Cómo escribir un sistema de gestión de inventario, compras y ventas de almacén
En términos generales, los almacenes de hoteles incluyen: almacén de alimentos frescos, almacén de productos secos, almacén de verduras, almacén de carnes, almacén de frutas congeladas, almacén de tabaco y alcohol, almacén de grandes almacenes, almacén de artesanías, tabaco y almacén de alcohol Almacenes, almacenes de alimentos, almacenes de montaña, depósitos de petróleo, almacenes de gas licuado de petróleo, almacenes de material de construcción y decoración del departamento de energía, departamento de limpieza, agentes de limpieza, líquidos, polvos, almacenes de artículos sanitarios, departamento de jardinería macetas.
2. Aceptación de la mercancía:
(1) El almacenista deberá aceptar los artículos adquiridos por el comprador, independientemente de la cantidad, y hacer lo siguiente:
①Si el nombre, las especificaciones, el modelo y la cantidad de la factura no coinciden con el producto real, no será aceptado;
②La cantidad en la factura no coincide con la cantidad real, pero el nombre, las especificaciones y el modelo son consistentes y la aceptación puede basarse en la situación real;
(3) Las materias primas alimentarias compradas deben ser aceitosas, no frescas ni malolientes.
(4) No se aceptarán productos comprados dañados.
(2) Después de la aceptación, complete cuatro copias del formulario de aceptación según el nombre, especificación, modelo, precio unitario, unidad, cantidad y cantidad de los productos enumerados en la factura. Se mantendrá en el almacén y el otro se entregará al comprador para su reembolso, un material de entrega contable.
3. Almacenamiento:
(1) Todos los materiales después de la aceptación, excepto los asignados directamente, se almacenarán en el almacén;
(2) En el almacén; almacén Los artículos deben apilarse en un lugar fijo;
(3) El apilamiento debe ser organizado, limpio y hermoso, y los artículos que no se pueden apretar deben colocarse planos en los estantes.
(4) Todos los artículos del inventario deben registrarse uno por uno. Cuando los artículos se almacenan, el número se agrega a la tarjeta y cuando se emite el artículo, el número se resta para producir un. resto; la tarjeta se fija delante del objeto.
4. Almacenamiento e inspección aleatoria:
(1) Los artículos del inventario deben inspeccionarse con frecuencia para evitar infestaciones de insectos, picaduras de ratas, moho y deterioro, y para minimizar la tasa de pérdida de material. .
(2) Inspecciones aleatorias:
(1) Los gerentes de almacén deben realizar con frecuencia inspecciones aleatorias de los materiales bajo su control para verificar si los objetos físicos son consistentes con las tarjetas o cuentas. Si no son consistentes, deben verificarse a tiempo.
(2) Los contadores de materiales o el personal administrativo relacionado también deben verificar periódicamente los materiales del almacén para verificar si las tarjetas de la cuenta coinciden, si los artículos de la cuenta coinciden y si las partidas de la cuenta coinciden.
5. Recepción y distribución de materiales
(1) Plan o informe de recepción de materiales:
(1) Todos los bienes recibidos según normativa deben formularse con antelación Planificarlo y enviarlo al departamento de inventario para su preparación;
(2) El gerente de almacén organiza el plan informado de acuerdo con el pedido de entrega diario, elabora un catálogo y prepara los artículos para que los recoja el repartidor;
(2) Entrega y entrega
(1) Cada departamento y unidad generalmente requiere que una persona designada sea responsable de recoger la mercancía;
(2 ) El recolector debe completar la lista de selección (incluyendo fecha, nombre, especificación, modelo, cantidad, precio unitario, propósito, etc.) y firmar, y el gerente del almacén entregará la mercancía con el comprobante
(4). ) Al entregar mercancías, el empleado del almacén debe prestar atención al comienzo temprano y al revés.
(3) Precio del producto:
(1) Los productos generalmente se envían según el precio de compra. Si un mismo producto tiene diferentes precios de compra, generalmente se distribuirá en función del precio medio.
② Los materiales que deben transferirse fuera del hotel generalmente se transfieren al precio de compra original o al precio promedio más los gastos de manipulación y gestión.
6. Inventario:
(1) Los materiales del almacén requieren un inventario pequeño y mediano cada mes, un inventario grande al final del mes y un inventario exhaustivo a los seis meses. al final del año;
(2) Los resultados del inventario se informarán al Departamento de Finanzas para su revisión;
(3) Los envíos se detendrán durante el período del inventario.
7. Teneduría de libros:
(1) Establecer libros de cuentas y libros de registro, que deben ser ordenados, completos y claros de un vistazo;
(2 ) Los libros de cuentas deben configurarse en categorías y las cuentas de materiales deben configurarse de acuerdo con variedades, modelos y especificaciones;
(3) Al realizar la contabilidad, primero se deben revisar la factura y el formulario de aceptación, y luego contabilidad.
Si hay algún error, debe resolverse de manera oportuna y no debe registrarse hasta que se aclare y corrija;
(4) El formulario de aceptación y el formulario de solicitud deben revisarse antes de poder ingresarlos. en la cuenta; de lo contrario, deben devolverse al encargado del almacén para realizar las formalidades antes de que puedan ingresarse en la cuenta;
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(5) Los materiales emitidos se cotizan utilizando el peso ponderado; método promedio, y la diferencia en el precio al final del mes se divide en tres partes, una para el contable, otra para el departamento y otra para el departamento de finanzas;
(6) Marcación directa El el envío y la recepción de materiales deben registrarse como otros materiales de almacenamiento;
(7) Los honorarios de gestión y de manipulación para la transferencia de materiales desde el hotel no se compensarán con el costo del material, pero se compensarán con el costo del material. Departamento de Finanzas;
(8) Los materiales importados deben convertirse fielmente al precio unitario en RMB según la cantidad de la factura, el monto, los impuestos, las tarifas de cuarentena, etc., y calcularse de acuerdo con el método promedio ponderado en el momento de emisión;
(9) Para los materiales importados que aún no han llegado, como facturas, facturas de impuestos, tasas de cuarentena, etc., serán evaluados y distribuidos a final de mes. Una vez compensadas las facturas, los impuestos y las tarifas de cuarentena, se registrarán de acuerdo con el valor real, se ajustará el valor estimado tentativo y se informará al departamento de contabilidad de materiales para ajustar la cuenta de tercer nivel;
(10) Al final del mes, enviar el informe de contabilidad de materiales junto con el formulario de aceptación, enviar la lista de solicitudes de materiales al Departamento de Contabilidad de Materiales;
(11) verificar las cuentas físicas con el encargado del almacén y verifique los materiales con el Departamento de Finanzas todos los meses para asegurarse de que las cuentas sean consistentes y las cuentas sean consistentes.
8. Establecer un sistema de archivos:
(1) Los archivos de almacén deben incluir hojas de aceptación, listas de selección de materiales y libros de contabilidad físicos; Archivos contables que incluyen formulario de aceptación, lista de selección de materiales, cuenta detallada de materiales e informe de contabilidad de materiales.
Sistema de adquisición de bienes y materias primas
1. El inventario de bienes debe basarse en las características de los canales de suministro del hotel. Es adecuado tener un inventario del doble del volumen de ventas. en un cuarto. Los inventarios de materiales deben limitarse a dos meses de suministro, y los inventarios de materiales y repuestos no deben exceder el suministro de tres meses.
2. Adherirse al principio de "no importar del extranjero lo que se pueda resolver localmente y no comprar de otros lugares lo que se pueda resolver localmente".
3. La adquisición de artículos, mercancías y materias primas deberá ajustarse a las normas de gestión del mercado y de gestión del comercio exterior.
4. Para compras no planificadas o artículos especiales de emergencia, cada departamento debe notificar al Departamento de Finanzas y presentarlo al Gerente General para su aprobación antes de realizar la compra.
5. Al comprar materiales, especialmente productos personalizados, el departamento de compras debe insistir en tomar muestras primero y obtener el consentimiento del departamento de usuarios antes de personalizarlos o comprarlos.
6. Las compras de alto valor y los pedidos a largo plazo deben realizarse mediante la firma de un contrato.
7. Al comprar materias primas, artículos y productos básicos del exterior, cualquiera que utilice divisas, independientemente del monto, debe obtener la aprobación del gerente general, de lo contrario el Departamento de Finanzas rechazará el pago.
8. Para cualquier personal de compras que no cumpla con las regulaciones anteriores, el personal de contabilidad del departamento de finanzas y del departamento comercial se negará a pagar e informará al gerente general para su manejo.
Sistema de inventario de productos básicos y materias primas
1. Los desbordamientos y pérdidas de artículos de inventario, materias primas y materiales deben tratarse por separado de los desbordamientos naturales y los desbordamientos provocados por el hombre.
2. Desbordamiento natural:
(1) Después de comprar y almacenar los bienes, materias primas y materiales, consumo seco o desbordamiento absorbente de humedad en el inventario, como como fideos de arroz en alimentos y sus productos, abarrotes secos, etc. , un informe de aumento de pérdidas se puede completar dentro de un rango razonable y se puede tratar como "ingresos no operativos" o "honorarios de administración" después de que lo revise el supervisor;
(2) Pérdida o exceso que exceda la tasa de aumento o disminución razonable. Primero debe completar un informe de aumento o disminución, averiguar las razones, explicar la situación, enviarlo al gerente del departamento para su revisión y manejarlo en los "ingresos no operativos" o "gerencia". "Cuenta de honorarios" según sea necesario.
3. Pérdidas por desbordamiento provocadas por el hombre:
Las pérdidas por desbordamiento provocadas por el hombre deben identificarse, informarse al gerente del departamento para su revisión según los documentos y enumerarse en "Ingresos pendientes". o “Gastos Pendientes” según normativa aplicable en la materia.
Sistema de procesamiento de pérdidas de artículos y materias primas
1. Los artículos, materias primas y materiales se deterioran y se enmohecen, pierden su valor de uso (comestible) y deben reportarse como dañados. o desguazado.
2. El custodio llena el "Informe de deterioro, moho, daños y raspaduras de artículos y materias primas", explica verazmente los motivos de los daños y desguaces, presenta opiniones de manejo después de la revisión por parte del negocio. departamento, y los informes al gerente del departamento o al departamento de finanzas lo aprueban.
3. Verificar y aprobar las mercancías y materias primas dañadas y desechadas, y enviarlas al almacén de chatarra para su procesamiento por parte del departamento de chatarra.
4. Los informes de pérdidas y desechos serán revisados por los departamentos pertinentes junto con el Departamento de Finanzas, se presentarán opiniones y se informarán al Gerente General para su aprobación.
5. Calcule el monto de procesamiento del informe de pérdidas y desechos en la cuenta "gastos no operativos".
Sistema de gestión de compras de alimentos
1. El departamento de gestión de almacenes determina el consumo mensual de diversos productos en el inventario normal en función de las necesidades del departamento de catering y formula un plan de compras mensual en cuadruplicado Luego de informar al gerente general para su aprobación, se entregará al departamento de compras para su compra.
2. Cuando el departamento de compras reciba el plan de compras aprobado por el gerente general, el departamento de administración del almacén, el grupo de compras de alimentos, el gerente del departamento de compras y la oficina del gerente general conservarán una copia como referencia. El departamento de gestión hará una copia en función de las necesidades del departamento de alimentos. Determinar los inventarios mínimos y máximos de varios tipos de insumos.
3. Para mejorar la eficiencia del trabajo y fortalecer la planificación del trabajo de adquisiciones, se reponen periódicamente varios productos.
Sistema de gestión de adquisición de energía
1. El depósito de petróleo del departamento de ingeniería del hotel resume el uso de diversas fuentes de energía y desarrolla planes de uso trimestrales y anuales.
2. Desarrolle un plan trimestral y un plan anual (por cuadruplicado) para el uso real de la compra, preséntelo al gerente general para su aprobación y luego envíelo al departamento de compras para su compra de acuerdo con el plan.
3. Con base en el consumo de petróleo y gas y las condiciones de operación de los equipos y vehículos del hotel, determine el inventario mínimo y máximo de los depósitos de petróleo y gas en diferentes temporadas, complete el formulario de solicitud de compra y envíelo a al gerente del departamento de compras para su aprobación y luego enviarlo al responsable del equipo de compras de energía.
4. Cuando se requieran compras de energía adicionales más allá de los planes de uso estacionales y anuales, se deberá completar el formulario de solicitud de compra con un mes de anticipación.
5. Después de recibir la solicitud de compra del depósito de petróleo del departamento de ingeniería, el departamento de compras debe hacer una cotización inmediatamente, enviar la solicitud de compra al gerente general para su aprobación y enviar una copia de la solicitud de compra a. al depósito de petróleo del departamento de ingeniería para su aceptación. Envíe una copia al equipo de adquisición de energía.
Sistema de Gestión de Transporte de Energía
1. El departamento de compras compra de acuerdo con el nombre, especificación y cantidad de energía comprada propuesta por el depósito de petróleo.
2. Una vez finalizados los trámites de adquisición de energía, el departamento de compras presentará los documentos pertinentes, facturas o documentos adjuntos, conocimiento de embarque, lugar de entrega, dirección de la unidad y número de teléfono, así como la entrega completa. El comprobante, junto con la encomienda, los documentos de entrega deben enviarse al depósito de petróleo para su firma y luego se harán los arreglos de entrega.
3. Los diversos procedimientos de aceptación de petróleo y gas se manejarán de acuerdo con las normas pertinentes sobre aceptación de depósitos de petróleo.
4. Una vez completada la entrega, se debe notificar a tiempo al responsable de la línea de descarga del ferrocarril y se debe remolcar el vagón vacío.
5. El estado de aceptación debe informarse al departamento de compras de manera oportuna.
Sistema de gestión de materiales del almacén
1. El encargado del almacén del hotel debe verificar estrictamente las especificaciones, calidad y cantidad de los materiales entrantes. Si se descubre que la cantidad no coincide con la factura y que la calidad y las especificaciones no cumplen con los requisitos del departamento usuario, se debe rechazar el almacenamiento de las mercancías en el almacén y se debe presentar un informe de calidad de aceptación de las mercancías al departamento de compras inmediatamente.
2. Para los materiales que hayan pasado por los procedimientos de aceptación, se deberá diligenciar un “Formulario de Solicitud de Material”, el cual será registrado por el almacén y enviado al departamento de compras para los trámites de pago. Una vez que los materiales pasan la inspección y pasan por los procedimientos de almacenamiento, el almacén es responsable de abordar todos los problemas como escasez, deterioro, moho, etc.
3. Para mejorar la planificación del trabajo de recolección de materiales de cada departamento y fortalecer la gestión de los materiales del almacén, se adopta el método de entrega de materiales cada dos días.