Muestra de plan de preparación de reuniones_Proceso de preparación de reuniones
Plan de preparación de reuniones muestra 1 1. Hora de la reunión: 10:00-11:00 el 15 de julio de 20XX.
Dos. Ubicación: Oficina en el segundo piso
Tres. Participantes: Gerente Zhang, Gerente Wang, Duan Yuhong, Zhang Shuai, Li.
Qin, Qiu, Liu Zhenduo, Tan Ling.
Cuatro. Moderadores de la reunión: Gerente Zhang y Gerente Wang.
Verbo (abreviatura de verbo) Preparativos previos a la reunión:
1. Determine los temas de la reunión de acuerdo con los requisitos de la reunión del líder.
2. Informe a los participantes sobre la hora de la reunión, el proceso planificado de la reunión y el nombre y contenido de la reunión a través del teléfono, correo electrónico y otras herramientas de comunicación, para que los participantes puedan clasificar la información relevante y estar completamente preparados.
3. Organizar a todos los participantes para que lleguen a tiempo y aclarar el alcance de sus responsabilidades laborales.
4. Desarrollar la agenda de la reunión, organizar los procedimientos relevantes para la reunión, formular una serie de precauciones y formular los planes de emergencia correspondientes en base a estas precauciones.
5. El diseño del lugar debe reflejar plenamente el tema de la reunión, ser conciso y directo, y resaltar los puntos clave.
(1) Se deben colgar pancartas en el lugar y las palabras de las pancartas deben abordar directamente el tema central.
(2) Coloque un proyector en el lugar para reflejar mejor los temas centrales de la reunión y, al mismo tiempo, mostrar la esencia del problema de manera más intuitiva en forma de datos y desarrollar un conjunto específico. de soluciones para abordar los problemas existentes.
(3) Después de determinar el área despejada del lugar, ajuste el diseño de la mesa de conferencias.
(4) El lugar de celebración también debe establecer claramente la ubicación del podio. Después de establecer las posiciones, confirme el líder del podio, luego organice los asientos uno por uno e informe a los participantes sus números de asiento. Configure los asientos de conferencia de acuerdo con los números y luego coloque los asientos y los micrófonos. En las primeras etapas de la reunión, se debe probar el micrófono para garantizar la calidad del sonido.
(5) También cabe señalar que el entorno del lugar también juega un papel vital en el desarrollo de la conferencia. Las instalaciones de iluminación, los efectos de ventilación y las grabaciones de audio y vídeo determinan directamente el éxito de la reunión, por lo que estas instalaciones y equipos deben inspeccionarse cuidadosamente.
(6) Para que el ambiente de la reunión sea menos tenso, se puede colocar una pequeña cantidad de flores en el lugar, lo que no solo reduce la presión, sino que también mejora el ambiente.
6. El departamento de logística deberá proporcionar alguna asistencia auxiliar a los participantes. Por ejemplo: agua, alojamiento, coche, atención médica, seguridad, etc.
7. Al realizar esta reunión, también debemos considerar una serie de preparativos de la reunión, como discursos, votaciones, premios y fotografías grupales, para garantizar que la reunión no se vea afectada por algunos enlaces.
8. Haga todos los preparativos antes de la reunión, verifíquelos nuevamente y finalmente informe al líder.
Servicios y organización en reuniones de verbos intransitivos
1. El personal debe llegar al lugar de celebración con una hora de antelación y comprobar cuidadosamente los preparativos preliminares del lugar para asegurarse de que no se pierda ningún enlace.
2. Mejorar el trabajo de check-in y comprender con precisión la asistencia de los participantes, especialmente si los líderes del podio y los portavoces están presentes. En segundo lugar, notifique a los participantes que aún no han llegado y pregunte los motivos. agua mineral y suministros a los asistentes que hayan llegado.
3. Haga que los asistentes se sienten como estaba previsto originalmente de principio a fin.
4. El departamento de logística deberá mantener el orden en el recinto. Los asistentes deberán acceder al recinto cinco minutos antes y ocupar sus asientos. El personal ajeno a la reunión deberá abandonar el lugar con prontitud y cerrar la puerta del lugar. Durante la reunión, los teléfonos móviles deberán estar en modo vibración o silencio, no permitiéndose salir del lugar ni atender llamadas sin autorización para mantener el lugar en silencio.
5. Durante la reunión, el personal administrativo debe levantar actas de la reunión y redactar informes.
6. Para promover la cultura de la empresa, se organizará una persona especial para tomar fotografías en el lugar durante la reunión. Después de la reunión, puede publicar estas fotografías en línea para promover la cultura de la empresa más adelante. Al mismo tiempo, para profundizar la amistad entre los participantes, también se organizaron fotografías para los participantes.
7. La recepcionista administrativa reservará con antelación los billetes de vuelta, de tren y de avión para los participantes.
Siete. Cierre del lugar después de la reunión
1. Después de la reunión, verifique si se han traído todos los materiales y elementos de trabajo (incluidas las firmas).
2. Disponer que el personal acompañe a los participantes según su hora de salida.
3. Después de regresar a la empresa, completar el reembolso, recolección y archivo de los documentos de la reunión de manera oportuna.
4. Para que la reunión sea más significativa, se pueden organizar medios de comunicación para proporcionar una cobertura completa de la reunión.
Ejemplo de plan de preparación de reuniones. Determinar el tema de la reunión
El tema de la reunión debe ser claro. El propósito de la reunión de distribuidores es realizar pedidos. Por lo tanto, no es necesario denominar el tema de la conferencia como falso "tal o cual reunión de intercambio de distribuidores, tal o cual reunión de fabricantes", etc. En lugar de ello, deberíamos ir directamente al tema y celebrar una "reunión de pedidos para una determinada marca en una determinada zona" para que todos los distribuidores sepan que el objetivo de la reunión es realizar pedidos, a fin de evitar que los distribuidores no estén preparados para el pedido. haciendo así que ambas partes estén insatisfechas.
En segundo lugar, enriquecer el contenido de la reunión
1. El contenido de la reunión debe ser educativo.
Hoy en día, las ferias de pedidos de muchas marcas se han convertido en un cliché. Invite a algunos clientes a venir y escuchar al personal del fabricante leer la situación básica de la empresa, y luego disfrutar de un festín, dejar que el personal comercial y los distribuidores de la empresa "beber es vender" en la mesa de vino y luego realizar otras actividades para atraer distribuidores. para ordenar. Después de la reunión, la empresa saldó cuentas y descubrió que las ganancias no podían cubrir los gastos. El agente estaba triste. Más tarde, cuando llegó la reunión de distribuidores, tuvo miedo de que el distribuidor ya no estuviera interesado en la reunión de distribuidores del agente, porque celebrar una reunión de pedidos no tenía otro significado práctico que conseguir dinero para comer, beber y hacer pedidos. El agente no vio ningún beneficio y no se puede aprender nada. Entonces, en mi opinión, además de promocionar la marca entre los distribuidores, puede optar por mejorar el nivel de gestión de los distribuidores, ayudar a analizar las tendencias de desarrollo de la industria, guiar a los distribuidores para que formulen mejores planes de promoción, predicar con el ejemplo cómo promocionar los productos de la marca entre los consumidores. y ayudar a analizar los pros y los contras del producto terminado como tema de reunión. Creo que los distribuidores estarán más interesados en los temas anteriores.
2. El anfitrión de la reunión debe ser profesional.
La organización profesional de reuniones hará que el ambiente del lugar sea relajado y luminoso, y también permitirá a los distribuidores fortalecer la imagen profesional y el gran gesto de la empresa.
3. Hora de la reunión: período de tiempo de la reunión de planificación de la reunión del distribuidor: antes de la temporada de ventas del producto, después de la temporada de venta del producto.
El tiempo de reunión no debe ser demasiado largo ni demasiado corto. El principio básico es de cuatro horas. La primera hora se centra en promocionar la marca de la empresa y los puntos de venta de los productos. En la segunda hora, se debe pedir al gerente de la empresa que dé un informe sobre el tema de la reunión y anuncie la política de emergencia de la misma. La tercera hora debería estar dominada por programas artísticos o un ambiente animado. En la cuarta hora, visite el lugar, exhiba productos y realice pedidos en el acto.
En tercer lugar, mejorar la eficacia de la reunión
El trabajo previo a la reunión incluye principalmente:
(1) Determinar los invitados a la reunión de ordenación y el los detalles son importantes La persona que juega un papel decisivo en la reunión del pedido.
(2) Determinar los principales productos de la feria: dado que los productos de una empresa a menudo no son únicos, se debe explorar a fondo en el mercado qué producto utilizar como producto principal para encontrar el producto con mayor oportunidad. Por ejemplo, entre los productos actuales de Desay, es necesario destacar el producto diferenciado DS-001 DVD de aprendizaje y resaltar plenamente sus puntos de venta. Los detalles son para evitar que el proyecto de promoción principal esté demasiado completo o que el producto promocionado quede desenfocado.
(3) Formule la política justa de pedidos para los principales artículos de promoción: es decir, para ampliar la cantidad del pedido, qué tipo de política de promoción se puede adoptar para los principales artículos de promoción si la política de promoción. no está vigente, afectará el efecto de la feria de pedidos. Los detalles se encuentran en la creación de la política de pedidos.
(4) Determinar el tema de la exposición: Vender productos requiere una razón, y abrir una exposición también requiere un comienzo para determinar un tema. De lo contrario, participar en promociones y realizar pedidos sin ningún motivo hará que los clientes desconfíen.
(5) Haga un buen trabajo generando impulso y encontrando clientes antes de la reunión de pedido. Por un lado, podemos generar impulso de antemano para que los clientes tengan la comprensión, la psicología y la preparación adecuadas. Al mismo tiempo, podemos conocer la situación del mercado y encontrar a los clientes principales. Este es el propósito de la feria de pedidos.
(6) Haga una buena selección del sitio: la ubicación de la reunión de pedido se selecciona principalmente en función del número de personas y la escala de las invitaciones. La ubicación debe ser conveniente y fácil de encontrar.
(7) Preparar el cronograma y la información del pedido, emitir una carta de invitación según el invitado, indicar la hora y el lugar de la reunión de pedido y entregar información del producto, lista de precios y avisos de promoción a los clientes.
(8. Decora el lugar. El diseño del lugar para la reunión de pedido debe resaltar el tema de la reunión de pedido.
El trabajo principal de la reunión es:
Crear una atmósfera relajada puede, por un lado, permitir que los clientes participen activamente en ella y movilicen su entusiasmo por realizar pedidos. Al mismo tiempo, también puede eliminar su psicología defensiva e infectar a otros clientes.
El trabajo principal después de la reunión es:
Una vez finalizada la reunión de pedido, la reunión de pedido solo tiene un éxito medio. La ejecución es el factor más importante para el éxito final de la feria. Por lo tanto, por un lado, los productos deben entregarse a los clientes que realizan el pedido de manera oportuna después de la reunión del pedido, por otro lado, las llamadas de seguimiento deben realizarse de manera oportuna para cobrar los depósitos y garantizar que se cumplan las intenciones; verdaderamente logrado.
Sé bueno resumiendo después de la reunión de pedido.
En la actualidad, muchas empresas básicamente no hablan de "después del pedido" durante las reuniones de pedido. Después de la reserva, parecía que todo había terminado y llegaron los fondos. Todavía queda mucho trabajo por hacer en la reunión de pedido. Comparando la reunión de pedidos de este año con la reunión de pedidos del año pasado, si la cantidad ha aumentado, si la capacidad de producción puede mantenerse al día y si los fabricantes OEM lo implementarán aún más, todos estos son problemas que deben resolverse con urgencia.
4. Detalles de la feria
1. Explique la política de la feria.
2. La factura antes de la reunión debe fusionarse con la factura durante la reunión
3. Encuentre el anfitrión de la reunión
4. Autobús de enlace para municipios grandes. distribuidores
5. Asegúrese de configurar enlaces de lotería y regalos.
6. Enumera los nombres de los comensales en la mesa
Plan de preparación de la reunión Muestra 3 1. Preparación antes de la reunión
1. preparado antes de la reunión: agenda de la reunión, marcadores de mesa, plano de asientos, cupones para la cena, tarjetas de delegados, pancartas de la conferencia (generalmente producidas por el hotel que organiza la conferencia), PPT de antecedentes de la conferencia, lista de números de sala, formulario de recopilación de información de la conferencia, conferencia Información y periódicos por todas partes. Consulte el archivo adjunto para conocer el formato específico de cada documento.
2. Flujo de trabajo de preparación previa a la reunión
2.1, plan de reunión:
(1) Determinar el propósito de la reunión, el efecto que se desea lograr, y los resultados esperados de la reunión esperan.
(2) Determinar el nombre de la reunión, y formular inicialmente los asistentes, anfitrión, escala, especificaciones, hora de convocatoria, tiempo requerido, lugar, agenda, etc.
(3) Determinar el personal y el personal de servicio de la conferencia, y establecer un grupo preparatorio, secretaría temporal o comité preparatorio cuando sea necesario.
2.2. Determinar el orden del día de la reunión. Cree un calendario de reuniones y envíelo a todos los asistentes antes de la reunión. Plan de planificación del proceso de agenda de reuniones (1).
Ordene la agenda según las relaciones internas y el orden de prioridad, imprímala en texto, es decir, la agenda, y envíela a los participantes antes de la reunión.
(2) Disposición horaria y cronograma.
Para las reuniones que duren más de un día, también se debe establecer un cronograma y horario.
2.3. Presupuesto de gastos del Congreso.
Tarifa de la conferencia = tarifa de alquiler del lugar + tarifa de documentos + tarifa de transporte + tarifa de alojamiento + tarifa de actividad + salario del personal de servicio + tarifa de servicio de consultoría.
2.4.Preparar los materiales de la reunión.
(1) Palabras de apertura, informes de trabajo, discursos, etc.
(2) Documentos técnicos y de procedimiento utilizados en las reuniones, como avisos de reuniones, agendas de reuniones, horarios, horarios de trabajo y descanso, listas de participantes, libretas de direcciones, listas de agrupación, listas de arreglos de alojamiento, listas de trabajo Lista de personal , lista de despacho de vehículos, etc.
2.5. Enviar aviso de reunión y aceptar recibo.
(1) Aviso de reunión: las reuniones pequeñas de nuestra unidad se pueden notificar verbalmente, por teléfono o por escrito. Se debe notificar por escrito las reuniones celebradas por otras unidades o entre regiones, y se pueden enviar cartas de invitación o cartas de invitación a las reuniones a las que se va a invitar.
Las convocatorias de reuniones se pueden enviar por correo postal (incluido el correo electrónico), fax, entrega personal, etc. Para invitados importantes, se puede enviar una notificación por escrito o cartas de invitación, seguidas de una consulta telefónica y confirmación.
(2) Recibo de respuesta: Para contar con precisión el número de participantes, haga los preparativos correspondientes y notifique con al menos 7 días de anticipación con un recibo.
Se debe calcular el tiempo de devolución de la notificación de recibo. El invitado debe considerar y preparar el tiempo y enviarlo con anticipación, pero no con demasiada anticipación para evitar que la otra parte lo olvide.
2.6. Diseño del lugar El lugar debe seleccionarse de acuerdo con el número de participantes. Los requisitos específicos son los siguientes:
(1) El lugar debe ser limpio, tranquilo y luminoso. , ventilado, seguro y el tamaño debe ser adecuado para el número de personas. Agrupar por región, sistema, unidad, etc. , asignar asientos con antelación y poner carteles en los escritorios.
(2) Podio de asientos.
En el medio de la primera fila está el jefe, seguido por el izquierdo, luego el derecho: primero la izquierda y luego la derecha, la izquierda arriba y la derecha abajo. La primera fila es el asiento principal. Segundo en la última fila, otros en orden. Coloque una etiqueta con su nombre frente a su asiento para que sea más fácil sentarse.
(3) Instalaciones del recinto.
Todas las instalaciones del lugar de celebración deben estar preparadas antes de la reunión, tales como amplificación de sonido, grabación, reproducción, discos, video, fotografía, proyectores, luces, ventiladores o aires acondicionados, papel de grabación, papelería, juegos de té. , etc. espera. Instrumentos, equipos, etc. Se deben realizar inspecciones y depuraciones repetidas (como el volumen del altavoz) con anticipación para evitar fallas o errores temporales.
2.7. Otros preparativos
Para una reunión larga, los participantes deben preparar la comida y el alojamiento. Debería haber personal médico de guardia fuera del recinto. Al mismo tiempo, es necesario estar preparado para recoger y dejar vehículos. Si la reunión se va a difundir a través de los medios de comunicación, prepare un esquema promocional. Las reuniones importantes deben contar con personal de seguridad y medidas de seguridad. En el plan de reuniones, si organiza visitas, inspecciones, visitas turísticas y otras actividades, o regala materiales y recuerdos, debe hacer los preparativos con antelación.
Dos. Trabajo durante la reunión
1. Documentos a preparar durante la reunión:,,.
2. Flujo de trabajo durante la reunión
2.1. Según las necesidades, se enviará personal especial y vehículos especiales para recoger la estación en lotes y períodos de tiempo.
2.2. Hacer un buen trabajo en la recepción de visitantes, confirmar y asignar salas, confirmar salas para participantes importantes y organizar y registrar información relevante. Ayudar a distribuir obsequios y frutas de la conferencia en la sala de conferencias. Confirmar horario de comida, menú, normas, formato, bebidas, mesas primarias y secundarias y demás arreglos relacionados.
2.3. Confirmación de mesas y sillas del lugar: Comprobar iluminación/sonido/micrófono/pantalla/podium/proyector de diapositivas/proyector uno a uno. Compruebe que la información requerida para la reunión esté completa.
2.4. En el lugar de la reunión: Habrá una persona dedicada a guiar a los participantes, registrarse y distribuir los materiales de la reunión.
2.5. Designar a una persona dedicada a ser responsable de la coordinación del lugar (incluida la preparación de proyectores, preparación de agua potable, entrega de obsequios, control de temperatura del lugar, etc.).
2.6. Confirmar y garantizar la prevención de robos y protección contra incendios del lugar y otros trabajos de seguridad, incluido el trabajo de seguridad de las personas, bienes y bienes representados durante la reunión.
2.7. Coordinar los arreglos de transporte durante la reunión.
2.8. El personal de recepción de la conferencia debe seguir toda la reunión, mantenerse en contacto con los participantes de manera oportuna y resolver las emergencias en el menor tiempo posible.
Tres. Acciones de seguimiento de la reunión
1. Documentos que deben prepararse después de la reunión: libreta de direcciones de los participantes, sesión informativa, actas de la reunión, certificado de la reunión, acta de la reunión, comunicado de prensa, formulario de registro del billete de regreso.
2. Flujo de trabajo posterior a la reunión
2.1 Distribuir las actas de la reunión entre los asistentes y no asistentes. Las actas de las reuniones deben ser precisas. Las decisiones tomadas en la reunión deben resaltar el nombre del responsable de la acción, el tiempo y los criterios. Indique la fecha y hora de la próxima reunión.
2.2. Resumen de la reunión, evaluación, retroalimentación y procesamiento de los representantes de la reunión.
2.3. Materiales de reuniones, discursos de liderazgo, discursos representativos y reportajes de noticias, resúmenes de trabajo y emisión de libretas de direcciones representativas.
2.4. Gestionar la emisión de billetes de transporte y otros servicios encomendados para el regreso y otros viajes de los participantes.
2.5. Adiós a las obras representativas.
2.6. Liquidación de gastos de congresos.
Cuarto, responsabilidades del personal
1, director de reuniones
1) Contacto y coordinación
- Internamente con líderes y jefes de departamento Comunicar, formular planes de reunión y cronogramas de trabajo para garantizar la finalización sin problemas de la reunión;
-Responsable del enlace externo entre líderes y participantes, confirmar la lista de participantes y el itinerario;
-Coordinar la reuniones Actividades del personal.
2) Elaborar un plan de reunión e implementarlo.
—Responsable de redactar y ajustar planes de reuniones y procedimientos de organización de reuniones, y enviarlos a los líderes relevantes para su revisión;—Coordinar la división del trabajo entre grupos funcionales y confirmar acuerdos y procesos de trabajo.
3) Ubicación de la conferencia y arreglos de alojamiento
—Responsable del contacto, reserva y firma del acuerdo del hotel (sede) de la conferencia;
—Responsable de la Bienestar de los participantes durante la conferencia. Disposiciones de alojamiento y otros asuntos.
4) Responsable de revisar el contenido de los textos y materiales externos de las reuniones y acuerdos de cooperación relacionados.
-Confirmar y revisar el contenido de varios materiales;
-Determinar la ubicación de impresión;
-Revisar el diseño del lugar.
5) Desarrollar un presupuesto viable
6) Contactar a los conferenciantes e invitados distinguidos.
2. Asistente de conferencias
1) Redacción y revisión de textos diversos, organización y producción de materiales.
—Responsable del diseño, producción e impresión de avisos de reuniones de acuerdo con los requisitos de la reunión;
—Responsable del diseño y producción de representaciones de fondo del lugar;
-Diseñar y Confeccionar tarjetas representativas y cupones de comida.
2) Responsable del enlace con el personal importante.
—Contactar y confirmar el itinerario del personal importante;
-Responsable de reservar boletos de avión (tren) para el personal importante;
—Responsable de organizar el transporte personal; y personal que acompaña al personal importante;
—Responsable de los arreglos del automóvil para el personal importante durante la reunión.
3) Responsable de contactar a los representantes.
-Responsable de enviar avisos de reuniones y confirmar la recepción;
-Responsable de recopilar, confirmar e ingresar información de la reunión en la base de datos;
-Si la información de la reunión cambios, Responsable de contactar a los representantes y mantenerlos informados.
4) Responsable de la gestión del recinto.
—Responsable de la gestión del lugar y el equipo;
—Depurar el equipo con anticipación;
—Responsable de la gestión de video/comunicaciones en el lugar (computadora, recopilación y resumen de datos PPT, equipo de interpretación simultánea, etc.). );—Asegurar la recopilación, reproducción normal y _ _ del PPT de los oradores durante la reunión.
5) Responsable de la gestión del tráfico y medidas de seguridad.
—Responsable de la planificación del uso del automóvil;
—Responsable de determinar las rutas de los vehículos para garantizar rutas fluidas y seguridad del vehículo.
6) Responsable de la seguridad del recinto.
—Responsable de examinar posibles peligros de seguridad existentes y desconocidos y desarrollar soluciones.
7) Gestión de Cuentas de Reuniones
—Responsable de formular el estado presupuestario de ingresos y gastos antes de la reunión.
——Responsable de realizar una lista detallada de ingresos y gastos después de la reunión.
—Responsable de la formulación, presentación de informes e implementación de planes de asignación de tarifas de conferencias.
3. Personal de emergencia
1) Responsable de cargar y distribuir materiales en bolsas de información o bolsas de regalo.
2) Responsable de la orientación y recepción de los participantes.
3) Responsable del control del orden de las comidas.
4) Responsable de otros trabajos de emergencia durante la reunión.
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5.