Etiqueta para reuniones formales

Las personas que trabajan en el lugar de trabajo asisten a muchas reuniones grandes y pequeñas cada semana y cada mes. Entonces, ¿qué tipo de etiqueta se debe observar al asistir a reuniones formales? Déjame llevarte a descubrirlo.

Trabajo de reuniones

Cualquier reunión formal debe organizarse cuidadosamente. En concreto, la organización de una reunión tiene diferentes requisitos antes, durante y después de la reunión. A todos estos se les puede llamar trabajo de conferencia. El personal responsable de los asuntos de la conferencia debe respetar las rutinas, prestar atención a la etiqueta, ser meticuloso y riguroso y estar preparado para un trabajo específico.

Disposición de los asientos en el lugar

Cuando se celebra una reunión formal, normalmente es necesario organizar con antelación los asientos específicos de los participantes, especialmente de las personas importantes. Cuanto más importante es la reunión, más atención recibe la disposición de los asientos. No sólo es necesario comprender las reglas de etiqueta relativas a la disposición de los asientos en su lugar, sino que también debe seguirlas cuidadosamente. En el funcionamiento real de la reunión, debido a la diferente escala específica de la reunión, existen ciertas diferencias en la disposición específica de los asientos.

(1) Reunión pequeña

Reunión pequeña generalmente se refiere a una reunión pequeña con un número reducido de participantes. Su principal característica es que todos los participantes deben estar sentados y no existe un podio especial. Actualmente, existen tres formas principales de disposición de los asientos para reuniones pequeñas.

1. Selección de asiento gratuita. El enfoque básico es que todos los participantes tienen total libertad para elegir sus asientos y no se asignan asientos específicos.

2. Proporcione asientos para otras puertas. Por lo general, se coloca en el asiento frente a la entrada principal de la sala de conferencias como silla de reuniones. Los demás participantes pueden sentarse a ambos lados, de izquierda a derecha.

3. Colocar asientos según el escenario. Los llamados asientos según el escenario se refieren a la posición específica del presidente de la reunión, que no mira hacia la entrada principal de la sala de conferencias, sino que se basa en el escenario principal de la sala de conferencias, como la caligrafía y la pintura, la tribuna. , etc. Los asientos de los demás participantes son ligeramente iguales a los de los primeros.

(2) Reuniones grandes

Las reuniones grandes generalmente se refieren a reuniones grandes con una gran cantidad de participantes. Su característica más importante es que el lugar debe tener un podio y asientos para masas. Lo primero debe arreglarse cuidadosamente, mientras que lo segundo puede arreglarse o no.

1. Hay asientos dispuestos en el podio. El podio de los lugares grandes generalmente debe mirar hacia la entrada principal del lugar. En una multitud, las personas sentadas en el podio normalmente deben mirarse unas a otras. Se debe colocar un letrero de escritorio de doble sentido en el escritorio frente a cada miembro.

La disposición de los asientos de la tribuna se puede dividir en tres aspectos diferentes: la disposición de los asientos de la mesa, la disposición de los asientos del anfitrión y la disposición de los asientos de los oradores.

Primero, el presidium organiza los asientos. En este caso, la mesa se refiere a todos los que oficialmente se sientan en la tribuna. En la actualidad, existen tres reglas básicas para la clasificación del Presidium de nuestro país: primero, la fila delantera es más alta que la fila trasera; la segunda, el centro es más alta que los dos lados, la tercera, el lado izquierdo es más alto que el lado derecho; . Específicamente, los asientos de la oficina están en filas impares.

Antes de la reunión

Entre las diversas tareas organizativas de la reunión, el trabajo organizativo previo a la reunión es el más crítico. Generalmente incluye los siguientes cuatro aspectos diferentes.

1. Preparación de la reunión. Antes de que se pueda celebrar cualquier reunión, se debe determinar el tema (incluido el nombre de la reunión). Los grupos dirigentes pertinentes lo confirmaron antes de la reunión. El personal responsable de preparar la reunión debe organizar e implementar el tamaño, el horario y la agenda de la reunión acordados por los líderes en torno al tema de la reunión. Generalmente es necesario formar un equipo dedicado, dividir claramente el trabajo y asignar responsabilidades a las personas.

2. Aviso a emitir. En términos generales, para reuniones formales, se debe notificar la reunión con anticipación a los asistentes. Se refiere al documento escrito emitido por el organizador de la conferencia a todas las unidades participantes o participantes, y también incluye cartas de invitación enviadas a las unidades o invitados relevantes. En este sentido, hay dos cosas principales que hacer.

Primero, redacta un aviso. Los avisos de reuniones generalmente deben incluir siete puntos clave: título, tema, duración, asistentes, hora de entrada, lugar de entrada y requisitos de participación. Al redactar un aviso, asegúrese de que esté completo y estandarizado.

En segundo lugar, entrega inmediata. Al publicar convocatorias de reuniones, nos esforzaremos por garantizar que se entreguen con prontitud y sin demora.

3. Redactar documentos. Por lo general, varios documentos y materiales utilizados en la reunión deben prepararse antes de la misma. Los documentos de la reunión que deben prepararse cuidadosamente incluyen la agenda, los comentarios de apertura, los comentarios de cierre, los informes temáticos, las resoluciones de la conferencia, los materiales típicos, la introducción de antecedentes, etc. Cuando los participantes se registren, se deben distribuir algunos documentos.

4. Preparación de rutina. Responsable de los asuntos de las reuniones, a menudo es necesario estar completamente preparado para los detalles específicos involucrados en algunas reuniones.

Primero, organiza bien el lugar. Se debe seleccionar el lugar de la conferencia, las mesas y sillas en el lugar de la conferencia se deben organizar según sea necesario y se deben disponer los diversos equipos de audio, iluminación, proyección, video, fotografía, grabación, aire acondicionado, ventilación y multimedia necesarios para la conferencia. ser depurado y verificado con anticipación.

En segundo lugar, siga las normas de la reunión y comuníquese bien con el mundo exterior. Por ejemplo, notifique a los departamentos de noticias relevantes y a los departamentos de seguridad pública.

En tercer lugar, la compra de material para reuniones. A veces es necesario comprar material adicional para reuniones, como papel, cuadernos, bolígrafos, carpetas, tarjetas de visita, tarjetas de asiento, bebidas, equipo audiovisual, etc.

Reunión

Responsable del trabajo específico de la reunión y realizar el siguiente trabajo meticulosamente.

1. Servicios diarios. Durante la reunión se deberá disponer de personal especial para recibir, orientar y acompañar a los participantes dentro y fuera del recinto. Siempre se debe prestar especial atención a los invitados distinguidos que asisten a las reuniones, los ancianos, los débiles, los enfermos, las mujeres embarazadas, las minorías étnicas, las figuras religiosas, los compatriotas de Hong Kong, Macao y Taiwán, los chinos de ultramar y los extranjeros. Responder a solicitudes razonables de los participantes.

2. Inicia sesión para asistir a la reunión.

Para controlar la cantidad de personas que asisten a la reunión y hacer cumplir la disciplina de la misma, todas las reuniones grandes o importantes generalmente requieren que se registre al ingresar. Hay tres formas de registrarse para la conferencia: una es registrarse, la otra es comprar boletos y la tercera es registrarse deslizando su tarjeta. El responsable de este trabajo deberá notificar prontamente al responsable de la reunión.

3. Organización del catering. Para reuniones largas, a menudo se organizan comidas de trabajo para los asistentes. Al mismo tiempo, se debe proporcionar a los participantes bebidas saludables y deliciosas. Las bebidas proporcionadas en la reunión deben ser convenientes para que los asistentes las beban solos. No se recomienda servirles té con frecuencia. Hacerlo a menudo no es saludable, es peligroso y puede obstaculizar el camino de la otra persona. Cuando sea necesario, los participantes extranjeros también deberían recibir alojamiento, transporte y otras instalaciones que cumplan con los requisitos.

4. Registros en sitio. Todas las reuniones importantes deben grabarse en el sitio. Los métodos específicos incluyen tomar notas, imprimir, escribir a máquina, grabar audio y grabar video. Puede usarse solo o en combinación.

Responsable de redactar a mano el acta de la reunión. Contenidos básicos como nombre de la reunión,

número de asistentes, hora y lugar, contenido de los discursos, asuntos discutidos, mociones temporales, votaciones, etc. debe ser completo, preciso y claro.

5. Preparar un briefing. Para algunas reuniones importantes, a menudo es necesario preparar una sesión informativa durante la reunión. Los requisitos básicos para redactar un informe de reunión son ser rápido, preciso y conciso. Rápido requiere atención a la puntualidad; preciso se refiere al requisito de exactitud; por otro lado, la simplicidad requiere una redacción concisa.

Después de la reunión