Plantilla de plan de recepción de conferencias
Plan de recepción de la conferencia muestra 1
1 Hora de recepción: 2021 _ _ _ _ _ _ _ _ _
2.
Lugar de recogida: Aeropuerto de Xining
Hotel:_ _Hotel (Hotel Yinlong, Hotel Wangshen, Hotel Qinghai, etc.)
Lugar de reunión:_ _Hotel Sala de conferencias (Yinlong Sala de conferencias del hotel, Sala de conferencias del hotel Wangshen, Sala de conferencias del hotel Qinghai, etc.)
3. Objetos de recepción:
Invitados y otras personas y sus acompañantes.
Cuatro. Responsable de recepción: Gerente General: Oficina de Recepción
Equipo de recepción interdepartamental: líderes relevantes, secretarias, equipos de administración, publicidad y seguridad.
Verbo (abreviatura de verbo) Preparativos para la recepción:
1. Enviar invitaciones, invitar a los invitados y coordinar el tiempo. 2. Organizar alojamiento y reservas con antelación. 3. Disponer vehículos de bienvenida.
4. Bienvenida (20 minutos antes de que lleguen los invitados, el personal correspondiente hará un buen trabajo dándoles la bienvenida) 5. El personal de recepción correspondiente es responsable del trabajo de recepción correspondiente.
Sexto, recepción en el aeropuerto
1. El personal de recepción está ubicado en la sala de llegadas en el primer piso del aeropuerto. De acuerdo con el estado de llegada del vuelo del visitante, sostenga el cartel de "Bienvenido VIP" y espere en la entrada del ascensor en el primer piso. Usted será responsable de recibir a los invitados y guiarlos hasta el mostrador de recepción (el tamaño del mostrador de facturación es). 1,8×0,5×0,75). El equipo de recepción acaba de sacar a los invitados del autobús. 2. Coloque carteles de bienvenida sencillos (pancartas enrollables de menos de 80 × 180 cm) en la salida del puente del corredor, la entrada del ascensor en el segundo piso del edificio de la terminal y el mostrador de recepción.
3. El departamento de servicio manejará el asunto de acuerdo con los procedimientos normales de recepción VIP.
4. Los invitados especiales, como líderes importantes, serán solicitados por el Comité de la Liga Juvenil. El Comité de la Liga Juvenil del Aeropuerto será responsable de solicitar pases para el personal de recepción relevante y organizar el personal relevante para ayudarlos a recibirlos. la salida del puente del corredor.
Descripción del hardware: 2 pancartas enrollables (incluidas 12 m), cartel y mesa de recepción, varios bolígrafos, cartel de bienvenida, ¿10 piezas?
7. Alojamiento en hoteles.
1. Determine la hora de llegada del huésped, informe al personal de recepción del hotel con antelación para realizar los preparativos pertinentes y confirme los arreglos de alojamiento en la habitación. 2. Cuando el huésped llega al hotel, todos los miembros del equipo de recepción del lobby esperan en el lobby del hotel y el equipo de cámaras organiza la filmación. 3. Después de ingresar al hotel, regístrese en la habitación previamente acordada bajo la guía del recepcionista.
4. Si estás tomando un descanso después de una comida, debes coordinar que alguien lleve al huésped de regreso a la habitación. Después de la cena, haga arreglos para que el personal del servicio de habitaciones descanse en la habitación y pregunte si es necesario el servicio de despertador.
8. Comidas (desayuno, almuerzo, cena)
1. El personal de recepción guiará a los huéspedes para cenar en el hotel. Los servicios relacionados son proporcionados por el personal del servicio de habitaciones.
2. Haga que el personal del servicio de habitaciones descanse en la habitación después de la comida y pregunte si es necesario el servicio de despertador.
Nueve. Preparativos antes de la reunión
1. Seleccione la sala de conferencias. Determine el tamaño de la sala de conferencias en función del número de asistentes.
2. Cuelga pancartas en el lugar de celebración según el contenido de la reunión. En la puerta se colocaron carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar adecuadamente bonsáis relajantes y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema nacional en la tribuna. Papel, bolígrafos, frutas y bebidas deben colocarse sobre la mesa, limpiarse y disponerse de manera hermosa y uniforme.
3. Etiqueta de recepción antes de la reunión. Prepare al personal de etiqueta con anticipación y realice el trabajo de recepción relevante. 4. Verifique antes de la reunión. Verifique con anticipación si hay audio, video, documentos, pancartas, etc. Listo.
X.Recepción de la reunión
1. El discurso de bienvenida (pantalla electrónica) se reproduce con 15 minutos de anticipación: "Damos una calurosa bienvenida a nuestra empresa a todos los distinguidos invitados para su inspección y orientación".
2. Disposición y distribución del recinto
1) Limpiar el recinto con 30 minutos de antelación para mantenerlo limpio, ordenado y mantener el aire fresco.
2) Colocar elementos en el recinto. Si necesita colocar frutas y bebidas sobre la mesa, debe limpiarlas con un paño y colocarlas de forma ordenada y hermosa. Se pueden distribuir cigarrillos a la persona con el nivel de escolta más alto y se pueden ajustar proyectores, parlantes y otros equipos para mostrar información relevante.
3. Contacta con el acompañante y comentarista.
De acuerdo con el propósito y las necesidades de la inspección del cliente, determine el personal que lo acompañará e informe de inmediato los asuntos de preparación para facilitar una comunicación fluida: 1. Antes de que comience la reunión, recuerde nuevamente al personal relevante. 4. Conducir a los invitados a la sala de conferencias y presentarles el lugar de acuerdo con la etiqueta.
XI. Discusión
1. Presentación corporativa (grupo, video promocional de la industria, PPT de introducción corporativa) 2. Intercambio técnico (presentación PPT e interacción del personal técnico)
3 Servicio de conferencia (se agregará té cada 20-30 minutos o según corresponda) 4. Tome fotografías (según la importancia, tome fotografías y guárdelas para archivos) 5. Toma fotografías (según la importancia, toma fotografías y archívalas).
Doce. Preparación para el servicio posterior a la reunión
Esté preparado para el servicio posterior a la reunión. Organizar el lugar, sillas, etc. Prepara tu fotografía con el fotógrafo con antelación. Después de la reunión y antes de finalizar la misma, se arreglará el coche.
Trece. Servicio posterior a la reunión
Una vez finalizada la reunión y el fotógrafo completa el trabajo fotográfico, la recepcionista es responsable de enviar a los invitados principales de regreso al hotel.
Plan de recepción de reuniones Ejemplo 2
1. Descripción general de la reunión:
(1) Hora de la reunión:_ _
(II) Ubicación :_ _
Dirección:_ _ _ _
Tel:_ _ _ _ _ _ _ _
Persona de contacto:_ _
(3) Personal que asiste a la reunión
Los directores encargados de asuntos políticos, el director del departamento político, el director de la secretaría del departamento político y el director del departamento de cuadros de la Las oficinas de seguridad pública de las nueve ciudades del noreste invitaron a los líderes relevantes de la ciudad de Jiamusi a asistir a la reunión, unas 50 personas.
2. Cronograma de actividades (ver tabla adjunta)
En tercer lugar, división del trabajo
Establecer un grupo líder de preparación de reuniones.
Líder del equipo:_ _ _ _
Líder adjunto del equipo:_ _ _ _
El grupo de liderazgo tiene una oficina y la persona a cargo es _ _, responsable de todo el trabajo durante la sesión.
Unidades miembros: Líderes de varios departamentos del Departamento Político, comités del partido de las agencias, Departamento de Propaganda de la sede, Departamento de Administración, Centro de Apoyo Logístico, Sucursal de Chaoyang, Sucursal de Jingyue, Sucursal de Jincheng, Destacamento de Patrulla de Policía y Tráfico. Destacamento Policial 1.
La oficina cuenta con un grupo de materiales y un grupo de conferencias.
(1) Equipo de Materiales
Persona responsable:_ _ _ _
Miembros: Personal relevante de la Secretaría
Responsabilidades:
p>1. Discursos, manuscritos y ponencias de los dirigentes
2. Los representantes deberán registrarse y realizar una lista y una libreta de direcciones.
3. Actas y cronograma de reuniones
4. Representantes, alojamiento del personal, mesa de asignación de catering
5. Confeccionar bolsas para documentos, cuadernos, bolígrafos y álbumes de fotos. .
6. Materiales de embalaje, tarjetas representativas impresas, tarjetas de empleado y etiquetas de escritorio.
7. Número y distribución de vehículos para delegados y personal.
Sección de Conferencia
Persona responsable:_ _ _ _
Integrantes: Destacamento de Policía de Tránsito, Destacamento de Policía de Patrulla, Departamento Político, Departamento Administrativo, Centro de Apoyo Logístico, Departamento de Propaganda de la Sede, Comité del Partido de la Agencia.
Responsabilidades: Específicamente responsable de invitar a los líderes a asistir a la ceremonia de apertura, contactar las salas de conferencias para las ceremonias de apertura y clausura, recogida en el aeropuerto, alojamiento, banquetes, arreglos generales para diversas actividades, compra y distribución de souvenirs. apoyo logístico y trabajos diversos de coordinación.
1. Vehículos
Persona responsable:_ _ _ _
(1) En la reunión se encontraban 3 vehículos para la Secretaría del Departamento Político, 2 vehículos para el Departamento de Cuadros, y Hay 2 vehículos para el departamento y 2 vehículos para el departamento de cuadros veteranos, utilizados principalmente para dar la bienvenida a la delegación. Los dos coches de la oficina administrativa se utilizan principalmente para reuniones.
(2) A la reunión se envió una camioneta Toyota y un vehículo de liderazgo para la oficina administrativa, el centro de logística y el destacamento de patrulla. Utilizado principalmente para hacer turismo.
(3) Cada unidad envió vehículos oficiales para presentarse ante el equipo de asuntos de conferencias del Hotel Mingmen a las 8:30 a.m. del 9 de agosto para aceptar la tarea, el automóvil de la policía de tránsito y tres pasajeros chinos llegaron a 0; :30 a. m. del 10 de agosto. 30. Informe al equipo de asuntos de conferencias del hotel Mingmen 11.
(4) Póngase en contacto con el destacamento de la policía de tránsito para determinar una ruta turística con las características de Changchun. Durante el recorrido, la policía de tránsito organizará servicios a lo largo de las calles principales.
(5) Los vehículos despachados por cada unidad deben estar limpios, sin defectos y libres de polvo.
(6) El consumo de combustible de los vehículos en ciudad está determinado por cada unidad vehicular.
(7) Contactar con cada delegación para reservar billetes de tren, repostar los vehículos traídos por los representantes y enviarlos a la estación.
Seleccione una estación de radio
Responsable:_ _ _ _
El 9 de agosto, cada delegación fue recibida por los líderes correspondientes del Departamento Político y el Director del Departamento Político. Para los representantes que vienen en automóvil, se enviará un automóvil para recogerlos en la salida de la autopista; para los representantes que vienen en tren, se enviará un automóvil para recogerlos en la estación (la unidad responsable hará una señal de alto) .
División específica del trabajo: la Secretaría es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Shenyang, Harbin y Jiamusi; el Departamento de Cuadro es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Anshan y Dalian; el Departamento de Organización es responsable de recibir a los representantes de Jilin; y Fushun; y el Departamento de Cuadros de Veteranos es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Daqing y Qiqihar.
3. Recuerdos
Persona responsable:_ _ _ _
(1) Se prepararon 60 impermeables para escalar la montaña Changbai y la secretaría se encargó de las estadísticas. de delegados de la conferencia Se distribuirán cantidades de disfraces a los delegados de la conferencia y al personal el 10 de agosto.
(2) La Secretaría compró 60 modelos de automóviles Audi A6 y los entregó en las habitaciones de los delegados cuando se registraron.
(3) Prepare 10 souvenirs para la Oficina Municipal de Baishan para expresar su gratitud.
Estancia
Persona responsable:_ _ _ _
(1) Alojamiento. Los delegados se alojaron en este famoso hotel. Los directores, miembros del comité del partido y directores de departamento político de cada oficina municipal a cargo del trabajo político harán arreglos para que una persona viva en una habitación estándar y los demás representantes vivan en una habitación estándar para dos personas. La habitación de cada delegado estaba provista de fruta, cigarrillos y los principales periódicos locales.
(2) Banquete. El día 9, después de que cada delegación informara, la Oficina Municipal celebró una cena de bienvenida en el Hotel Mingmen y planeó invitar _ asientos para acompañarlos (cartel de exhibición).
(3)Requisitos. La mesa del comedor se fija según la marca y el cartel de bienvenida se cuelga en el salón principal del primer piso; la sala de conferencias debe estar adornada con monogramas, flores y asientos representativos, y debe ser grandiosa, digna y ordenada.
5. Visitas y actividades de entretenimiento
(1) Visita a la montaña Changbai y al Palacio Puppet Manchu y a la Compañía FAW-Volkswagen de la ciudad.
Persona responsable:_ _ _ _
Responsable del alojamiento, catering, entretenimiento y otras actividades durante el recorrido (las sucursales de Jingyue y Jincheng son responsables de contactar y enviar 4 guardias de seguridad y miembro organizando explicaciones).
Requisitos: para garantizar la seguridad al visitar la montaña Changbai, cada vehículo está equipado con un intercomunicador I (***5) de 350 megabits para comunicarse de un lado a otro para fortalecer la comunicación (comuníquese con el Departamento de Comunicaciones de la Sede Oficina); en vista de la larga distancia y Changbai Shanxi, si la pista está cerrada, debe comunicarse con la Oficina de Seguridad Pública de la ciudad de Baishan para ayudar en el trabajo de seguridad. Los vehículos que ingresan a los límites de la ciudad de Baishan deben ser recibidos y guiados por los líderes de; la Policía de Tráfico de Baishan. La Oficina Municipal de Baishan se pondrá en contacto con tres guías turísticos para presentarles el paisaje natural de la montaña Changbai a lo largo del camino con los representantes. Responsable de capacitar a 3 hombres, 3 mujeres y 6 instructores de autos (seleccionados del Departamento Político).
(2) La noche del 11 de agosto se llevará a cabo una fiesta de gala.
Persona responsable:_ _ _ _
Responsable de contactar al lugar de la fiesta, invitar a la banda y al anfitrión, seleccionar a los 5 cantantes del presidium y formular el plan de actuación con la participación. de cada delegación (póngase en contacto con la sucursal de Chaoyang).
Publicidad y Reportes
Persona Responsable:_ _ _ _
(1) Responsable de levantar actas de reuniones.
(2) Enviar 1 fotoperiodista y videorreportero para seguir todo el proceso (bienvenida, reunión, visita turística).
(3) Ponga las fotografías de los representantes en un álbum de fotos, grábelas y grábelas en un CD y entréguelas a los representantes antes de que regresen.
7. Seguro médico
Persona responsable:_ _ _ _
El departamento de consulta externa enviará un médico para brindar cobertura total. Debe acudir a la oficina de representación para realizar consultas con regularidad todos los días y tener en cuenta que ir a la montaña Changbai es propenso a sufrir mareos debido a la larga distancia, la falta de oxígeno en la montaña y la dificultad para escalar, así que prepare los medicamentos y el equipo médico pertinentes. .
Muestra 3 del plan de recepción de la conferencia
Para recibir "_ _" sin problemas, de acuerdo con los requisitos de su empresa, la Agencia de Viajes Internacional Kanghui ha formulado el siguiente plan. modificarlo.
Principio: Kanghui International Travel Agency tiene como objetivo "entusiasta, reflexivo, seguro, higiénico y rápido" para garantizar la finalización exitosa de la tarea.
1. Preparación antes de la recepción:
1. Familiarícese con el plan y horario de recepción, la lista de invitados, la hora de llegada y el transporte (tren/avión) y determine el horario de recogida. cantidad de vehículos y personal de recogida.
2. Comprender los requisitos y precauciones especiales de los huéspedes para el catering y el alojamiento, y hacer arreglos para el alojamiento y el catering.
3. Haga planes de viaje e itinerario con anticipación según sea necesario y organice vehículos turísticos, conductores, guías turísticos, atracciones turísticas y lugares para cenar en el camino.
2. Estación de Atraque:
Llegar con media hora de antelación (estación de tren/aeropuerto) según la hora de llegada específica del huésped. Después de recibir a los invitados, el letrero entregará de manera segura y rápida a los invitados y el equipaje al hotel designado. Registre a los huéspedes y hágales saber la información básica y las precauciones del hotel de manera oportuna.
Tres. Arreglos de viaje e itinerario:
1. Requisitos del guía:
Rico conocimiento, habilidades competentes, lenguaje vívido, alto nivel de conocimiento y explicación comercial del guía turístico, rico nivel de servicio y experiencia práctica.
2. Requisitos del vehículo:
Disponer de autobuses turísticos con aire acondicionado para grupos de viajes profesionales, que estén en buenas condiciones, limpios y totalmente equipados. Contrate conductores profesionales con muchos años de experiencia en conducción para garantizar la seguridad de los huéspedes.
Cuatro. Seguro de viaje:
Para garantizar la seguridad y la tranquilidad de este viaje, nuestra empresa puede asegurar un seguro de accidentes personales de más de 65.438 millones de yuanes por cada viaje.
Verbo (abreviatura de verbo) Horario de reuniones:
Mes y día: Llegada al aeropuerto (08:00-18:00). Comprenda el número de vuelo y la hora de vuelo de cada huésped con anticipación, organice la hora de recogida, el personal lo recogerá en el aeropuerto, llevará al huésped al automóvil y el conductor lo llevará al hotel para que descanse.
Colocar un cartel de recepción y bienvenida en el lobby.
b: Coloque la tarjeta de registro de su empresa en el mostrador de recepción del lobby, entregue tarjetas de presentación y haga arreglos para que tres profesionales ayuden al equipo de conferencias en el mostrador de recepción a registrarse y registrar a los invitados, y brindar alta -Servicios de calidad a clientes VIP. Cuando los huéspedes lleguen al hotel, diríjalos al mostrador de check-in para realizar el check-in.
c: reserve huéspedes que viajen con mucho tráfico.
d: Realizar una cena temática (según requerimientos del cliente); si hay actuación, pedir al cliente que proponga el tema, lenguaje, canciones, sketches, obras de teatro, etc.
e: Ayudar a los organizadores a organizar reuniones.
De 19:00 a 21:00 se celebrará un banquete de bienvenida en el salón de banquetes.
_ _ _ _ _: Asistió a la reunión.
Tasa de ocupación de nuestro hotel: 8:00-10:00 am y pausa para el té de 10:00-10:30 en la primera mitad del año.
10:30-12:00, segundo tiempo 12:00-13:00 comida china.
Tarde: 14:00-16:00 Primera mitad: 16:00-16:30 pausa para el té.
16:30-18:00 segunda parte y 19:00-21:00 cena.
_ _ _ _ _ _: (organizar el tiempo según la situación real)
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