Gestión integral de espacios expositivos
1) Gestión de las instalaciones de hardware del lugar de exposición
Las instalaciones de hardware del lugar de exposición incluyen: el lugar en sí, las carreteras alrededor del lugar, los estacionamientos y las instalaciones fuertes y débiles. La gestión de hardware es el trabajo diario de la gestión del lugar. En la actualidad, la falta de gestión de hardware y mantenimiento regular de los equipos relacionados en algunos lugares nacionales ha afectado gravemente su vida útil. Para reforzar la gestión de las instalaciones ferreteras en los recintos feriales podemos partir de dos vertientes. En primer lugar, debemos establecer un departamento de gestión estable, es decir, un departamento de ingeniería o un departamento de soporte técnico, equipado con personal técnico y de ingeniería calificado, y mejorar diversos procedimientos y reglas operativas. El segundo es formular planes de mantenimiento, conservación y actualización de las distintas instalaciones e incorporarlos al presupuesto anual.
2) Gestión de marketing de lugares de convenciones y exposiciones
La gestión de marketing de lugares de convenciones y exposiciones incluye: determinación de los artículos de servicio de los lugares de convenciones y exposiciones, determinación del plazo de arrendamiento, determinación y pago anticipado de alquiler, canales de venta, métodos de promoción y servicios de seguimiento una vez determinado el período de alquiler del lugar.
(1) Determinación del plazo de arrendamiento. Los eventos expositivos suelen tener una cierta estacionalidad. Por ejemplo, septiembre y junio de cada año son las temporadas altas para las actividades de exhibición, por lo que China tiene el dicho "Nueve de Oro y Diez de Plata". Durante la temporada alta, la tasa de ocupación de los lugares de convenciones y exposiciones es generalmente más alta, pero durante la temporada baja, la situación de alquiler suele ser menos que ideal. Por lo tanto, la comercialización de lugares de exhibición requiere arreglos estratégicos y tácticos claros para aumentar la tasa de ocupación fuera de temporada y garantizar los beneficios económicos del lugar. En términos generales, seguir la regla del "nueve de oro, diez de plata" depende a menudo de la naturaleza de la exposición. Las exposiciones que se centran en adquisiciones y venta minorista y brindan servicios de marketing a corto plazo a empresas generalmente se llevan a cabo durante las temporadas altas. Además, según las características financieras, de adquisiciones y estacionales de las industrias involucradas, en septiembre y octubre se pueden celebrar ferias, exposiciones y otras exposiciones. No es necesario que otras formas de actividades de exhibición se realicen en la temporada alta, por lo que esta parte de la exhibición es el objetivo principal del marketing fuera de temporada del lugar.
(2) Determinación y pago anticipado del alquiler. Debido a la estacionalidad de las actividades de exhibición, los alquileres de lugares de exhibición en varios lugares tienen escritos "precios de temporada alta" y "precios fuera de temporada", así como la paridad entre los dos. Pero en la práctica, los clientes suelen pedir precios preferenciales y los gerentes implementarán políticas preferenciales para diferentes clientes según las condiciones del mercado y las necesidades de la estrategia competitiva. Una vez negociados el plazo del arrendamiento y el precio del alquiler, el cliente suele pagar aproximadamente el 15% del alquiler según los términos del contrato.
(3) Canales de venta. El marketing de los lugares de exposición es altamente profesional y sus clientes son principalmente expositores y constructores de stands, incluidos departamentos y asociaciones gubernamentales. Los diferentes lugares tienen diferentes características históricas y arquitectónicas y son adecuados para realizar diferentes tipos de exposiciones. Por lo tanto, los administradores de espacios necesitan establecer canales de venta únicos basados en sus propias características. Además, al establecer canales de venta, es necesario comprender la relación entre expositores, constructores y otros miembros del canal para fortalecer la gestión de relaciones en los canales de comercialización y mejorar el nivel de comercialización del lugar.
(4) Métodos de promoción y servicios de seguimiento. Dado que los materiales de presentación de los lugares de exhibición se componen en su mayoría de parámetros técnicos abstractos, su gama de clientes es relativamente estrecha. Cuando se comercializa el lugar, se necesitan métodos de promoción directos orientados al cliente, como entrevistas puerta a puerta y presentaciones durante eventos de la industria. Además, una vez firmado el contrato de arrendamiento, se debe prestar atención a fortalecer los servicios de seguimiento, incluido proporcionar al arrendador un conjunto completo de información técnica sobre el lugar arrendado y realizar un seguimiento de todo el proceso de preparación de la exposición.
3) Gestión de la seguridad
La gestión de la seguridad es una parte importante de la gestión del recinto. Aunque muchos lugares están equipados con instalaciones de seguridad avanzadas, la naturaleza abarrotada de los lugares inevitablemente causará muchos riesgos de seguridad y causará algunos problemas. El mayor peligro oculto en la seguridad de los recintos feriales es el incendio, por lo que la protección contra incendios es una parte importante de la gestión de la seguridad de los recintos feriales. El antirrobo es otro foco de la gestión de seguridad de los recintos feriales. Hasta ahora, se han robado muchos actos de exposición. Aunque muchos lugares han instalado cámaras, estas no han desempeñado un papel preventivo satisfactorio. La práctica ha demostrado que, además de instalar equipos electrónicos antirrobo, como cámaras, reforzar las fuerzas de seguridad y movilizar a los clientes para aumentar la concienciación sobre la prevención son medidas antirrobo eficaces. Además, la congestión del tráfico dentro y alrededor de las sedes también es un problema de seguridad que la mayoría de las sedes en China deben afrontar. Para evitar esta situación, no se permite que los vehículos se estacionen aleatoriamente en el recinto y no se permite la emisión de pases de estacionamiento de forma indiscriminada. El tráfico fuera del recinto depende del departamento de gestión de tráfico. Cuando se realice una exposición a gran escala, se debe notificar al departamento de gestión del tráfico con antelación para obtener su apoyo. Finalmente, es necesario fortalecer la gestión de la audiencia y el entorno circundante, y cuando sea necesario, exigir al departamento de seguridad pública local que brinde apoyo a quienes alteren el orden normal del recinto.
4) Gestión financiera de los recintos feriales
Establecer un sólido sistema de gestión financiera es la garantía para mejorar los beneficios económicos de los recintos feriales. Además de establecer un sistema eficaz de presupuesto y ejecución del presupuesto, y procesos estrictos de cuentas por cobrar y por pagar, la gestión de costos es el núcleo de la gestión financiera de la exposición. Los administradores de lugares de convenciones y exposiciones deben fortalecer la conciencia de los costos, determinar razonablemente la tasa de utilización de los lugares de convenciones y exposiciones y sus equipos, realizar análisis detallados de costo-beneficio de las inversiones y optimizar diversos recursos del lugar de acuerdo con las características estacionales de las exposiciones.
Además, los administradores de los recintos feriales también deben prestar atención a la gestión de recursos humanos de la empresa y a la gestión de las relaciones con los clientes para estimular mejor el potencial de los empleados y clientes y mejorar la competitividad central de sus empresas.
Es muy importante mejorar el nivel de gestión ambiental del recinto, hacer un buen trabajo en materia de ecologización y limpieza dentro y alrededor del recinto, introducir conceptos ecológicos en el diseño y la construcción del recinto y en la construcción y disposición de los stands, y hacer un Buen trabajo en conservación de energía y eliminación de residuos generados por las actividades expositivas.