Plan de recepción de conferencias
1 Descripción general de la reunión:
(1) Hora de la reunión: xx
(2) Ubicación: xx
Dirección: xxx
Tel: xxxxxxx
Persona de contacto: xx
(3) Personal asistente a la reunión
Nueve ciudades del Noreste El director a cargo del trabajo político, el director del Departamento Político, el director de la Secretaría del Departamento Político y el director del Departamento de Cuadro de la Oficina de Seguridad Pública invitaron a líderes relevantes de la ciudad de Jiamusi a asistir a la reunión, con alrededor de 50 personas.
2. Cronograma de actividades (ver tabla adjunta)
En tercer lugar, división del trabajo
Establecer un grupo líder de preparación de reuniones.
Líder del equipo: xxx
Líder adjunto del equipo: xxx
El grupo de liderazgo tiene una oficina, encabezada por xxx, quien es responsable de todo el trabajo durante todo el reunión.
Unidades miembros: Líderes de varios departamentos del Departamento Político, comités del partido de las agencias, Departamento de Propaganda de la sede, Departamento de Administración, Centro de Apoyo Logístico, Sucursal de Chaoyang, Sucursal de Jingyue, Sucursal de Jincheng, Destacamento de Patrulla de Policía y Tráfico. Destacamento Policial 1.
La oficina cuenta con un grupo de materiales y un grupo de conferencias.
(1) Equipo de Materiales
Persona responsable: xxx
Miembros: Personal relevante de la Secretaría
Responsabilidades:
1. Discursos, manuscritos y artículos de los líderes
2. Los representantes deben registrarse y hacer una lista y una libreta de direcciones.
3. Actas y cronograma de reuniones
4. Representantes, alojamiento del personal, mesa de asignación de catering
5. Confeccionar bolsas para documentos, cuadernos, bolígrafos y álbumes de fotos. .
6. Materiales de embalaje, tarjetas representativas impresas, tarjetas de empleado y etiquetas de escritorio.
7. Número y asignación de vehículos para delegados y personal.
Sección de Conferencia
Persona responsable: xxx
Miembros: Destacamento de Policía de Tránsito, Destacamento de Policía de Patrulla, Departamento Político, Departamento Administrativo, Centro de Apoyo Logístico, Departamento de Propaganda de la Sede , Comité del partido de la agencia.
Responsabilidades: Específicamente responsable de invitar a los líderes a asistir a la ceremonia de apertura, contactar las salas de conferencias para las ceremonias de apertura y clausura, recogida en el aeropuerto, alojamiento, banquetes, arreglos generales para diversas actividades, compra y distribución de souvenirs. apoyo logístico y trabajos diversos de coordinación.
1. Vehículos
Responsable: xxx
(1) La reunión utilizó principalmente 3 vehículos para la Secretaría del Departamento Político, 2 vehículos para el Cuadro. Departamento y 2 vehículos para el Departamento de Organización Un vehículo y dos vehículos de cuadros veteranos vinieron a saludar a la delegación. Los dos coches de la oficina administrativa se utilizan principalmente para reuniones.
(2) A la reunión se envió una camioneta Toyota y un vehículo de liderazgo para la oficina administrativa, el centro de logística y el destacamento de patrulla. Utilizado principalmente para hacer turismo.
(3) Cada unidad envió vehículos oficiales para presentarse ante el equipo de asuntos de conferencias del Hotel Mingmen a las 8:30 a.m. del 9 de agosto para aceptar la tarea, el automóvil de la policía de tránsito y tres pasajeros chinos llegaron a 0; :30 a. m. del 10 de agosto. 30. Informe al equipo de asuntos de conferencias del hotel Mingmen 11.
(4) Póngase en contacto con el destacamento de la policía de tránsito para determinar una ruta turística con las características de Changchun. Durante el recorrido, la policía de tránsito organizará servicios a lo largo de las calles principales.
(5) Los vehículos despachados por cada unidad deben estar limpios, sin defectos y libres de polvo.
(6) El consumo de combustible de los vehículos en ciudad está determinado por cada unidad vehicular.
(7) Contactar con cada delegación para reservar billetes de tren, repostar los vehículos traídos por los representantes y enviarlos a la estación.
Elija una estación de radio
Responsable: xxx
El 9 de agosto, cada delegación fue recibida por los líderes relevantes del Departamento Político y el Director de la Departamento Político. Para los representantes que vienen en automóvil, se enviará un automóvil para recogerlos en la salida de la autopista; para los representantes que vienen en tren, se enviará un automóvil para recogerlos en la estación (la unidad responsable hará una señal de alto) .
División específica del trabajo: la Secretaría es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Shenyang, Harbin y Jiamusi; el Departamento de Cuadro es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Anshan y Dalian; el Departamento de Organización es responsable de recibir a los representantes de Jilin; y Fushun; y el Departamento de Cuadros de Veteranos es responsable de dar la bienvenida a los representantes de Daqing y Qiqihar.
3. Recuerdos
Persona responsable: xxx
(1) Se prepararon 60 impermeables para escalar la montaña Changbai. La secretaría se encargó de contar la cantidad de ropa. de representantes de la conferencia distribuido a los delegados y al personal de la conferencia el 10 de agosto.
(2) La Secretaría compró 60 modelos de automóviles Audi A6 y los entregó en las habitaciones de los delegados cuando se registraron.
(3) Prepare 10 souvenirs para la oficina de la ciudad de Baishan para expresar nuestra gratitud.
Estancia
Persona responsable: xxx
(1) Alojamiento. Los delegados se alojaron en este famoso hotel. Los directores, miembros del comité del partido y directores de departamento político de cada oficina municipal a cargo del trabajo político harán arreglos para que una persona viva en una habitación estándar y los demás representantes vivan en una habitación estándar para dos personas. La habitación de cada delegado estaba provista de fruta, cigarrillos y los principales periódicos locales.
(2) Banquete. El día 9, después de que cada delegación informara, la Oficina Municipal celebró una cena de bienvenida en el Hotel Mingmen y planeó invitar a X a acompañarlos (cartel de exhibición).
(3)Requisitos. La mesa del comedor se fija según la marca y el cartel de bienvenida se cuelga en el salón principal del primer piso; la sala de conferencias debe estar adornada con monogramas, flores y asientos representativos, y debe ser grandiosa, digna y ordenada.
5. Visitas y actividades de entretenimiento
(1) Visita a la montaña Changbai y al Palacio Puppet Manchu y a la Compañía FAW-Volkswagen de la ciudad.
Persona responsable: xxx
Responsable del alojamiento, comidas, entretenimiento y otras actividades durante el recorrido (las sucursales de Jingyue y Jincheng son responsables de contactar y enviar a 4 guardias de seguridad y organizar a los comentaristas) .
Requisitos: para garantizar la seguridad al visitar la montaña Changbai, cada vehículo está equipado con un intercomunicador I (***5) de 350 megabits para comunicarse de un lado a otro para fortalecer la comunicación (comuníquese con el Departamento de Comunicaciones de la Sede Oficina); en vista de la larga distancia y Changbai Shanxi, si la pista está cerrada, debe comunicarse con la Oficina de Seguridad Pública de la ciudad de Baishan para ayudar en el trabajo de seguridad. Los vehículos que ingresan a los límites de la ciudad de Baishan deben ser recibidos y guiados por los líderes de; la Policía de Tráfico de Baishan. La Oficina Municipal de Baishan se pondrá en contacto con tres guías turísticos para presentarles el paisaje natural de la montaña Changbai a lo largo del camino con los representantes. Responsable de capacitar a 3 hombres, 3 mujeres y 6 instructores de autos (seleccionados del Departamento Político).
(2) La noche del 11 de agosto se llevará a cabo una fiesta de gala.
Persona responsable: xxx
Responsable de contactar al lugar de la fiesta, invitar a la banda y al anfitrión, seleccionar a los 5 cantantes del presidium y formular el plan de actuación con la participación de cada delegación. (póngase en contacto con la sucursal de Chaoyang).
Publicidad y elaboración de informes
Responsable: xxx
(1) Responsable de levantar actas de las reuniones.
(2) Enviar 1 fotoperiodista y videorreportero para seguir todo el proceso (bienvenida, reunión, visita turística).
(3) Ponga las fotografías de los representantes en un álbum de fotos, grábelas y grábelas en un CD y entréguelas a los representantes antes de que regresen.
7. Seguro médico
Persona responsable: xxx
El departamento de consulta externa enviará un médico para brindar cobertura total. Debe acudir a la oficina de representación para realizar consultas con regularidad todos los días y tener en cuenta que ir a la montaña Changbai es propenso a sufrir mareos debido a la larga distancia, la falta de oxígeno en la montaña y la dificultad para escalar, así que prepare los medicamentos y el equipo médico pertinentes. .
Plan de recepción de conferencias (2)
Para recibir "xxx" sin problemas y con éxito, de acuerdo con los requisitos de su empresa, la Agencia de Viajes Internacional Kanghui ha formulado el siguiente plan. corregirlo y modificarlo.
Principio: Kanghui International Travel Agency tiene como objetivo "entusiasta, reflexivo, seguro, higiénico y rápido" para garantizar la finalización exitosa de la tarea.
1. Preparación antes de la recepción:
1. Familiarícese con el plan y horario de recepción, lista de invitados, hora de llegada y transporte (tren/avión), determine el número de recogidas. y Recoger persona.
2. Comprender los requisitos y precauciones especiales para el catering y el alojamiento de los huéspedes, y hacer arreglos para el alojamiento y el catering.
3. Haga planes de viaje e itinerario con anticipación según sea necesario y organice vehículos turísticos, conductores, guías turísticos, atracciones turísticas y lugares para cenar en el camino.
2. Estación de Atraque:
Llegar con media hora de antelación (estación de tren/aeropuerto) según la hora de llegada específica del huésped. Después de recibir a los invitados, el letrero entregará de manera segura y rápida a los invitados y el equipaje al hotel designado. Registre a los huéspedes y hágales saber la información básica y las precauciones del hotel de manera oportuna.
Tres. Arreglos de viaje e itinerario:
1. Requisitos del guía:
Rico conocimiento, habilidades competentes, lenguaje vívido, alto nivel de conocimiento y explicación comercial del guía turístico, rico nivel de servicio y experiencia práctica.
2. Requisitos del vehículo:
Disponer de autobuses turísticos con aire acondicionado para grupos de viajes profesionales, que estén en buenas condiciones, limpios y totalmente equipados. Contrate conductores profesionales con muchos años de experiencia en conducción para garantizar la seguridad de los huéspedes.
Cuatro. Seguro de viaje:
Para garantizar la seguridad y la tranquilidad de este viaje, nuestra empresa puede asegurar un seguro de accidentes personales de 654,38 millones de yuanes por cada viaje.
Verbo (abreviatura de verbo) Horario de reuniones:
Mes y día: Llegada al aeropuerto (08:00-18:00).
Comprenda el número de vuelo de cada huésped y la hora del vuelo con anticipación, organice la hora de recogida, recoja a los huéspedes en el aeropuerto, guíelos hasta el automóvil y el conductor los llevará al hotel para que descansen.
Colocar un cartel de recepción y bienvenida en el lobby.
b: Coloque la tarjeta de registro de su empresa en el mostrador de recepción del lobby, entregue tarjetas de presentación y haga arreglos para que tres profesionales ayuden al equipo de conferencias en el mostrador de recepción a registrarse y registrar a los invitados, y brindar alta -Servicios de calidad a clientes VIP. Cuando los huéspedes lleguen al hotel, diríjalos al mostrador de check-in para realizar el check-in.
c: reserve huéspedes que viajen con mucho tráfico.
d: Realizar una cena temática (según requerimientos del cliente); si hay actuación, pedir al cliente que proponga el tema, lenguaje, canciones, sketches, obras de teatro, etc.
e: Ayudar a los organizadores a organizar reuniones.
De 19:00 a 21:00 se celebrará un banquete de bienvenida en el salón de banquetes.
Xx: Asistir a la reunión.
Tasa de ocupación de nuestro hotel: 8:00-10:00 am y pausa para el té de 10:00-10:30 en la primera mitad del año.
10:30-12:00, segundo tiempo 12:00-13:00 comida china.
Tarde: 14:00-16:00 Primera mitad: 16:00-16:30 pausa para el té.
16:30-18:00 segunda parte y 19:00-21:00 cena.
Xx, xx: (arregle el tiempo según la situación real)
Plan de recepción de la conferencia (3)
Para brindar una buena recepción a la segunda China En el trabajo de Catering Expo, la oficina del comité organizador encomendó a Xi'an la creación de un equipo de recepción de Catering Expo y formuló un plan de implementación de recepción para la segunda China Catering Expo, de la siguiente manera:
1. >
20XX 10 Del 17 al 21 de junio antes del mediodía.
65438+Reportaje todo el día 17 de octubre.
2. Disposiciones de alojamiento
El comité organizador es responsable de recibir a representantes de provincias, regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno Central y ciudades bajo planificación estatal separada. Se solicita a todas las provincias, regiones autónomas, municipios y ciudades bajo planificación estatal separada que informen el número de participantes, los niveles de hotel y los requisitos al equipo de recepción de la conferencia antes del 25 de agosto (con un recibo del hotel donde la delegación de Food Expo pretende alojarse). , y el depósito (500 yuanes/persona) se pagará el 25 de agosto. Transfiéralo a la cuenta del Grupo de Recepción de la Conferencia Food Expo antes del 31 de marzo.
Tres. Arreglos de comidas
Las comidas del 65438 de junio + 65438 de octubre + de julio al 20 de octubre serán organizadas por el equipo de recepción de la conferencia. Las comidas se organizan en el hotel, en forma de buffet o comidas al estilo local. Los representantes pueden cenar a la hora indicada con cupones de comida. Los delegados que tengan necesidades especiales en materia de comidas deben comunicarse con el equipo interno de recepción de la conferencia a tiempo.
Cuatro. Arreglos de transporte
El día de la inscripción para la reunión 65438+ del 17 de octubre, el equipo de recepción instaló puntos de recepción en el aeropuerto internacional Xi Xianyang y la estación de tren de Xi. Los representantes de las delegaciones de provincias, regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno central y ciudades bajo una planificación estatal separada deben enviar por fax con antelación el número de vuelo, el número de tren y la hora de llegada a Xi'an al equipo de recepción.
Durante la Food Expo, el equipo de recepción será responsable de organizar los vehículos de transporte local para los representantes participantes.
Del 65438 de junio al 21 de octubre, el equipo de recepción de la conferencia organizará la estancia de los delegados. Los delegados que necesiten salir temprano de Xi deben comunicarse con el equipo de recepción de conferencias del hotel a tiempo. Los delegados que necesiten visitar e investigar por su cuenta después de la conferencia pueden comunicarse con hoteles y agencias de viajes por su propia cuenta.
Estándar de cobro del verbo (abreviatura del verbo)
(1) Tarifa de la conferencia: la tarifa de la conferencia para cada representante es de 600 yuanes. La tarifa de la conferencia incluye tarifas de información sobre la exposición gastronómica, tarifas de transporte intermitente, boletos para visitar los lugares de intercambio, ceremonia de entrada de imitación de la dinastía Tang y banquete de bienvenida de la dinastía Tang, boletos para el jardín Tang Furong, tarifas de la cena de clausura, recuerdos, etc. Los representantes que se hayan registrado en más de 50 grupos y deban participar en algunas actividades pueden consultar al equipo de recepción de la conferencia para obtener más detalles.
(2) Alojamiento: Dependiendo del hotel, hay dos niveles de estándares: Categoría A: 1.500 yuanes/persona, Categoría B: 1.200 yuanes/persona. También se solicita a las delegaciones que tengan otras necesidades de alimentación y alojamiento que se comuniquen con el equipo de recepción antes del 25 de agosto.
(3) Exención: los jefes de delegaciones de provincias, regiones autónomas, municipios directamente dependientes del gobierno central y ciudades bajo una planificación estatal separada están exentos de tarifas de alojamiento y tarifas de conferencia si el número de participantes de la delegación local excede; 20, las tasas de alojamiento y las tasas de conferencia para los oficiales de enlace están exentas de las tasas de conferencia(1).
Verbo intransitivo otras personas
Dado que las fechas de regreso de los representantes de Xi'an están relativamente concentradas, si los representantes que aceptan alojamiento unificado necesitan reservar boletos de vuelo (autobús) de regreso, comuníquese con la conferencia con antelación Contacta con el equipo de recepción o con el equipo de recepción de conferencias del hotel donde te alojas.
7. Información de contacto
Equipo de recepción de reuniones de la oficina del comité organizador de Food Expo:
Persona de contacto: Xiao xxxxxx
Liu Yong029 -8xxxxxx
Fax: 029-xxx
Número de cuenta de pago: xxxxx
Banco de apertura de cuenta: Industrial and Commercial Bank of China Xi'an North Street Branch.
Nombre de la cuenta: The Second China Catering Expo Conference Affairs Group.