¿Cómo planea prepararse para una conferencia de prensa?
1. Visión
Consultores financieros y planificadores de eventos especiales, recomendamos tener un objetivo y una visión clara para su evento. Defina claramente las metas y objetivos de su programa y consulte minuciosamente con su cliente. Asegúrese de registrar todas las conversaciones con proveedores y clientes para poder consultarlos cuando sea necesario.
2. Presupuesto
El presupuesto se basa en los deseos del cliente y las necesidades básicas del evento. Como describe Joe Egan en este artículo, considere cada detalle.
Algunos ejemplos son:
Gastos de publicidad y marketing
Alquiler del local
Seguridad (si es necesario)
Catering, Vino
Costos de impresión de folletos, etiquetas de nombre, folletos, etc.
Los ponentes o invitados especiales tienen sus gastos de viaje pagados.
Decoraciones de relojes, como accesorios
Pagos de entretenimiento o pagos a otros proveedores externos, como fotógrafos.
Seguro de eventos, si es necesario.
3. Lugar
A la hora de elegir el lugar perfecto, ten en cuenta el tamaño y la ubicación del mismo.
Asegúrate de que el lugar sea acogedor para los invitados y tenga suficiente espacio para acomodar a todos los asistentes de manera cómoda y elegante.
Considere la posibilidad de condiciones climáticas adversas en lugares al aire libre y en otro lugar seguro.
4. Cronograma
Se debe establecer un cronograma estricto de actividades para todos los proveedores. Según el cronograma, te asegurarás de que la fiesta transcurra sin contratiempos.
Artículos en tu agenda:
Decoración in situ (decoración, hora de llegada de proveedores, etc.)
Llegada de invitados
Servicio de cócteles y cenas
Horarios de ponentes o presentaciones
Ceremonia de clausura
Aclarar
Cualquier otro detalle propio de cada evento.
5. Decoración
Expresa intuitivamente a tus clientes y podrás desarrollar un evento temático perfecto.
Utilice las ideas de sus clientes y busque en Pinterest y otros sitios en línea combinaciones complejas de tableros y colores que se ajusten a su tema.
Regala a tus invitados una experiencia para recordar añadiendo toques especiales y detalles que destacarán en sus mentes.
6. Suministros
A la hora de planificar una fiesta corporativa, nunca escatimes en comida y gastos. Si el presupuesto permite suficiente espacio para servir comida de calidad, es un buen ejemplo.
Este artículo sobre planificación de eventos sugiere que si tu fiesta incluye cena, ofrece una variedad de opciones de carnes rojas como pollo, mariscos y opciones vegetarianas.
Aunque tu evento sea solo servicio de fiambres y cócteles, debes ofrecer opciones suficientes para los invitados con gustos personales.
7. Entretenimiento/Proveedores
El entretenimiento puede hacer o deshacer algo. Asegúrate de elegir una fiesta temática con buena música. Asegúrese de que una banda en vivo o un DJ sea la primera opción de su cliente y asegúrese de escuchar su actuación antes de contratarlos.
Si está dentro del presupuesto y alcance del evento de la fiesta, otros productores, como fotógrafos o caricaturistas, pueden ser apropiados y contribuir a la diversión y energía del evento. Los invitados también tendrán algo tangible para llevarse a casa como recuerdo.
Conclusión
Presta atención a los pequeños detalles y crearás un evento inolvidable que se convertirá en un tema candente. Utilice proveedores acreditados, recursos en línea y consejos para garantizar que su fiesta sea un éxito. Asegúrese de consultar estas 10 actividades de formación de equipos para fortalecer aún más la cultura de su empresa.