Primero, después de recibir las instrucciones, lea atentamente el esquema y el proceso de la reunión para tener una comprensión general del contenido general de la reunión. Organice la lista de participantes de la reunión, vea a qué departamentos y sucursales pertenecen los participantes, quiénes no pueden asistir a la reunión (esto requiere conexiones personales) y finalmente determine la cantidad de personas. Elaborar artículos para congresos. Las reuniones deben preparar con anticipación los artículos de primera necesidad y los consumibles diarios, como tarjetas de mesa, mesas y sillas de conferencias, agua potable (los líderes deben usar té, café, etc.), pañuelos faciales (de buena calidad) y, lo más importante, la agenda de la reunión. Estos deben prepararse de acuerdo al número de personas, no pudiendo cometerse omisiones. Podio y podio. Si desea comunicarse con sus superiores sobre si hay elementos para hablar y moderadores de reuniones en la reunión, también debe recordar este paso, porque si el líder de repente quiere agregar un proceso de habla cinco minutos antes de que comience la reunión, se quedará mirando. Por lo tanto, no se puede ignorar la comunicación en esta etapa.
Equipo de audio. Se ha determinado el número de personas y se ha preparado el material para la reunión. Ahora falta preparar el equipo de sonido para la reunión. Prepare micrófonos de conferencia de acuerdo con la cantidad de líderes, mesas de anfitriones y mesas de conferencias. Hoy en día, los dispositivos inalámbricos son populares (después de todo, siempre se necesitan cables y cinta adhesiva, y hay que desmontarlos uno por uno después de la reunión), que son hermosos y elegantes, lo que ahorra tiempo y esfuerzo una vez enchufado el dispositivo. enciéndalo y pruebe para asegurarse de que el micrófono y el audio sean normales, y prepare uno o dos juegos adicionales en caso de que suceda algo inesperado. Realizar representaciones del lugar y confirmar con el organizador; pintar carteles/telón de fondo; alquilar bolsos/flores en macetas; organizar el formato y el menú del banquete;