No. 200 personas viajan a Sanya para un seminario. ¿Cómo debería organizarlo la oficina?
Hay 8 pasos.
1. Itinerario: haga un plan de itinerario detallado, que incluya el lugar de inicio, la hora de salida, la hora de llegada a Sanya, las atracciones turísticas y la organización de las actividades, etc. Asegúrese de que el itinerario sea razonable y satisfactorio, teniendo en cuenta el descanso personal y el tiempo libre.
2. Disposiciones de transporte: Coordinar los métodos de transporte de todos los participantes, como autobuses, aviones o trenes. Reserve boletos de avión o autobús y brinde información relevante al equipo, incluido el tiempo de viaje, la ubicación y las precauciones.
3. Disposiciones de alojamiento: Elija un hotel o resort adecuado al tamaño del grupo y reserve un número suficiente de habitaciones. Asegúrese de que su alojamiento sea cómodo y seguro, y solicite al hotel con anticipación detalles sobre reservas de grupos y arreglos especiales.
4. Lugar del seminario: elija un lugar apropiado para el seminario en Sanya, que es la sala de conferencias de un hotel o alquile un centro de conferencias exclusivo. Asegúrese de que las instalaciones del lugar estén completas, que el equipo de la conferencia esté completo y que se satisfagan el número de participantes y las necesidades del seminario.
5. Presupuesto financiero: Desarrollar un presupuesto de itinerarios y actividades, y negociar con el departamento de finanzas para su aprobación. Asegúrese de que todos los gastos, incluidos transporte, alojamiento, espacio para reuniones, catering y actividades, estén dentro del presupuesto.
6. Comunicación con los participantes: Establezca canales de comunicación efectivos y proporcione información detallada a los participantes, incluidos arreglos de itinerario, alojamiento, agenda de reuniones, requisitos y precauciones especiales, etc. Comuníquese por correo electrónico, publicación web, aplicaciones móviles y más.
7. Equipo de conferencia: Asegúrese de que todo el equipo requerido durante la reunión esté completo, incluidos proyectores, sistemas de sonido, pizarras, computadoras portátiles, etc. Pruebe y ajuste el equipo para garantizar que las reuniones se desarrollen sin problemas.
8. Organización de actividades: Organice algunas actividades adicionales, como intercambios culturales, actividades de team building o visitas turísticas, para aumentar la interacción y la diversión de los participantes.