¿Qué debe hacer el gerente de recepción antes de que un hotel de cinco estrellas se prepare para abrir?

1. Establecimiento de la oficina preparatoria de recepción: que incluye: suministros y equipos de oficina, contratación de secretarias.

2. Comuníquese con el gerente del departamento de ingeniería para obtener el plano del área bajo la jurisdicción del departamento de recepción, vaya al sitio de construcción del hotel para inspeccionar y proponga planes de modificación para aquellos que no sean razonables (especialmente el mostrador de recepción, el mostrador de conserjería, el centro de negocios). , departamento de instalaciones recreativas, etc.). Comprender especialmente la compra e instalación de equipos de comunicación telefónica y brindar sugerencias racionales a los propietarios;

3. Desarrollar el organigrama y plan de dotación de personal del departamento y presentarlo al Departamento de Recursos Humanos y al Gerente General;

4. Desarrollar el sistema de uso de vehículos y políticas y procedimientos de control durante el período de preparación del hotel;

5. Desarrollar diversas reglas y regulaciones para la recepción durante el período de preparación;

6. Desarrollar diversos equipos operativos, planes de compra de suministros de servicios y listas de impresión de materiales impresos necesarios para la apertura del departamento de recepción y enviarlos al Departamento de Finanzas. Compile la disposición del número de extensión del hotel y calcule el número total de necesidades telefónicas del hotel;

7. Tener un conocimiento profundo de las instalaciones y áreas de varias habitaciones del hotel y discutir con el gerente general, el gerente de ventas, etc. para determinar el nivel de las habitaciones del hotel y las pautas y políticas operativas;

8. Con base en la información proporcionada por el Centro de Personal Administrativo del Grupo y combinada con la situación real del departamento, compilar las funciones laborales y descripciones de trabajo de cada puesto en la recepción, los empleados de cada nivel y las políticas y procedimientos para todo el frente. departamento de escritorio;

9 ． Trabajar con el Departamento de Finanzas y el proveedor de computadoras para estudiar la practicidad del sistema informático adquirido por el hotel para la recepción y proponer planes de mejora para las imperfecciones. Tener un conocimiento profundo de la configuración del equipo telefónico del hotel y elaborar una lista de números de teléfono posterior a la apertura de acuerdo con los requisitos de uso de cada departamento;

10. Determinar el formato de varios informes para el departamento de recepción después de abrirlos y enviarlos al gerente general para su revisión;

11. Con base en la información proporcionada por el Centro Administrativo de Recursos Humanos del Grupo, compilar y organizar materiales de capacitación para la capacitación de los empleados y formular planes de cursos;

12. Desarrollar un plan de contratación para contratar empleados del departamento (incluidos gerentes, supervisores de cada sucursal, etc.), que incluya: número de reclutas, puestos, condiciones de contratación, procedimientos de contratación, preguntas preliminares y de reexamen, procedimientos de admisión, etc.;

13. Discutir con los gerentes de cada departamento la cooperación entre la recepción y varios departamentos después de la apertura;

14 Recopilar información sobre los servicios que cada departamento puede brindar a los huéspedes, compilar una guía de servicios del hotel y enviarla. al gerente general para su aprobación. El Departamento de Finanzas organiza la impresión externa y se coloca una copia en cada habitación de huéspedes cuando se abre;

15. Cooperar con la contratación unificada del hotel, implementar el trabajo de contratación del departamento de recepción y llevar a cabo una formación sistemática para los empleados una vez que lleguen;

16. Confirmar con el Departamento de Finanzas las muestras de artículos adquiridos por el departamento (implementación de adquisición de vehículos para la flota);