Problemas y soluciones en la gestión de congresos
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Sistema de gestión de reuniones
1. Organización de reuniones
(1) Reuniones a nivel de hotel: reuniones del personal del hotel, reuniones del personal de negocios del hotel y diversas reuniones de representantes. Después de enviarlo a la oficina para su aprobación, cada departamento será responsable de organizar la reunión.
(2) Reuniones profesionales: reuniones integrales técnicas y comerciales de todo el hotel (como reuniones de análisis de la actividad comercial, reuniones de trabajo de seguridad, etc.), que son aprobadas por el subdirector general a cargo y organizadas por el departamento comercial.
(3) Reuniones de trabajo departamentales: Las reuniones de trabajo que realizan los distintos departamentos del hotel son decididas y organizadas por el jefe de cada departamento.
(4) Reunión de equipo (grupo): decidida y presidida por el líder del equipo.
(5) Las reuniones (como reuniones in situ, reuniones de informes, reuniones de oficina, etc.) o reuniones de negocios (como reuniones de empresas conjuntas, etc.) celebradas por unidades externas en nuestro hotel serán todas ser aceptado y organizado por la oficina, y las contrapartes comerciales relevantes El departamento ayuda en los asuntos de la conferencia.
2. Organización de reuniones
(1) Organización de reuniones periódicas
Para evitar demasiadas o repetidas reuniones, todas las reuniones normales en el hotel se realizarán. incluidas en el sistema ordinario de reuniones. En principio La reunión deberá organizarse y celebrarse de acuerdo con el horario, lugar y contenido especificados en la rutina. Las reuniones periódicas se organizan de la siguiente manera:
1. Reunión técnica
(1) Reunión de la oficina del director general
Estudiar y desplegar el trabajo administrativo, discutir y decidir los principales. cuestión de trabajo administrativo del hotel.
(2) Reunión de asuntos administrativos
Resumir y evaluar el trabajo operativo del mes actual, y organizar y asignar tareas laborales para el próximo mes.
(3) Reunión de operación y gestión de líderes de equipo y superiores (o reunión de personal del hotel)
Resumen de la situación laboral del período anterior (semestre año, año completo), y Despliegue de tareas laborales para el período actual (medio año, año nuevo).
(4) Reunión de Análisis de la Actividad Empresarial
Informar y analizar la implementación del plan hotelero y los resultados de las actividades comerciales, evaluar todos los aspectos del trabajo, afirmar logros, señalar errores, y proponer medidas de mejora. Mejorar continuamente los beneficios económicos del hotel.
(5) La reunión de trabajo de seguridad (incluido el trabajo de seguridad pública y extinción de incendios) informa y resume el trabajo anterior de seguridad laboral, seguridad pública y extinción de incendios, analiza y maneja accidentes, inspecciona y analiza peligros ocultos. de accidentes, e investiga y determina precauciones de seguridad.
(6) Reunión de asuntos del departamento
Inspeccionar, resumir y organizar el trabajo.
(7) Reunión de equipo
Inspeccionar, resumir y organizar el trabajo.
(2) Arreglos para otras reuniones
Todas las reuniones que involucren a varios jefes de departamento deben ser aprobadas por el subdirector general a cargo 10 días antes de la reunión. La reunión solo puede celebrarse después. la oficina del director general hace arreglos unificados.
1. La oficina debe equilibrar y preparar planes de reuniones para las reuniones regulares del hotel y varias reuniones temporales todos los sábados, y distribuirlos a los gerentes clave del hotel y al personal de servicios relacionados.
2. Si es necesario reprogramar una reunión que se ha incluido en el plan de reuniones de la oficina, o si es necesario organizar otras reuniones nuevas en circunstancias especiales, la unidad convocante debe informar a la oficina del gerente general 2. días de antelación para ajustar el plan de reuniones. A nadie se le permite interrumpir los planes normales de las reuniones sin el consentimiento de la oficina.
3. La oficina tiene derecho a negarse a concertar reuniones insuficientemente preparadas, repetitivas o de poca utilidad.
4. Para varias reuniones con los mismos participantes, contenido similar y tiempo similar, la oficina tiene el derecho de organizarlas y celebrarlas juntas.
5. Las fechas de las reuniones de cada departamento deben estar sujetas a los arreglos unificados del hotel. Las reuniones pequeñas de cada departamento no deben realizarse al mismo tiempo que las reuniones regulares del hotel (a menos que no las haya). conflicto de tiempo entre los participantes). Las reuniones pequeñas deben adherirse a la junta general, el principio de sumisión parcial al todo.
3. Preparación de la reunión
(1) El anfitrión de la reunión y los participantes de la unidad convocante deben hacer los preparativos pertinentes (incluida la redacción de la agenda, las propuestas y el informe de la reunión). esquema resumido), puntos de discurso, borrador de plan de trabajo, borradores de resoluciones y decisiones, confirmar el lugar, organizar asientos, preparar juegos de té, premios, recuerdos, notificar a los participantes, etc.).
(2) El personal que participa en reuniones regulares de la oficina del hotel no puede solicitar permiso sin motivos especiales. Si solicita permiso, debe ser aprobado por el gerente general.
(3) Existen las siguientes razones.
Los altos directivos por encima del nivel de director general adjunto pueden proponer convocar una reunión ordinaria de la oficina del hotel de forma temporal o anticipada:
1. Hay asuntos importantes que deben presentarse a la reunión ordinaria de la oficina del hotel para su discusión y decisión. ;
2. Asuntos importantes para cada departamento Contratación y despido de personal de gestión empresarial.
(4) Las "actas de reuniones" son documentos internos importantes del hotel y son confidenciales hasta cierto punto. No pueden divulgarse sin aprobación.
(5) Los participantes deben hablar sobre todo lo que saben y ordenar sus pensamientos. Una vez decidido en la reunión, las cosas deben completarse a tiempo.
(6) Los participantes deben cumplir estrictamente la disciplina de la reunión y no se les permite moverse ni utilizar teléfonos móviles.
Normas de gestión de reuniones
1. Las reuniones del hotel consisten principalmente en reuniones periódicas de oficina y reuniones de trabajo diarias.
2. La reunión de más alto nivel en la reunión ordinaria suele celebrarse al menos una vez al mes para realizar investigaciones y decisiones sobre asuntos laborales durante un período determinado. La reunión está presidida por el director general del hotel y participan el director general del hotel, el director general adjunto, los directores de departamento y otros líderes. 0
3. La reunión ordinaria de la oficina del hotel es una reunión que se realiza para implementar las resoluciones y decisiones tomadas. La reunión está presidida por el director general y asisten los jefes de departamento y personal relevante.
4. La oficina del hotel organiza reuniones periódicas. La oficina debe notificar a todos los participantes por escrito sobre el contenido principal de la reunión tres días antes de la reunión y compilar y publicar las "Actas de la reunión" dentro de las 14 horas posteriores a la reunión.
(1) Formación y emisión de actas de reuniones:
1. Las actas y resoluciones de las reuniones ordinarias de la oficina del hotel serán compiladas en documentos por la oficina; >2. La oficina deberá compilar el contenido de la reunión en un tiempo limitado;
3 Una vez formadas las actas y las resoluciones de la reunión, deberán ser firmadas y confirmadas por los líderes del hotel que asistan a la misma. reunión;
4. Antes de emitir las actas de la reunión, se debe completar el "Formulario de aprobación de publicación de actas de la reunión". El contenido del formulario de aprobación incluye el número de las actas, el alcance de la distribución y las opiniones de aprobación del líder ( o líder que preside la reunión);
5. Las actas de la reunión deben emitirse en un documento No., el "Formulario de Registro de Firma del Documento" debe completarse al emitirse y debe estar firmado por el destinatario;
6. Las actas de las reuniones deben clasificarse y archivarse, y el período de conservación debe determinarse según su importancia.
(2) Como documento importante del hotel, las actas de la reunión sirven como un memorando de los asuntos que se han estudiado y decidido, y se envían a todos los participantes en la reunión para su comparación, verificación e implementación.
5. Las reuniones de trabajo diarias deberán ser cumplimentadas por el convocante de la reunión y sólo podrán realizarse con la aprobación del subgerente general. La convocatoria de la reunión será emitida por la oficina de acuerdo con los requisitos de la misma. el departamento solicitante. Si es necesario redactar un acta para una reunión, el departamento de convocatoria de la reunión completará la redacción y la informará al personal y a la oficina correspondientes.
Sistema de reuniones regulares para altos líderes
1. Todos los gerentes de departamento deben llegar al lugar de la reunión con cinco minutos de anticipación y sentarse. Aquellos que no puedan asistir por razones especiales deben solicitarlo. salir de la oficina con anticipación;
2. Los participantes deben tomar actas de la reunión, y la oficina del hotel debe enviar secretarios para registrar la reunión para referencia futura o compilar y distribuir las actas de la reunión según sea necesario;
3. El director de la oficina debe pararse en la puerta del lugar, esperando la llegada del gerente general. Cuando llegue el gerente general, todos los gerentes de departamento deben ponerse de pie y prestarle atención;
4. Después de que el gerente general tome asiento o haga la señal, los demás participantes podrán tomar asiento;
5. El director de la oficina anunciará el inicio de la reunión ordinaria y explicará los motivos de quienes lo hagan. no asistió a la reunión;
6 Durante la reunión, todo el personal debe mantener una postura sentada normal y mirar en dirección al gerente general, y los gerentes de cada departamento procederán en el sentido de las agujas del reloj uno por uno. la situación del departamento dentro de un límite de tiempo;
7. Al informar, el lenguaje debe estandarizarse como "**informe del departamento", que contiene el estado del trabajo del departamento, los problemas existentes, las sugerencias, etc. día después de completar el informe, solicite instrucciones al gerente general;
p>8 Cuando el gerente general dé instrucciones, el gerente del departamento correspondiente debe hacer un registro y decir "gracias"; /p>
9. El gerente general anuncia el final de la reunión ordinaria, todo el personal se pone de pie y el resto del personal participante presta atención.
10 Después de que el gerente general sale del lugar, todos los gerentes de departamento pueden abandonar el lugar; 11. Después de la reunión, los departamentos y oficinas pertinentes deben seguir estrictamente las resoluciones de la reunión y hacer un buen trabajo. La oficina es responsable de supervisar e impulsar la implementación de los asuntos.
Sistema de reuniones semanales
1. Se realizan reuniones periódicas de líderes de departamento una vez por semana, presididas por el director general, a las que asisten los subdirectores generales y los directores de cada departamento;
2. Los contenidos principales de la reunión son:
(1) El director general transmite documentos relevantes de sus superiores, el espíritu de la junta directiva del hotel y la oficina del director general;
(2) Informes de los responsables de cada departamento La situación laboral de la semana, así como los asuntos que deban llevarse al director general u otros departamentos para su coordinación y resolución;
(3) El gerente general comentará sobre el trabajo de cada departamento esta semana, presentará los puntos clave del trabajo de la próxima semana y hará arreglos y arreglos;
(4) Otros problemas que deben resolverse .
3. Los participantes en las reuniones regulares deben hablar libremente y expresar sus opiniones en la reunión, y se les permite tener diferentes puntos de vista y reservas. Sin embargo, una vez que se llega a una resolución en la reunión, debe implementarse seriamente. independientemente del acuerdo personal;
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4. Observar estrictamente la disciplina de la reunión y mantener los secretos de la reunión antes de que se anuncien oficialmente las resoluciones de la reunión, el contenido de la reunión no se filtrará de forma privada para afectar la implementación. de las resoluciones.
Sistema de reuniones del personal
1. Para mejorar continuamente la calidad general de los empleados, mejorar el sentido de propiedad de todos los empleados y establecer un concepto general, este sistema está especialmente formulado. ;
2. En circunstancias normales se celebra una vez al año. Puede ser convocado temporalmente en circunstancias especiales. Está presidido por el presidente o director general y asisten todos los empleados del hotel. responsable de la organización y los asuntos de la reunión;
3. Contenido de la reunión:
(1) Estudiar artículos relevantes en publicaciones económicas, comprender la situación política y económica nacional e internacional. , y transmitir el espíritu de las decisiones relevantes tomadas por el hotel.
(2) Estudiar las diversas normas y reglamentos de gestión formulados por el hotel y mejorar continuamente el concepto de disciplina organizacional.
(3) Tomar decisiones importantes, ajustes institucionales y ajustes a nivel medio; -nivel y superior a través del hotel El reclutamiento y despido de cuadros;
(4) Notificar al hotel sobre eventos públicos temporales y tareas temporales completadas colectivamente por el hotel;
(5) Realizar capacitación para los empleados, incluidos conocimientos profesionales y técnicos, diversas capacitaciones especiales que incluyen códigos de conducta;
(6) Organizar las tareas laborales anuales y resumir la finalización anual del trabajo;
(7) Informar al hotel del personal directivo y de los empleados Elogia, recompensa y aborda decisiones importantes para inspirar el entusiasmo laboral de los empleados y estabilizar sus pensamientos y emociones;
(8) Otros asuntos importantes.
IV.Requisitos de la reunión
(1) La oficina del hotel deberá notificar a todos los departamentos de la reunión del personal con una semana de anticipación.
(2) La oficina debe; enviar a un secretario para tomar actas de la reunión, archivarlas para referencia futura o compilar y distribuir actas de la reunión;
(3) implementar estrictamente las resoluciones de la reunión y completar tareas específicas establecidas por la reunión. La implementación del espíritu de la reunión será supervisada y supervisada por la oficina.
2. Se realiza una vez por semana. El horario específico lo organiza el departamento según las necesidades del trabajo. Está presidido por el director del departamento y atendido por empleados que se encuentran en licencia completa del departamento;
3. Contenido de la reunión
(1) Los empleados informan sobre la finalización de su trabajo y pensamientos, y el cumplimiento de varias reglas y regulaciones la semana pasada, los gerentes de cada departamento resumen la finalización general del trabajo; de sus departamentos la semana pasada y desplegar el trabajo para esta semana;
(2) Transmitir el espíritu de la "Reunión semanal de la oficina del gerente" y aprender las reglas y regulaciones relevantes del hotel y conocimientos comerciales relevantes;
(3) Analizar el estado laboral actual del departamento y aclarar la dirección del desarrollo comercial del departamento;
(4) Enfatizar la conexión entre el trabajo de varios departamentos e implementar las responsabilidades del personal de el departamento;
(5) Comentar sobre el desempeño laboral de los empleados, realizar diversas evaluaciones, elogiar a los avanzados y promover el mal comportamiento;
(6) Motivar el entusiasmo laboral de los empleados, inspirar la motivación laboral de los empleados y garantizar la estabilidad ideológica de los empleados.
IV.Requisitos de las reuniones
(1) Los gerentes de cada departamento deberán notificar a sus empleados con antelación sobre las reuniones ordinarias de cada departamento.
(2) Participantes; en la reunión debe asistir a tiempo Si no puede asistir a la reunión por razones especiales, debe solicitar permiso con anticipación a la persona a cargo;
(3) Todo el personal debe llevar cuidadosamente actas de la reunión, registros especialmente completos y precisos de sus propias tareas laborales y requisitos de progreso;
(4) Los temas de discusión deben discutirse con entusiasmo con un sentido de propiedad y responsabilidad
(5; ) El jefe de departamento es responsable de supervisar e impulsar el trabajo específico del departamento, e informar oportunamente a la oficina el contenido que deba reportarse.