¿Qué incluye la Reunión Anual de Changsha Enterprise desde la planificación hasta la implementación?

¿Quieres celebrar una reunión anual perfecta? ¿Quieres una celebración de mayor calidad? Con base en años de experiencia en la celebración de reuniones anuales corporativas de Changsha, Nianhua Media compartió los siguientes puntos desde la planificación hasta la implementación de la conferencia anual corporativa de Changsha: En la etapa inicial de la conferencia anual corporativa de Changsha, se debe establecer un equipo temporal especial para tomar cargar. Esto no sólo puede aclarar la división del trabajo, sino también mejorar la eficiencia. Primero, determine el tema de la reunión anual y luego haga una serie de planes en torno al tema. Luego: Determine la hora, el lugar y las personas, y anótelos detalladamente en el libro de planificación. Finalmente, tras la revisión por parte de la dirección, se implementará. Las sesiones generales de la reunión anual corporativa de Changsha incluyen 1. Ceremonia de apertura 2. Discurso del líder 3. Cena de Nochevieja 4. Desempeño de los empleados 5. Sorteo 6. Juegos de fiesta. Antes de planificar y presupuestar, es necesario definir claramente las responsabilidades y tareas. Diferentes reuniones requieren diferentes entornos. La celebración de una reunión anual corporativa debe lograr ciertas metas y objetivos. Por tanto, el primer paso importante es recopilar diversa información a través de la cual podamos planificar una gran cantidad de trabajo. Desarrollar un plan de reunión completo para determinar qué trabajo se debe realizar para satisfacer las necesidades de la reunión y lograr los objetivos esperados de la reunión. Desarrollar un presupuesto factible o concertar trabajos relacionados de acuerdo con el presupuesto establecido; determinar el avance de cada obra;

Contenido del presupuesto 1. Costos de transporte Los costos de transporte se pueden subdividir en:

(1), costos de transporte desde el punto de partida hasta el lugar de reunión, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras y buques de pasajeros, así como los gastos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, terminal hasta el alojamiento.

(2) Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, transporte desde el club al lugar del comedor, transporte desde el club al intercambio de negocios. lugar de celebración, Transporte para visitas de negocios y otros transportes programados que puedan utilizar los asistentes.

(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, costos de transporte de barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos. 2. Los costos de la sala de conferencias/oficina se pueden desglosar de la siguiente manera:

(1), alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar ya incluye algunas instalaciones de uso común, como punteros láser y sonido. sistemas, mesas y sillas, podio, pizarra o pizarrón, bolígrafos a base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , es posible que se requiera presupuesto adicional cuando sea necesario instalar líneas de discurso fuera del atril.

(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y equipos de video. , etc. . Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (normalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.

(3) Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, esta parte de la tarifa está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.

(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de conferencias se acercan a estas industrias individualmente para solicitar apoyo, los costos pueden ser más altos que las tarifas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.

Para estos soportes de servicio separados, el organizador debe indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado. 3. Costos de alojamiento El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender; vale la pena señalar que parte del precio del alojamiento es el precio completo y parte del precio está sujeto a impuestos gubernamentales adicionales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Encuentre un proveedor de servicios de exhibición profesional y, por lo general, podrá obtener mejores descuentos.

Las tarifas normales de alojamiento no solo están relacionadas con el nivel de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavado y vestido, minibar. bebidas, lavandería única, etc. Internet, suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse. 4. Gastos de catering Los gastos de catering de una reunión pueden ser simples o complejos, según el orden del día y el propósito de la reunión.

(1). El desayuno suele ser buffet. Por supuesto, también se puede cenar en mesa. El coste se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta la particularidad de las comidas del congreso y la preparación). de materias primas, el número estimado de comensales no se puede comparar con el número real de comensales. Hay una diferencia del 15%; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a pagar la cuenta en función del número real de comensales, pero cobra en función del número real de comensales. el número de reservas).

(2) Almuerzo y almuerzo

El almuerzo y el almuerzo son básicamente cenas, que pueden ser en forma de número presupuesto-buffet o mesa presupuesto-mesa envolvente. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.

(3) Bebidas y cargos por servicios

Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al organizador que te traiga tus propias bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio.

Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al ​​nivel de consumo básico.

(4) Pausa para el té en el lugar

Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks.

(5)Recepción/baile de la amistad

De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de la amistad puede ser más complicado que un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para una recepción/baile, desde el diseño hasta el lugar y el soporte del programa.

(6), Otros - snacks, frutas, vino mixto5. Equipo audiovisual El costo del equipo audiovisual suele ser insignificante a menos que se realice al aire libre. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:

●El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.

●El transporte, la instalación, la depuración de los equipos y el control de las tarifas de soporte técnico pueden estar a cargo de los proveedores de servicios de exhibición.

●Fuente de sonido: principalmente música de fondo y música de entretenimiento, el organizador puede traerla él mismo o confiarla a un agente. 6. Los actores y programas generalmente se pueden calcular en función del número de veces que se selecciona el programa; el monto del presupuesto generalmente está relacionado positivamente con la dificultad del programa y el número de participantes. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter. 7. Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluida la impresión, el transporte temporal y la carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios de etiqueta, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, orientación en traducción, uso comercial temporal de automóviles, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.