¿Cómo prevenir y afrontar emergencias y riesgos en las reuniones?
El fuego llegó rápido y con fuerza. Sin el equipo o las herramientas de extinción de incendios adecuados, un incendio puede propagarse rápidamente y poner en riesgo su vida y la de las personas involucradas. Las habitaciones de hotel generalmente tienen publicadas instrucciones de escape. Aunque los asistentes lo han visto muchas veces, como planificador y organizador de reuniones, todavía queremos hacérselo saber a los asistentes. En los incendios, el pánico suele ser la causa de la muerte. Cuando el humo se propaga, la gente se sentirá perdida si no saben en qué dirección. Por lo tanto, si dedica un poco de tiempo a imprimir estas precauciones en el plan o distribuirlas como material adicional a los participantes, reducirá muchas pérdidas innecesarias. Incluso si solo puede salvar la vida de una persona, sus esfuerzos valdrán la pena.
La palabra ataque terrorista alguna vez estuvo lejos de la gente, pero ahora ha vuelto y muchas personas tienen que afrontarla, especialmente después de 2001. Muchos hoteles y organizaciones públicas cuentan con contramedidas para hacer frente a este tipo de incidentes. Estas contramedidas no están dirigidas a usted, a la organización de la conferencia o al hotel o centro de convenciones donde se celebra la conferencia, sino a que pueden convertirse en objetivos de ataques terroristas. A medida que la situación se vuelve menos predecible, aumentan los requisitos de seguridad y gestión de riesgos.
Es necesario desarrollar algunos planes de acción de emergencia y proporcionar capacitación específica a los empleados para que, cuando ocurra una emergencia, puedan luchar codo con codo con los participantes. También puede cooperar con el personal del hotel y las autoridades policiales y seguir sus instrucciones.
Desastres naturales Otra situación de emergencia que está fuera de tu control es un desastre natural. Incluso en el caso de un ataque terrorista, todavía existe la posibilidad de negociación. Cuando se trata de desastres naturales, estás a su merced. Los huracanes, las tormentas, los terremotos y los incendios forestales son desastres naturales típicos. Puedes prepararte para un huracán hasta cierto punto, pero si cancelas o acortas una reunión para que los asistentes se pierdan el huracán, tendrás una crisis presupuestaria. Por supuesto, la vida humana es más importante que el dinero. No hay nada que puedas hacer ante los desastres naturales. Lo único que podemos hacer es crear un plan de recuperación y pensar en cómo compensar las pérdidas. En este caso, el seguro es un salvavidas. No se centre únicamente en los seguros comerciales generales, también son útiles otros tipos de seguros.
Emergencias médicas
Estos eventos pueden ocurrir en cualquier momento y en cualquier lugar y, a menudo, son inesperados. Una persona puede sufrir un ataque cardíaco sin previo aviso. Algunas personas desarrollarán repentinamente una erupción y se les bloqueará el tracto respiratorio después de comer alimentos a los que son alérgicos. Las personas con diabetes pueden caer en coma. El momento, el lugar y las circunstancias de estas emergencias médicas siempre cambian.
Los planificadores de conferencias deben tener en cuenta estas situaciones al planificar reuniones, comunicarse con el departamento médico del hotel con anticipación y estar familiarizados con los hospitales e instituciones médicas cercanas al lugar de la conferencia.
También es aconsejable que el personal aprenda a respirar artificial o a reanimación cardiopulmonar. Muchos hoteles y establecimientos exigen que todo el personal, desde el director general hasta el portero, realice cursos de respiración artificial y métodos de RCP. El objetivo de estos cursos es hacer entender a todos que salvar vidas es responsabilidad de cada ciudadano. ¡Le garantizamos que su reunión valdrá cada centavo!
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