La empresa realiza una reunión anual en un hotel. ¿A qué debemos prestar atención en el lugar?
Mis sugerencias para los organizadores de conferencias
1. ¿Qué hay que hacer?
Existen varios tipos de reuniones y actividades a gran escala. Las diferentes actividades de reunión requieren diferentes entornos para lograr ciertas metas y objetivos. Por lo tanto, un paso importante es recopilar información de todos los aspectos. Al recopilar esta información, puede desarrollar un plan para completar las muchas tareas que tiene entre manos.
2 Cuando planifique una reunión, será mejor que informe. a su jefe y al organizador de la reunión O el presidente de la reunión describe el propósito de la reunión y los resultados requeridos. Si sus opiniones son consistentes, puede dar el siguiente paso de planificación:
Fecha estimada de la reunión<. /p>
Reunión ¿Cuántos días se espera que se celebre?
¿Dónde planean realizar la reunión?
¿Cuál es el formato o procedimiento de la reunión?
¿Qué tamaño de lugar se necesita?
¿Cuántas personas asistirán a la reunión?
¿Cuál es el presupuesto de la conferencia?
¿Qué nivel de hotel e instalaciones planea elegir?
¿Cuál es el nivel más alto de habitación que planea elegir?
¿Quién redactará la carta de invitación a la conferencia?
¿La conferencia necesita imprimir materiales relevantes para los asistentes?
Quiénes son los oradores de la conferencia
¿Qué tipo de equipo audiovisual se necesita para la conferencia?
¿Cuántas recepciones y recepciones se realizarán que requieran alimentos y bebidas?
¿Pueden los asistentes traer a sus familiares?
Plan para proveer a los asistentes ¿Hay algún evento especial? ¿Hay eventos planeados?
¿Hay algún evento especial planeado para los asistentes y sus familias?
¿Hay algún evento especial planeado para las familias de los asistentes?
3 Un plan completo también requiere un plan ejecutable completo. Como parte importante de la planificación de la conferencia, los siguientes contenidos son indispensables.
Hacer un plan y determinar qué se debe hacer para satisfacer las necesidades de la reunión y lograr los objetivos establecidos por la reunión
Desarrollar una agenda de la reunión
Comprender las condiciones disponibles del lugar y las instalaciones
Elegir o proponer lugares adecuados
Comprobar y comparar las instalaciones
Organizar cuestiones de transporte
Coordinar los asuntos de la conferencia Personal actividades
Desarrollar un presupuesto viable u organizar trabajos relevantes de acuerdo con el presupuesto establecido
Determinar el cronograma de cada trabajo
Inspeccionar los lugares e instalaciones seleccionados
p>Contacto con todas las partes relevantes
Contacto con conferenciantes e invitados distinguidos