Procedimientos y etiqueta de recepción de conferencias

El proceso de recepción de la conferencia incluye: determinar el trabajo de recepción de acuerdo con la escala de marketing de la conferencia, emitir avisos de reuniones de manera oportuna y precisa, seleccionar el lugar, decorar el lugar y preparar los materiales de la conferencia.

1. Determine el trabajo de recepción según la escala del marketing de conferencias.

El marketing de conferencias generalmente se divide en conferencias de divulgación científica, reuniones sociales de divulgación científica y fiestas de apreciación de antiguos clientes, etc. No importa qué forma de marketing de conferencia se adopte, los invitados deben ser recibidos con seriedad para que se sientan como en casa. Por lo general, un líder principal se encarga directamente del trabajo de preparación de la reunión, establece un grupo de asuntos de la conferencia, estudia y organiza el trabajo relevante de la recepción de la conferencia y aclara las responsabilidades de cada departamento.

2. Distribuya los avisos de la reunión con prontitud y precisión.

El aviso de la reunión debe indicar la hora de la reunión, el tema de la reunión, los participantes de la reunión, etc. Los avisos de las reuniones deben enviarse con anticipación para que los participantes de la reunión puedan estar preparados. Dependiendo del contenido de la reunión y del número de participantes, las notificaciones de la reunión pueden publicarse, enviarse por correo o llamarse por teléfono. Los participantes en la reunión deben ser claramente informados de su ruta de llegada.

3. Selecciona un lugar

A la hora de elegir un lugar, primero debes considerar el número de asistentes. Es mejor disponer de un lugar adecuado y espacioso. También debe considerar si la ubicación es conveniente para los participantes; si las condiciones del equipo del lugar son buenas; si hay ruido en el lugar; si los equipos de iluminación y aire acondicionado del lugar están en buenas condiciones, etc.

4. Distribución del lugar

Puedes poner banderas de colores, colgar flores y faroles de colores delante de la puerta, colgar grandes pancartas con lemas de felicitación o globos inflables en el aire y colocarlos. cestas de flores al lado del lugar. Dependiendo del contenido de la reunión, se cuelgan pancartas en el lugar. En la puerta hay carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar macetas con flores adecuadas en el lugar. Las tazas de té y las bebidas colocadas sobre la mesa deben limpiarse y colocarse de manera hermosa y uniforme.

5. Prepare los materiales de la reunión

El equipo de asuntos de la conferencia debe preparar la información necesaria sobre los temas de la reunión. Los materiales deben estar cuidadosamente encuadernados. Si hay mucha información, empaquétela en una bolsa de información.

Etiqueta en la recepción de reuniones

1. Aseo

Las barbas de los empleados masculinos deben recortarse cuidadosamente y su cabello no debe ser lo suficientemente largo como para cubrir la frente, no Cubra las orejas a los lados y no toque el cuello en la parte posterior. Las empleadas vienen a trabajar con maquillaje ligero, apariencia elegante y acorde a su edad y estatus. No usar maquillaje en público durante el horario laboral. Preste atención a la higiene pública. No debe comer alimentos con olor acre antes de ir a trabajar para evitar el mal aliento.

2. Ropa

Todos los empleados deben usar trajes de empresa y ropa de trabajo. Los hombres deben usar camisas y ropa de trabajo azules y las mujeres deben usar camisas y ropa de trabajo blancas. en buen estado, sin manchas ni botones Completo, sin faltas ni mal abrochados. Use corbata y zapatos de cuero, mantenga los bolsillos del abrigo vacíos, los bolsillos del pantalón lo menos posible y mantenga los puños y las perneras del pantalón desenrollados.