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Cómo prepararse para la apertura del departamento de limpieza
Antecedentes: un lector escribió para preguntar: "Nuestro hotel está a punto de abrir, pero como gerente de limpieza, soy profundamente consciente de los preparativos para la apertura del departamento de limpieza. El trabajo es demasiado complicado y no hay forma de comenzar. Espero poder darles algunas sugerencias. "Para este fin, invitamos especialmente al manuscrito del Sr. Chen Naifa, que está detallado. y práctico. Esperamos que pueda brindar consejos prácticos a los colegas del hotel que tienen la misma confusión.
También es un desafío para los profesionales involucrados en la gestión de habitaciones prepararse para la apertura del departamento de habitaciones. en un proyecto se utiliza el método de cuenta atrás, que ha demostrado ser muy maniobrable
1 Tareas y requisitos para los trabajos preparatorios para la apertura del departamento de habitaciones de huéspedes
Antes. la apertura del departamento de habitaciones para huéspedes El trabajo de preparación es principalmente para establecer un sistema operativo del departamento y hacer los preparativos completos para las operaciones de apertura y posapertura en términos de aspectos humanos, financieros, materiales y otros, que incluyen:
(a) Determinar la jurisdicción y responsabilidades del departamento de habitaciones
Después de llegar al puesto, el gerente del departamento de limpieza primero debe estar familiarizado con el diseño del hotel, preferiblemente con visitas al sitio, y luego determinar la La jurisdicción del departamento de limpieza y el alcance principal de las responsabilidades se basan en la situación real, y hará sugerencias específicas. La alta dirección del hotel convocará a los departamentos pertinentes para discutir y tomar decisiones. El gerente de limpieza debe considerar la situación general y tener un buen sentido del servicio. La división profesional del trabajo es mejor gestionar de forma centralizada el trabajo de limpieza del hotel. Esto favorece la unificación de estándares, la mejora de la eficiencia, la reducción de la inversión en equipos, el mantenimiento de equipos y la gestión del personal. , preferiblemente por escrito.
(2) Diseñar la estructura organizativa del departamento de limpieza
Para diseñar la organización de manera científica y racional, el gerente del departamento de limpieza debe considerar de manera integral varios factores relevantes. , como el tamaño, la calidad, la distribución del edificio y las instalaciones del hotel. Equipo, posicionamiento en el mercado, políticas comerciales, objetivos de gestión, etc.
(3) Formule una lista de compra de bienes
Hay muchas cosas antes de que abra el hotel y la compra de suministros comerciales es una tarea que consume mucha energía. Es muy difícil para el departamento de compras completar esta tarea por sí solo, y todos los departamentos comerciales deben ayudarlos a completarla. Ya sea el departamento de compras o el departamento de limpieza, se deben considerar las siguientes cuestiones al formular la lista de compras del departamento de limpieza:
1. Las características arquitectónicas de este hotel están estrechamente relacionadas con el tipo y la cantidad de artículos comprados. De acuerdo con las características del edificio, por ejemplo, el piso de la habitación de invitados generalmente debe estar equipado con camiones de trabajo, pero para algunos edificios estilo villa, los camiones de trabajo no influyen directamente. relacionado con el número de habitaciones en cada piso Para hoteles con aproximadamente 18 a 20 habitaciones en cada piso, el gerente de limpieza debe decidir si el equipo de limpieza principal en cada piso es uno o dos La configuración de algunos equipos y suministros. el departamento también está relacionado con la organización laboral y el volumen de negocios relacionado del departamento de habitaciones.
2 Estándares de la industria La Administración Nacional de Turismo ha emitido los "Requisitos de calidad y equipamiento para suministros de habitaciones de hotel con clasificación de estrellas". , es la base principal para que los administradores de habitaciones formulen listas de compras.
3. Los estándares de diseño del hotel y su posicionamiento en el mercado objetivo. El gerente de habitaciones debe hacer una lista basada en la situación real del hotel, los estándares de las estrellas de diseño y los estándares de la industria nacional. Al mismo tiempo, en función del posicionamiento en el mercado objetivo del hotel, debe considerar la demanda de suministros para las habitaciones. el mercado de origen objetivo.
4. Tendencias de desarrollo de la industria. Los gerentes de sala deben prestar mucha atención a las tendencias de desarrollo de la industria, tener un cierto grado de visión de futuro en el suministro de productos y no deben ser demasiado tradicionales y conservadores. Por ejemplo, es un intento útil para un hotel reducir los artículos innecesarios en las habitaciones en función de las necesidades de los huéspedes.
5. Otras situaciones. Al formular la lista de adquisición de materiales, los departamentos y el personal relevantes también deben considerar otros factores relevantes, como la ocupación de habitaciones y los fondos del hotel. El diseño de la lista de compras debe estar estandarizado y suele incluir las siguientes columnas: departamento, número, nombre del proyecto, especificaciones, unidad, cantidad, proveedor de referencia, observaciones, etc.
Además, cada departamento debe determinar los estándares de equipamiento para proyectos relevantes al formular listas de compras.
(4) Colaborar en las adquisiciones.
Aunque el director del departamento de limpieza no es el responsable directo de las tareas de compras, esta labor tiene un gran impacto en la apertura y funcionamiento del departamento de limpieza. Por lo tanto, los gerentes de limpieza deben prestar mucha atención y participar adecuadamente en los esfuerzos de adquisición. Esto no sólo puede reducir la carga para el gerente de compras, sino también garantizar que los productos adquiridos cumplan con los requisitos en gran medida. El gerente de limpieza debe verificar periódicamente la disponibilidad de todos los artículos con la lista de compras, y la frecuencia de las comprobaciones aumenta gradualmente a medida que se acerca la fecha de apertura.
(5) Participar o ser responsable del diseño y producción de uniformes.
Es una práctica común en la industria hotelera que el departamento de limpieza participe en el diseño y producción de uniformes. Debido a que el departamento de limpieza es responsable del lavado, almacenamiento y reposición de uniformes, los gerentes de limpieza a menudo lo tienen. su propio estilo único y capacidad de apreciación de la selección de telas de los uniformes.
(6) Preparar el manual de operaciones del departamento
El manual de operaciones es una guía para el trabajo del departamento y la base para la capacitación y evaluación de los empleados del departamento. En términos generales, un manual de operaciones puede incluir responsabilidades laborales, procedimientos de trabajo, reglas y regulaciones y formularios operativos.
(7) Participar en la contratación y formación de empleados.
Normalmente, el departamento de recursos humanos y el departamento de limpieza son responsables de la contratación y formación de los empleados. En el proceso de contratación de empleados, el departamento de recursos humanos selecciona inicialmente a los candidatos de acuerdo con los requisitos generales para trabajar en un hotel, y el gerente de limpieza es responsable de garantizar la admisión. La formación es una tarea importante antes de la apertura del departamento. El director del departamento de habitaciones debe partir de la situación real del hotel, formular planes prácticos de formación del departamento, seleccionar y formar a los formadores del departamento, guiarlos en la redacción de planes de enseñanza específicos, supervisar la implementación del plan de formación y garantizar que el trabajo de formación alcance los objetivos. resultados esperados.
(8) Establecer archivos de las habitaciones
Antes de abrir, establecer archivos de las habitaciones es de gran importancia para la futura gestión de las habitaciones. Muchos departamentos de limpieza de hoteles han descuidado este trabajo durante este período y han perdido la oportunidad de recopilar una gran cantidad de información de primera mano.
(9) Participar en la aceptación de la sala de informática.
La aceptación de las habitaciones de huéspedes generalmente está a cargo del departamento de infraestructura, el departamento de ingeniería, el departamento de habitaciones y otros departamentos. El departamento de limpieza participa en la aceptación de las habitaciones, lo que puede garantizar en gran medida que la calidad de la decoración de las habitaciones cumpla con los estándares requeridos por el hotel. Antes de participar en la inspección de aceptación, el departamento de limpieza debe diseñar una lista de verificación de aceptación de habitaciones basada en las condiciones del hotel y brindar la capacitación correspondiente al personal de los departamentos participantes. Después de la aceptación, el departamento debe mantener una lista de verificación para futuras inspecciones de seguimiento.
(10) Responsable de la limpieza básica de toda la tienda.
El departamento de limpieza juega un papel sumamente importante en las labores básicas de limpieza de toda la tienda. Este departamento es responsable de toda la limpieza de infraestructura no solo en las áreas de habitaciones, sino también en el lobby y otras áreas públicas relacionadas. Además, dirige los esfuerzos de limpieza de infraestructura de otros departamentos. El éxito de la limpieza de infraestructuras antes de la apertura incide directamente en la protección de los productos hoteleros. Muchos hoteles han dejado arrepentimientos permanentes por su negligencia en esta labor. Antes de que abra el hotel, el departamento de limpieza debe trabajar con la alta dirección del hotel y los departamentos responsables pertinentes para determinar el plan de limpieza de la infraestructura para cada departamento. Luego, el equipo de megafonía del departamento de limpieza capacitará a los empleados de cada departamento en conocimientos y habilidades de limpieza y equipará a cada uno de ellos. departamento con el equipo y agentes de limpieza necesarios, y proporcionar inspección y orientación sobre el proceso de limpieza.
(11) Departamentos para operación simulada
Una vez que todos los preparativos estén básicamente en su lugar, el departamento de limpieza puede llevar a cabo operaciones de simulación de departamento. Esta es a la vez una prueba de preparación y una base sólida para las operaciones formales.
2. Plan de preparación para la apertura del departamento de limpieza
Elaborar un plan de preparación para la apertura del departamento de limpieza es la clave para garantizar el normal funcionamiento del departamento antes de su apertura. . Existen muchas formas de planes de preparación de apertura y los hoteles suelen utilizar una cuenta regresiva para garantizar el progreso normal de los preparativos de apertura. El método de cuenta atrás se puede expresar de dos formas: tabla y texto. El siguiente es un plan de trabajo escrito previo a la apertura solo como referencia.
Ejemplo: Plan de trabajo preparatorio para la apertura del departamento de habitaciones de un hotel.
(1) 17 semanas antes de la inauguración.
Contactar con el contratista del proyecto es responsabilidad del coordinador del proyecto o gerente del hotel, pero el gerente de limpieza debe establecer este canal de comunicación para futuros contactos.
(2) 16 semanas a 13 semanas antes de la apertura.
1. Participar en la selección de materiales y estilos de uniformes. 2. Comprender el número, la categoría y las especificaciones de las camas de las habitaciones y confirmar la orientación de varias habitaciones. 3. Comprender la configuración de recreación hotelera y otras instalaciones de apoyo. 4. Deje en claro si el departamento de limpieza utiliza computadoras. 5. Conocer los planos de diseño de todas las áreas y realizar inspecciones in situ. 6. Comprender los pedidos relevantes y las listas de artículos existentes (ropa de cama, formularios, artículos para huéspedes, artículos de limpieza, etc.). ).7. Comprender todas las órdenes ejecutadas y complementar las órdenes que aún no se han ejecutado. 8. Asegúrese de que todos los artículos pedidos estén en su lugar un mes antes de la apertura. Negociar con el gerente general y los departamentos relevantes sobre los métodos de almacenamiento y control de los artículos principales antes de la apertura, y establecer procesos de trabajo para la aceptación, almacenamiento y consulta de pedidos. 9. Verifique si faltan muebles y equipos necesarios, mientras se asegura de mantenerse dentro de su presupuesto. 10. Si el hotel no cuenta con cuarto de lavado, es necesario inspeccionar el cuarto de lavado local y redactar un contrato de lavado externo. 11. Decidir qué elementos de trabajo deben subcontratarse, como control de plagas, limpieza de exteriores y ventanas, y ofertar y negociar estos proyectos en consecuencia. 12. Organización del departamento de diseño. 13. Redactar descripciones de trabajo para cada puesto en el departamento y formular un plan de capacitación antes del inicio del turno. 14. Implementar la contratación de empleados.
(3) Desde la duodécima semana hasta la novena semana antes de la apertura.
1. Determinar los estándares de distribución de las habitaciones de acuerdo con los requisitos de diseño del hotel. 2. Desarrollar una serie de estándares y sistemas como el inventario departamental. 3. Desarrollar un plan para el uso y manejo de las llaves de las habitaciones. 4. Desarrollar un sistema de gestión de seguridad para el departamento de habitaciones. 5. Desarrollar procedimientos para recibir y utilizar productos químicos como agentes de limpieza. 6. Desarrollar procedimientos de inspección y mantenimiento de las instalaciones y equipos de las habitaciones. 7. Desarrollar un sistema de gestión unificado. 8. Establecer un sistema de inspección de calidad de las habitaciones.
(4) Desde la duodécima semana hasta la novena semana antes de la apertura.
9. Desarrollar procedimientos para el manejo de objetos perdidos. 10. Desarrollar regulaciones relevantes para las casas a reparar. 11. Establecer estándares de servicio para las salas “VIP”. 12. Establecer procedimientos de limpieza de las habitaciones. 13. Determine el precio de la lavandería para huéspedes y diseñe las mesas en consecuencia. 14. Determinar las normas de servicio pertinentes para las salas de lavandería de huéspedes. 15. Mesa de operaciones del departamento de diseño. 16. Desarrollar un plan de capacitación del personal antes de la apertura.
(Viernes) La octava a sexta semana antes de la apertura.
1. Revisar el plano de diseño del lavadero. 2. Comuníquese con el proveedor de artículos de limpieza para asegurarse de que todos los suministros necesarios estén disponibles al menos un mes antes de la apertura para garantizar el progreso normal de la "recuperación de tierras" del hotel. 3. Prepare un formulario de aceptación de habitaciones para huéspedes. 4. Aprobación de salarios y beneficios para los empleados de este departamento. 5. Inspeccionar y aprobar estándares de equipos para todas las telas y artículos. 6. Implementar un plan de capacitación de empleados antes de la apertura.
(Sábado) La quinta semana antes de la apertura.
1. Revisar los planes y procedimientos de limpieza y mantenimiento de mármol y otros materiales de superficie especiales. 2. Desarrollar procedimientos para el suministro de suministros para huéspedes y artículos de limpieza. 3. Desarrollar métodos alternativos de limpieza de pisos y planes de mantenimiento. 4. Establecer procedimientos de inspección y presentación de informes para las salas OK. 5. Determinar los canales de comunicación entre la recepción y el departamento de limpieza. 6. Desarrollar planes de incentivos para los empleados (regulaciones de recompensas y castigos). 7. Desarrollar ciclos de planificación e higiene de las habitaciones y procedimientos de trabajo (como girar colchones). 8. Desarrollar un plan de limpieza y mantenimiento para todas las oficinas administrativas y administrativas, aclarando las responsabilidades de limpieza y mantenimiento para todos los departamentos relevantes. 9. Establecer procedimientos de gestión documental para el servicio de limpieza y lavandería. 10. Continuar implementando programas de capacitación de empleados.
(7) La cuarta semana antes de la apertura.
1. Trabajar con el Departamento de Finanzas para establecer un conjunto de estándares de inventario total para ropa de cama, utensilios y artículos para huéspedes en función de la demanda anticipada. 2. Consultar todas las fechas de entrega y recepción de habitaciones. 3. Prepare suficientes productos de limpieza para limpiar antes de abrir. 4. Determinar los estándares de almacenamiento de los artículos del almacén. 5. Asegúrese de que todos los artículos de la habitación de huéspedes estén colocados en los estantes de acuerdo con las especificaciones y estándares. 6. Volver a verificar la cantidad y calidad del mobiliario y equipo con el gerente general y los departamentos pertinentes, y realizar confirmaciones y modificaciones. 7. Preparar procedimientos detallados de control y almacenamiento de mercancías con el Director de Finanzas para garantizar la exactitud, confiabilidad y razonabilidad de todos los gastos antes de la apertura. 8. Si el hotel dispone de lavadero propio, deberá contactar con el lavadero comercial social para recibir la asistencia necesaria cuando sea necesario.
9. Continuar implementando programas de capacitación de empleados.
(8) La tercera semana antes de la apertura.
1. Confirmar con el gerente de ingeniería si han llegado los repuestos para el equipo de lavandería. 2. Formalizar la estructura organizacional del departamento de limpieza. 3. Desarrollar un plan de asignación de personal basado en las necesidades de trabajo y otras especificaciones. 4. Obtener los estándares y especificaciones de diseño de las habitaciones. 5. Verifique las habitaciones con el director del proyecto de acuerdo con la lista para asegurarse de que cada habitación cumpla con los estándares. 6. Establecer procedimientos para el descarte de ropa y uniformes. 7. Con base en las tareas y requisitos de los trabajadores de costura en la tienda, determine qué tipo de trabajadores de costura se necesitan y establezca objetivos de extensión para emergencias. 8. Elaborar una lista de personas que pueden disfrutar de descuentos en lavandería en la tienda y la normativa pertinente. 9. Prepárese para limpiar la habitación de invitados por primera vez.
(9) La segunda semana antes de la apertura.
1. Comience a limpiar las habitaciones una por una y proporcione suministros a los huéspedes. 2. Lave todas las telas antes de usarlas. Se debe realizar una prueba de lavado de muestreo antes del lavado completo para determinar el mejor método de lavado para varias telas en operaciones futuras. 3. De acuerdo con el plan de ejecución del proyecto, trabajar con el líder del proyecto para inspeccionar y supervisar las áreas y proyectos relevantes uno por uno. 4. Comience a limpiar el área de fondo y otras áreas públicas.
3. Operación de prueba antes de la apertura
La operación de prueba antes de la apertura suele ser el momento de mayor actividad de un hotel y el más propenso a tener problemas. Estudiar las características y los problemas en esta etapa ayudará a reducir los problemas y garantizará una transición sin problemas de los preparativos previos a la apertura a las operaciones normales del hotel. Durante el período de operación de prueba antes de la apertura, los administradores de habitaciones deben prestar especial atención a los siguientes temas:
Actitud positiva
Cuando el hotel entre en la etapa de operación de prueba, surgirán muchos problemas. En este sentido, algunos administradores de la casa se mostrarán impacientes y culparán excesivamente a sus subordinados. El enfoque correcto es adoptar una actitud positiva, es decir, quejarse menos de los subordinados, animarlos más y ayudarlos a encontrar soluciones a los problemas. En sus comunicaciones con otros departamentos, no se centre en quién debe rendir cuentas, sino en cómo resolver el problema.
(2) Verificar periódicamente la disponibilidad de materiales.
Como se mencionó anteriormente, el Gerente de Limpieza debe ayudar en la compra y verificación de la disponibilidad de materiales. En la operación real, el departamento de limpieza de muchos hoteles a menudo descuida este trabajo, por lo que muchos elementos no están en su lugar en el momento crítico de la apertura, lo que afecta el trabajo previo a la apertura del departamento. Los elementos que a menudo se olvidan incluyen: llaveros de trabajo, trapos, sábanas desechadas, hojas de mármol, etc.
(3) Preste atención al control de procesos
Antes de la apertura, el trabajo de limpieza del departamento de limpieza era intenso y el tiempo escaseaba. Aunque los gerentes enfatizan las precauciones al limpiar, no es raro que los camareros no entiendan o "tomen atajos", como usar limpiadores ácidos fuertes para eliminar rastros y usar cuchillas para quitar los restos de construcción del vidrio, sin prestar atención a los métodos. Una vez que ocurren estos problemas, es difícil tomar medidas correctivas. Por lo tanto, la inspección y corrección oportuna por parte de los gerentes después de asignar tareas a menudo puede obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.
(4) Reforzar la protección de los productos terminados
Los daños más graves a las alfombras, papeles pintados, muebles y otros productos terminados de los hoteles a menudo ocurren en el período previo a la apertura, porque en esta etapa , la tienda tiene la mayor cantidad de equipos de construcción y todos se apresuran a ponerse al día con el progreso del proyecto. En este momento, el departamento de limpieza también tiene la tarea más pesada. Es fácil descuidar la protección y, a menudo, es difícil coordinarse con la unidad de ingeniería. A pesar de esto, los gerentes de limpieza no deben descuidar la protección de los productos terminados para evitar que queden arrepentimientos permanentes. Para mejorar la protección de los productos terminados del hotel, los gerentes de limpieza pueden tomar las siguientes medidas: 1. Se recomienda activamente que los hoteles comiencen a decorar las habitaciones después de depurar los acondicionadores de aire y las tuberías de agua para evitar dañar el papel tapiz y contaminar las habitaciones con grandes cantidades de polvo debido a las fugas de las tuberías de agua durante la depuración del aire acondicionado. 2. Fortalecer la comunicación y coordinación con las unidades constructivas de decoración. Supervisar a los gerentes de las unidades de construcción para fortalecer la gestión de los trabajadores de la construcción. El gerente de limpieza debe fortalecer la inspección de los pisos no utilizados y prestar especial atención al fenómeno de los decoradores que usan ácido fuerte para eliminar las manchas rebeldes, porque aunque el ácido fuerte puede eliminar las manchas, el daño a los artículos sanitarios pronto aparecerá y es irreparable. 3. Tome el control del piso lo antes posible y fortalezca el control del piso. Aunque hacerse cargo de un suelo tempranamente requiere un esfuerzo considerable, protegerlo es muy importante. Una vez que se toma la llave del piso, el departamento de limpieza será totalmente responsable de la protección de las instalaciones y el equipo de la habitación de huéspedes. El departamento de limpieza debe establecer regulaciones específicas y claras sobre cómo proteger las instalaciones y el equipo.
(10) Garantizar la provisión de suficientes habitaciones cualificadas.
La mayoría de los hoteles en China siempre abren con prisas y la mayoría de las habitaciones robadas tienen algunos problemas. Un problema común es que la oficina principal ha incluido el número de habitación solicitado, pero el gerente de limpieza descubre que hay algunos problemas que no se pueden resolver en este momento y el tiempo no permite cambios de habitación, lo que afecta la calidad de la habitación y la satisfacción de los huéspedes. El gerente de limpieza experimentado mantendrá activamente un estrecho contacto con el gerente de la oficina de recepción y preparará las habitaciones necesarias de acuerdo con los requisitos de la oficina de recepción y el estado actual de las habitaciones del hotel.
(11) Mientras utiliza el ordenador, prepare una mesa de emergencia manual.
Debido a diversas razones, muchos hoteles no pueden brindar capacitación oportuna y efectiva a los departamentos que utilizan computadoras antes de abrir, lo que afecta aún más las operaciones normales del hotel. Por lo tanto, es necesario que el departamento de limpieza prepare un formulario de emergencia manual.
(12) Reforzar la formación en materia de sensibilización en seguridad para prevenir accidentes diversos.
El personal de administración de viviendas debe prestar especial atención a los riesgos de incendio e informar de inmediato si las unidades de construcción utilizan llamas abiertas en los pisos. Además, es necesario mejorar la conciencia sobre la lucha contra el robo y evitar la situación en la que el personal de servicio esté demasiado entusiasmado y abra la puerta a otros de manera casual.
(13) Fortalecer la capacitación en instalaciones y equipamiento de salas de cómputo.
Un problema común en muchos hoteles al inicio de su apertura es que los camareros no entienden del todo el uso de las instalaciones y equipamiento de las habitaciones, y no pueden dar orientación y ayuda correcta a los huéspedes, provocando algunas molestias a invitados, como surf interior Uso de bañera y aseo multifuncional.