¿Cuál es el propósito de la recepción de la conferencia?
El plan de la reunión incluye: nombre de la reunión, fecha de la reunión, lugar, calificaciones (elección, designación, invitación especial, asistencia) y lista de participantes, boletos para la reunión, división de responsabilidades dentro de la oficina preparatoria, distribución del personal, y diseño del lugar, agenda de la reunión. Si hay elecciones, premios, fotografía y videografía, etc. , también debe incluirse en el plan.
En segundo lugar, prepare los documentos de la reunión. Propuesta, redacción, revisión, impresión y distribución de documentos e información a considerar en la reunión (distribuidos antes o durante la reunión).
3. Aviso de reunión. La propuesta y distribución de convocatorias de reuniones deben ser oportunas. Para reuniones importantes, haga un seguimiento después de enviar la notificación para averiguar si la otra parte puede asistir a la reunión según lo programado.
Cuarto, inspección previa a la reunión. Esto incluye tanto la presentación de informes como la inspección de la implementación del plan y las inspecciones in situ. Los informes y la inspección implican principalmente que la persona a cargo del trabajo de preparación informe sobre el estado general de la preparación y los problemas existentes al anfitrión de la reunión o a los líderes principales, centrándose en los documentos y materiales de la reunión. La inspección in situ se centra en el diseño y la seguridad del sitio.
Quinto, servicios específicos durante la reunión. Incluyendo sistemas entre reuniones, como sistema de registro, sistema de espera, actas de reuniones, preparación e impresión de resúmenes, etc. El mando in situ de grandes reuniones y las medidas de emergencia en circunstancias especiales no sólo deben figurar como elementos especiales en el plan, sino que también se debe identificar al personal de mando y sus símbolos de mando.
6. El trabajo de la reunión al final de la reunión incluye resumen del contenido de la reunión, redacción y distribución de actas de la reunión, informes informativos de la reunión o celebración de ruedas de prensa y ruedas de prensa, etc. Además, trabajos de seguimiento como salida de representantes de la reunión, liquidación financiera, despacho de materiales, etc.
Las reuniones se pueden dividir en tamaño y duración. El tamaño de la reunión puede variar desde unas pocas personas hasta decenas de miles de personas, el tiempo puede ser largo o corto, los tipos son diversos y la naturaleza es diferente, pero el contenido y el proceso del trabajo de la reunión son básicamente similares. El contenido y el proceso de trabajo de la reunión general se dividen en tres etapas: etapa de preparación previa a la reunión, etapa de implementación de la reunión y etapa de resumen de evaluación.
Preparación previa a la reunión:
La preparación previa a la reunión es la planificación temprana de la reunión y la disposición sistemática de diversas tareas para lograr los objetivos de la reunión. La planificación previa a la conferencia generalmente incluye el siguiente contenido: planificación de la conferencia, selección del lugar de la conferencia, formulación del plan de marketing y presupuesto.
Planificación de reuniones:
(1) Comité de planificación: el comité de planificación es un equipo que tiene ciertas responsabilidades para la reunión y generalmente está compuesto por miembros internos de la organización anfitriona.
Fíjate una meta: Una meta concreta y anótala.
Identificar candidatos: identificar miembros, tareas internas o externas.
Operaciones específicas: la investigación en sitio, la evaluación del diseño y los registros de trabajo se registran para referencia futura.
(2) Plan de planificación: la planificación de la conferencia incluye principalmente:
¿A quién invitar? ¿Cuántas personas asistieron realmente?
Las reuniones efectivas requieren tiempo suficiente, y también se deben considerar las vacaciones.
¿Dónde se realizará la reunión?
Objetivos claros de la reunión.
El formato específico de la reunión, incluidas las ceremonias de apertura y clausura de la reunión, y el contenido específico de la reunión.
2. Lugar de reunión:
(1) Tipo de lugar de reunión:
Hotel: Algunas reuniones pequeñas y medianas se llevan a cabo en hoteles.
Centro de conferencias: El centro de conferencias está especialmente diseñado para conferencias a gran escala y generalmente no cuenta con habitaciones ni áreas de entretenimiento.
Universidades: la mayoría de las escuelas cuentan con salas de conferencias académicas exclusivas y algunas están abiertas al público.
Barcos: Los barcos, especialmente algunos cruceros, también cuentan con instalaciones para conferencias.
Sanatorio: El sanatorio también cuenta con instalaciones para conferencias que pueden utilizarse para retiros y reuniones.
(2) Lugar de la reunión.
El lugar de la reunión debe considerarse generalmente desde los siguientes aspectos.
1. Distancia y condiciones de tráfico
2. Historial de celebración de reuniones
3. Condiciones de alojamiento
4. Estado
5. Factores de seguridad del sitio
5. Si las instalaciones de servicio local están completas.
6. ¿Pueden las atracciones cercanas cooperar entre sí?
(3) Formular planes de marketing, etc.
La publicidad en el mercado es crucial para el éxito de la conferencia.
1. Audiencia, qué quiere de la audiencia; comprender sus expectativas.
2. Materiales promocionales, ¿qué estilo deben tener los materiales promocionales?
3. Envío por correo, qué materiales necesitan los expositores, costes de envío y tasa de respuesta, etc.
4. Anuncios, ¿qué tipo de anuncios se imprimen en esas publicaciones?
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(4) Elaboración del presupuesto
Controlar el presupuesto de la reunión equivale a controlar toda la reunión. El primer paso en la elaboración del presupuesto es confirmar si la reunión será rentable o no generará gastos. Luego está el cargo de limpieza. Hay dos tipos de tarifas, tarifas fijas y tarifas variables. Por muy preciso que sea el presupuesto, surgirán situaciones inesperadas y debería haber un 10% adicional del presupuesto total.
Implementación de la reunión
Al ejecutar el plan de la reunión, el trabajo incluye: registrar a los participantes, recopilar información relevante, encontrar oradores, contactar al lugar y resolver disputas cuando sea necesario.
La implementación de la reunión generalmente incluye los siguientes pasos.
1. Elaborar manual del lugar.
2. Establecer un centro de información (para brindar servicios en tiempo real)
3. Establecer un comité directivo (responsable de la orientación en el sitio).
Tres. Resumen y evaluación
El resumen y evaluación de la reunión (la evaluación debe realizarse inmediatamente una vez finalizada la reunión) generalmente se divide en tres partes.
1. Resumen de todo el trabajo desde la preparación de la reunión hasta el final de la misma
2. Análisis de beneficios y contabilidad de costos
3.
4. Visitas de intercambio de clientes (visite a los clientes para profundizar las relaciones con ellos)
5. Realice una reunión de reconocimiento para agradecer al personal relevante (haga un buen trabajo al agradecer al personal y a las unidades cooperativas). relacionados con la reunión, y Proporcionar datos a los medios para ampliar la influencia).