¿Qué necesito preparar antes de la reunión?
Entre las diversas tareas organizativas de la reunión, el trabajo organizativo previo a la reunión es el más crítico. Generalmente incluye los siguientes cuatro aspectos diferentes.
1. Preparación de la reunión. Antes de que se pueda celebrar cualquier reunión, se debe determinar el tema (incluido el nombre de la reunión). Los grupos dirigentes pertinentes lo confirmaron antes de la reunión. El personal responsable de preparar la reunión debe organizar e implementar el tamaño, el horario y la agenda de la reunión acordados por los líderes en torno al tema de la reunión. Generalmente es necesario formar un equipo dedicado, dividir claramente el trabajo y asignar responsabilidades a las personas.
2. Aviso a emitir. En términos generales, para las reuniones formales, se debe notificar a los asistentes con anticipación sobre la reunión. Se refiere al documento escrito emitido por el organizador de la conferencia a todas las unidades participantes o participantes, y también incluye cartas de invitación enviadas a las unidades o invitados relevantes. Los funcionarios públicos de base deberían hacer dos cosas principales a este respecto.
Primero, redacta un aviso. Los avisos de reuniones generalmente deben incluir siete puntos clave: título, tema, duración, asistentes, hora de entrada, lugar de entrada y requisitos de participación. Al redactar un aviso, asegúrese de que esté completo y estandarizado.
En segundo lugar, entrega puntual. Al publicar convocatorias de reuniones, nos esforzaremos por garantizar que se entreguen con prontitud y sin demora.
3. Redactar documentos. Por lo general, varios documentos y materiales utilizados en la reunión deben prepararse antes de la misma. Los documentos de la reunión que deben prepararse cuidadosamente incluyen principalmente la agenda, los comentarios de apertura, los comentarios de cierre, los informes temáticos, las resoluciones de la conferencia, los materiales típicos, la introducción de antecedentes, etc. Cuando los participantes se registren, se deben distribuir algunos documentos.
4. Preparación de rutina. Responsable de los asuntos de las reuniones, a menudo es necesario estar completamente preparado para los detalles específicos involucrados en algunas reuniones.
Primero, organiza bien el lugar. Se debe seleccionar el lugar de la conferencia, las mesas y sillas en el lugar de la conferencia se deben organizar según sea necesario y se deben disponer los diversos equipos de audio, iluminación, proyección, video, fotografía, grabación, aire acondicionado, ventilación y multimedia necesarios para la conferencia. ser depurado y verificado con anticipación.
En segundo lugar, siga las normas de la reunión y comuníquese bien con el mundo exterior. Por ejemplo, notifique a los departamentos de noticias relevantes y a los departamentos de seguridad pública.
En tercer lugar, la compra de material para reuniones. A veces es necesario comprar material adicional para reuniones, como papel, cuadernos, bolígrafos, carpetas, tarjetas de visita, tarjetas de asiento, bebidas, equipo audiovisual, etc.
Cualquier reunión formal debe organizarse cuidadosamente. En concreto, la organización de una reunión tiene diferentes requisitos antes, durante y después de la reunión. A todos estos se les puede llamar trabajo de conferencia. Los funcionarios de base responsables del trabajo de reuniones deben respetar las rutinas, prestar atención a la etiqueta, ser meticulosos, meticulosos y estar preparados en su trabajo específico.