¿Cuáles son las normas de etiqueta para las recepciones de negocios?
1. Comprender la situación básica del cliente
El primer paso en la recepción comercial es comprender la situación básica del cliente. incluyendo empresa, nombre, género, nacionalidad, ocupación, puesto, nivel y el número específico de personas que visitan; también hay algunos detalles, como la fecha, hora y lugar específicos de la visita;
2. Determinar las especificaciones de acogida.
Determinar las especificaciones concretas de recepción según la situación concreta del cliente.
3. Organizar enlaces de recepción
Organizar los vehículos de recepción, los vehículos de los clientes, el catering y el alojamiento de los clientes, etc., dentro de los estándares especificados.
4. Selección del personal de recepción de negocios
Seleccionar el personal de recepción y organizar todos los aspectos del trabajo de recepción de acuerdo con su capacidad laboral.
Proceso 2 de etiqueta de recepción comercial: trabajo de servicio en recepción
El servicio de recepción comercial es el enlace central en el proceso de recepción comercial y es un proceso de recepción de servicio directo cara a cara. En este proceso debemos organizar e implementar de acuerdo con los requisitos del plan de recepción, ser serios y responsables y completar meticulosamente cada servicio de recepción. Al mismo tiempo, el plan original debe revisarse e implementarse de manera oportuna en función de las circunstancias cambiantes.
El servicio de recepción de negocios requiere que los recepcionistas, especialmente la persona a cargo, comprendan la situación general y sean buenos en coordinación y comunicación; sean pragmáticos y buenos en la improvisación para informar rápidamente a los líderes superiores para recibir instrucciones; Bueno para integrar todos los aspectos de la fuerza y completar la tarea de recepción de todo corazón.
1. Recepción de clientes y arreglos de alojamiento
Llegar al lugar designado con anticipación para recibir a los clientes. Cuando los líderes y departamentos relevantes van a aeropuertos, estaciones, muelles y otros lugares para reunirse con los clientes, deben determinar e informar con anticipación la hora de reunión, el lugar, los arreglos del autobús, la hora de salida, etc. Ayude a los clientes a comunicarse con el aeropuerto o la estación para firmar boletos y recoger el equipaje. De acuerdo con la política y el plan de recepción, llegue a la casa de huéspedes del hotel donde se registrará o cenará y cumpla con la etiqueta de recepción de bienvenida. Después de que el cliente llegue a la residencia, haga arreglos para que el personal distribuya el equipaje y envíe un manual de recepción (que incluya arreglos de alojamiento, horario de actividades y arreglos de autobús, horario de comida, ubicación y precauciones relacionadas, etc.) al cliente.
2. Banquete
El líder acompañante debe llegar primero al lugar del banquete; conocer el número de personas, la hora, el lugar, el método y los estándares del banquete, y notificar al hotel en preparar cuidadosamente el menú del banquete con antelación y preparar bien el banquete. Diseñar las tarjetas de lugar y comprobarlo; El personal de recepción debe llegar al salón de banquetes con una hora de anticipación para supervisar e inspeccionar los servicios relacionados, servir platos y bebidas en estricta conformidad con el menú del banquete propuesto, manejar situaciones especiales de acuerdo con las intenciones del anfitrión y los líderes acompañantes, comprender con precisión el El ritmo al servir los platos no debe ser demasiado rápido ni demasiado lento. El personal de recepción guía activamente a los clientes para que se sienten y se vayan.
3. Organización de reuniones y charlas de negocios
Aclarar la situación básica de la reunión de negocios, incluyendo el nombre, cargo, número, objeto, participantes, naturaleza, etc. de la reunión. (conversación).
El personal y los departamentos relevantes deben hacer los siguientes preparativos:
Notificar a los departamentos y al personal relevantes de nuestra empresa con anticipación para prepararse para las reuniones (conversaciones); determinar el tiempo para las reuniones (conversaciones); y organizar la ubicación y los asientos de las reuniones (conversación); si se requiere traducción, fotografía o reportaje de noticias, determine el traductor y el fotógrafo con anticipación y notifique al reportero que primero saluda al cliente en la puerta; Cuando los clientes ingresan a la sala de conferencias, nuestro personal debe levantarse inmediatamente para saludarlos. Si es necesario tomar una foto de ambas partes durante la reunión, haga arreglos para que la foto se tome después de que ambas partes se den la mano.
4. Disposiciones para visitas de negocios
Todos los preparativos para la visita deben realizarse con antelación, incluidos los materiales y vehículos para el viaje; responsable del trabajo de servicio relevante y servir de enlace y coordinar con los huéspedes externos; ayudar al área de recepción en el manejo de emergencias en el lugar durante el proceso de recepción; presentar rápidamente información básica a los clientes durante el viaje;
5. Negocios, ocio y entretenimiento
Solicitar opiniones de los clientes y organizar actividades según sus preferencias y hábitos. Organizar el lugar y determinar la hora del evento. Organice películas, ejercicios, deportes y otras actividades de entretenimiento, organice veladas culturales y haga los preparativos pertinentes antes de la recepción. Ajuste de forma flexible la duración del evento en función de los intereses del cliente.
Tercer proceso de etiqueta de recepción empresarial: trabajo posterior a la recepción
El trabajo posterior a la recepción se refiere principalmente al trabajo de despedida y al resumen de la experiencia posterior al trabajo de recepción.
1. Despedida de los clientes visitantes
La despedida es el último servicio de todo el proceso de recepción y debe tomarse en serio para dejar una impresión inolvidable en los clientes.
Compruebe si la hora de llegada y el lugar del vuelo o tren de salida del cliente han cambiado y si el avión (tren) se ha detenido. Diseñar e implementar etiqueta de despedida según política de recepción y plan de recepción. Para mostrar solemnidad, quienes participaron en el servicio de recepción hicieron fila en la residencia del cliente para despedirlos. Envíe a alguien a vigilar los aviones y trenes del cliente antes de regresar.
2. Limpieza de cola
Incluye principalmente limpieza de la habitación, liquidación de honorarios de recepción y recogida y archivo de información.
3. Resumir la experiencia
Una vez finalizada cada tarea de recepción, se debe realizar un resumen oportuno y cuidadoso. Reconocer logros, identificar brechas y elogiar unidades e individuos con contribuciones sobresalientes. Resumir experiencias y lecciones puede profundizar la comprensión de las reglas del trabajo de recepción y promover la mejora continua del trabajo de recepción.