¿Cuál es el proceso de recepción de etiqueta empresarial?
Proceso 1 de etiqueta en la recepción de negocios: preparación completa antes de la recepción
1. Comprender la situación básica del cliente.
El primer paso en la recepción de negocios es comprender el situación básica del cliente Situación, incluyendo empresa, nombre, género, nacionalidad, ocupación, puesto, nivel y el número específico de personas visitadas; también hay algunos detalles, como la fecha, hora y lugar específicos de la visita;
2. Determinar las especificaciones de acogida.
Determinar las especificaciones concretas de recepción según la situación concreta del cliente.
3. Organizar enlaces de recepción
Organizar los vehículos de recepción, los vehículos de los clientes, el catering y el alojamiento de los clientes, etc., dentro de los estándares especificados.
4. Selección del personal de recepción de negocios
Seleccionar el personal de recepción y organizar todos los aspectos del trabajo de recepción de acuerdo con su capacidad laboral.
Proceso 2 de etiqueta de recepción comercial: trabajo de servicio en recepción
El servicio de recepción comercial es el enlace central en el proceso de recepción comercial y es un proceso de recepción de servicio directo cara a cara. En este proceso debemos organizar e implementar de acuerdo con los requisitos del plan de recepción, ser serios y responsables y completar meticulosamente cada servicio de recepción. Al mismo tiempo, el plan original debe revisarse e implementarse de manera oportuna en función de las circunstancias cambiantes.
El servicio de recepción de negocios requiere que los recepcionistas, especialmente la persona a cargo, comprendan la situación general y sean buenos en coordinación y comunicación; sean pragmáticos y buenos en la improvisación para informar rápidamente a los líderes superiores para recibir instrucciones; Bueno para integrar todos los aspectos de la fuerza y completar la tarea de recepción de todo corazón.
1. Recepción de clientes y arreglos de alojamiento
Llegar al lugar designado con anticipación para recibir a los clientes. Cuando los líderes y departamentos relevantes van a aeropuertos, estaciones, muelles y otros lugares para reunirse con los clientes, deben determinar e informar con anticipación la hora de reunión, el lugar, los arreglos del autobús, la hora de salida, etc.
Ayuda a los clientes a contactar con el aeropuerto o estación para firmar billetes y recoger equipaje.
De acuerdo con la política y el plan de recepción, llegue a la casa de huéspedes del hotel donde se hospeda o cene y realice la etiqueta de recepción de bienvenida.
Después de que el cliente llegue a la residencia, haga arreglos para que el personal distribuya el equipaje y envíe un manual de recepción (que incluya arreglos de alojamiento, horario de actividades y arreglos de autobús, horario de comida, ubicación y precauciones relacionadas, etc.) al cliente.
2. Banquete
El líder que acompaña la comida debe llegar primero al lugar del banquete;
Conozca el número de personas, la hora, el lugar, el método y los estándares. del banquete, y avisar al hotel con antelación;
Preparar cuidadosamente el menú del banquete y diseñar el banquete;
Colocar las tarjetas de asiento y revisarlas. El personal de recepción debe llegar al salón de banquetes con una hora de anticipación para supervisar e inspeccionar los servicios relacionados;
Servir platos y bebidas estrictamente de acuerdo con el menú del banquete propuesto, manejar situaciones especiales de acuerdo con las intenciones del anfitrión. y los líderes acompañantes, y captar con precisión el ritmo de servicio de los platos, no debe ser ni demasiado rápido ni demasiado lento;
El personal de recepción guía activamente a los clientes para que se sienten y se vayan.
3. Concertación de reuniones y charlas de negocios
Aclarar la información básica de la reunión de negocios, incluyendo el nombre, cargo, número, objeto, participantes, naturaleza, etc. (conversación).
El personal y los departamentos relevantes deben hacer los siguientes preparativos:
Notificar a los departamentos y al personal relevantes de nuestra empresa con anticipación para prepararse para la reunión (conversación);
Confirme la hora de la reunión (conversación), organice el lugar y los asientos de la reunión (conversación);
Determine la grabadora, si se necesita traducción, fotografía o reportaje de noticias, determine el traductor y el fotógrafo con anticipación e informe al personal. reportero;
La recepcionista comercial primero saluda a los clientes en la puerta. Cuando los clientes ingresan a la sala de conferencias, nuestro personal debe levantarse inmediatamente para saludarlos.
Si es necesario tomar una foto de ambas partes durante la reunión, haga arreglos para que la foto se tome después de que ambas partes se den la mano.
4. Coordinaciones para visitas de negocios
Todos los preparativos para la visita deben realizarse con anticipación, incluidos los materiales y vehículos para el viaje.
Organizar a los líderes y acompañantes; personas con anticipación;
Responsable del trabajo de servicio relacionado y del enlace y coordinación con invitados externos;
Asistir al área de recepción en el manejo de emergencias en el sitio durante el proceso de recepción;
Mientras viaja, brinde a los clientes información básica a lo largo del camino de manera oportuna.
5. Negocios, ocio y entretenimiento
Solicitar opiniones de los clientes y organizar actividades según sus preferencias y hábitos.
Organizar el lugar y determinar la hora del evento.
Organiza actividades de entretenimiento como películas, fitness, deportes, etc., organiza veladas culturales y haz los preparativos pertinentes antes de la recepción.
Controla de forma flexible la duración del evento en función de los intereses del cliente.
Tercer proceso de etiqueta de recepción empresarial: trabajo posterior a la recepción
El trabajo posterior a la recepción se refiere principalmente al trabajo de despedida y al resumen de la experiencia posterior al trabajo de recepción.
1. Despedida de los clientes visitantes
La despedida es el último servicio de todo el proceso de recepción y debe tomarse en serio para dejar una impresión inolvidable en los clientes.
Compruebe si la hora de llegada y el lugar del vuelo o tren de salida del cliente han cambiado y si el avión (tren) se ha detenido.
Diseñar e implementar la etiqueta de despedida según la política de recepción y el plan de recepción.
Para mostrar solemnidad, quienes participaron en el servicio de recepción hicieron cola en la residencia del cliente para despedirlos.
El personal de despedida vigila el regreso del avión y del tren del cliente antes de regresar.
2. Limpieza de cola
Incluye principalmente limpieza de la habitación, liquidación de honorarios de recepción y recogida y archivo de información.
3. Resumir la experiencia
Una vez finalizada cada tarea de recepción, se debe realizar un resumen oportuno y cuidadoso. Reconocer logros, identificar brechas y elogiar unidades e individuos con contribuciones sobresalientes. Resumir experiencias y lecciones puede profundizar la comprensión de las reglas del trabajo de recepción y promover la mejora continua del trabajo de recepción.
Domina rápidamente la etiqueta de recepción
¿Cómo ligar con gente? Si vas a contratar a tus grandes clientes, conocer a alguien en persona es una primera impresión muy importante. Algunas personas pierden pedidos o el volumen de pedidos no es muy bueno. Esto tiene que ver con su nivel de recepción. Algunas personas van a recoger gente y preguntan directamente la hora y el lugar, pero otras no entran en detalles. Además, el tono de la investigación fue muy directo y superficial, lo que dificultó dejar una buena impresión. Antes de recoger a un cliente, primero determine la identidad de la persona que desea recoger, la hora y el lugar para recoger al cliente y pregunte si viene solo o acompañado de otra persona. Todas estas son cosas que deben comunicarse bien por teléfono. El tono de la consulta debe ser cómodo y no demasiado rígido. Tu voz y tono de voz son tu primera tarjeta de presentación. Una vez confirmados estos datos, llegará al lugar de recogida acordado. Esta es la segunda impresión que el cliente tiene de usted. Las reuniones suelen implicar un apretón de manos. Al dar la mano, no uses demasiada fuerza. Demasiado poco es demasiado halagador y la recepción no es ni humilde ni autoritaria. El apretón de manos no debe ser demasiado largo, 3 segundos. Lo más importante es hacer contacto visual. Esto es respeto. Mucha gente se da la mano pero no hace contacto visual. En lugar de hacer contacto visual con una ofensa leve, utilice una sonrisa cálida. Si hace todo esto, la buena impresión que deja en sus clientes se profundizará naturalmente.
¿Cómo vestir? La ropa es un fiel reflejo de las cualidades internas de una persona. Por ejemplo, la ropa de las mujeres en los salones de baile es reveladora, la ropa de los trabajadores es ropa de trabajo y la ropa de los soldados es uniforme militar. La ropa no sólo refleja las cualidades internas de una persona, sino que también es un símbolo de una profesión. La vestimenta de negocios es generalmente más formal, principalmente en negro y gris, pero no hay necesidad de ser tan rígido. El color de las recepciones de negocios es el negro y el gris, que es relativamente conservador, pero inevitablemente dará a la gente una sensación deprimente y no debe usarse demasiado a la ligera. Esto es un gran no-no, pero todavía nos encontramos con personas así. Tus clientes juzgarán tu personalidad por lo que vistes. Si te vistes demasiado ligero, actuarán demasiado ligeros. Para vestimenta profesional, puedes poner más esfuerzo en bufandas y colores. Por ejemplo, puedes agregar una gran bufanda cuadrada rosa a un traje gris, que es digno y puede reflejar la feminidad de la mujer. Cuando se trata de maquillaje, no creas en el dogma de que el maquillaje es respetable. No es necesario que uses maquillaje, pero tu rostro debe estar limpio y fresco. Ponte un poco de brillo labial. No uses lápiz labial que esté demasiado pasado de moda o que se seque. Puede que no sea adecuado para todas las mujeres, por lo que el brillo de labios es la mejor opción. Una sonrisa sincera es el mayor respeto que puedes mostrarle a alguien.
Cosas a tener en cuenta al recibir invitados. Habrá una cierta distancia desde la recogida en el aeropuerto hasta la empresa, por lo que no puedes quedarte callado en este momento. Si permaneces en silencio en este momento, tu buena impresión anterior se irá perdiendo poco a poco en el camino y será difícil conectar el tema de forma natural cuando llegues a la empresa. Si se conecta precipitadamente, la comunicación posterior básicamente fallará. Por lo tanto, debe comunicarse fácilmente durante la recogida y la devolución. Esto debe quedar claro en su comunicación telefónica anterior. Si haces tu tarea, generalmente no hay hielo en este momento. Por ejemplo, en este momento puedo preguntarte si tus invitados han estado en esta ciudad o dónde han estado. Lo más apropiado es utilizar las características de esta ciudad como punto de entrada, lo que no solo demuestra sus ventajas sino que también permite a sus clientes tener una impresión más profunda de esta ciudad, para que cualquiera que mencione esta ciudad en el futuro piense en usted. . Presentar los atractivos o ventajas de la ciudad con sentido del humor ganará puntos extra y facilitará mucho las comunicaciones posteriores.
¿Cómo hablar? El objetivo principal de la conversación es cerrar el trato. El propósito debe ser claro pero no demasiado urgente. El tono de tu conversación revelará dónde te encuentras, así que asegúrate de usarlo sabiamente. Dado que la conversación trata sobre cerrar un trato, su lógica debe ser clara. Si no puedes expresarte con claridad, ¿cómo podrán entenderte tus clientes? El diálogo entre las dos partes es interactivo. No puedes ser condescendiente contigo mismo. Muchas personas básicamente no tienen oídos cuando se comunican y es normal que al final no cierren el trato. Sólo escuchando se puede comprender el problema real, y sólo comprendiendo la raíz del problema se puede resolverlo. Durante la conversación, asegúrese de sentarse derecho, no cruzar las piernas y no apoyar la espalda en la silla. Debes hacer contacto visual y repetir cosas importantes.
¿Cómo regalarlo? Regalar es la última parte de la recepción y refleja mejor tu personalidad. Algunas personas dan la cara a los demás cuando no logran lograr lo que quieren en una conversación y no están dispuestas a dárselo a los demás. Esto demuestra que estás lleno de interés. Es posible que tu cliente esté satisfecho con todo lo demás y sólo quiera probar tu cooperación, por lo que el proceso final de donación es el punto de partida de una cooperación real. Independientemente de si se puede lograr la cooperación en conversaciones anteriores, debes mantener tu entusiasmo por ligar con las personas cuando las despidas, y tu comportamiento debe ser consistente para ser hermoso.
No sólo recibimos invitados, sino que también probamos nuestro propio cultivo. La recepción equivale al rostro de una persona. Una mujer hermosa o un hombre guapo siempre puede conseguir uno verde. Como dice el refrán, todo el mundo ama la belleza. No somos tacaños en apreciar las cosas bellas y estamos dispuestos a cooperar con usted sólo después de apreciarlas.
Extensión:
Sentido común sobre la etiqueta empresarial
Generalmente hay cuatro puntos a los que prestar atención al presentarse en la etiqueta empresarial:
1. Dar la primera tarjeta de presentación, presentación nuevamente. Al intercambiar tarjetas de visita, preste atención al momento. Cuando ambas partes se reúnan, deberán entregar sus tarjetas de presentación. El título y la posición de la otra parte son claros de un vistazo. Lo máximo que puedes hacer es repetir tu propio nombre para evitar que la otra persona lo pronuncie incorrectamente.
2. La autopresentación debe ser breve y sencilla, y el tiempo debe controlarse en medio minuto.
3. El contenido de la introducción debe ser completo.
El contenido de la autopresentación incluye cuatro elementos: unidad, departamento, puesto y nombre. Por ejemplo, en ocasiones formales, me presentaría de la siguiente manera: Soy profesor del Departamento de Diplomacia de la Escuela de Relaciones Internacionales de la Universidad Renmin de China. Mi nombre es Jin. La información sobre unidad, departamento, puesto y nombre debe estar de una sola vez y muy bien entrenada.
4. Si el título de tu unidad o departamento es relativamente largo, debes utilizar el nombre completo la primera vez que lo introduzcas, y puedes cambiarlo a la abreviatura la segunda vez. Si digo la palabra "China Southern Airlines", algunas personas pensarán en China Southern Airlines y otras pensarán en la Universidad de Aeronáutica y Astronáutica de Nanjing. Por lo tanto, en la comunicación comercial, si utiliza letras o caracteres chinos como abreviaturas, primero debe decir el nombre completo y luego la abreviatura, de lo contrario causará malentendidos a la otra parte.
Hay dos puntos a los que se debe prestar especial atención al presentar a otros:
1. Como es habitual en situaciones sociales, la anfitriona suele actuar como presentadora. En los intercambios internacionales, generalmente existen tres tipos de árbitros. La primera es la que llamamos contraparte profesional. Por ejemplo, si le pido a un profesor extranjero que dé conferencias a los estudiantes, tengo la obligación de presentarlo a los líderes de la escuela, porque él y yo somos contrapartes profesionales, y yo soy una contraparte profesional.
2. Son conserjes de relaciones públicas, como compañeros de oficinas de asuntos exteriores, directores o secretarias de oficina, compañeros de recepción encomendados, compañeros de sala de comunicaciones, etc. El tercer tipo es la persona con el estatus más alto entre los presentes. Esta situación suele ocurrir cuando hay personas VIP presentes. La etiqueta enfatiza la igualdad de estatus, y se requiere que la persona con la posición más alta actúe como presentadora.
Etiqueta para el uso de tarjetas de presentación Hay dos puntos clave en el uso de tarjetas de presentación en comunicaciones comerciales:
Primero, debe tener una tarjeta de presentación.
En las interacciones comerciales, se considera que las personas sin tarjetas de visita no tienen estatus social. Si no recibe una tarjeta de presentación, es posible que se cuestionen sus orígenes y motivos.
En segundo lugar, una persona que no lleva una tarjeta de visita muestra una falta de respeto hacia los demás.
Las tarjetas de visita deben llevarse siempre consigo. En muchas empresas extranjeras, los empleados son muy exigentes a la hora de colocar sus tarjetas de visita. Las tarjetas de presentación generalmente se colocan en una bolsa especial para tarjetas de presentación y se colocan en el bolsillo de la chaqueta del traje. No se pueden colocar de manera casual. Una vez intercambié tarjetas de visita con una lesbiana. Le entregué mi tarjeta de presentación y ella inmediatamente abrió la bolsa y encontró la suya. Este bolso es muy caro, pero no encuentro la tarjeta de presentación. Primero agarré una bolsa de ciruelas, luego una bolsa de semillas de melón, finalmente saqué medio calcetín y finalmente encontré la caja de tarjetas de presentación. Así de simple, la impresión fue muy mala. Por lo tanto, la tarjeta de presentación lésbica debe colocarse en un lugar fijo del maletín para poder sacarla tan pronto como extiendas la mano.
Existen tres principios para la apariencia y el contenido de las tarjetas de presentación:
1. No se permite modificar las tarjetas de presentación a voluntad.
Algunos camaradas son muy frugales. Si el número de teléfono cambia, simplemente cambiarán la tarjeta de presentación, tacharán el número original y escribirán un número nuevo. En la comunicación internacional, las tarjetas de visita son como caras. Modifique las tarjetas de presentación para hacer reír a la gente.
En segundo lugar, las tarjetas de visita no proporcionan números de teléfono personales.
La etiqueta relacionada con el extranjero se centra en proteger la privacidad personal y distinguir entre asuntos públicos y privados. Si está haciendo negocios, solo se proporciona el número de teléfono de la oficina, no el número de teléfono móvil ni el número de teléfono particular.
3. Generalmente no aparecen más de dos títulos en las tarjetas de presentación.
“Hay diferentes formas de aprender y hay diferentes carreras”. Cuantos más títulos haya en una tarjeta de presentación, más probable será que estés siendo descuidado y engañoso. Muchas personas con estatus y estatus prepararán varias tarjetas de presentación y usarán diferentes tarjetas de presentación para enfatizar sus diferentes identidades ante diferentes contactos.