de un restaurante consiste en calcular el costo diario de los alimentos vendidos en cada restaurante, lo que ayuda a los operadores a mantenerse al tanto de las condiciones operativas del día y los problemas existentes, y ver si varias medidas de mejora anteriores son efectivas.
Para determinar el coste estándar del catering, primero se debe determinar la fórmula estándar. La tarjeta de fórmula estándar debe estar firmada por el director de catering y el departamento administrativo.
Después de que el chef determine los platos que se operarán en el restaurante, el chef ejecutivo completará la lista según el consumo real y enviará de inmediato la tarjeta de receta estándar completa al departamento de finanzas. El contador de costos calculará el monto del costo en función de lo determinado. nombres de materiales y cantidades como base para el control de costos.
Los costos de catering se analizan comparando las tarifas de comida reales con las tarifas de comida estándar. Generalmente dividido en diferencias razonables y diferencias irrazonables. Las diferencias razonables incluyen: 1) Diferencias causadas por el diseño de nuevos platos y la promoción de nuevas variedades; (2) Diferencias causadas por cambios repentinos y significativos en los precios de las materias primas alimentarias; 3) Diferencias causadas por cambios en las políticas contables y ajustes a las normas contables. Las diferencias irrazonables incluyen: acumulación excesiva de materias primas, aceptación aleatoria, almacenamiento deficiente, desperdicio frecuente, robo por parte de los empleados, incumplimiento de fórmulas estándar, etc.
Por lo tanto, en el trabajo real, el control de los costos de catering debe primero formular los costos estándar; en segundo lugar, comparar los costos reales con los costos estándar para determinar el grado de ahorro en los costos de catering, y finalmente, tomar medidas oportunas y efectivas; eliminar la diferencia de desventajas.