Notas sobre el proceso de servicio de conferencias
El trabajo de la conferencia es complejo e involucra muchos vínculos, y pueden ocurrir omisiones y errores si no se tiene cuidado. Explorar el flujo de trabajo de la conferencia en el trabajo puede hacer que el trabajo complicado de la conferencia sea conciso, claro y eficiente.
1. Preparativos previos a la reunión
Los preparativos previos a la reunión son la base y el requisito previo para hacer un buen trabajo en los asuntos de la reunión. Todo el proceso y cada vínculo de la reunión deben realizarse con cuidado. Planificado y preparado para posibles eventos. Planifique con anticipación los problemas.
(1) Formular un plan
El plan de reunión es el acuerdo general para organizar la reunión, que incluye principalmente el nombre de la reunión, propósito, hora, lugar, participantes, principal agenda, tareas de trabajo de la conferencia y división de responsabilidades, etc. El plan de la reunión debe ser conciso, claro, específico y altamente operable, y debe presentarse a los líderes relevantes para su aprobación. Una vez determinado el plan de la reunión, el departamento patrocinador convocará a todos los departamentos relevantes para celebrar una reunión de coordinación del trabajo de la conferencia para coordinar la implementación de sus respectivas responsabilidades de acuerdo con los requisitos del plan.
(2) Aclarar las tareas
En la etapa de preparación de la reunión, existen principalmente las siguientes tareas:
1. Proyecto de convocatoria de reunión. Los elementos del aviso de reunión incluyen principalmente el nombre de la reunión, contenido principal, hora y lugar de registro, unidades participantes, requisitos de registro, nombre de contacto y número de teléfono, etc. Los avisos de reuniones deben ser precisos, bien organizados y concisos. En particular, la hora y el lugar deben ser claros. La hora generalmente debe indicar el año, mes y día, y palabras confusas como "mañana" y "pasado al día". "mañana" no se puede utilizar. El lugar de la reunión debe ser exacto al piso específico, número de casa, como por ejemplo: la tercera sala de conferencias en el sexto piso del edificio de oficinas ××.
2. Emitir aviso de reunión. Las notificaciones de reuniones se pueden enviar por teléfono, mensaje de texto (WeChat), por escrito o por correo electrónico de intranet. Puede elegir una o varias al mismo tiempo según la situación. Al enviar avisos, debe prestar atención a: Primero, la confidencialidad de las reuniones confidenciales no se puede divulgar a través de mensajes de texto o WeChat. El segundo es ser responsable y garantizar que los avisos de las reuniones se entreguen a los participantes en el momento oportuno. Para notificaciones escritas, se debe preparar un formulario de registro de firma y se debe firmar cada notificación para confirmar su emisión. Enviar por correo electrónico, se conserva el acuse de recibo. Envíe por mensaje de texto o WeChat y se le debe pedir al destinatario que responda con prontitud.
3. Organizar a los participantes. Recopile estadísticas y resuma la lista de personas que solicitaron permiso en la reunión y verifique el estado del permiso si es necesario. La lista de participantes debe revisarse cuidadosamente para garantizar que no haya discrepancias, y se debe imprimir una lista en papel de quienes solicitan licencia y se debe informar a los líderes participantes o al anfitrión de la reunión de manera oportuna.
4. Coordinar la asistencia con el liderazgo. De acuerdo con los requisitos de la reunión, se invita a los líderes a asistir a la reunión a través de informes cara a cara, llamadas telefónicas, mensajes de texto, WeChat y otros métodos. Concéntrese en recordar a los líderes la hora, el lugar, los principales participantes (departamento) y la agenda de la reunión, etc. Recuerde a los líderes la hora de la reunión de manera adecuada aproximadamente 1 hora antes de la reunión.
5． Reserva una sala de reuniones. Una vez determinada la hora de la reunión, debe comunicarse inmediatamente con los departamentos de logística, propiedad y otros servicios de administración de salas de conferencias para reservar la sala de conferencias y pedirle al personal de servicios de propiedad que lo ayude con la limpieza, la colocación de mesas y sillas y otros preparativos preliminares. Si hay personal de unidades externas participando, se deberán realizar señales de orientación con antelación.
6. Preparar e imprimir instrucciones de la reunión. Para reuniones más grandes, como reuniones de trabajo de negocios en toda la provincia, reuniones de cuadros y empleados de todo el banco y reuniones de trabajo de mitad de año, las instrucciones de las reuniones deben compilarse y formatearse con palabras precisas, expresiones claras, consideración y concisión. Los contenidos principales incluyen: cumplir con los requisitos de disciplina, horario, tiempo de trabajo y descanso, lista de participantes, lista de grupos, arreglos de alojamiento o transporte, número de teléfono de turno, lista del personal de la reunión e información de contacto, precauciones, etc.
7. Realizar certificados de reuniones. Según las necesidades de la reunión se elaborarán diversos tipos de documentos como tarjetas de representación, tarjetas de asistencia, pases de entrada y salida, pases de trabajo, pases de vehículos, etc. La producción de certificados debe combinarse con el tema y el contenido de la conferencia, seguir los principios de belleza, economía y aplicabilidad, y debe ser fácil de identificar, conveniente de administrar y propicio para la seguridad.
8. Disposición del lugar. Se refiere principalmente a la disposición de la tribuna e instalaciones auxiliares. El requisito general es que sea uniforme, armonioso, solemne y generoso, y coherente con el tema y el contenido de la reunión. La primera es disponer la tribuna de forma razonable. La tribuna es el foco y el centro del lugar. Encarna el estilo y la atmósfera de toda la reunión y es el centro del diseño del lugar. Se deben considerar exhaustivamente factores como la naturaleza de la reunión, el número de personas sentadas en el escenario, la facilidad de acceso de los líderes y el tamaño del podio. El segundo es la depuración de instalaciones auxiliares.
Principalmente equipos de audio, iluminación y proyección. Disponga una cantidad adecuada de micrófonos según las necesidades de la reunión y colóquelos en los lugares apropiados, y realice pruebas de sonido uno por uno con anticipación para garantizar que cada micrófono se pueda usar normalmente. Si necesita reproducir música, debe probarlo con anticipación. Lo mejor es hacer una copia de seguridad para asegurarse de que nada salga mal. Verifique si las lámparas de iluminación del lugar están dañadas, si están dañadas, deben repararse y reemplazarse con anticipación. Las fuentes de alimentación de la cámara y el micrófono deben prepararse con anticipación. Cuando haya una demostración de proyección, ensaye con anticipación y ajuste la iluminación a tiempo según sea necesario.