Proceso de recepción de la conferencia
Proceso de recepción de la conferencia
Recepción de la conferencia significa que el organizador de la conferencia negocia con el organizador, firma un contrato estándar de recepción de la conferencia y proporciona actividades de servicio completo para los asuntos acordados. El siguiente es el contenido relacionado con el proceso de recepción de la conferencia que compilé, espero que te sea de ayuda
★Trabajo de preparación
1. Después de recibir la intención de la conferencia (exposición), responda inmediatamente con una cotización razonable y presente nuestras sugerencias razonables.
2. Podemos ofrecer a los clientes servicios de diseño y planificación de conferencias (exposiciones).
3. Reservar hoteles, salas de conferencias (exposiciones), vehículos, etc. según los requisitos.
4 Prepare el material del congreso: certificados de representación, emblema y souvenirs.
5. Proporcionar etiqueta de relaciones públicas, servicios de secretaría y traducción, y alquilar el equipo necesario para los asuntos de la conferencia.
★Recepción de la conferencia
1. Diseño del lugar de la conferencia (exposición): cartel de bienvenida, carteles, carteles, materiales de la conferencia, papel, bolígrafos, bebidas, pruebas de equipos, etc.
2. Haga arreglos para recoger y dejar a los invitados según las necesidades del cliente y ayudar al equipo de la conferencia a manejar el registro de invitados y otras tareas.
3 Organización de cenas y banquetes para reuniones.
4 Actividades posteriores a la conferencia, como inspecciones de viajes y entretenimiento.
5 Proporcionar billetes de avión y de tren de ida y vuelta.
En términos generales, como empresa de exhibición profesional para realizar/agente de diversas conferencias y exposiciones, la mayoría pasa por los siguientes pasos:
1. Como agencia de exhibición profesional. , proporcionamos una agencia de planificación de exposiciones, cuéntenos sus pensamientos o ideas y le proporcionaremos planos factibles, planificación de exposiciones, recibos de reuniones, etc.
2. Consulta En esta etapa, llevaremos a cabo una comunicación preliminar con el cliente y propondremos nuestros propios planes de selección en función de algunas de las inquietudes del cliente, como el lugar de reunión más adecuado dentro del presupuesto, recomendar hoteles. para que los participantes se alojen, elijan lugares para cenar y menús adecuados a sus presupuestos, procedimientos de transporte de la exposición, procedimientos de recepción, etc.
3. Inspección Si cree que puede confiar en nosotros después de la comunicación, entonces podemos entrar en esta etapa: organizaremos que usted o sus representantes vayan al destino para inspeccionar el hotel, el lugar de la conferencia y el medio ambiente. Le proporcionamos vehículos de transporte, detalles del equipo de exhibición, etc., y llevamos a cabo discusiones en profundidad en esta etapa sobre artículos de servicio, procesos de servicio, planes de promoción, precios de servicios, etc., y aclaramos aproximadamente las responsabilidades y obligaciones de ambas partes. .
4. Determinar este tiempo requiere paciencia y meticulosidad: tenemos que repasar el proceso concebido y planificar uno por uno, hacer el plan lo más detallado posible y luego confirmar los derechos y obligaciones de ambas partes. por escrito y responsabilidades, y firmar acuerdos de servicio relevantes.
5. La implementación estricta y humana del acuerdo será una gran sublimación del espíritu de cooperación entre las dos partes. No importa cuán perfecta sea la idea, cualquier plan tiene fallas. Ambas partes deben adherirse al concepto de cooperación, dejar de lado las diferencias temporales y esforzarse por lograr un resultado exitoso de la exposición con el mismo objetivo. Durante este período, ambas partes deben prometer verbalmente o por escrito que los servicios distintos del acuerdo original se considerarán una extensión del acuerdo y decidir temporalmente quién será el responsable de firmar por ambas partes. se lleva a cabo mediante negociación previa y posterior liquidación.
6. El personal financiero de ambas partes del acuerdo verifica cuidadosamente varios documentos y lleva a cabo la contabilidad en estricta conformidad con el acuerdo.
Lectura ampliada
Habilidades para informar reuniones:
Hoy en día, muchos jóvenes, aunque lleven muchos años trabajando en la empresa, no saben cómo Especialmente cuando asistieron a reuniones importantes, no entendieron de qué estaban hablando y no se prepararon con anticipación. Al final, ofendieron al líder y no los favorecieron. recuérdeles a todos cuando asistan a reuniones importantes. Cuando informe el trabajo a su jefe, debe dominar estas tres habilidades para agradarle a su jefe.
Primero, prepararse y hablar con antelación
A la hora de trabajar en el ámbito laboral, hay muchos profesionales que muchas veces no tienen ni idea antes de informar de su trabajo a sus líderes. En cambio, vi a muchos empleados nuevos a mi alrededor que expresaron sus opiniones de manera clara y lógica y obtuvieron los resultados que merecían al informar sobre su trabajo. El autor recuerda a todos que ya sea que asistan a reuniones importantes o pequeñas en la empresa, las reuniones deberían ser. Esté preparado con anticipación, porque esto es fundamental en el trabajo diario. Si no hace un resumen, el líder puede regañarlo en la reunión, por eso los jóvenes deben comprender esta crisis.
En segundo lugar, informar el progreso del trabajo de manera oportuna
Por supuesto, hay muchos jóvenes que cometen demasiados errores al realizar las tareas laborales. Cuando los proyectos laborales encuentran obstáculos, estos jóvenes. Las personas a menudo ocultan los hechos y no los cuentan a los líderes, ni quieren que los líderes pierdan el tiempo para ayudarlos a resolver los problemas. Esto muchas veces se debe a la actitud poco seria de estos empleados, lo que al final retrasa la solución. El progreso del trabajo y es rechazado por los clientes. Cancelar un pedido también afectará directamente la imagen de la empresa.
Todos en la empresa deben informar el progreso de su trabajo de manera oportuna e informar proactivamente a sus líderes sobre sus errores. No tengas miedo de que te culpen, porque el líder puede perdonarte inmediatamente y acercarse a ti.
En tercer lugar, prepare varios planes
Muchos jóvenes siempre son sencillos cuando se llevan bien con colegas y líderes. Al final, a menudo no agradan a nadie debido a sus problemas para hablar. De hecho, lo mismo ocurre al informar sobre el trabajo. Los jóvenes deberían preparar más soluciones diversas en lugar de simplemente preparar una solución que no pueda remediarse. Al final, será más difícil buscar ayuda de colegas y otros líderes al informar sobre el trabajo. En realidad, esto es lo que más preocupa a todos. Además, los jóvenes deberían ser más concisos al informar sobre el trabajo. Los líderes no tienen mucho tiempo para escucharlo hablar en las reuniones. ;