¿Qué tipo de trabajo realizan los departamentos administrativos corporativos?

Hazlo todo. Se puede decir que el trabajo de gestión administrativa es intrincado y complejo.

Los administradores de empresas se enfrentan cada día a un gran número de asuntos triviales y poco llamativos. Sin embargo, estos asuntos son sólo ramas y hojas del gran árbol de la administración. En resumen, la gestión administrativa en una empresa tiene principalmente tres funciones principales: gestión, coordinación y servicio, entre ellas, la gestión es la columna vertebral, la coordinación es el núcleo y el servicio es la base; En definitiva, la esencia de la gestión administrativa es el servicio. El departamento administrativo también debe mejorar a un nivel superior en los tres aspectos de "gestión", "coordinación" y "servicio" antes de poder ser considerado un director administrativo calificado de una empresa moderna.

Desde la perspectiva de la "gestión", el departamento administrativo no puede conformarse con ser un "consultor y asistente" de la dirección en el nivel del día a día, sino que también debe orientar sobre la filosofía empresarial de la empresa. Estrategias de gestión, espíritu emprendedor, Tiene su propio pensamiento sobre temas importantes como la cultura corporativa y las políticas de empleo, y los implementa en el trabajo práctico desde un alto nivel, convirtiéndose en un "apoyo y brazo superior" indispensable para los líderes. Esto requiere que el líder del departamento administrativo no se conforme con ser un transaccionista, sino que sea un líder reflexivo, innovador y agresivo; en otras palabras, no puede conformarse con ser un táctico, sino también un líder que lo sea; reflexivo e innovador. Esfuércese por ser un estratega. Obviamente, sólo una persona que es reflexiva, entiende la estrategia, se atreve a innovar y tiene impulso puede hacer mejor el trabajo administrativo y llevarlo a un nivel superior.

Desde la perspectiva de la "coordinación", los gerentes administrativos no pueden contentarse simplemente con transmitir las órdenes del líder y completar las tareas asignadas por el líder, ni pueden confiar en su posición única en la empresa para dictar órdenes a varios; departamentos para poder dominar a las personas. Los departamentos administrativos deben tomar la iniciativa de comunicarse entre arriba y abajo, izquierda y derecha, dentro y fuera, y coordinarse bien sobre la base de una comunicación total. La coordinación sin una comunicación adecuada no se convierte en una verdadera coordinación.

En términos de "servicio", el departamento administrativo debe estar dispuesto a desempeñar el papel de héroe detrás de escena. Porque por muy excelentes que sean los servicios administrativos, sirven al fin último de la empresa. El trabajo del departamento administrativo, especialmente el de servicios de logística, nunca debe aspirar a convertirse en el "centro" de atención de la empresa. No sólo es imposible, sino que no debería serlo. Porque, lamentablemente, si una empresa se centra en el departamento administrativo, esto sólo puede significar que el trabajo administrativo se hace tan mal que afecta todos los aspectos del trabajo de la empresa y la realización del objetivo final de la empresa, de modo que atrae la atención de todos. atención. .

El estado ideal de la gestión administrativa debería ser el de "humedecer las cosas tranquilamente". Lo más tabú de los departamentos administrativos es mostrar su presencia en todas partes y competir con otros departamentos por la atención y el honor. El departamento administrativo debería ser como una máquina altamente automatizada. Las materias primas (tareas) entran por un extremo y los productos terminados (resultados) salen por el otro. Muchos de los giros y vueltas se digieren dentro del sistema administrativo. No te juzgues por tus méritos. Exhibelo, difunde y desperdicia el tiempo, la energía y las emociones de otras personas. Debemos oponernos al uso del control sobre los recursos de la empresa para buscar beneficios personales o conveniencia para uno mismo, y especialmente oponernos a convertir departamentos administrativos en oficinas gubernamentales que son "difíciles de entrar, feas de ver y difíciles de manejar". La gestión requiere la implementación del sistema; pero la implementación del sistema también es un arte, y no necesariamente tiene que ser tensa y tensa. Especialmente en lugares donde se concentran talentos de alta calidad, debemos prestar más atención al respeto a las personas. El trabajo administrativo debe realizarse con un toque humano.

Los departamentos administrativos de cada empresa tienen diferentes puestos y diferentes contenidos de trabajo

Por ejemplo: el departamento administrativo de China de un grupo empresarial extranjero tiene más de 20 filiales, y su contenido de trabajo principalmente incluyen lo siguiente:

1. Gestión de la oficina de la sede de China

2. Comunicación de información entre la sede de China y la sede del grupo

3. \equipment

4. Gestión de vehículos

5. Gestión telefónica

6. Orientar y supervisar la gestión de producción de seguridad de las filiales.

7. Los departamentos administrativos de las filiales realizan evaluaciones

8. Gestión de la cultura corporativa (mensual de la empresa)

9. Seguimiento de los gastos administrativos de cada filial (dormitorios\comedores\papelería\agua y electricidad). facturas, etc. informes administrativos)

10. Coordinar el manejo de seguros comerciales como seguros de propiedad y seguros de lesiones accidentales para cada empresa subsidiaria

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12. Gestión de documentos oficiales (empresa y Redacción y emisión de documentos administrativos)

13. Supervisión del uso de sellos y licencias de cada filial (informes trimestrales)

. 14. Gestión de reservas de vuelos y hoteles

15. Tramitación de empresas registradas de nueva creación (cancelación)

16. Gestión de tarjetas de visita

17.

18. Reuniones de empresa a gran escala y planificación de actividades

19 Acudir a cada filial para realizar trabajos de supervisión e inspección

20. Orientación a los gerentes administrativos de las filiales (supervisores)

21 Resolver oportunamente los problemas administrativos de cada departamento funcional o filial

22 Recopilar y organizar los informes de trabajo de cada filial

<. p> 23. Relaciones públicas y mantenimiento de relaciones con unidades externas relevantes

24 Alquiler de oficinas, facturas de agua y electricidad, honorarios de gestión, gestión de dormitorios

Hablemos de lo que hacen los asistentes administrativos<. /p>

Los asistentes administrativos ayudan principalmente a los gerentes administrativos a realizar su trabajo. El contenido laboral del asistente administrativo tiene que ver principalmente con la operación y el apoyo de la empresa. El contenido laboral es diversificado pero relativamente básico.

1. Ayudar al gerente del departamento administrativo a completar los asuntos administrativos de la empresa y los asuntos internos diarios del departamento.

2 Ayudar a revisar y revisar las diversas reglas y regulaciones de gestión de la empresa. y organizar el trabajo administrativo y de gestión diario

3. Supervisión e implementación de diversas normas y reglamentos

4 Participación en la gestión del desempeño de la empresa, asistencia y otros trabajos.

5. Implementación de recompensas y castigos

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6. Asistir al gerente del departamento administrativo en la gestión de limpieza y seguridad, y brindar servicios administrativos oportunos y efectivos a otros departamentos

7. Preparativos previos a la reunión, actas de la reunión y contenido posterior a la reunión. Organización del trabajo.

8. Responsable del envío, recepción y entrega de correo urgente y faxes de la empresa.

9. Participar en la administración de la empresa y gestión de asuntos de adquisiciones

10. Responsable del trabajo de oficina de varios departamentos de la empresa. Recepción y distribución de suministros.

11. , gestión de archivos, redacción de documentos, formulación de documentos oficiales, envío y recepción de documentos, etc.

12. Servir de enlace con los departamentos externos relevantes y recibir recibir visitas, atender llamadas, responder consultas y entregar información dentro de la oficina.

13. Asistir en la recepción de entrevistas, reuniones, formación, organización y organización de actividades del grupo de la empresa, pésame durante las vacaciones, etc.

14. de la empresa

Flujo de trabajo del departamento administrativo de la empresa

Proceso específico: 1. Cada departamento presenta requisitos prácticos de aplicación (con contenido detallado y motivos suficientes) en función de la situación real y el plan presupuestario de su respectivo trabajo, previa firma y aprobación por parte del director del departamento y del director general adjunto a cargo, y se envía una copia al. Departamento de Administración. 2. El Departamento de Administración verificará la aplicación en base a los activos de equipos existentes de cada departamento, y en base a las necesidades objetivas reales de cada departamento, seguirá los principios de aplicación de equipos y presentará sugerencias y opiniones de soluciones (asignación o compra). 3. Si se adopta el procedimiento de "transferencia", el departamento administrativo presentará el plan de transferencia al subdirector general del departamento administrativo para su firma y confirmación antes de su implementación; Si se adopta el procedimiento de "compra", el Departamento de Administración se remitirá a las disposiciones pertinentes de las "Disposiciones provisionales sobre el proceso de aprobación financiera de Jiangsu × Da × × × Software Co., Ltd." (Su Gucai Zi〖02〗 No. . 003) para implementación específica.

5. El departamento administrativo solicita uniformemente los honorarios, organiza las compras y amortiza los costos de adquisición. El proceso sigue el principio de "barato y buena calidad". relación del equipo, reducción de precios y práctica de la economía. Una vez adquirido el equipo, el departamento administrativo y el departamento de marketing organizarán inspecciones de aceptación después de registrar los activos fijos, cada departamento los registrará y utilizará, y la responsabilidad se asignará a la persona. 6. Todos los activos deben devolverse al almacén del departamento administrativo y registrarse con el administrador de equipos del departamento cuando el usuario abandona la empresa o es transferido del departamento.

8. Boletos de almuerzo 1. Cuando los empleados lleguen al trabajo, la oficina administrativa del departamento recogerá los boletos de almuerzo del Departamento de Administración según su fecha de llegada. 2. Los días 30 y 31 de cada mes, el personal administrativo de cada departamento recibirá boletos de comida para el mes siguiente según el número real de empleados regulares del departamento. 3. Los días 1 y 2 de cada mes, la oficina administrativa de cada departamento recopilará estadísticas sobre los reembolsos de boletos de comida del departamento el mes pasado y proporcionará una lista detallada al departamento administrativo. Si cae en fin de semana, se pospondrá dos días. El Departamento de Administración no acepta retiros individuales ni reembolsos. 4. Si existen discrepancias o errores en las cuentas, el back office de cada departamento será responsable. Para recibir cupones de comida, debe completar el formulario de solicitud de comida para invitados y hacer que el gerente del departamento lo firme y confirme. 5. Los empleados informales (pasantes, etc.) deben pagar el total de sus vales de comida. Los estudiantes de posgrado deben recibir sus vales de comida de acuerdo con el estándar para los empleados regulares.

9. El proceso de solicitud para pedir comidas, reservar boletos y reservar habitaciones es para la comodidad de todos los empleados de la empresa y refleja la capacidad de servicio del departamento administrativo. El proceso de solicitud para ordenar comidas, reservar boletos y reservar habitaciones se resume a continuación: 1. Cada departamento envía una solicitud para ordenar comidas, boletos y reservas de habitaciones según las necesidades reales de cada departamento y completa el formulario de solicitud correspondiente. (con contenido específico y detallado), y el responsable del departamento lo firma y confirma. 2. Antes de ordenar comidas, boletos o habitaciones, cada departamento debe solicitar tarifas y entregarlas al Departamento de Administración. Después de que el Departamento de Administración procese la solicitud, se debe entregar efectivo o cheque al Departamento de Administración para su liquidación inmediatamente. 3. Cada departamento asumirá los riesgos causados ​​por sus propios errores en el proceso de pedido de comidas, boletos y habitaciones, como tarifas de reembolso, tarifas de salida, etc. 4. Si la tarifa supera los 500 yuanes, la solicitud debe ser firmada y confirmada por el subdirector general del departamento. 5. Solicitar comidas, reservar boletos y reservar habitaciones requiere una cierta cantidad de tiempo de anticipación (generalmente informe al departamento administrativo con 2 a 3 días de anticipación para reservas y con 1 a 2 días de anticipación para reservas de comidas y habitaciones). 6. Las solicitudes de varios departamentos no deberán plantear requisitos más allá de las necesidades reales.

10. Obsequios 1. El departamento administrativo es responsable de seleccionar y ordenar obsequios según diferentes grados. Los principios de selección son elegantes, generosos, prácticos y pueden reflejar la imagen de la empresa. 2. Para recibir obsequios de la empresa de acuerdo con la lista de obsequios (ver Apéndice 2), cada departamento debe enviar una solicitud al gerente del departamento, completar el formulario de recibo de obsequio y firmar para confirmar el origen del gasto. 3. Los jefes de departamento de todos los niveles (el presidente o el vicepresidente encargado de administración si es necesario) firman y acuden al departamento de administración a recibir los obsequios. 4. Los gastos de obsequios se amortizan una vez cada trimestre. Si los gastos exceden el presupuesto, el Departamento de Finanzas notificará al Departamento de Administración para suspender la emisión de obsequios al departamento, y el monto excedente se deducirá del próximo presupuesto.

11. Materiales promocionales 1. Los materiales promocionales de la empresa incluyen bolsos (largos y cortos), páginas promocionales en color, perfiles de la empresa y manuales de productos, etc. 2. Si se utilizan menos de 5 copias de materiales promocionales, el destinatario deberá registrarlos en la cuenta de recogida de materiales publicitarios del departamento administrativo. 3. Si se van a utilizar más de 5 copias de materiales promocionales, se debe completar un formulario de solicitud para el uso de materiales promocionales. Después de ser firmado y confirmado por el gerente del departamento, el formulario de solicitud debe registrarse en la colección de materiales publicitarios. libro mayor antes de ser utilizado. 4. Inicialmente se planea amortizar el costo de los materiales promocionales una vez por trimestre. Si el costo excede el presupuesto, el Departamento de Finanzas notificará al Departamento de Administración para suspender la distribución de materiales promocionales al departamento y se deducirá el monto excedente. del próximo presupuesto. 5. Si el departamento administrativo descubre que el solicitante no ha completado el formulario o ha recibido más del número completado, el departamento administrativo no solo le indicará a la persona que complete el formulario nuevamente, sino que también se quejará con el gerente del departamento. e imponer las sanciones pertinentes.

12. Gestión de reuniones 1. El departamento administrativo de la empresa gestiona el sistema de reuniones de manera unificada. Todas las reuniones deben notificarse al departamento administrativo de manera oportuna para facilitar la organización y el registro. De ser necesario, el Departamento Administrativo emitirá un aviso de reunión para su confirmación. 2. El organizador de la reunión debe presentar la hora y el lugar de la reunión, los preparativos requeridos, etc. (ver Apéndice 3) para facilitar la cooperación del departamento administrativo. Antes de la reunión, el departamento administrativo enviará gente para arreglar el lugar y depurar el equipo. 3. A excepción de los materiales de la reunión alojados en otros departamentos que se archivan por separado, los materiales de la reunión son organizados, documentados y archivados por el Departamento de Administración. 4. Después de la reunión, el departamento administrativo enviará personas para limpiar el lugar y revisar el equipo. 5. Las tarifas por uso de la sala de conferencias se amortizarán trimestralmente en función del índice de uso del departamento.

13. Gestión de vehículos 1. Los vehículos existentes de la empresa se utilizan principalmente para las actividades importantes y principales de la empresa. Si el personal de la empresa desea utilizar vehículos, siga las siguientes normas de gestión: 2. El departamento administrativo. es responsable de la gestión de los vehículos de la empresa, registro separado y gestión según número de vehículo. 3. La utilización de vehículos de empresa está sujeta al sistema de "orden de expedición".

Los empleados deben completar cuidadosamente el "Formulario de envío de automóviles" y enviarlo al gerente del departamento de primer nivel para su firma. Si se espera una necesidad de vehículos, se debe enviar una solicitud de "orden de despacho de vehículos" al departamento administrativo con 2 o 3 días de anticipación. 4. Una vez resumida la "orden de despacho de vehículos" por el departamento administrativo, el gerente del departamento administrativo será responsable del despacho unificado de vehículos. 5. Después de utilizar el vehículo, el usuario y el conductor deben completar el "Formulario de registro de uso real del vehículo" y enviarlo al Departamento de Administración para su registro. 6. El departamento administrativo presentará los registros de consumo de combustible y viajes de conducción al subdirector general a cargo para su revisión una vez al mes para evitar desperdicios. Si el consumo de combustible excede el estándar (lo que indica una anomalía), debe enviarse para ajuste y reparación. . 7. Las tarifas por uso interno de los vehículos de la empresa son las siguientes: ① Vehículos urbanos: la tarifa por kilometraje para automóviles normales es de 1,5 yuanes/km; la tarifa por kilometraje para furgonetas es de 2 yuanes/km. Cargo de espera: si el tiempo de espera es inferior a media hora, no hay cargo. Para el tiempo de espera superior a media hora, el cargo es de 0,5 yuanes/minuto. ② Uso de vehículos de larga distancia: la tarifa por kilometraje para automóviles normales es de 1,0 yuanes/km y la tarifa por kilometraje para furgonetas es de 2 yuanes/km. Los costos directos (como tarifas de gasolina, peajes de puentes, tarifas de estacionamiento, etc.) corren a cargo de cada departamento de vehículos. ③Las tarifas de uso de vehículos para cada departamento se liquidarán trimestralmente y serán firmadas y confirmadas por el gerente del departamento antes de enviarlas al Departamento de Finanzas.

14. Proceso de mantenimiento del equipo 1. El personal de reparación primero envía la información de reparación a los administradores de equipos de cada departamento; Después de la inspección preliminar, el gerente de equipo del departamento completa el "Formulario de reparación de equipo" (proporcionando el número del equipo y el fenómeno de falla) y lo envía al departamento de administración después de la aprobación del gerente del departamento; El gerente de equipos del departamento administrativo se comunica con el fabricante según el número y organiza el mantenimiento oportuno; Proporcionar equipo temporalmente no utilizado para reparar a los solicitantes mediante préstamo temporal, transferencia, etc.; Una vez finalizado el mantenimiento de la maquinaria y equipo, será registrado y registrado por el departamento administrativo y devuelto a la persona que solicitó la reparación 6. Los costes de mantenimiento que ello suponga correrán a cargo de cada departamento.

15. Especificaciones para el uso de pantallas electrónicas

(1) Principios Las pantallas electrónicas son el medio de transmisión de información interna y externa de la empresa. Para utilizar mejor la pantalla electrónica, asegurarse de que el usuario esté calificado, que se confirme que la información es válida y que el tiempo de publicación sea razonable, etc., estas reglas de uso están especialmente formuladas. 1. Usuarios 1. La división administrativa tiene derecho a operar y gestionar la pantalla electrónica. 2. La división administrativa asignará personal dedicado que se encargará del uso, mantenimiento y reparación de las pantallas electrónicas. 3. Las responsabilidades de la persona a cargo de la pantalla electrónica incluyen: implementación oportuna de la divulgación de información de la empresa, formulación del cronograma de divulgación de información, formulación del plan de actualización de información, resumen y organización de la divulgación de información de la pantalla electrónica, mantenimiento diario de la pantalla electrónica, resolución de problemas de pantalla, cooperación en reparación de pantallas electrónicas, etc. 4. El responsable de la pantalla electrónica responde ante el director de la división administrativa.

(2) Contenido publicado 1. El contenido publicado en la pantalla electrónica se divide en información diaria e información especial. 2. El contenido de información diaria incluye: introducción a la promoción de la empresa, noticias de la empresa y noticias de la industria. 3. El contenido de información especial incluye: avisos diversos, anuncios diversos, mensajes de felicitación diversos y otra información. 4. La recopilación y clasificación de la información diaria la realiza el departamento administrativo. 5. La recopilación y clasificación de información especial la realiza el departamento administrativo en cooperación con los departamentos de información pertinentes.

(3) Horario de liberación 1. El horario de uso de la pantalla electrónica es de 8:30 am a 6:30 pm todos los días hábiles (salvo circunstancias especiales). 2. Puntualidad de la publicación de la información diaria: la introducción de la promoción de la empresa se publica durante 2 horas al día, dividida en 4 a 6 períodos; las noticias de la empresa se publican 2 horas al día, divididas en 4 a 6 períodos, las noticias de la industria son 1 hora diaria, divididas en; Liberación de 2-4 períodos. 3. El plazo para la publicación de información especial lo determinan los departamentos de información pertinentes junto con el departamento administrativo: el tiempo de publicación de los anuncios es generalmente de 2 días hábiles, 2 horas al día, dividido en 4 períodos del tiempo de publicación de las notificaciones; generalmente es 1 día hábil, todos los días 2 horas al día, divididas en 2 a 4 períodos, el tiempo de publicación de los saludos del evento es generalmente de 1 hora antes a 2 horas después del evento.