Proyecto de planificación de reuniones de negocios
Modelo de planificación de conferencias de negocios
1. Introducción a la actividad
Como evento anual en la industria del comercio electrónico, esta conferencia continuará la gran ocasión y los resultados. de conferencias anteriores. Hacer un balance del pasado, ordenar el presente y hablar del futuro. La conferencia elogiará y recompensará a empresas e individuos destacados que hayan realizado contribuciones destacadas a la industria del comercio electrónico. Al mismo tiempo, la conferencia también establecerá la xx E-Commerce Service Industry Alliance y el xx E-Commerce Association Digital Service Center para construir una buena plataforma de soporte para el desarrollo simultáneo de xx e incluso empresas de comercio electrónico globales.
2. Propósito del evento
Establecer una plataforma de discusión con visión de futuro para el desarrollo de la industria del comercio electrónico y fortalecer los intercambios entre los departamentos de comercio electrónico, el mundo académico y los círculos empresariales. y explorar nuevos temas candentes en el comercio electrónico ese año, promover el desarrollo saludable, sostenible, rápido y armonioso de la industria del comercio electrónico xx.
Tres. Hora y lugar
Hora: 23 de mayo de xxx.
Ubicación: xx? ¿Pekín? Gran Salón del Pueblo
Cuarto, organización de la reunión
Patrocinador: xx E-Commerce Association
Patrocinador: Panshi Information Technology Co., Ltd.
Unidad de apoyo: xx Federación Económica Industrial
Xx Asociación Internacional de Relaciones Públicas
Xx Asociación de Alcaldes
Reunión conjunta de directores de centros de información de Ministerios y Comisiones del Consejo de Estado
p>Asociación de Promoción de la Construcción del Distrito Antiguo Xx
Unidad rectora: Comisión Nacional de Desarrollo y Reforma de la República Popular China.
Ministerio de Industria y Tecnología de la Información de la República Popular China
Ministerio de Educación de la República Popular China
Ministerio de Ciencia y Tecnología de la República Popular China República de China
Ministerio de Comercio de la República Popular de China
Administración General de Aduanas de la República Popular de China
Verbo (abreviatura de verbo) Agenda del Foro
Consejos prácticos sobre cómo planificar una reunión de negocios exitosa
La clave del éxito de una reunión de negocios importante radica en si las ideas y métodos de planificación del planificador son correctos y si se tienen en cuenta todos los detalles. a fondo y si el calendario de la reunión es razonable, como la concepción del tema de la reunión, el presupuesto de gastos de la reunión y la distribución del lugar de la reunión, la instalación del equipo de la conferencia, el alojamiento y los arreglos de catering para los participantes, y la organización del tiempo libre. para la conferencia, etc. Ante los muchos problemas encontrados en la planificación de conferencias, como planificador de conferencias, ¿ha encontrado ideas y métodos de planificación adecuados? ¿Qué se puede hacer para que esta reunión cumpla con los requisitos de los superiores, realice el tema de la reunión y resalte los aspectos más destacados de la reunión de negocios? Todo saldrá bien si se prevé y se arruinará si no se prepara. La planificación de reuniones es toda la preparación para organizar la reunión. Un buen plan de planificación de conferencias debe comenzar con un plan presupuestario para la conferencia.
1. Presupuesto de la reunión
El presupuesto de una reunión de negocios no es un concepto. De forma general, el presupuesto del congreso incluye los siguientes aspectos:
1 Honorarios de sala de conferencias
En concreto, se puede desglosar en:
(1. ), alquiler de salas de conferencias? Por lo general, el alquiler del local ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, tribuna, pizarra o pizarrón, rotuladores con base de aceite, tizas, etc. , pero ¿algunas instalaciones no convencionales no están incluidas? Como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , cuando sea necesario instalar líneas de voz fuera del atril, es posible que se requiera presupuesto adicional.
(2) ¿Cuál es el costo del alquiler de las instalaciones para conferencias? Esta parte del costo implica principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia, equipos de video, etc. Al arrendar, normalmente es necesario pagar un determinado depósito de seguridad, que cubre los gastos de soporte técnico y mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.
(3) ¿Cuáles son los costos de distribución del lugar? Por lo general, salvo requisitos especiales, esta parte del coste está incluida en el precio del alquiler del local.
Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.
(4) ¿Otros costos de soporte? Estos apoyos suelen incluir publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios, relaciones públicas y más. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de la conferencia buscan apoyo de estas industrias individualmente, los costos pueden ser más altos que las tasas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.
Para estos soportes de servicio separados, el organizador debe indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado.
2. Costos de transporte
Los costos de transporte se pueden dividir en:
(1) ¿Cuánto cuesta el transporte desde el punto de partida hasta el punto de encuentro? ? Incluyendo vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y transporte desde estaciones de destino, aeropuertos, terminales hasta alojamiento.
(2) ¿Cuáles son los costos de transporte durante la reunión? Principalmente los costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, el transporte desde el club al lugar del comedor, el transporte desde el club al lugar de intercambio de negocios, el transporte para inspecciones comerciales y el transporte programado que otros participantes puedan utilizar. .
(3) ¿Decir adiós al tráfico y regresar al tráfico? Incluyendo vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y gastos de transporte desde alojamiento hasta aeropuertos, estaciones y puertos.
3. Costos de alojamiento
Los costos de alojamiento deberían ser fáciles de entender, ¿verdad? Es importante tener en cuenta que algunos de los cargos de alojamiento son el precio completo y otros están sujetos a impuestos gubernamentales adicionales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales.
¿La tarifa de alojamiento normal no solo está relacionada con el estándar de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios prestados en la habitación? Por ejemplo, si están abiertas las comunicaciones de larga distancia, el lavado, las bebidas del minibar, la lavandería única, el acceso a Internet, el suministro de fruta y otros servicios en la habitación. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.
4. Gastos de catering
Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.
(1), Desayuno
El desayuno suele ser tipo buffet, por supuesto también se puede comer alrededor de la mesa, y el coste se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta la particularidad de las comidas de la conferencia y la preparación de las materias primas. El número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales, de lo contrario, ¿el restaurante tiene motivos para negarse a pagar la cuenta basándose en el número real de comensales? cargo según el número de personas reservadas)
(2) Comida y almuerzo chinos
Las comidas y almuerzos chinos son básicamente cenas. ¿Podemos utilizar un presupuesto per cápita? ¿Estilo buffet, presupuesto por mesa? Alrededor de la mesa. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.
(3) Bebidas y cargos por servicio
Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al organizador que te traiga tus propias bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al nivel de consumo básico.
(4) Pausa para el té en el lugar
Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. Generalmente hay dos tipos de pausas para el té: las pausas para el té occidentales y las pausas para el té chinas. Principalmente café de estilo occidental, té negro, bocadillos de estilo occidental y frutas, mientras que el té de estilo chino incluye principalmente agua hervida, té verde o té perfumado, té de frutas, frutas, café, frutas y bocadillos.
(5)Recepción/baile de la amistad
De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de la amistad puede ser más complicado que un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el diseño del presupuesto para la recepción/baile, el lugar y el apoyo del programa.
5. Equipo audiovisual
A menos que se haga al aire libre, el coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:
El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.
El transporte, instalación y puesta en marcha de equipos, así como el control de los honorarios de soporte técnico, podrán encomendarse a proveedores de servicios expositivos.
¿Fuente de audio? Lo principal es la selección de música de fondo y música de entretenimiento que el organizador puede traer él mismo o encomendarla a un agente.
6. Gastos varios
Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la conferencia, incluyendo impresión, transporte y manipulación temporal, souvenirs, servicios de modelo y etiqueta, temporales. accesorios, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, orientación en traducción, vehículos comerciales temporales, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.
En segundo lugar, la disposición de los participantes
Invitación
No importa qué tipo de reunión, el organizador ciertamente espera que asistan las personas adecuadas (clientes). Como anfitrión, la forma en que invitas es muy importante. Generalmente, una invitación incluye tres procedimientos: divulgación de información, procesamiento de recibo y notificación de confirmación.
¿Divulgación de información? Desde la perspectiva de los medios, existen diversas formas, como materiales impresos (incluidas cartas de invitación, documentos organizacionales y avisos de reuniones), correos electrónicos, anuncios en medios impresos y anuncios en medios electrónicos. Por lo general, la divulgación de información incluye tema, hora, ubicación (provisional o candidata), agenda principal y arreglos, tarifas y estándares, etc. Algunos también incluyen un plan de reunión, que puede permitir a los asistentes saber la importancia de participar y qué esperar de la reunión.
¿Recibo? Para los organizadores, los recibos son uno de los indicadores del éxito de las actividades de planificación de reuniones de negocios. Una vez recibido el recibo, normalmente es necesario realizar estadísticas (antes de eso, es necesario recordar que el diseño del recibo es muy importante, debe ser razonable y completo, y debe incluir la siguiente información. Aclare el número (número de personas, posición, género, información de contacto, hora estimada de llegada al destino, solicitudes de bienvenida, etc.), confirme que el recibo es válido (generalmente marcado por si se ha pagado la tarifa de la conferencia), qué se debe hacer a continuación Qué es la asignación de recursos? Principalmente con respecto a la organización del stand y el alojamiento en el hotel, se puede enviar una notificación de confirmación una vez completado. ¿Cuántas formas puede tomar un recibo? Se aceptan faxes, cartas, correos electrónicos, recibos en línea o llamadas telefónicas. Se debe prestar atención a los requisitos especiales de los participantes, como familiares, acompañantes, requisitos de atención médica, agentes de transporte, hábitos alimentarios, requisitos de alojamiento, etc. Esto debe considerarse si el tema de la conferencia lo permite. Si los recibos son claros, será de gran ayuda para organizar la reunión de manera ordenada.
¿Confirmar notificación? Si la tarifa de la reunión se confirma o se puede confirmar a través de otros métodos, se puede emitir un aviso de confirmación. Al mismo tiempo, se deben publicar la ubicación exacta, la hora, la agenda, los procedimientos de registro y las notas de la reunión.
Si se trata de una reunión de pequeña empresa, iniciar sesión es relativamente sencillo, solo una lista de registro. Pero si se trata de una gran reunión de negocios, entonces registrarse es una tarea complicada.
A menudo, el registro de reuniones está asociado con los arreglos de alojamiento. Si desea registrarse para una reunión grande sin ninguna confusión, ¿son necesarios los procedimientos y preparativos necesarios? Estadísticas de recepción, formulario de registro, personal de orientación y asistencia, número de habitación exacto y número de habitación del hotel, tabla de asignación de habitaciones, llaves, sobre pequeño con el nombre del huésped y número de habitación (generalmente proporcionado por el hotel), instrucciones de ruta relativamente obvias para registrarse en el hotel, aviso de reunión, cronograma detallado de la reunión, ruta de inspección y método de participación, descripción de la función del hotel y estándares de pago, reserva y confirmación de regreso, uso del transporte comercial y estándares de pago, etc. Si es posible, intente iniciar sesión por computadora. En circunstancias normales, ¿debería haber al menos 6 empleados de servicio de check-in? El tiempo de trabajo debe asignarse razonablemente de acuerdo con la hora de llegada de los participantes en la reunión.
Si los artículos de entrega están diseñados con antelación, será de gran ayuda para realizar el check-in y el check-in.
Arreglos de catering
En términos generales, las reuniones suelen organizar las comidas en conjunto. ¿Suele haber dos tipos de arreglos de catering? Buffet o mesa. Las categorías incluyen colecciones chinas, occidentales y musulmanas.
Organizar las reuniones de catering de manera uniforme es muy importante para el control de costes. Los buffets generalmente se pueden controlar mediante la emisión de cupones de comida (muchos hoteles tienen requisitos mínimos para el número de personas que cenan en los buffets y se pueden formular con anticipación las etiquetas de las comidas y los menús, y se pueden distinguir estrictamente los representantes oficiales, los acompañantes y los familiares). Si tienes requisitos especiales, puedes negociar con el restaurante. ¿Los arreglos para cenar estilo mesa son más complicados? Especialmente en grandes conferencias. Las cuestiones que deben considerarse al organizar las comidas alrededor de la mesa incluyen: horario de comida, número de personas por mesa, boletos de comida, disposición de las personas en la misma mesa, personas con hábitos alimentarios especiales, tipos de bebidas y pago. Cabe recordar que durante las inspecciones previas a la reunión se debe prestar atención a la higiene del restaurante y del menaje para no causar problemas de higiene a los comensales. Si los comensales no pueden cenar juntos a tiempo, puedes abrir mesas con suficiente gente para garantizar los derechos de los comensales.
En tercer lugar, determinar el tiempo, el proceso y la gestión de objetivos, y proporcionar retroalimentación y ajustes.
El control del tiempo se expresa generalmente en forma de programación (cuenta atrás).
Asegúrese de organizar su tiempo sabiamente y deje margen de maniobra. En términos generales, el tiempo y el progreso anteriores deben organizarse estrechamente para garantizar que haya tiempo para ajustes y mejoras posteriores.
Toda la actividad es un proyecto sistemático, y la gestión de procesos se refiere a la interconexión, coordinación, cooperación y combinación orgánica de los distintos contenidos de trabajo de la actividad. Por ejemplo, para un evento, solo cuando se determina el tema y el significado se puede determinar la agenda y las especificaciones; solo cuando se determina la escala y las especificaciones se puede determinar el número de personas; solo cuando se determina el lugar se puede implementar; y el lugar se puede organizar en el sitio. La gestión de procesos permite al coordinador general tener una comprensión clara de todas las partes de toda la actividad y es fácil descubrir los puntos clave, los puntos clave y las dificultades del trabajo, que generalmente están representados por un diagrama de bloques del programa.
En cuarto lugar, planificación del evento, determine el tema del evento.
La planificación de eventos incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Planificación de la agenda de la reunión. La mayoría de las conferencias de prensa incluyen discursos, lecturas preliminares y demostraciones de rutina. De hecho, aunque las reuniones de negocios son reuniones formales, pueden ser más activas, especialmente la apertura de la reunión. Al organizar la agenda de la reunión, debemos prestar atención a la compacidad y la coherencia. Desde un punto de vista práctico, generalmente es adecuada una o dos horas.
2. Determinar los participantes es una tarea muy importante y también es un factor variable. Sus cambios afectarán las especificaciones y la escala de toda la reunión y, por lo tanto, afectarán a todos los factores de la reunión. Por ejemplo, la asistencia y ausencia de personas importantes pueden afectar las especificaciones, o por conveniencia, el lugar de la reunión o parte de la reunión se puede organizar en el aeropuerto o en la sala VIP, o se puede ajustar el horario. Entonces, ¿esto está controlado por el esfuerzo de coordinación general? ¿El punto clave? , debería centrarse en.
Verbo (abreviatura de verbo) para formular planes de actividades y planes de operación específicos.
El plan de planificación de eventos es un texto estratégico y táctico que orienta todo el evento y se utiliza para planificar el evento. Generalmente, lo proporcionan los miembros principales de la conferencia.
Los planes de operación específicos se utilizan en empresas o para ayudar a las agencias de relaciones públicas a guiar las operaciones específicas de todo el evento. Generalmente son bastante detallados, hasta cada paso de cada persona e incluso hasta el contenido. de la insignia, y el tiempo se reduce al minuto. El personal de la conferencia general tiene una copia.
6. Control in situ
El control in situ forma parte de la adaptabilidad general del coordinador. De hecho, un buen coordinador hará el trabajo primero: primero, evitar la aparición de variables. Por ejemplo, entrena un poco en horarios habituales y haz algunos ensayos de antemano. Desde un punto de vista práctico, los cambios repentinos de escena a menudo se deben a una mala comunicación, mala consideración y negligencia en la etiqueta. La atención debe centrarse en estos aspectos; en segundo lugar, preparar planes alternativos con antelación; en tercer lugar, centrarse en la acumulación de capacidades de procesamiento flexibles in situ.
Los funcionarios y distribuidores entrantes deben acompañarse y comunicarse entre sí, y los reporteros entrantes deben ser tratados por igual. Cierta información no puede revelarse al Medio A, pero debe mantenerse confidencial para el Medio B. Las noticias extraídas por los reporteros en. La persona generalmente no es adecuada. Dígaselo a los demás.
A la hora de controlar el ambiente, ¿está el coordinador general en una posición equilibrada? ¿Enfocar? De hecho, el ambiente es relajado y animado, y los participantes se sentirán muy cómodos. Otro factor importante es el hosting. Sería mejor si lo alojara yo mismo, pero suele estar demasiado ocupado. Por lo tanto, durante la conferencia de prensa, es necesario organizar algunas cosas con anticipación y comunicarse completamente con el anfitrión con anticipación para que tenga una comprensión general y una comprensión del estilo de toda la conferencia.
En el proceso de demostración y explicación del producto, se pueden utilizar algunos medios tecnológicos modernos, combinados con diagramas esquemáticos bien realizados, gráficos tridimensionales, vídeos, diapositivas, etc. , para ayudar a los participantes a comprender.
Toda la reunión debe tener una conclusión formal. Si está previsto que la rueda de prensa finalice antes de la cena o el almuerzo, deberá realizarse una recepción o banquete buffet, etc. Al final de la reunión, el moderador anunciará la hora y el lugar.
Siete. Otros
Servicios de secretaría
Los llamados servicios de secretaría se refieren a la prestación de diversos servicios de secretaría, personal de mantenimiento, compras temporales, conductores temporales, guías turísticos y otros servicios a los organizadores de exposiciones. ¿Estos servicios generalmente se brindan de manera temporal o puntual y generalmente se calculan por categoría en el presupuesto sin desglosarse? Se puede calcular según gastos imprevistos u otras categorías. Si lo administra una agencia, infórmele que esté lista para recibir servicio en cualquier momento. La contabilidad final de tarifas de servicio entre la agencia y el organizador será firmada por las personas de contacto designadas por ambas partes y aprobada por el personal financiero o relevante de ambas partes.
Programación de vehículos
Las conferencias internacionales importantes, conferencias industriales, conferencias globales o regionales de empresas reconocidas, suelen tener un gran número de participantes y un alto estatus. Si se encuentra al anfitrión, la programación del vehículo puede no ser un problema.
Si se lleva a cabo fuera del sitio, entonces vale la pena estudiar la programación de vehículos. Normalmente las reuniones celebradas en diferentes lugares se encomiendan básicamente a organizaciones profesionales locales. La programación de vehículos implica la comunicación entre el organizador y los agentes, así como la procedencia de los vehículos en el lugar de celebración. Para el organizador, generalmente solo se proponen los requisitos de uso y disposición del vehículo, mientras que el agente debe considerar la disposición del tiempo, organizar razonablemente la cantidad de vehículos, el tiempo de caminata y la ruta, etc. Por lo tanto, el organizador debe informar al agente con anticipación la hora de llegada relativamente precisa, el número de participantes, la identidad de los invitados que llegan durante este período de tiempo y los estándares de uso del vehículo. Si hay alguna discrepancia con la predicción, el organizador debe. Dígale al agente las medidas correctivas que espera tomar y el precio que está dispuesto a pagar.
Etiqueta y Despedida
Para las reuniones, la etiqueta necesaria es el entusiasmo. El trabajo de etiqueta generalmente incluye ensamblaje de modelos, descomposición de programas, entrenamiento simple, preparación de vestuario y utilería, ejecución de etiqueta, etc.
Vale la pena señalar que la evaluación se basa en la etiqueta, las cualidades culturales y las habilidades básicas en idiomas extranjeros, en lugar de simplemente observar la forma del cuerpo para determinar si se debe reclutar. Otro punto es si la personalidad de etiqueta cumple con los requisitos del trabajo.
Las reuniones con diversos temas tienen diferentes requisitos de etiqueta. Las conferencias académicas y las reuniones gubernamentales exigen que los modelos se vistan de forma sencilla y elegante, para no robar la imagen de los expertos y funcionarios gubernamentales, mientras que las exposiciones de ventas exigen que los modelos complementen la empresa y los productos y traten de vestirse con colores brillantes que sean coherentes con la calidad. Requisitos de imagen de la empresa o producto.
Mantenimiento de pedidos
Para conferencias o exposiciones, todos esperan tener un buen pedido. Las reuniones pequeñas (especialmente las reuniones corporativas) básicamente no necesitan control de pedidos, pero el control de pedidos en grandes conferencias y exposiciones es muy importante.
Se pueden controlar grandes reuniones mediante tarjetas de delegado o tickets. Si se requiere confidencialidad, se puede producir una tarjeta de representante especialmente con la foto de identidad digital del representante impresa y se deben instalar guardias de seguridad en la entrada del lugar, el control de la exposición es más complicado porque los organizadores y expositores no están; centrado en el mismo objetivo. Los organizadores de exposiciones deben controlar el orden, mientras que los expositores deben maximizar la información y facilitar su adquisición. Algunas exhibiciones van acompañadas de exhibiciones y otras son intercambios o foros técnicos, por lo que todos los expositores o expositores generalmente se clasifican por identidad y nivel para garantizar que los intercambios o foros técnicos no sean interferidos por expositores externos o no relacionados. El método de control es una tarjeta de expositor con código de barras (debe estar equipada con un lector de códigos) o una tarjeta de representante con tarjeta magnética. Para satisfacer simultáneamente las necesidades de los expositores de maximizar la información, se ha introducido en el extranjero la gestión de tarjetas de visita electrónicas.
Una poderosa herramienta para recopilar datos rápidamente: las tarjetas de presentación electrónicas
En las exposiciones tradicionales, las tarjetas de presentación son indispensables, los expositores siempre dedican una o dos horas a clasificarlas después de la exposición. . Para reemplazar estas molestias, puede utilizar tarjetas de presentación electrónicas.
¿Las llamadas tarjetas de visita electrónicas generalmente están hechas de tarjetas magnéticas o de materiales con códigos de barras? Se puede decir que es una tarjeta de presentación especial para expositores y visitantes. Antes de emitir una tarjeta, el comité organizador solicitará a los expositores o visitantes que ingresen información personal, incluido el nombre de la empresa, información de contacto, puesto personal, naturaleza de la empresa, alcance comercial, etc., y luego almacenará esta información en la tarjeta. Al mismo tiempo, el comité organizador adquirirá dichos equipos de lectura de tarjetas magnéticas o códigos de barras para su arrendamiento, pudiendo los expositores elegir libremente si alquilarlos. Después de alquilar el equipo, los expositores simplemente lo conectan a su computadora para comenzar. Cuando los compradores necesitan entregar sus tarjetas de presentación a los expositores, solo necesitan pasar la tarjeta de admisión con su propia información en el dispositivo de lectura de tarjetas, y toda la información se transmitirá a la computadora del expositor en un abrir y cerrar de ojos. Los expositores también pueden registrar los puntos de conversación de ambas partes en la columna de comentarios correspondiente para gestionar la información de los compradores de una manera muy organizada.
Aunque estos equipos son costosos, el comité organizador de la exposición puede comprarlos y reutilizarlos. Los expositores solo necesitan alquilarlos al comité organizador a un precio más bajo, lo cual es muy asequible y conveniente. Si cada expositor y comprador utiliza tarjetas de visita electrónicas, la exposición se puede gestionar incluso como una entrada de metro y se puede registrar con precisión el número de visitantes.
Investigación/visita a la exposición
De hecho, la mayoría de las visitas o visitas a la exposición son actividades de relaciones públicas especialmente organizadas para los invitados, pero no se descarta que algunas actividades sean verdaderas inspecciones comerciales (por ejemplo, Actividades de investigación de mercado realizadas para obtener información de la industria o de la industria relacionada).
1. Inspección comercial real: de hecho, el organizador ya ha hecho arreglos para este tipo de inspección comercial. Los únicos servicios que una agencia de exhibición debe brindar son reservas y arreglos de alojamiento y comidas en el destino, transporte, conductores y pasajeros, y guías turísticos. Si es posible, se necesita una agencia para ayudar con las invitaciones a los medios y la grabación de videos. Las funciones de la empresa intermediaria equivalen aproximadamente a las de los principales departamentos de servicio y apoyo logístico del organizador.