Procedimientos de etiqueta para la recepción comercial de clientes importantes
Al recibir invitados, el departamento de gestión debe formular planes de recepción para clientes importantes, coordinar los departamentos relevantes para realizar tareas de recepción, brindar apoyo logístico y hacer un buen trabajo en la transmisión y archivar información importante en el futuro. Déjame compartir contigo el proceso de etiqueta para recibir clientes importantes. ¡Espero que te sea útil!
1. Planificación y preparación
1. Después de recibir el aviso del líder de la empresa o el formulario de contacto de recepción del departamento correspondiente, el departamento de gestión integral debe comunicarse plenamente con el departamento de aplicaciones. para conocer más sobre las necesidades del cliente. Información básica: posición del cliente, horario concreto de visita, número de personas, fecha de estancia, finalidad y requisitos de recepción, etc. Sobre esta base, formularemos planes de recepción relevantes, prepararemos horarios y organizaremos estándares de recepción según corresponda.
2. Según el plan propuesto, la Dirección General notificará a los líderes y acompañantes asistentes a la reunión para determinar la hora y lugar de la reunión.
3. El Departamento de Gestión General reservará el hotel para recibir al cliente con antelación de acuerdo con los estándares de recepción en función de la situación del cliente, y organizará los estándares para bebidas, cigarrillos y comidas según corresponda; Si necesita realizar el check-in, deberá hacer una reserva con antelación de acuerdo con las normas de recepción.
4. La Dirección General planificará y organizará las cenas de los clientes en hoteles, rutas turísticas, centros comerciales y proyectos de entretenimiento según la situación.
5 Debido a las necesidades de la reunión, el Departamento de Gestión General necesita preparar flores, frutas, té de roca, equipos de audio, equipos de proyección, asientos de liderazgo, pancartas, hacer tarjetas y carteles de bienvenida y organizar la etiqueta. personal y organizar fotografías en el lugar.
6. El Departamento de Dirección General dispondrá los vehículos necesarios para la recepción según la situación para garantizar que estén limpios y tengan un buen rendimiento de seguridad. El personal de recogida y devolución es el responsable de coordinar y disponer al personal de recepción del Departamento de Dirección General.
7. Si es necesario, el Departamento de Gestión General deberá adquirir los billetes de avión y los billetes de avión para los clientes con antelación según la situación.
2. Estándares de recepción
Estándares de recepción de primera:
Personal acompañante: Director General, Subdirector General y Director del Departamento de Dirección General.
1. Saludos: El director general, subdirector general y director del departamento de gestión integral le recibirán en el aeropuerto, estación o en la entrada de la empresa. Presta atención al tiempo de espera y llega al punto de encuentro con antelación para esperar. Cuando la recepcionista presente a los invitados, preste atención al orden (obedezca el orden de presentación). El enfoque formal es presentar primero al anfitrión y luego a los invitados; presentar primero a los de posiciones inferiores y luego a los de posiciones superiores; grupo. Al recibir invitados extranjeros, si hay más de un invitado y anfitrión, se debe presentar primero al anfitrión y luego a los invitados. Sin embargo, al presentar a personas de todos los partidos, normalmente debes ser condescendiente y condescendiente según su posición. Durante la visita, el anfitrión primero extiende la mano para expresar la bienvenida. Al salir, el presentador extiende la mano primero y luego la estrecha. La fuerza del apretón de manos debe limitarse a no lastimar la mano de la otra persona. Cuando se reúne por primera vez, el tiempo generalmente se controla en 3 segundos. Durante la presentación, presente a la persona de menor estatus a la persona de mayor estatus. )
2.Visita: Acompañado del director general, subdirector general y director del departamento de gestión integral, en el camino se presentará la situación básica de la ciudad y se presentará la información de la empresa. en detalle después de llegar a la empresa.
3. Discusión: El personal de la empresa se asegura de que el ambiente, el interior y los baños de la empresa estén limpios, que la temperatura ambiente sea moderada y que la luz sea adecuada, la presentación de la empresa o los materiales relacionados, papel, bolígrafo y tazas de té. , frutas y cigarrillos se colocan en la sala de recepción. Podemos producir asientos de liderazgo, pancartas, carteles de bienvenida y carteles según sea necesario, y depurar equipos de audio, equipos de proyección y equipos de cámara.
4. Estándares de comidas: el departamento de administración general reservará hoteles de acuerdo con los estándares de la empresa:
5. Estándares del hotel: el departamento de administración general reservará hoteles de acuerdo con los estándares de la empresa:
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6. El Departamento de Dirección General planifica con antelación la ruta del tour de acuerdo con la situación, los deseos y los intereses del cliente.
7. El Departamento de Gestión General compra obsequios ceremoniales según la situación.
Estándar de segundo nivel:
Personal acompañante: subdirector general, director del departamento de dirección general y responsables de los departamentos correspondientes.
1. Saludo: Personal de la Dirección General recibirá a los clientes en la puerta de las instalaciones de la empresa y les orientará.
2. Visita: El director del Departamento de Gestión General, acompañado por el subdirector general, el director del Departamento de Gestión General y los directivos de los departamentos pertinentes, presentó la situación básica de la ciudad a lo largo del camino, y Presentó la información de la empresa en detalle después de llegar a la empresa.
3. Discusión: El personal de la empresa se asegura de que el ambiente, el interior y los baños de la empresa estén limpios, que la temperatura ambiente sea moderada y que la luz sea adecuada, la presentación de la empresa o los materiales relacionados, papel, bolígrafo y tazas de té. , frutas y cigarrillos se colocan en la sala de recepción.
4. Estándares de comidas: el departamento de administración general reservará hoteles de acuerdo con los estándares de la empresa:
5. Estándares del hotel: el departamento de administración general reservará hoteles de acuerdo con los estándares de la empresa:
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6. La Dirección General compra obsequios según los estándares de la empresa.
Estándar nivel 3:
Personal acompañante: responsables de departamento y personal relevantes.
1. Visita: Acompañado por personal y gerentes de departamento relevantes, el personal relevante presentará la situación básica de la ciudad a lo largo del camino y presentará la información de la empresa en detalle al llegar a la empresa.
2. Discusión: El personal de la empresa se asegura de que el entorno, las habitaciones y los baños de la empresa estén limpios y ordenados. La presentación de la empresa o los materiales relacionados, papel, bolígrafos y tazas de té se colocan en la sala de recepción.
3. Normas gastronómicas: El Departamento de Gestión General reservará hoteles de acuerdo con los estándares de la empresa:
3. Etiqueta de recepción:
1. bien vestido.
2. Comportamiento: firme y digno, tranquilo y generoso.
3. Discurso: Tono gentil, educado y elegante.
4. Actitud: sincera y entusiasta, ni humilde ni arrogante.
5. Al saludar a los clientes, preste atención al tiempo de espera. Espere en la puerta de la empresa o en la estación o aeropuerto con anticipación. El personal de recepción debe prestar atención al orden al presentar a los invitados.
6. Al aceptar una tarjeta de presentación: Acéptela con ambas manos respetuosamente, léala en silencio y guárdela solemnemente en su bolsillo.
7. Al cruzar el pasillo: Generalmente camine frente al huésped por el lado derecho, gire a la izquierda de vez en cuando, siga los pasos del huésped, extienda su mano derecha en la esquina y ¿decir? Por favor, ve por aquí. .
8. Al entrar al ascensor: dígale al huésped a qué piso debe ir y déjelo entrar primero.
9. Durante la discusión: después de que los invitados estén sentados, sirva té con ambas manos, primero los invitados, luego el anfitrión, primero el líder y luego los colegas.
10. Al despedir a los invitados: Las especificaciones dependen de la identidad. Si los envías a la puerta de la empresa o del coche, saluda a los invitados para que se vayan antes de marcharse.
Cuatro. Asuntos confidenciales
Se debe prestar especial atención a la confidencialidad cuando la recepción involucre asuntos confidenciales, mensajes secretos y reuniones importantes. Durante el proceso de recepción, no solo se debe presentar hábilmente la situación de la empresa, sino también distinguir entre el interior y el exterior, respetar estrictamente los secretos comerciales de la empresa y explicar a los visitantes las ocasiones que no son aptas para la fotografía.
Verbo (abreviatura de verbo) Comentarios de información importante
El personal de recepción debe registrar rápidamente la información de los clientes visitantes importantes y recopilar, organizar y refinar la información obtenida de la comunicación con los visitantes. La información valiosa para la empresa se transmite a los jefes de los departamentos pertinentes y el Departamento de Gestión General la archiva.
Disposición de los asientos en el mostrador de recepción de negocios (imagen)
(1) Disposición de los asientos en la tribuna de la conferencia
1 La tribuna debe estar sentada y colocada. en etiquetas con sus nombres y dejar que los camaradas dirigentes se sienten en las posiciones correctas para evitar ser condescendientes unos con otros después de asumir el cargo.
2. Los asientos en la tribuna están todos dispuestos. Cuando el líder es un número impar, el líder principal está en el medio, el líder No. 2 está en la posición izquierda del líder No. 65438 0, y el líder No. 3 está en la posición derecha del líder No. 65438 No 0; cuando el número de líderes es par, los líderes 1 y 2 están en el medio al mismo tiempo, y el líder 2 está en el medio.
Aún en la posición izquierda del líder 1, el líder No. 3 todavía está en la posición derecha del líder 1.
3. Los líderes de varias agencias suben al podio al mismo tiempo, normalmente por orden de agencia. Se puede dominar de forma flexible y no se puede copiar mecánicamente. Por ejemplo, algunos camaradas veteranos respetados pueden tener una clasificación apropiada más alta, y algunos camaradas líderes más jóvenes pueden tener una clasificación apropiada más baja. Además, los clientes invitados por unidades superiores o unidades hermanas no necesariamente tienen que ser clasificados según su posición. El principio general es que los clientes de la unidad superior o de la misma unidad, cuya posición real es ligeramente más baja que la del propietario, pueden sentarse en la posición adecuada en la tribuna. Esto no sólo muestra respeto por los invitados, sino que también hace que tanto el anfitrión como los invitados se sientan más decentes.
4. Si los camaradas líderes en la tribuna pueden asistir a la reunión en ese momento debe confirmarse uno por uno antes de la reunión.
Después de que los camaradas principales lleguen al lugar, deben hacer arreglos para esperar en el salón, luego revisarlos uno por uno y decirles dónde sentarse después de subir al escenario. Si hay muchas personas en el podio, también querrás preparar un plano de asientos. Si hay cambios temporales, los asientos y las tarjetas de identificación deben ajustarse rápidamente para evitar errores en las tarjetas o vacantes de liderazgo en el podio. También tenga cuidado de completar la etiqueta con el nombre con cuidado y evite errores tipográficos.
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